Sihteerin tehtävät

1. KLUBISIHTEERIlyhyt versio Materiaali on Power Point-muodossa osoitteessa: WWW.lions.fi Jäsenille Tietoluola Koulutusmateriaalit Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF

2. Sihteerin tehtävät Valmistelut ennen toimintakautta Tarkasta, että • uusi halitus on rekisteröity • kesä-, heinä- ja elokuun jäsenilmoitukset on tehty • alkavan kauden virkailijat on ilmoitettu kotimaan jäsenrekisteriin Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF

3. Nimenkirjoittajien muutos yhdistysrekisteriin • suoraan Patentti- ja rekisterihallituksen yhdistys- rekisteriin www.prh.fi tai • lomakkeella 3 kappaleena • kuitti maksusta (10 €) mukaan • tehdään kesäkuussa Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF

4. Jäsen- ja virkailijailmoitukset jäsenrekisteriin http://www.lions.fi/rekisteri Käyttäjätunnus = kotimaan jäsennumerosi, jonka eteen on lisättävä tarpeellinen määrä nollia (käyttäjätunnuksessa tulee olla 8 merkkiä) Salasana on kv. jäsennumerosi Sihteeri tai presidentti voivat tilata salasanan Raportoi heti kokouksen jälkeen. Viimeistään kuukauden viimeisenä päivänä Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF

5. Liiton rekisteriin www.lions.fi/rekisteri/ Päivitetään klubin ja jäsenten tiedot suoraan liiton rekisteriin ennen 31. toukokuuta • Rekisteristä otetaan tiedot vuosikirjaan ja LION-lehden jakelulistaan • Käyttäjätunnuksen ja salasanan saa liiton toimistosta Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF

6. Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF

7. Kuukausittain suoritettavat tehtävät Säännöt poissaolon korvaamiseksi Poissaolo klubin virallisesta kokouksesta voidaan korvata määräajan kuluessa –21 pv ennen kokousta, 21 pv kokouksen jälkeen - siten, että jäsen osallistuu johonkin seuraavista: 1. Jonkin toisen lions- tai leoklubin virallinen tai erikoiskokous 2. Oman klubin hallituksen kokous tai toimikunnan kokous. 3 Oman klubin jokin muu kokous 4. Oman klubin palvelu- tai varojenkeräysaktiviteetti • Jokin muu lionskokous, lionstilaisuus tai lionsvierailu 6. Jos lion on poissa kokouksesta hallituksen hyväksymän syyn perusteella, hänelle voidaan myöntää hyvitys poissaolosta ilman poissaolon korvaamista. 7. Jos lionin ammatti tai työ edellyttää, että hän joutuu pitkähkön ajan oleskelemaan seudulla, jossa on vaikea osallistua lionstoimintaan, hän voi anoa ulkojäsenyyttä määräajaksi. Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF • 7

8. Läsnäoloprosentin laskeminen Läsnäoloprosenttiin lasketaan mukaan vain toimivat eli aktiivijäsenet. (Ei ulko-, kunnia-, etuoikeutettu-, eikä ainaisjäsen.) Läsnäoloprosentin laskentakaava (L + K) X 100 = läsnäolo-% T L = kokouksessa läsnäolevat lionit K = poissaolonsa korvanneet lionit T = klubin toimivien lionien kokonaismäärä Läsnäoloprosentti pyöristetään lähimpään kokonaislukuun Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF • 8

9. Jäsen- ja virkailijailmoitukset Kuukausittain tehtävät jäsenilmoitukset • Ilmoitetaan liittyneet ja eronneet jäsenet sekä muutokset yhteystiedoissa • Päämajan ja liiton perimät jäsenmaksut perustuvat jäsenilmoituksiin • Tiliote rahastonhoitajalle. Viive muutoksissa 2 kk • Ilmoituksen on oltava kotimaan jäsenrekisterissäkuukauden viimeisenä päivänä Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF

10. Kuukausittain suoritettavat tehtävät Syys-lokakuu • Kutsujen lähettäminen klubin vuosikokoukseen kaksi viikkoa ennen kokousta • Muut vuosikokousvalmistelut Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF • 11.4.2011 • 10

11. Kuukausittain suoritettavat tehtävät Tammikuu 15.1. mennessä hoidettavat asiat: • Liittotoimistoon Lions-liiton vuosikokoukseen menevät aloitteet, • Piirikuvernöörille Ilmoitus mahdollisesta varapiirikuvernööriehdokkaasta seuraavalle toimintakaudelle. Mukaan klubin kannatustodistus ja ehdokkaan suostumus Klubin aloitteet piirikokoukselle • Varapiirikuvernöörille Ehdotukset uusista piirihallituksen jäsenistä Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF • 11

12. Kuukausittain suoritettavat tehtävät Helmikuu Klubivirkailijoiden vaalin valmistelu, ehdollepanotoimikunta Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF

13. Kuukausittain suoritettavat tehtävät Maaliskuu • Tarkasta nyt viimeistään tiedot Lions-liiton jäsenrekisterissä • Osallistu lohkosi 3. PNAT- kokoukseen • Ilmoittautumiset piirin ja liiton vuosikokouksiin Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF

14. Kuukausittain suoritettavat tehtävät • Maalis- huhtikuu • Klubin vaalikokous ja sen valmistelut, kutsut kaksi viikkoa ennen kokousta • Valtakirjat piirikokoukseen ja Suomen Lions-liiton vuosikokoukseen • Ilmoittautumiset vuosikokousten järjestäjille • Virkailijailmoitusseuraavalle kaudelle heti vaalikokouksen jälkeen • Seuraavan kauden sihteerin osallistuminen piirin järjestämään virkailijakoulutukseen Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF

15. Kuukausittain suoritettavat tehtävät Toukokuu • Muutostiedot yhdistysrekisteriin • Palkintojen anominen • Perhejäsenyyden ilmoittaminen kotimaan jäsenrekisteriin 31.5. mennessä Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF

16. Kuukausittain suoritettavat tehtävät Kesäkuu • Sihteerin arkisto ajan tasalle • Varmista että kaikki pöytäkirjat on allekirjoitettu • Presidentin avustaminen toimintakertomuksen laatimisessa menneeltä toimintakaudelta • Luovuta allekirjoitetut hallitus- ja klubikokouspöytäkirjat liitettäväksi kirjanpitomateriaaliin tilintarkastusta varten • Tehtävien luovuttaminen seuraajalle • Muutos yhdistysrekisteriin, ellei vielä ole tehty Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF

17. SIHTEERI,klubin tärkein virkailija? • Olet presidentin oikea käsi • Klubin presidentti ja hallitus ovat tukenasi • Sinun kauttasi välittyy kuva klubin toiminnasta piiriin, liittoon, järjestöön ja muihin yhteistyötahoihin Sinun jälkesi näkyy ! Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF

18. Sihteerintehtävät Klubinsisäisettehtävät • Kokouskutsujen teko ja lähettäminen • Pöytäkirjan pito klubin ja hallituksen kokouksissa • Klubin jäsenluettelon ylläpito • Klubin arkistonhoito ym. tehtävät, vaihtelevat klubeittain Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF

19. Sihteerintehtävät Ulkoiset • Ilmoitusten teko • Yhteydenpito piiriin, liittoon ja kansainväliseen päämajaan • Klubin kirjeenvaihdon hoito • Osallistuminen kauden PNAT kokouksiin Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF

20. Sihteerintehtävät Ennenkokousta Laadi luettelo tehtävistäsi kokouksessa • Nimilista läsnäolon toteamiseksi • Järjestä saapuneet kirjeet kokouskäsittelyä varten sekä toimikuntien puheenjohtajille toimitettavat kirjeet Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF

21. Ennenkokousta Sihteerintehtävät • Laadi esityslista kokousta varten presidentin kanssa • Ota mukaasi joka hallituksen- /klubikokoukseen - Lions–vuosikirja • klubin voimassaolevat säännöt • toimintakauden kokoonpanot ja pöytäkirjat - piirikuvernöörin tiedotteet, ym Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF

22. Sihteerintehtävät Kokouksenaikana • Toimita nimenhuuto ja kirjaa klubin vieraat (todistus vierailijoiden läsnäolosta tarvittaessa) • Pidä pöytäkirjaa • Kirjaa tiedot toimintailmoitusta varten; aktiviteetit, osallistujat, tunnit yms. • Avusta presidenttiä asioiden esittelyssä • Huolehti että edellisen kokouksen pöytäkirja allekirjoitetaan Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF

23. Sihteerin tehtävät Pöytäkirjanpito • Hyvä pöytäkirja on lyhyt päätöspöytäkirja (keskustelusta vain pääasiat, jos on tarpeen). • Merkitse kokouksen aikana muistiin päätökset ja niiden tarkka sanamuoto, kannatukset, äänestystapa ja äänestyksen tulos • Muista, että elät pöytäkirjoja tehdessäsi tätä päivää, älä viittaa aikaisemmin samasta asiasta tehtyihin pöytäkirjoihin, vaan kirjoita se kaikkine päätöksineen niin kuin päätökset olisi tehty nyt ensimmäistä kertaa. Pöytäkirja on klubin ainoa "historiakirja” Suomen lions-liitto ry/Sihteerikoulutus lyhyt 2011 ,MF