Av Helene Klungvik

1. Av Helene Klungvik Kurs i Powerpoint En introduksjon

2. Hva er PowerPoint? • PowerPoint er et presentasjonsverktøy og kommunikasjonsmiddel som kan hjelpe deg med å skape en presentasjon av informasjon du innehar. • Du kan fremvise denne informasjonen på forskjellige måter: • Ved hjelp av prosjektor • Transparenter • Papirutskrift • På Internett • PowerPoint kan hjelpe deg med dette, og har bl.a mange visuelle virkemidler som du kan benytte deg av. • Når det gjelder PowerPoint (og for så vidt de fleste Office-produktene), så gjelder det bare å prøve seg frem.

3. Oppstart av PowerPoint • Når en trykker på PowerPoint-ikonet så er dette den første boksen å forholde seg til. Ønsker du å benytte deg av presentasjonsmalen til sifo, så trykker du bare avbryt, og går inn på Fil -> Ny i PowerPoint.

4. Lysbilde Behandling

5. Ulike Visningsformater • Visningsformatet bestemmer hvordan presentasjonen skal vises på skjermen. • Vi har disse visningsformatene: • Lysbildevisning, brukes til å redigere hvert enkelt lysbilde • Disposisjonsvisning, gir oversikt over innholdet i presentasjonen. Kan brukes til å endre tekst og rekkefølgen til lysbildene i større presentasjoner. • Lysbildesortering, gir oversikt over alle lysbildene og endre rekkefølgen på de osv. • Notat-sidevisning, man kan legge ved notater til hver slide. • Lysbildefremvisning, viser presentasjonen i full skjerm. (Dette gås gjennom senere i kurset)

6. Lysbilde Sortering og Disposisjonsvisning • Lysbildesortering • Her kan man endre rekkefølgen til lysbildene ved å holde venstreknappen på musen på det aktuelle lysbilde og drar det dit du ønsker å plassere det. • Ønsker du å slette et lysbilde så er det bare å trykke på det og trykke ”delete”-tasten på tastaturet. • Disposisjonsvisning • Gir deg mulighet til å raskt redigere teksten på lysbildene. Du har bl.a. muligheter til å: • Heve og senke nivåer • Merke hele disposisjonen • Merke,flytte, slette et lysbilde • Merke et punkt og evt. underpunkter • Slette et punkt

7. Lysbildefremvisning

8. Lysbilde Fremvisning • Denne fremvisningen brukes når man skal vise presentasjonen på prosjektor. Man styrer selv hastigheten til fremvisningen av lysbildene eller de kan skiftes automatisk etter en tidsangivning du bestemmer. • Ønsker man å endre standardinnstillingene til en presentasjon eller man ønsker at den skal kjøres i et vindu med egne navigasjonsknapper (for en person),så bestemmes dette i boksen som kommer opp når man trykker: Lysbildefremvisning -> Lag Fremvisning • Alternativer ved lysbildefremvisning: • For å hoppe mellom lysbildene bruker man venstre og høyre piltaster. • Man har en valgtast nederst på venstre del av skjermen. Der har man forskjellige valgalternativer som å hoppe til ønsket lysbilde ( Gå til -> valgt lysbilde vist på tittel)

9. Tastatur snarveier ved lysbilde fremvisning • Gå til neste lysbilde (eller klikk med musen) -> N, ENTER eller MELLOMROM • Gå tilbake til forrige lysbilde -> P eller TILBAKE • Gå til lysbilde <nummer> -> <nummer>+ENTER • Vise en svart skjerm, eller gå tilbake til lysbildefremvisningen fra en svart skjerm -> B • Vise en hvit skjerm, eller gå tilbake til lysbildefremvisningen fra en hvit skjerm -> W • Stoppe en automatisk lysbilde-fremvisning eller starte den på nytt -> S • Avslutte en lysbildefremvisning -> ESC • Slette merknader på skjermen -> E • Gå til neste skjulte lysbilde -> H • Angi nye tidsberegninger under innøving -> T • Bruke opprinnelige tidsberegninger under innøving -> O • Bruke museklikk til å gå videre under innøving -> M • Gå til det første lysbildet -> Begge museknapper i to sekunder • Endre pekeren til en penn -> CTRL+P • Endre pennen til en peker -> CTRL+A • Skjule pekeren og knappen midlertidig -> CTRL+H • Skjule pekeren og knappen hele tiden -> CTRL+L • Tips! Du kan trykke F1 under lysbildefremvisningen hvis du vil vise en liste over kontroller.

10. Lysbilde overganger • Du kan lage forskjellige typer visuelle effekter på PowerPoint - presentasjonen din. Se: Lysbildefremvisning -> Lysbildeovergang • Det beste er å stå i i lysbildesortering når du skal lage slike overganger. Der får du nemlig en ekstra menylinje hvor du kan bestemme mellom overgangseffekter, tekstanimasjoner og noen andre muligheter. Du kan skjule lysbilder om det er noen bilder som kan være nyttige å ha på hånden men allikevel ikke vise om det ikke blir nødvendig.For å allikevel vise det da så må du bruke lysbildenavigatøren som er nederst til venstre på menyen under lysbildefremvisningen.

11. Formatere tekst og avsnitt

12. Lysbilde oppsett • Du velge forskjellige oppsett for presentasjonen din. Ønsker du å endre oppsett i løpet av tiden du jobber med en presentasjon, så kan du trykke på knappen lysbildeoppsett og velge ønsket oppsettet og PowerPoint formaterer lysbildet ditt til å passe i det oppsettet. • Når du skal lage et nytt lysbilde så trykker du knappen ”Nytt lysbilde”, da får du bildet nedenunder opp hvor du velger hvilket oppsett som skal brukes.

13. Plassholdere • Du kan endre utseendet på lysbildene ved å formatere plassholderne. • En plassholder er det samme som en tekstboks. En tekstboks er igjen et objekt. • Plassholdere er de boksene hvor du legger inn tekst, bilder osv. Alle endringer som gjørest i et lysbilde gjørest i plassholdere. • Ved endringer på plassholderen så må man stå i holderen og gå på: Format -> Farger og linjer. Her kan du endre bakgrunnsfarge, størrelse, plassering,marger osv. Utforsk alternativene!

14. Formatere tekst • Dette kan skje via formateringsverktøylinja. Dette er veldig likt det vi er vant til i Word. • Ønsker du å endre skrifttype på alle lysbildene så kan dette gjørest ved å velge : Format -> Erstatt skrifter. Den teksten som du har foretatt noe formatering på, berøres ikke av dette. • Du kan endre punktmerker på et lysbilde. Merk det du ønsker skal komme innenfor endringene og velg : Format -> Punkt. Da får du opp en rekke symboler du kan bruke i stedet. • Tekstjustering : Format-> Justering->Blokkjustering • Tabulatorer : Vis -> Linjal • Linjeavstand : Format -> Linjeavstand • Nyttige knapper: Format, Stavekontroll

15. Maler i presentasjonen

16. Maler • De forskjellige lysbildene er basert på maler som forteller om hvordan oppsettet (utseendet) på et lysbilde skal være. Dette oppsettet forteller ting som bakgrunnsfarge, grafikk, tekster osv. som skal være med i alle lysbildene tilhørende den malen. • De forskjellige malene finner du på Vis -> maler. De malene som eksisterer er blant annet: • Lysbildemal • tittelmal • notatmal • manusmal • Ønsker man å bytte presentasjonsmal for hele presentasjonen så er det bare å velge: format -> bruk utformingsmal

17. Tittellysbildetmalen og lysbildemalen • Det eksisterer en egen mal for tittellysbildet. Dette er for eksempel første lysbildet som viser navnet på kurset/ foredraget du skal holde, eventuellt være forsiden til det nye kapittelet du skal introdusere for resten av forsamlingen. Ønsker du å endre de ferdigoppsatte malene så gå inn på : vis-> maler. Her kan du velge mellom de malene som er aktive og gå inn og endre disse. Ønsker du en annen font-størrelse osv. som skal gjelde for alle lysbildene så er dette plassen å gjøre dette på. • En lysbildemal inneholder formateringer for elementene på lysbildene. Elementer som skal vises på alle lysbildene, for eksempel en logo kan settes inn i lysbildemalen.

18. Topp- og bunntekst • Velg: Vis -> Topptekst og bunntekst. Man kan her velge om endringene skal gjelde for alle lysbildene eller kun det aktive lysbildet. • Her kan man ha logoer, datoer osv. Man kan selv velge hva man vil ha. Ønsker man en fast tekst så kan en skrive inn dette. • Ønsker du å formatere bunnteksten og lysbildenummer for alle lysbildene så kan du gjøre dette ved å gå inn på: vis -> maler -> lysbildemal

19. Fargevalg og Bakgrunner

20. Fargevalg for lysbilder • Fargene som brukes i en presentasjon bestemmes av utformingsmalen.Du kan endre bakgrunn, skygger, tekst, linjer, titteltekst og fyll. • For å endre farger velger du : Format -> Fargevalg for lysbilde • Først velger du hvilket standardoppsett du vil bruke, deretter gjør du de instillingene du ønsker på egendefinert. • På egendefinert kan du selv bestemme hvilke farger som kan brukes på de ulike elementene på lysbildet. Der ser du hvilke fargekombinasjoner som er valgt for de ulike elementene. Dobbeltklikk på de elementene du ønsker å endre farge på, da får du opp en boks hvor du kan velge blant standardfarger eller mikse flere farger om du ønsker. • Her kan du også endre bakgrunn eller velge: Format -> Bakgrunn

21. Utforming av presentasjon • Når du skal utforme en presentasjon så er det 3 ting du bør tenke igjennom: • Farger, Skrift, Effekter • Farger • Bruk få farger. Det trekker vekk oppmerksomheten fra budskapet og er mindre forvirrende. • Ikke bytt mellom flere typer bakgrunner. Dette gjelder også tekstfargen. • Skrift • Ikke bruk mange skrifttyper (maks 2) og størrelser. • Skriftstørrelsen bør være mellom 16 og 24 punkter • Ikke fyll hele lysbildet med tekst. La det være luft mellom lysbildene. • Korrekturles presentasjonen

22. Utforming av presentasjonen • Effekter • Grafikk, lyd, video og overganger mellom lysbildene. • La diagrammer være så enkle som mulige, minst mulig piler og ledetekster • Sammenheng mellom illustrasjon og budskap • Lyd er som oftest unødvendig. Minst mulig videoklipp, 2-3 klipp i samme presentasjon bør holde. • Bruk samme overgangseffekter gjennom hele presentasjonen. Publikum går fort lei. • Generellt • Ikke bruk for mange lysbilder. • Tenk målgruppe ved bruk av virkemidler. • Dele ut utskrift av presentasjonen slik at publikum følger lettere med.

23. Arbeide med utklippsbilder

24. Arbeide med utklippsbilder • Det finnes mange typer objekter som man kan sette inn i et lysbilde. Med objekt så menes det f.eks bilder, videoklipp, tekst. • Du vet at noe er et objekt når du kan venstreklikke det og det blir merket slik at du kan endre størrelse på det, slette det, skalere det, flytte og formatere det ved å høyreklikke på objektet og velge formater. • Ved formater kan du foreta forskjellinge innstillinger. • Farger og linjer, skal objektet fylles med farger eller fargeeffekt, linje rundt objektet • Størrelse, bestemme objektets størrelse • Bilde, kan beskjære bildet, lysstyrke og kontraster • Plassering, angi objektets plassering på lysbildet

25. Sette inn bilder som objekter • Utklippsbilder, Velg : Sett inn -> Bilde -> Utklipp • Fra fil, Velg: Sett inn -> Bilde -> Fra fil • Når du skal ha både tekst og utklippsbilde på samme lysbilde så kan det være lurt å bruke oppsettet ”Tekst og utklipp” hvor teksten og bildet er i egne plassbeholdere. Dette oppsettet velger du i dialogboksen ”Lysbildeoppsett”. Klikk der utklippsbildet skal settes inn, så startes utklippsgalleriet automatisk. • Du har muligheten til å søke etter et utklippsbilde i Utklippsgalleriet. • Du kan importere utklippsbilder, velg: importer utklippsbilde ifra utklippsbilde-boksen. Da kan du velge kategori den skal havne i og nøkkelord (for søking) til filen.

26. Objekter fra andre programmer

27. Objekter fra andre programmer • Det er mulig å legge inn objekter fra andre programmer som f.eks wordart-objekter, excel-regneark og diagrammer. • For å sette inn et wordart-objekt, Velg: Sett inn > Bilde -> Wordart. Når du har fått inn den ønskede teksten i lysbildet, så vises verktøylinjen til Wordart samtidig. • For å sette inn et excel-objekt er det lurt å bruke lysbilde-oppsettet som har en egen plassholder for objekt, ”objekt”. • Dobbeltklikk på plassholderen som skal inneholde objektet og i dialogboksen velger du Microsoft Excel regneark. • Ønsker du å sette inn et eksisterende regneark så kan du i dialogboksen velge: Opprett fra fil -> Sett inn objekt. Du kan opprette en kobling som innebærer at alle endringer som gjørest på regnearket i Excel vises på lysbildet.

28. Sette inn diagrammer • Du kan kopiere et diagram som er laget i Excel eller lage et nytt ett. Fordelen med å lage det i PowerPoint er at du kan legge til effekter på diagrammet ved fremvisning. • Du kan kopiere kildedataene fra et regneark inn i dataarket i Microsoft Graph. For å starte Graph-programmet velger du lysbildeoppsettet ”Diagram”. • Når Graph er åpnet så kan du slette alle dataene som ligger der ved å klikke på globalknappen i øvre venstre hjørne og deretter trykke delete. Ønsker du å importere en fil trykk knappen: Importer fil • Ved å klikke på knappen diagramtype kan du endre utseende på diagrammet. • Ved å velge Diagram -> Diagramalternativer kan du legge inn titler og velge formateringer som endrer utseende på diagrammet.

29. Sette inn Organisasjonskart • Velg lysbildeoppsettet Organisasjonskart • For å sette organisasjonskartet inn i lysbildet velg: Fil -> Avslutt og gå tilbake til…. -> Ja • Ønsker du å utvide organisasjonskartet har du knapper i verktøylinjen som kan hjelpe deg med dette. • Du kan endre stilen på organisasjonskartet ved å velge stiler • Ønsker du å formatere deler av kartet må du merke disse delene først. Ønsker du å merke en eller flere nivåer så velg: Rediger -> Merk nivåer eller du kan holde skift knappen din nede mens du klikker på boksene du vil merke • Ønsker du å endre formatet på boksene er det en egen meny til det formålet som en kan prøve ut. • Det er også en egen meny for å endre linjenes tykkelse, stil og farge.

30. Tegneverktøy

31. Tegneverktøy • Du kan lage alt fra enkle skisser til avanserte 3 -dimensjonale tegninger. Det du tegner blir til objekter som kan håndteres som de objektene referert i dette kurset. • Du har en verktøylinje Tegning. Ser du den ikke velg: Vis -> Verktøylinjer -> Tegning • Ønsker du støttelinjer velg: Vis -> Linjal • Ønsker du å rotere en et objekt så merker du det og trykker på fri rotering. Ønsker du å vende kan du klikke på: Roter --> Vend • Ønsker du å sette en rekkefølge på objektene kan du gjøre dette ved å klikke på Tegne -> Rekkefølge • Ønsker du å justere objekter kan du trykke knappen Tegne -> Juster eller fordel

32. Tegneverktøy og 3D effekter • Du kan la en eller flere objekter grupperes i en objektgruppe, slik at du kan behandle de som om de var et objekt. Du må da merke de objektene det er snakk om, klikk knappen Tegne -> Grupper. Skal du seinere gjøre endringer i ett av objektene i gruppen så må du først dele opp gruppen: Tegne -> Del opp gruppen. Tegne -> Grupper på nytt, PowerPoint husker hvilke objekter som var med i gruppen. • Autofigurer kan du få ved å klikke på knappen Autofigurer og velge en kategori fra listen. • Skal du legge 3D effekter på et objekt, har du 2 muligheter: • Trykk knappen 3D, Instillinger for 3D (ny verktøylinje) • Merk objekt, trykk knappen 3D, velg effekt • I verktøylinja for 3D effekter finnes forskjellige muligheter som å aktivere/deaktivere 3D effekter, vende/vippe objektene, endre dybde, retning og lysforhold osv. Prøv deg frem !

33. Utskrifter Nå har du kommet til punktet hvor du skal skrive ut representasjonen på papir, transparent eller fil

34. Utskriftsformat • Velg: Fil -> Utskriftsformat • Notatsider • For hvert lysbilde er det satt av plass til å skrive inn egne notater. Ved å velge notatsidevisning vises lysbildet og plassholderen for notater. Disse notatene kan være et hjelpemiddel for deg under fremvisning eller du kan skrive de ut og dele de ut til publikum. • For å lage notatsider må du først velge notatsidevisning. Notatsidene er basert på notatmalen. • For utskrift av notatsidene velger du: Fil -> Skriv ut og angi Notatsider i Skriv ut hva • Manussider • Viser alle lysbildene i presentasjonen. Gir mer oversikt. Basert på manusmalen.

35. Flere Animasjonseffekter

36. Legge tekstanimasjon på flere nivåer • Hvis punktene på lysbildet har flere underpunkter så kan du legge animasjonseffekt på flere nivåer. • Velg: Lysbildefremvisning -> Egendefinert animasjon • Velg ønsket objekt og klikk med animasjon. Objektene vises da i rekkefølgen som er i animasjonsrekkefølgelisten. • Ønsker du å knytte effekter til et objekt, klikk på etiketten Effekter-> Animasjon og lyd. • Standard er gruppert etter avsnitt på 1.nivå, dvs at hovedpunktet og underpunkter vises samtidig, men dette kan endres. • Ønsker du å fjerne egendefinerte animasjoner så gå: Lysbildefremvisning -> Egendefinert Animasjon -> Animasjonsrekkefølge -> Uten animasjon • Velg: Lysbildefremvisning - Egendefinert animasjon -> Effekter -> Snurr rundt.. • Det er også mulig å ha effekter på diagrammer (Diagrameffekter).

37. Lage tilpassede fremvisninger • Iblant kan du ha behov for å bare benytte deler av en presentasjon. • Velg: Lysbildefremvisning ->Tilpassede fremvisninger-> Ny, angi lysbilder som skal være med -> legg til. • Du kan også endre rekkefølgen på lysbildene her

38. Lyd og videoklipp Lyder og videoklipp kan behandles som objekter, men bruken av lydeffekter bør ikke overdrives. Å ha flere enn 3 videoklipp under en presentasjon kan motvirke sin hensikt.

39. Lyd og Video • Skal du legge til en lyd, velg: Lysbildesortering -> Lysbildeovergang, merk lysbilder ->Lydeffekt • Ønsker du å fjerne lyden merker du de aktuelle lysbildene, velg: Lysbildeoverganger -> Ingen lyd i feltet lyd • Du kan også legge lydeffekter på hvert punkt i et lysbilde. Velg: Lysbildefremvisning -> Egendefinert animasjon -> Effekter -> angi lyd • Video : Lysbildevisning -> Sett inn -> Video og lyd • Her kan du legge inn video ifra Utklippsgalleriet eller fra fil. • Du starter videofremvisningen bare ved å klikke på videoobjektet en gang. • Ønsker du å vise videoklippet i et eget vindu velg: Sett inn -> Objekt -> Medieklipp -> Opprett fra fil -> Vis som ikon. Fordelen med dette er at du kan selv bestemme hvor stort vinduet skal være under avspilling

40. Nyttige funksjoner

41. Funksjoner • Du kan lage flere lysbilder basert på ett lysbilde. Da lages det et nytt lysbilde for hvert punkt hvor hvert punkt da blir en tittel. • Lag et lysbilde med titlene for presentasjonen • Velg: Verktøy -> Flere lysbilder basert på ett • Man kan lage et sammendragslysbilde. Det vil si at utifra angitte lysbilder så vises titlene på disse bildene i sammendragslysbildet. • Velg Disposisjonsvisning: Merk lysbilder -> klikk knappen: Lag sammendragslysbilde • Det nye lysbildet blir lagt først i presentasjonen.

42. Word-funksjoner • Du kan importere og eksportere filer fra PowerPoint og word til hverandre. En rapport i word kan bli til en presentasjon i PowerPoint. • I word velger du: • Fil -> Send til -> Microsoft PowerPoint • I PowerPoint velger du: • Fil -> Åpne -> Alle disposisjoner i Filtype • Ved eksportere presentasjon velger du : Fil -> Send til Word • Du kan sette hele eller deler av en presentasjon inn i en annen. • Sett inn -> Lysbilder fra filer

43. Internett presentasjon • Du kan lage internett sider av en presentasjon. Du gjør dette ved: • Fil -> Lagre som HTML • Det kommer da en veiviser som du må gå igjennom.