Módulo de Registro y Digitalización de Documentos

1. Módulo de Registro y Digitalización de Documentos (Captura)

2. Estructura del CGI • Módulo de Registro y Digitalización de Documentos • Oficina y usuarios de captura • Tipos de usuarios de captura • Documentos que se registran en el Módulo de Registro y Digitalización de Documentos • Generación de folios • Registro de documentos • Requisitos para el uso del Módulo de Captura Contenido

3. Módulo de Administración Módulo de Registro y Digitalización Módulo de Seguimiento – Escritorio WEB Estructura del CGI SCT SCT Solicitudes Respuestas Acuses de Recibo

4. Éste módulo, permite llevar a cabo el proceso de registro y digitalización de los documentos impresos recibidos en la organización con la finalidad de generar el flujo electrónico interno, o en su caso, para resguardo de asuntos generados en papel anteriores a la implementación del sistema. Módulo de Registro y Digitalización de Documentos

5. Oficina y Usuarios de Captura

6. Tipos de Usuarios de Captura MODULO DE REGISTRO Y DIGITALIZACION Responsable de la oficina de captura, los asuntos que se registren en la misma saldrán a nombre del ejecutivo de captura. El Ejecutivo de captura puede registrar asuntos que lleguen en papel y/o revisar los que generen los Capturistas. Solo existe un Ejecutivo de Captura por cada oficina de captura. Ejecutivo o Jefe de Captura Registran asuntos que lleguen en papel a la oficina. Pueden no existir Capturistas en la oficina, si solo se cuenta con el Ejecutivo de captura y no se requieren más usuarios para la captura. También puede existir uno o más Capturistas en la misma oficina. Capturistas

7. Documentos que se registran en el Módulo de Registro y Digitalización de Documentos Solicitudes Respuestas Acuses de recibo

8. Generación de folios G 100 00 10 – 1 G 100 00 10 – 2 E 100 00 10 –1 E 100 00 10 –2 • Cuando un asunto se registre en el sistema, éste le proporcionará un número de folio de forma automática, el cual contiene los siguientes elementos: • Origen: “G” o “E” • Si remitente del asunto es un “Usuario interno” (de la SCT), el sistema generará un folio con origen “G” • Si remitente del asunto es un “Usuario externo” (ajeno a la SCT), el sistema generará un folio con origen “E”

9. Generación de folios G 100 00 10 – 1 G 100 00 10 – 2 E 100 00 10 –1 E 100 00 10 –2 • Prefijo • Cada oficina en el sistema contará con un prefijo para identificar los asuntos registrados en la Unidad Responsable, el prefijo será el número que cada unidad tiene presupuestalmente, así como la oficina interna de la unidad, por ejemplo, Oficina del Secretario, Secretaría Particular 100 00, Coordinación Administrativa 100 10, Coordinación de Asesores 100 20, etc. • Todos los folios tanto internos como externos contarán con el mismo prefijo de acuerdo a la oficina que se trate. • Año • Año de calendario en dos dígitos, este valor lo tendrán todos los folios y cambiara una vez que suceda el cambio de año.

10. Generación de folios G 100 00 10 – 1 G 100 00 10 – 2 E 100 00 10 – 1 E 100 00 10 – 2 • Consecutivo • Este elemento se asignará por cada origen de folio, prefijo y año, es decir, habrá para cada oficina dos contadores de folios, uno para Internos y otro para externos, el cual se iniciará en 1 cuando haya cambio de año calendario. • Nueva modalidades de numeración de consecutivos: • Consecutivo Separado.- Se tendrá numeración independiente para los folio E y G, es decir, se tendrá: E1, E2, E3, E4, … EN • G1, G2, G3, G4 … GN • Consecutivo Único.- Se tendrá numeración única para los folio E y G, es decir, se tendrá: E1, E3, E5, E6, … EN • G2, G4, G7, G8 … GN +1

11. SCT Registro de documentos-Nuevas solicitudes recibidas E 100 00 09 - 20 Solicitud Registro y Digitalización Usuario SCT con Sistema G 100 00 09 - 20 Usuario sin Sistema, sea éste Interno o Externo

12. SCT Registro de documentos -Devolución de Solicitudes E 100 00 09 - 20 Solicitud Registro y Digitalización Usuario SCT con Sistema G 100 00 09 - 20 Usuario sin Sistema, sea éste Interno o Externo

13. Registro de documentos -Solicitudes para el Jefe de Captura SCT Solicitud E 100 00 09 - 20 G 100 00 09 - 20 Usuario SCT con Sistema Usuario sin Sistema, sea éste Interno o Externo

14. Registro de documentos -Acuses de respuestas SCT E 100 00 09 - 20 Respuesta Solicitud Registro y Digitalización Usuario SCT con Sistema G 100 00 09 - 20 Acuse de recibo Usuario sin Sistema, sea éste Interno o Externo Registro de acuse de recibo de respuesta enviada

15. Usuario sin Sistema, sea éste Interno o Externo Registro de documentos -Acuses de solicitudes generadas en el EW para usuarios sin Sistema SCT G 100 00 09 - 22 G 100 00 09 - 22 Solicitud Registro y Digitalización Usuario SCT con Sistema Acuse de recibo Registro de acuse de recibo de solicitud enviada

16. Usuario sin Sistema, sea éste Interno o Externo Registro de documentos -Respuestas recibidas de usuarios sin Sistema. SCT G 100 00 09 - 22 G 100 00 09 - 22 Respuesta Solicitud Registro y Digitalización Usuario SCT con Sistema Acuse de recibo Registro de acuse de recibo de solicitud enviada

17. Registro de documentos Solicitudes de usuarios enviadas entre Usuarios CON Sistema. SCT Usuario SCT “A “ con Sistema Usuario SCT “B” con Sistema G 100 00 09 - 23 Registro y Digitalización Solicitud en Papel Solicitud Electrónica G 100 00 09 - 23