Piano comunicazione

1. Piano comunicazione Per il Sistema di e-procurement della Provincia di Salerno

2. Obiettivi del piano di comunicazione • Creare consenso presso la Provincia e presso i comuni • Accreditare la provincia di Salerno come polo di eccellenza per l’innovazione nella PAL • Comunicare il progetto all’esterno • Creare una base di conoscenza condivisa • Creare “orgoglio” di appartenenza © Finmatica S.p.A.

3. Piano: strumenti e azioni Questionario Documentazione workshop Seminari di settore • Il piano si articola in una serie di azioni che possono essere consequenziali ma che vivono anche in modo indipendente. • Ogni azione del piano ha influenza in modo diretto o indiretto sulle altre attività Relazioni con i media © Finmatica S.p.A.

4. Strumenti e azioni • Questionario: per fotografare la percezione del progetto a oggi • Documentazione: per fornire informazioni complete coerenti e corrette sul progetto • Workshop: come momento di sintesi e di “inaugurazione” della parte operativa del progetto • Seminari e convegni: per dare continuità ai messaggi • Relazioni con i media: per accreditare a tutto tondo il progetto e i suoi protagonisti © Finmatica S.p.A.

5. Questionario © Finmatica S.p.A.

6. Analisi e questionario • La fase prevede la redazione di un questionario idealmente distinto in 3 parti diverse: • Scenario (conoscenza del tema e-procurement) • Esigenze specifiche (analisi delle richieste-esigenze degli uffici acquisti) • Benefici e rischi percepiti con l’adozione di una piattaforma e-procurement © Finmatica S.p.A.

7. Analisi e questionario • Redazione • Il questionario verrà redatto dalla Provincia con un contributo rilevante di Finmatica nel definire le domande sullo scenario e sulla piattaforma • Veicolazione • Il questionario verrà veicolato dalla provincia con i mezzi considerati più efficaci (fax, Intranet, Posta elettronica) • Raccolta • Per accrescere la precentuale di redemption è fondamentale che il questionario venga percepito come un’iniziativa della provincia • Analisi dei dati raccolti • Finmatica e la Provincia analizzeranno i dati raccolti per poi redigere white paper che verrà presentato in occasione del convegno e diventerà a sua volta oggetto di comunicazione verso l’esterno © Finmatica S.p.A.

8. Materiali divulgativi © Finmatica S.p.A.

9. Predisposizione materiali • Per presentare all’interno e all’esterno l’iniziativa è fondamentale definire un panel di materiali di riferimento, in particolare: • Brochure divulgativa con descrizione degli obiettivi del progetto e dei vantaggi che può appartare ai diversi interlocutori • Poster da inserire in ufficio con il nome del progetto e un’immagine che li renda gradevoli • Documentazione esplicativa, che senza andare nel dettaglio tecnico consenta una comprensione più approfondita della soluzione, eventualmente arricchita da esperienze di successo analoghe in altre realtà © Finmatica S.p.A.

10. Workshop © Finmatica S.p.A.

11. Work shop • Il workshop è il momento principale del piano di comunicazione e risponde a diverse esigenze: • momento conclusivo della fase di startup con la relativa presentazione dei risultati del white paper • momento di incontro e di confronto sui temi dell’e-procurement, le potenzialità e le criticità • decollo del progetto • momento celebrativo volto a creare consenso e coinvolgimento © Finmatica S.p.A.

12. Agenda di riferimento • Il workshop dovrebbe avere le seguenti caratteristiche: • Relatori: autorità del contesto locale, Finmatica e opinion leader di settore • Invitati: rappresentanti degli uffici acquisti dei comuni, responsabili degli acquisti della Provincia, Sindaci e Direttori generali • Durata: mezza giornata, con welcome coffe e brindisi di chiusura • Location: Salerno, meglio se negli spazi istituzionali della Provincia © Finmatica S.p.A.

13. Coinvolgimento dei media © Finmatica S.p.A.

14. Coinvolgimento dei media • Verranno coinvolti a vario titolo le redazione di un panel di testate, nazionali, verticali e locali. • Dove opportuno i redattori verranno coinvolti nel workshop, ma in altri casi, si cercherà di coinvolgere le redazioni con articoli di approfondimento. • Si vuole infatti creare un rapporto continuativo con i media che consenta alle diverse testate di approfondire diversi aspetti del progetto. Ad esempio le testate tecniche verranno coinvolte appena sarà disponibile una demo, mentre le testate locali avranno più spazio sulla “notizia” legata al workshop e al lancio del progetto © Finmatica S.p.A.

15. Panel testate di riferimento Nazionali • Il sole 24 ore • Repubblica – Affari & finanza • Italia oggi Locali • ANSA NA • AGI NA • ADNKRONOS NA • RAI Napoli • Lira TV • Corriere del Mezzogiorno • Il Mattino • Il Denaro • La città di Salerno • Cronache del Mezzogiorno • Roma il Salernitano ICT e Verticali • Pubblica • E-gov • Labitalia • Zerouno/Week.it • Computerworld/Networkworld • Linea EDP/Nets • Network news • Data manager © Finmatica S.p.A.

16. Materiale per la stampa • Per dare continuità e coerenza alla comunicazione sui media sarà necessario predisporre una serie di materiali: • Comunicato stampa di lancio dell’iniziativa • Comunicato stampa per il primo utente che opera sulla piattaforma • Comunicato stampa la chiusura del progetto • Redazione di una success story sul progetto • Per dare invece rilevanza alla comunicazione dei media sull’interno sarà importante predisporre un tempestivo invio via mail di tutti i ritagli stampa relativi al progetto © Finmatica S.p.A.

17. Spoke person • Per garantire una certa coerenza e per cogliere velocemente tutte le opportunità offerte dai media sarà importante definire delle persone che siano accreditate a parlare del progetto in questi diversi aspetti: • Strategia e obiettivi del piano di e-government della Provincia • Strategia, obiettivi e risultati attesi del progetto • Aspetti tecnologici e operativi del progetto © Finmatica S.p.A.

18. Seminari e convegni © Finmatica S.p.A.

19. Seminari e convegni • Per accreditare il progetto della Provincia a livello nazionale, Finmatica coinvolgerà un responsabile del progetto e alcuni utenti chiave come testimonial all’interno di convegni, seminari e manifestazioni legate al mondo IT e e-government. • A titolo di esempio citiamo alcune tra le più importanti manifestazioni: Forum PA, Global Forum, Tavola rotonda del Governo Italiano © Finmatica S.p.A.

20. Tempo di realizzazione del piano • Redazione Questionario (entro 10/8) • Comunicazione del Questionario agli EE.LL della Provincia di Salerno (entro il 10/9) • Scadenza Valutazione Questionari e relative Statistiche (entro il 30/9) • Convegno/Workshop (entro il 31/10) • Successivi seminari da schedulare in parallelo all’attività di rilascio delle fasi principali del progetto (da prevedere 2/3 incontri prima della fine del progetto) © Finmatica S.p.A.