In 10 Schritten zu Ihrem Pandemieplan

2. Pandemieplan für KMUs In 10 Schritten zu Ihrem Pandemieplan

3. Einleitende Erklärungen Die Auswirkungen der Influenza A (H1N1) (“Schweinegrippe”) sind komplexer Natur. Unser Konzept für einen Pandemieplan für KMUs soll Sie in leicht verständlicher Weise auf die “Schweinegrippe”-Pandemie vorbereiten. Zu diesem Konzept gehören: Diese Powerpoint-Präsentation “In 10 Schritten zu Ihrem Pandemieplan” Ihr eigentlicher Pandemieplan als Word-Doc Zusatzwissen aufbereitet in Form eines FAQ’s (frequently asked questions) Mit “In 10 Schritten zu Ihrem Pandemieplan” erhalten Sie Ihre individuellen Lösungen, welche Sie im Anschluss in das Word-Dokument einfügen. Daraus entsteht Ihr eigener Pandemieplan. Unsere Pandemiekonzepte gliedern sich in vier Bereiche: Führung Prävention und Bewältigung Aufrechterhalten des Unternehmenszwecks Kommunikation und Schulung

4. Schritt 1: Führung Bestimmen Sie einen Pandemieverantwortlichen. Ihr Fortschritt: • Erläuterungen: • Der Pandemieverantwortliche koordiniert sämtliche Massnahmen zur Bewältigung der Pandemie in Ihrem Unternehmen. • Er ist zentrale Ansprechstelle und verfügt über Entscheidungsbefugnisse oder • direkten Zugang zu den Entscheidungsträgern. • Zu seinen Aufgaben gehört die Beschaffung von Informationen zur Pandemie, die Beurteilung der Lage sowie das früh- • zeitige Erkennen von Auswirkungen auf den betriebseigenen Pandemieplan und das eigene Unternehmen allgemein. • Als Pandemieverantwortlicher kommt in Frage: • Der Geschäftsführer, der Sicherheitsverantwortliche, eine andere Kaderperson, ein externer Partner*. • In Abhängigkeit der Betriebsgrösse kann der Pandemieverantwortliche durch ein Pandemieteam unterstützt werden, in • welchem die wichtigsten Spezialisten Einsitz nehmen (Geschäftsleitung, Sicherheit, Personalwesen, Kommunikation, …). • Zusätzlich wird zum Pandemieverantwortlichen dessen Stellvertreter bestimmt. * Externe Partner wie beispielsweise JDMT Medical Services bieten an, die Funktion des Pandemieverantwortlichen für Unternehmen auszuüben.

5. Ihr Fortschritt: Schritt 2: Prävention und Bewältigung • Definieren Sie Hygienemassnahmen und allfällige weitere Massnahmen, welche das Risiko für eine Ansteckung mit der Schweinegrippe im Betrieb vermindern.Und sagen Sie sämtliche nicht nötigen Meetings ab. Erläuterungen: Das Bundesamt für Gesundheit (BAG) hat auf www.bag.admin.ch definiert, welche Hygienemassnahmen zur Anwendung kommen sollen. JDMT Medical Services empfiehlt die umgehende Anwendung dieser Hygieneregeln. Erfahrungsgemäss ist der Erfolg dieser Massnahmen von der Unternehmensführung abhängig. Es ist entscheidend, dass die Geschäftsleitung diese Hygienemassnahmen für gültig erklärt und mit gutem Vorbild vorausgeht. Der Verzicht auf Händeschütteln und Begrüssungsküsse, das Reinigen gemeinsam genutzter Oberflächen einmal pro Tag, das regelmässige Waschen der Hände mit Flüssigseife oder Händedesinfektionsmittel, das Bereitstellen von Einweg- Taschentüchern, eine ggf. veränderte Anordnung der Arbeitsplätze, allgemeines Distanzhalten von mind. 1 Meter sowie weitere individuelle Massnahmen zur Minimierung engen Kontaktes zwischen Menschen im Unternehmen sind wirksame präventive Massnahmen. Hygienemasken können dort zum Einsatz kommen, wo ein naher Kontakt nicht verhindert werden kann. Die Erhältlichkeit von Masken ist eingeschränkt. Verzichten Sie auf Veranstaltungen, welche nicht zwingend nötig sind (interne Ausbildungen, Meetings, Feste).

6. Ihr Fortschritt: Schritt 3: Prävention und Bewältigung • Ordnen Sie an, dass Personen, die sich krank fühlen, nicht zur Arbeit erscheinen dürfen. Und entscheiden Sie, dass diese für ihre krankheitsbedingte Abwesenheit kein ärztliches Zeugnis benötigen. • Erläuterungen: • Das BAG geht davon aus, dass jeder dritte Bürger erkranken wird. Das Schweinegrippe-Virus kann einfach von einer • erkrankten Person zu einer gesunden Person übertragen werden. • Die Krankheitssymptome ähneln den Symptomen einer „normalen“ Grippe und umfassen Fieber, Schwäche, Müdigkeit, • Gliederschmerzen, Husten, Schnupfen und ähnliche Zeichen. Die Krankheit kann aber auch nur ganz milde Symptome • zeigen, dabei allerdings gleichwohl auf gesunde Personen übergreifen. • Es ist für den Schutz der Gesunden entscheidend, dass sie nicht in (ungeschützten) Kontakt mit Kranken gelangen. • Darum müssen Personen, welche sich (auch leicht) krank fühlen, zu Hause bleiben – minimal 7 Tage und 24 Stunden • länger als Beschwerden spürbar waren. • Da in der Regel für krankheitsbedingte Absenzen länger als 3 Tage ein ärztliches Zeugnis nötig ist, das BAG aber • empfiehlt, bei Schweinegrippe-Infektion in der Regel keinen Arzt zu besuchen, ergibt sich hier ein Dilemma. • JDMT empfiehlt, auf das Einreichen eines ärztlichen Zeugnisses zu verzichten und das so zu kommunizieren. • Mit anderen Massnahmen kann das daraus resultierende Missbrauchspotential verkleinert werden.

7. Ihr Fortschritt: Schritt 4: Prävention und Bewältigung • Definieren Sie, was in einem Krankheitsfall zu geschehen hat. Erläuterungen: Bitten Sie Ihre Mitarbeiter darum, per Email über eine Erkrankung zu informieren. Prüfen Sie, ob zusätzliche Personen im Unternehmen infiziert sein könnten (eine erkrankte Person ist bis zu 24 Stunden vor krank fühlen bereits in der Lage, andere anzustecken), informieren sie diese und passen Sie gegebenenfalls Ihre Massnahmen im Unternehmen an. Verbleiben Sie in periodischem Kontakt* mit dem erkrankten Mitarbeiter, damit sich dieser durch das Unternehmen nicht allein gelassen fühlt. Dies ist umso wichtiger, da eine Betreuung durch das Gesundheitssystem nicht für alle nötig und möglich ist und das Teamverhalten im Unternehmen entscheidend ist für die Schwere der Pandemieauswirkungen. * Spezialisierte Unternehmen wie JDMT Medical Services bieten Lösungen für die Betreuung von erkrankten Personen an.

8. Ihr Fortschritt: Schritt 5: Prävention und Bewältigung • Setzen Sie den Spielraum fest, den ihre Mitarbeiter für die Betreuung erkrankter Familienangehöriger erhalten. Erläuterungen: Nicht nur Ihre Mitarbeiter können erkranken, sondern natürlich auch die Angehörigen zu Hause. Besonders gefährdet sind Kinder (Kleinkinder und Jugendliche). In der Regel lässt der Gesundheitszustand es zu, diese zu Hause zu pflegen. Legen Sie fest, welchen Spielraum Ihre Mitarbeiter für die Betreuung erkrankter Angehöriger erhalten. Kommunizieren Sie diesen Spielraum gut, damit keine Unsicherheit entsteht, ob durch die Betreuung zu Hause Nachteile im Betrieb entstehen. Wir empfehlen, eine grosszügige Haltung einzunehmen. Wiederum gilt, dass der Arbeitnehmer sich durch den Arbeitgeber nicht alleine gelassen fühlen darf. Im Gegenzug wird der Arbeitnehmer eher bereit sein, Sonderleistungen zu Gunsten des Betriebs zu erbringen.

9. Ihr Fortschritt: Schritt 6: Aufrechterhalten des Unternehmenszwecks • Erkennen Sie Schlüsselprozesse und Schlüsselfunktionen. Beauftragen Sie Ihr Team, das Aufrechterhalten dieser Schlüssel-prozesse mit reduzierten Ressourcen zu planen. Setzen Sie für Schlüsselfunktionen bis zu 2 Stellvertreter ein. Erläuterungen: Das Seco geht von bis zu 50%-Ausfall der Arbeitnehmer aus – bedingt durch Erkrankung und Pflege Erkrankter zu Hause. Auch wenn die Zahl tiefer ausfiele. Mit 25 – 33%-Ausfallsrate muss gerechnet werden. Entscheidend ist darum, dass Sie jene Prozesse kennen, die auch im Krisenfall längstmöglich funktionieren müssen. Planen Sie das Aufrechterhalten dieser Prozesse und setzen Sie Prioritäten. Erkennen Sie Schlüsselfunktionen. Dazu können Kader, Spezialisten und Personen mit Schnittstellenfunktion gehören. Bestimmen Sie Stellvertreter für diese Personen. Für Schlüsselfunktionen mit besonderer Bedeutung ist es ratsam, zwei Stellvertreter einzusetzen. Bereiten Sie die Stellvertreter auf ihre Funktion vor. Es wird davon ausgegangen, dass uns diese Pandemie – in unterschiedlicher Intensität – während mehrerer Monate beeinflussen wird.

10. Ihr Fortschritt: Schritt 7: Aufrechterhalten des Unternehmenszwecks • Passen Sie die Planung Ihrer personellen Ressourcen an. Erläuterungen: Seitens Personalwesen soll eine Liste geführt werden, wer wann erkrankt ist und mit wem wann wieder am Arbeitsplatz gerechnet werden kann. Grundsätzlich gilt es, minimal 7 Tage seit Krankheitsbeginn verstreichen zu lassen bis zur Rück- kehr an den Arbeitsplatz (+ minimal 24 Stunden nach Verschwinden der Krankheitssymptome). Eine einfach Excel- Übersicht erfüllt den Zweck prima. Halten Sie periodisch telefonischen Kontakt zu den erkrankten Mitarbeitern. Sorgen Sie dafür, dass wo möglich und sinnvoll Personen von zu Hause arbeiten können. Und ordnen Sie gegebenenfalls Heimarbeit an. Dadurch können Mitarbeiter vor Infektion am Arbeitsplatz geschützt werden. Zusätzlich können erkrankte Mitarbeiter, die sich bereits fit genug fühlen, aber noch nicht die Isolationszeit hinter sich haben, bereits wieder mitarbeiten. Und auch Mitarbeiter, welche bspw. erkrankte Kinder pflegen müssen, können zu Teilen weiter von zu Hause mitarbeiten. Prüfen Sie, wie weit Sie zusätzliche Ressourcen verfügbar machen können. Können die Beschäftigungsgrade von Teilzeit- mitarbeiternden erhöht werden? Können Sie pensionierte Mitarbeiter zu einer Mithilfe gewinnen? Prüfen Sie, einen Ferienstopp für ausgewählte Mitarbeiter zu verfügen.

11. Ihr Fortschritt: Schritt 8: Aufrechterhalten des Unternehmenszwecks • Erkennen Sie veränderte Kundenbedürfnisse. Schätzen Sie die Nachfrageentwicklung ein und bereiten Sie sich darauf vor. Erläuterungen: Gut möglich, dass Ihre Kunden während der pandemischen Phase veränderte Bedürfnisse entwickeln. Können Sie durch Veränderungen Ihrer Leistungen besser auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden eingehen? Ergeben sich Chancen für neue Produkte? Wie wird sich die Nachfrage nach Ihren Produkten entwickeln während einer pandemischen Phase? Ein Beispiel: In Mexiko City durften Restaurants während einiger Zeit keine Gäste mehr bewirten – mit Ausnahme von take aways. Bereiten Sie Anpassungen vor, welche in Abhängigkeit der Nachfrageentwicklung nötig werden könnten.

12. Ihr Fortschritt: Schritt 9: Kommunikation und Schulung • Informieren Sie Ihre Mitarbeiter ausführlich über den Pandemieplan, die darin enthaltenen Massnahmen, deren Zweck und über die mögliche weitere Entwicklung der Lage. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in der Anwendung der Massnahmen. Erläuterungen: Die fortwährende, gut gewählte Kommunikation ist entscheidend für die Art und Weise, wie das Unternehmen mit der laufenden Pandemie umgehen wird. Zuallererst besteht bei Ihren Mitarbeitern ein erhebliches Informationsbedürfnis* darüber, was diese Pandemie ist, weswegen Massnahmen nötig sind und wie das eigene Unternehmen durch diesen Sturm schiffen wird. Dann aber geht es auch darum, fortwährend zu informieren, wie sich die Lage entwickelt. Seien Sie dafür besorgt, dass Ihre Mitarbeiter die beschlossenen Massnahmen gut kennen – auch, was in Sachen ärztliches Zeugnis bei eigener Erkrankung, Pflege von Angehörigen zu Hause und Heimarbeit gilt. Seien Sie darum bemüht, den Grad der Umsetzung Ihrer Massnahmen, speziell im Hygienebereich, hoch zu halten. Führen Sie Schulungen* zu Hygiene und weiteren Pandemiemassnahmen durch. Diese dienen auch dazu, diesen doch komplexen Sachverhalt und weitere Informationen zur Pandemie zu vermitteln. * Nebst verschiedenen anderen Anbietern führt JDMT Medical Services Schulungen zu Hygiene und Pandemiemassnahmen durch. Auch bereitet JDMT Informationen zur Pandemie auf.

13. Ihr Fortschritt: Schritt 10: Kommunikation und Schulung • Definieren Sie die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen diese pandemische Phase durchlebt. Erläuterungen: Wie bei allen besonderen Herausforderungen sind auch für die Bewältigung dieser Schweinegrippe-Pandemie „weiche“ Faktoren von Bedeutung. Die Art und Weise, wie Sie und Ihr Führungspersonal mit dieser Infektionskrankheit umgehen, wird Einfluss darauf haben, wie Ihre Mitarbeiter mit dieser Krankheit umgehen werden. Handeln Sie gelassen und konsequent. Schaffen Sie Vertrauen bei Ihren Mitarbeitern. Machen Sie ihnen klar, dass diese Pandemie eine Herausforderung für das Unternehmen bedeutet, dass Flexibilität und Vertrauen gefragt sind und dass Sie als Team diese Phase durchstehen wollen.

14. Abschliessende Erklärungen • Fügen Sie nun die Erkenntnisse aus diesen 10 Schritten in das dazu gehörige Word- • Doc “Pandemieplan” ein. • Sie erhalten so in kompakter Weise den Pandemiplan für Ihr Unternehmen – • zugeschnitten auf Ihre individuellen Bedürfnisse. • Selbstredend bedeutet eine Vereinfachung eines Planes, wie ihn diese do it yourself- • Planung bedeutet, stets auch eine Vereinfachung der Probleme und der Lösungen • für diese Probleme. • Auch ist wichtig zu erkennen, dass dieser Plan periodisch nachgeführt werden muss. • Unternehmen wie bspw. JDMT Medical Services bieten verschiedene Leistungen an, • welche Sie darin unterstützen, diese Pandemie zu durchleben. • Beispielsweise können Sie Ihren Pandemieplan überprüfen lassen und Leistungen • im Sinne einer Pandemiebegleitung in Anspruch nehmen. • Für ergänzende Erläuterungen und Leistungen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

15. Leistungen JDMT Medical Services • JDMT erbringt medizinische Leistungen für Unternehmen. • Im Rahmen der Bewältigung der Schweinegrippe-Pandemie sind einige Leistungen • von JDMT Medical Services kostenlos. Dazu gehören • Standardlösung Pandemieplan für KMUs • Wöchentliche Lagebeurteilungen • Informationen (Merkblätter, Podcasts) • Updates neue Empfehlungen und Richtlinien • Update FAQ (frequently asked questions) Kostenpflichtige Leistungen seitens JDMT Medical Services sind: • Beratungsleistungen zu 160 CHF / h • Überprüfung Pandemieplan für KMUs (ca. 2 h = 320 CHF) • Schulungen zu 145 CHF / h • Intensivierte Lageberichte / Medical Monitorings (Preise auf Anfrage) • Weitere Leistungen im Rahmen unserer Pandemiebegleitung auf Anfrage Um die kostenlosen Leistungen in Anspruch zu nehmen, schreiben Sie bitte eine Email an office@jdmt.ch JDMT Medical Services GmbH Tösstalstrasse 23, Postfach 31, 8483 Kollbrunn T: 052 394 02 05 – F: 052 394 02 07 – office@jdmt.ch – www.jdmt.ch