STANDART DOSYA PLANI

1. STANDART DOSYA PLANI Devlet Arsivleri Genel M�d�rl�g� Adnan Yildiz Muhammet Safi

2. EVRAK DOSYALAMA VE ARSIV HIZMETLERINE DAIR MEVZUAT

3. Kanun No: 3473 28 Eyl�l 1988Yayimlandigi Resmi Gazete: 04/10/1988 Sayi: 19949Muhafazasina L�zum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkinda KanunTarih: 16/05/1988Yayimlandigi Resmi Gazete: Sayi: 19816Devlet Arsiv Hizmetleri Hakkinda Y�netmelik1991/7 sayili ve 13/8/1991 tarihli Haberlesme kodu uygulamasi ile ilgili Basbakanlik GenelgesiYayimlandigi Resmi Gazete: 02/12/2004 Sayi: 25658Resmi Yazismalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkinda Y�netmelik25/03/2005 tarih ve 25766 sayili Resmi Gazetede yayinlanan2005/7 sayili Standart Dosya Plani Konulu Basbakanlik Genelgesi

8. TANIMLAR Belge; Y�r�t�len faaliyetler neticesinde kendiliginden tesekk�l eden, �retim bi�imleri ve donanim ortamlari ne sekilde olursa olsun bir bilgiyi i�eren yazilmis, �izilmis, resmedilmis, g�r�nt�l�, sesli veya elektronik ortamlarda �retilmis materyali, Dosya; Ayni konuyu ihtiva eden yazilar grubunu, Dosya Plani; Kurum ve kuruluslarin is ve islemleri sonucunda tesekk�l eden belgelerin, sistemli bir sekilde dosyalanmasini saglamak �zere �nceden hazirlanmis konu ve konu numaralari envanterini, Standart Dosya Plani; 2005/7 Basbakanlik genelgesiyle uygulamaya konulan dosya plani

9. TANIMLAR Haberlesme Kodu; 1991/17 sayili Basbakanlik Genelgesiyle y�r�rl�ge konulan yazinin hazirlandigi birimi bagli bulundugu teskilatla birlikte tanimlayan ve alt birimlere kadar kullanacaklari kodlari, Dosyalama; Kurum ve kuruluslarda tesekk�l eden her t�rl� belgenin kaydedilmesi, isleme alinmasi ve isi bitince gerektiginde tekrar basvurmak �zere belli bir d�zen i�inde saklanmasi islemini,

10. TANIMLAR Arsiv Malzemesi; Arsiv malzemesi; T�rk Devlet ve Millet hayatini ilgilendiren ve en son islem tarihi �zerinden 30 yil ge�mis veya �zerinden 15 yil ge�tikten sonra kesin sonuca baglanmis olup, birinci maddede belirtilen kuruluslarin islemleri sonucunda tesekk�l eden ve onlar tarafindan muhafazasi gereken, T�rk Milletinin gelecegine tarihi, siyas�, sosyal, hukuk� ve teknik deger olarak intikal etmesi gereken belgeler ve Devlet haklari ile milletlerarasi haklari belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili islem ve m�nasebetler bakimindan tarih�, hukuk�, idar�, askeri, iktisad�, din�, ilm� edeb� estetik, k�lt�rel biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydinlatmaya, d�zenlemeye, tespite yarayan, ayrica ait oldugu devrin ahl�k, �rf ve �detlerini veya �esitli sosyal �zelliklerini belirten her t�rl� yazili evrak, defter, resim, plan, harita, proje, m�h�r, damga, fotograf, film, ses ve g�r�nt� bandi, baski ve benzeri belgeleri ve malzemeyi,

11. TANIMLAR Arsiv; Kurumlarin, ger�ek veya t�zel kisilerin g�rd�kleri hizmetler, yaptiklari haberlesme veya islemler sonucu meydana gelen (toplanan, biriken) ve bir maksatla saklanan dok�mantasyon; s�z konusu dok�mantasyona bakan kurum; bunlari barindiran yerleri, Birim Arsivi; Kurum ve kuruluslarin g�rev ve faaliyetleri sonucu kendiliginden tesekk�l eden ve bu kuruluslarin �esitli birimlerinde, akt�alitesini kaybetmemis olarak aktif bir bi�imde ve g�nl�k is akimi i�inde kullanilan arsivlik malzemenin belirli bir s�re saklandigi arsiv birimlerini (kurum ve kuruluslarin tasra, b�lge ve yurt disi kuruluslarinda bulunan arsivler de birim arsivi sayilir.),

12. TANIMLAR Kurum Arsivi; Kurum Arsivi; Kurum ve kuruluslarin, merkez teskil�tlari i�inde yer alan ve arsiv malzemesi ile arsivlik malzemenin, birim arsivlerine nazaran daha uzun s�reli saklandigi merkez� arsivleri, ifade etmektedir. Ortak Alan; Standart dosya planinda 000-099 ve 600-999 araligindaki Devlet Arsivleri Genel M�d�rl�g� tarafindan hazirlanmis dosya planlari Ana Hizmet Faaliyetleri; Kurum ve kuruluslarin kendilerinin hazirlamakla y�k�ml� olduklari 100-599 araligindaki dosya planlari, Ana Dosya; Standart dosya planinda koyu renkle belirtilip geneli ifade eden alt konulara ait dosyalarin i�ine konulabilecegi dosyalari ifade eder.

13. TANIMLAR Saklama Kodu; Standart dosya plani �er�evesinde olusacak dosyalarin saklanma s�relerinin belirtilecegi kodlardir. Resmi Yazi; Kamu kurum ve kuruluslarinin kendi aralarinda veya ger�ek veya t�zel kisilerle iletisimlerini saglamak amaciyla yazilan yazi. Resmi Belge; Kamu kurum ve kuruluslarinin kendi aralarinda veya ger�ek veya t�zel kisilerle iletisimlerini saglamak amaciyla olusturduklari/g�nderdikleri/sakladiklari belirli bir standart ve i�erigi olan belgeler. Resmi Bilgi; Kamu kurum ve kuruluslarinin kendi aralarinda veya ger�ek veya t�zel kisilerle iletisimleri sirasinda metin, ses ve g�r�nt� seklinde olusturduklari/g�nderdikleri/sakladiklari bilgilerdir.

14. Ihtiya� duyulan bilgi ve belgelere erisim m�mk�n olamaz, Geriye d�n�k bilgi ve belge kayiplari, alinmasi gereken kararlarin dogru ve isabetli bir sekilde alinmasini engeller, Bilgi ve belge alt yapi eksikligi is ve islemlere de ayni oranda etki eder, verimliligi azaltir, DOSYALAMA Y�NETIMININ OLMAMASI NELER KAYBETTIRIR?

15. Bilgi ve belgelere gerekli oldugunda ulasamama, kurumlarin ve bireylerin hak kaybina ugramasina neden olur, Tarihi ve k�lt�rel degerlerimizin yok olmasina sebep olur, Arsiv is ve islemlerinin, arsivcilik metod ve teknikleri ile arsiv mevzuatina uygun bir sekilde y�r�t�lebilmesi imkanini ortadan kaldirir, Kurumun ve daha ileri seviyede toplum hafizasinin yok olmasina sebebiyet verir, DOSYALAMA Y�NETIMININ OLMAMASI NELER KAYBETTIRIR?

16. Islem g�rd�g� tarih ne olursa olsun ihtiya� duyulan herhangi bir belgenin kolaylikla bulunmasi m�mk�n olacaktir, Kurumun ge�misten bug�ne faaliyetleri ile ilgili bilgi ve belge birikimi kontrol altina alinacaktir, Bilgiye ulasimin kolayligi kurumun faaliyetlerini olumlu y�nde etkileyecektir, 09/10/2003 tarih ve 4982 sayili Bilgi Edinme Kanunu ile karsilanmasi zorunluluk haline gelen vatandasin bilgi ve belge talebi aninda karsilanarak, demokrasilerin vazge�ilmez ilkesi olan seffaf y�netim anlayisi saglanacaktir, DOSYALAMA Y�NETIMI KURUMA NELER KAZANDIRIR?

17. Idarenin bilgi ve belge talebi personeli gereksiz telas ve panige sevketmeyecektir, Bilgi ve belgenin kontrol altinda bulunmasi, idarenin alacagi kararlarda ayrintili bilgilenme imkanini saglayarak, kararlarin dogru ve isabetli alinmasina etki edecek ve is ve islemlerde hata payinin minimuma indirgenmesi m�mk�n olacaktir, Islemi tamamlanan belgelerin kaldirilacagi dosyalar belli oldugu i�in b�rolarda ortadan kaldirilmayi bekleyen kagitlar u�usmayacak, b�rolarda g�ze hi� de hos g�r�nmeyen evrak birikimleri ortadan kalkacak, islemi biten belgeler aninda ilgili dosyasina kaldirilabilecektir, Belge ve dosyanin kaybolmasi s�z konusu olmayacaktir. Dosya y�netimi ge�ici olarak verilen dosya veya belgenin kaydinin tutulmasini ve iadesini saglayacaktir, DOSYALAMA Y�NETIMI KURUMA NELER KAZANDIRIR?

18. Dosyalama y�netimi kurum ve kuruluslarin verimini y�kselterek, zaman ve is kaybini engelleyecektir, Bilgi ve belgelere kisa s�rede erisim imkani, arsivlerde belge aramak i�in harcadigimiz zaman ve is kaybini asgari seviyeye d�s�recektir, G�ncelligini kaybeden (saklanmasina l�zum g�r�lmeyen) belgeler rahatlikla tespit edilecektir, Ihtiva ettigi bilgi sebebiyle uzun yillar muhafazasi gereken diger bir deyisle arsiv malzemesi niteligi tasiyan belgelerin tespit edilecektir, Gerek birim, gerekse kurum (merkez) arsivlerinde dosyalar rahatlikla d�zenlenecektir, Kurumlarin y�r�rl�kteki arsiv mevzuati dogrultusunda y�k�ml� olduklari is ve islemleri rahatlatarak, is ve islemlerin mevzuata uygun bir sekilde y�r�t�lmesine imkan saglayacaktir. DOSYALAMA Y�NETIMI KURUMA NELER KAZANDIRIR?

21. Her birimde var olmasi muhtemel dosyalar (mevzuat, faaliyet raporlari, istatistikler vb.) i�in 000-099 sayisal araligi kullanilmistir. B�yle bir b�l�nme ile, ayni konuya ait belgelerin ayni �ad� ve �numara� ile a�ilacak dosyalarda toplanmasi ama�lanmis, b�ylece kurum i�i hizmet birimlerinde birliktelik saglamanin yaninda t�m kurum ve kuruluslarda da birliktelik saglanmasi hedeflenmistir.

23. Yardimci hizmet, danisma ve denetim birimi olarak nitelendirilen birimlere (Teftis, Hukuk, Personel, Egitim, Idari Isler, Mali Isler vb.) ait faaliyetler ile her kurum ve kurulusta benzer faaliyet y�r�ten birimlere (Dis Iliskiler, Bilgi Islem vb.) ait faaliyetler ve bu faaliyetlere iliskin a�ilmasi gereken dosyalar ise, birim adi belirtilmeksizin faaliyetin adi altinda 600-999 sayisal araliginda numaralandirilmistir.

24. 600-999 araligindaki dosyalar b�t�n birimlerce kullanilabilir

25. Dosya planinda yer alan konu numaralari, hazirlanan yazinin sayi b�l�m�ne, haberlesme kodundan hemen sonra (-) isareti konularak yazilacaktir. �rnek; Sayi:B.02.0.ARV.11-622.01-03473 A B C A:Haberlesme Kodu, B:Dosya Numarasi, C:Evrak Kayit Numarasi.

27. Dosya planinda �Diger� (99) adi ile ifade edilen dosya numaralari kullanilarak a�ilan dosyalar yil sonunda birimlerince incelenerek, yogun yazisma sebebiyle plana eklenmesi zorunlu g�r�len konular belirlenecektir. Bu t�r dosyalar tanimlandigi konu grubunun alt konularindan her hangi birini ilgilendirmeyen yazilarin dosyalanmasi amaciyla kullanilmalidir.

28. Anahizmet birimlerinin numaralandirildigi 100-599 sayisal araliginda ise, dosya planindan sorumlu birim haberdar edilerek, bu birimlerce, -Yardimci hizmet, danisma ve denetim birimlerinin numaralandirildigi 000-099 ile 600-999 sayisal araliginda ise, kurum veya kuruluslarin dosya planlarindan sorumlu birimlerin Devlet Arsivleri Genel M�d�rl�g��n� haberdar etmesi �zerine bu Genel M�d�rl�k�e uygun g�r�len d�zeltmeler yapilabilecektir. Dosya planlari i�in �ng�r�len degisiklikler yil sonunda yapilacaktir. Devlet Arsivleri Genel M�d�rl�g� tarafindan hazirlanarak, ortak kullanima sunulan �Ortak Alanlar� (000-099/600-999) www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr web adreslerinde de istifadeye sunulacak olup, bu alanlarla ilgili d�zeltmeler aninda uygulayicilar tarafindan takip edilebilecektir.

30. Anahizmet birimlerinin faaliyetleri neticesinde tesekk�l eden belgelerin dosyalanmasinda, anahizmet birimi adi veya anahizmet faaliyeti altinda listelenen konulardan faydalanilarak; yardimci hizmet, danisma, denetim veya genel konulari ihtiva eden belgelerin dosyalanmasinda ise, 000-099 ve 600-999 sayisal araliginda listelenen konulardan faydalanilarak, dosya a�ilacaktir. Planda, koyu renkle yazili bulunan konular �Genel�i ihtiva etmekte olup, bu numaralarla a�ilacak dosyalara, alt konulari ihtiva eden yazilar konulabilecektir. �Genel� adi ile a�ilan dosyada bulunan alt ve tali konulardaki belgelerin ayirimini saglamak amaciyla �yarim kapak dosya� veya �ayra� kullanimi belgenin d�zeni ve erisimi a�isindan olumlu sonu� verecektir.

32. Ayni konuya ait belgelerin yogunlugu dikkate alinarak alt konulara g�re dosyalanmasi gerektigi durumlarda cografik, alfabetik veya kronolojik ayrimlar yapilarak ayri dosyalar a�ilabilecektir.

34. Yogunlugu az olan farkli dosyalar bir dosyada toplanabilir. Her dosya grubu ayra�la ayrilmalidir.

35. A�ilacak dosya �zerindeki etiketleme Standart Dosya Planina uygun olarak yapilir.

36. STANDART DOSYA PLANI Devlet Arsivleri Genel M�d�rl�g� Adnan Yildiz Muhammet Safi