DÜZCE ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ

1. DÜZCE ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI UYGULAMADA YAŞANAN BAZI EKSİKLİKLERİN GİDERİLMESİ AMACIYLA PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI TARAFINDAN HAZIRLANAN SUNUMDUR. TOPLAM 55 SLAYTTAN OLUŞUR. DÜZCE 2012

2. İDARİ PERSONEL • Bu bölümün sunumunu İdari Personel Büro personellerinden Sibel VELİ yapacaktır.

3. Birimlerin Yapması Gerekenler Yapılan: Birimlerde Özlük dosyası oluşturulmadığından Özlük dosyasında bulunması gereken evraklar Merkezden istenmektedir. Yapılması Gereken: Her personel için bir özlük dosyası oluşturulmalı ve personelin; • Nüfus Cüzdan Fotokopisi, • Fotoğraf, • Diploma Örnekleri, • Askerlik Belgeleri, • ÖSYM Sonuç Belgesi, • İzin ve Raporları (Varsa Ücretsiz İzin Yazışmaları), • Personel Daire Başkanlığı tarafından hazırlanan ve birimlere gönderilen tüm Personel Hareket Onayları (Kararnameler) , • İlgili personel hakkında yapılan tüm yazışmalar, bu dosyada saklanmalıdır.

4. Yapılan : İlgili personelin Biriminize verdiği dilekçesinin ve diplomasının fotokopisi Personel Daire Başkanlığı’na gönderilmektedir. TAHSİL DEĞERLENDİRME İŞLEMLERİ Yapılması Gereken: İlgili personelin Biriminize verdiği dilekçesinin aslıyla birlikte diplomasının onaylı örneği Personel Daire Başkanlığı’na gönderilmelidir.

5. ADAYLIK KALDIRMA İŞLEMLERİ Yapılan: • Aday Personelin hizmet günü takip edilmemekte ve adaylığının kaldırılması teklif edilmemektedir. • Teklif yazısının ekine Staj Değerlendirme Formu eklenmemekte, eklenmişse de yanlış veya eksik doldurulmaktadır. Yapılması Gereken : • Birimlerde görev yapan Aday personelin 1 yıl 6 ay hizmet gününün dolup dolmadığı kontrol edilmelidir. 2. Aday personel adaylığının kaldırılması için gerekli olan hizmet gününü tamamlamış ise Başkanlığımız resmi web sayfasında bulunan (www.personel.duzce.edu.tr) Staj Değerlendirme Formunun da doldurularak ekine konulduğu adaylık kaldırma teklif yazısı yazılmalıdır. NOT : 657 Sayılı Devlet Memurları Kanununun 54. Maddesinde geçen «Aday olarak atanmış Devlet memurunun adaylık süresi bir yıldan az iki yıldan çok olamaz..» hükmü gereğince bu adaylık kaldırma teklifinin aday personelin 2 yıl hizmet gününün dolmasına en geç 1 ay kala yapılması gerekmektedir.

6. Staj Değerlendirme Formunun Doldurulması 50 Puan KPS Sınavında aldığı puan 50 Puan 100 Puan üzerinden 100 Puan üzerinden

7. 1-Staj Değerlendirme Formu 2 nüsha olarak düzenlenir, 1. ve 2. Amirler tarafından imzalanarak bir nüshası Aday personelin kendisine bir nüshası Adaylık Kaldırma teklif yazısı ile birlikte özlük dosyasına konulmak üzere Personel Daire Başkanlığına gönderilir. 2-Staj Değerlendirme Formunda bahsi geçen «1. Amir» ; Yüksekokullarda görev yapan Aday personel için Yüksekokul Sekreteri, Fakültelerde görev yapan Aday personel için Fakülte Sekreteri, Enstitülerde görev yapan Aday personel için Enstitü Sekreteri’dir. 3-Staj Değerlendirme Formunda bahsi geçen «2. Amir» ; Yüksekokullarda görev yapan Aday personel için Yüksekokul Müdürü, Fakültelerde görev yapan Aday personel için Fakülte Dekanı, Enstitülerde görev yapan Aday personel için Enstitü Müdürü’dür. 4-Staj Değerlendirme Formunda bahsi geçen «Tasdik Eden Yetkili Amir» ; Tüm Birimler için yukarıda tanımlanan 2. Amir’dir.

8. Aday Personele; Tahsil Değerlendirme dışında kademe ilerlemesi, terfi vs. uygulanmamaktadır.

9. SGK Giriş- Çıkış İşlemleri Yapılan : • İstifa eden, Kurumiçi Naklen Atanan, Emekliye yada Ücretsiz İzne Ayrılan personelin SGK düşüm işlemi kanuni süresi olan 10 gün içerisinde yapılmamaktadır. • Açıktan yada naklen atanan (Kurumiçi Naklen Atamalar dahil) personelin SGK girişleri kanuni süre olan 15 gün içerisinde yapılmamaktadır. Yapılması Gereken: • İstifa eden, Kurumiçi Naklen Atanan, Emekliye yada Ücretsiz İzne Ayrılan personelin SGK düşüm işlemi en geç 10 gün içerisinde; • Açıktan yada naklen atanan (Kurumiçi Naklen Atamalar dahil) en geç 15 gün içerisinde yapılmalıdır.

10. İstifa İşlemleri Yapılan : İstifa talebinde bulunan personelin dilekçesinin fotokopisi gecikmeli olarak gönderilmektedir. Yapılması Gereken: İstifa talebinde bulunan personelin dilekçesinin aslı OLUR alınmak üzere bekletilmeden Personel Daire Başkanlığına gönderilmelidir.

11. Askerlik İşlemleri Yapılan : • Askerlik görevini ifa etmek üzere izne ayrılmak isteyen personelin dilekçesinin fotokopisi ve Sevk Belgesi gecikmeli olarak gönderilmektedir. • Aynı şekilde Askerlik görevini tamamlayan personelin göreve başlama isteğini belirtir dilekçesi ve terhis belgesinin fotokopisi gönderilmektedir. Yapılması Gereken : • Askerlik görevini yapmak üzere ücretsiz izne ayrılmak isteyen personelin dilekçesi ve Sevk belgesi OLUR alınmak üzere bekletilmeden Personel Daire Başkanlığına gönderilmelidir. • İlgili personel Askerlik hizmetini tamamlayan personel göreve başlama talebini içerir dilekçesi ve terhis belgesini Birimine vermeli, İlgili birimde bahsi geçen dilekçe ve terhis belgesini bekletilmeden Personel Daire Başkanlığına gönderilmelidir. Göreve başlayacak personel TERHİS TARİHİNDEN ÖNCE GÖREVE BAŞLATILMAMALIDIR(Teskere Mahiyetinde İzinli Olanlar.).

12. Kadro Değişikliği Taleplerinde; • Öncelikle Birimde kadronun dolu-boş durumu öğrenilmeli, boş kadro var ise UYGUNDUR yazısı ile birlikte Personel Daire Başkanlığı’na gönderilmelidir. • Ayrıca; Kadro Unvan değişikliği talepleri yapılırken, talep edilen kadronun Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Sınavına tabi kadrolardan olup olmadığı kontrol edilmelidir.

13. ÖNEMLİ Biriminizde görev yapan personelin intibak, askerlik, ücretsiz izin vs. İşlemleri için vermiş oldukları dilekçelerin asılları (ıslak imzalı); dilekçe ekinde gönderilen diploma, kurs sertifikası vs. belgelerin ASLI GİBİDİR onaylı sureti Personel Daire Başkanlığına gönderilmelidir.

14. AKADEMİK PERSONEL • Bu bölümün sunumunu Akademik Personel Bürosu personelinden Fatih MUSTAKLIOĞLU yapacaktır.

15. ÜNİVERSİTEMİZDE SÜRELİ GÖREV YAPAN ÖĞRETİM ELEMANLARININ GÖREV SÜRESİ UZATIMI

16. YAPILAN YAPILMASI GEREKEN - Birimler kendi bünyelerinde oluşturacakları veri tabanı veya doküman ile akademik personelin görev süresi bitiş tarihlerini takip ederek, Rektörlük tarafından görev süresi uzatma teklifleri istendiğinde eksiksiz biçimde tekliflerini yollamalıdırlar. - Her yıl 14 Temmuz’da yapılan görev süresi uzatımlarında görev süresi biten Öğretim Elemanlarının görev süresi uzatma tekliflerinde bazı personellerin bulunmaması;(Süreli Atanan Akademik Personeller ;- Yardımcı Doçent (1-3 Yıl)- Öğretim Görevlisi (1-2 Yıl)- Araştırma Görevlisi (1-3 Yıl)- Okutman (Süreli veya Sürekli)- Uzman (1-2 Yıl))

17. TERFİLER

18. YAPILAN YAPILMASI GEREKEN - Akademik Personelin terfileri Başkanlığımızca yapılmaktadır. Ancak birimlerimiz kendi kadrosunda bulunan personelin terfisini takip etmemektedir. - Birimlerimiz terfileri kendi bünyelerinde takip ederek terfisi yapılmayan personellerin Başkanlığımıza kısa sürede bildirilip terfisinin yapılmasını sağlayabilirler.

19. TAHSİL DEĞERLENDİRİLMESİ

20. YAPILAN YAPILMASI GEREKEN - Tahsil değerlendirmesi yapılacak personelin gönderilen evrakları aslı yada aslı gibidir yapılmış fotokopileri olacaktır. Bunun dışındaki evraklar hakkında işlem yapılmayacaktır. - Tahsil değerlendirmesi yapılacak personelin evrakları fotokopi olarak gönderilmektedir.

21. İSTİFA

22. YAPILAN YAPILMASI GEREKEN - İstifa ederek Üniversitemizden ayrılacak personelin Rektörlük Makamından istifa oluru çıkmadan ilişiğinin kesilmesi ve sonrasında ilişik kesme belgesinin Başkanlığımıza gönderilmemesi. - İstifa eden personelin istifa oluru alınır ve birimine bildirilir. Sonrasında kişinin ilişiği kesilir ve evraklar Başkanlığımıza gönderilir. Not = 35. Madde ile başka Üniversitelerde görevlendirilen personelin ayrılışında personel kimliğinin teslim alınarak Başkanlığımıza gönderilecektir.

23. GÜNLÜ EVRAKLAR

24. YAPILAN YAPILMASI GEREKEN - Başkanlığımızca birimlere gönderilen Günlü evrakların zamanında Başkanlığımıza ulaştırılması. - Başkanlığımızca birimlere gönderilen Günlü evrakların zamanında dönüşünün olmaması.

25. AKADEMİK İLANLAR

26. YAPILAN YAPILMASI GEREKEN - Akademik İlan sonunda atama yapılacak personelin başvuru evrakları (asılları veya onaylı fotokopileri), varsa sınav tutanakları ve birimin atama teklifini içeren üst yazı ile birlikte Başkanlığımıza gönderilmesi. - Akademik İlan sonunda atama yapılacak personelin evraklarının eksik gönderilmesi. (Örn.; Ataması yapılacak personelin başvuru evraklarının gönderilmemesi veya bazı evraklarının fotokopi olması)

27. NAKİL BİLDİRİM FORMLARI

28. - Üniversitemize naklen atanarak biriminizde göreve başlayan Akademik Personelin Personel Nakil Bildirim Formunun bir örneğinin Başkanlığımıza gönderilmesi.

29. AKADEMİK PERSONEL • Bu bölümün sunumunu Akademik Personel Bürosu personelinden Ramazan Murat AYDIN yapacaktır.

30. 2547 SAYILI KANUNUN 39. MADDESİ UYARINCA GÖREVLENDİRMELER, İZİN VE VEKÂLET YAZIŞMALARI İLE İLGİLİ EKSİKLER VE YAPILMASI GEREKENLER

31. Yıllık İzin, Mazeret İzni ve Rapor nedeniyle Vekalet bırakan Öğretim Elemanı (Fakülte Dekanları, Yüksekokul/Enstitü Müdürleri, Merkez Müdürleri ve Rektörlüğe Bağlı Bölüm Başkanları) hakkında yazılan talep yazılarının ekinde İzin Formu veya rapor gönderilmemektedir ve söz konusu yazılar çoğu zaman talep yazısı yerine bilgi yazısı şeklinde yazılmaktadır.

32. Yıllık İzin, Mazeret İzni ve Rapor gibi nedenlerle Vekalet bırakan kişi (Fakülte Dekanları, Yüksekokul/Enstitü Müdürleri, Merkez Müdürleri ve Rektörlüğe Bağlı Bölüm Başkanları) hakkında yazılan talep yazılarının ekinde İzin Formu ( 2 (iki) nüsha) ve Raporlu olunduğuna dair belgenin aslının gönderilmesi ve yazıların bilgi yazısı değil talep yazısı şeklinde yazılması gerekmektedir.

33. Yurt Dışı Destek Talebi için gerekli belgeler arasında Bilgi Formu ile Özgeçmiş ve Eserler gönderilmemektedir

34. Yurt Dışı Destek Talebi için gerekli belgeler; • Üniversite Yönetim Kurulu Kararı • Dilekçe • Kabul Mektubu ( maksimum 3 (üç) aya kadar destek sağlanıyor) • Çalışma Programı • Bilgi Formu (YÖK’ün sitesinden ulaşılabilir) • Özgeçmiş ve Eserler

35. Görevlendirme talepleri zamanında yapılmamaktadır.

36. YÖK’ün desteği ile Yurt Dışına çıkacak Öğretim Elemanları ile ilgili yazışma sürecinin uzun olması ve ödeme işlemlerinin kişi yurt dışına çıkmadan 10 gün önce yapılabilmesi için, görevlendirme tarihinden en az 2.5 (iki buçuk) ay önce talep yazısının Rektörlüğümüze ulaşması gerekmektedir. • 2547 Sayılı Kanunun 39. Maddesi uyarınca; Üniversite Yönetiminde görüşülmesi gereken görevlendirme talepleri görevlendirme tarihinden en az 15 (onbeş) gün önce Rektörlüğümüze ulaşması gerekmektedir, görevlendirme süresi geçmiş olan talepler Üniversite Yönetiminde görüşülüp gündemden çekilmektedir ve bu durumda ilgili Öğretim Elemanı yolluk ve/veya yevmiye alacaksa bu hakkından faydalanamamaktadır.

37. Uzun süreli görevlendirmelerde mevzuata hakim olunmadığından talep yazıları eksik ya da yanlış olabiliyor.

38. YURTİÇİNDE VE YURTDIŞINDA GÖREVLENDİRMELERDE UYULACAK ESASLARA İLİŞKİN YÖNETMELİK’ in ilgili maddeleri incelenmeli

39. 2547 Sayılı Kanunun 39. Maddesi uyarınca 7 (yedi) güne kadar olan yolluksuz-yevmiyesiz görevlendirmeler sadece bilgi olarak yazılması gerekirken gereği arz ediliyor.

40. 2547 Sayılı Kanunun 39. Maddesinde “Öğretim elemanlarının kurumlarından yolluk almaksızın yurt içinde ve dışında kongre, konferans, seminer ve benzeri bilimsel toplantılarla, bilim ve meslekleri ile ilgili diğer toplantılara katılmalarına, araştırma ve inceleme gezileri yapmalarına, araştırma ve incelemenin gerektirdiği yerde bulunmalarına, bir haftaya kadar dekan, enstitü ve yüksekokul müdürleri, onbeş güne kadar rektörler izin verebilirler..” ibaresi göz önüne alındığında birimlerin yolluksuz-yevmiyesiz 7 (yedi) güne kadar olan görevlendirmeleri tarafımıza sadece bilgi olarak yazmaları yeterli olacaktır.

41. SİCİL VE DİSİPLİN • Bu bölümün sunumunu Sicil Büro personeli Nuri KENAN yapacaktır.

42. Bilgi Edinme Başvuruları Yasal Süreler İçerisinde cevaplandırılmamaktadır. BİLGİ VEYA BELGEYE ERİŞİM SÜRELERİ Bilgi Edinme Kanunu; Madde 11- Kurum ve kuruluşlar, başvuru üzerine istenen bilgi veya belgeye erişimi on beş iş günü içinde sağlarlar. Ancak istenen bilgi veya belgenin, başvurulan kurum ve kuruluş içindeki başka bir birimden sağlanması; başvuru ile ilgili olarak bir başka kurum ve kuruluşun görüşünün alınmasının gerekmesi veya başvuru içeriğinin birden fazla kurum ve kuruluşu ilgilendirmesi durumlarında bilgi veya belgeye erişim otuz iş günü içinde sağlanır. Bu durumda, sürenin uzatılması ve bunun gerekçesi başvuru sahibine yazılı olarak ve on beş iş günlük sürenin bitiminden önce bildirilir. BİLGİ EDİNME BAŞVURULARI VE BİMER BAŞVURULARI

43. EMEKLİLİK İÇİN GEREKEN EVRAKLAR • Emeklilik evrakları gönderilirken sadece dilekçe gönderiliyor. • Başvuru Dilekçesi (adres ve iletişim bilgileri olan) • Nüfus Kağıdı Fotokopisi • Diploma Fotokopileri (aslı gibidir) • 5 Adet Fotoğraf

46. SİCİL BAĞLANTILARI ÇİZELGESİ

48. Not: Döner Sermaye Saymanları ile Fon Saymanlarının Sicilleri Maliye ve Gümrük Bakanlığı tarafından verildiği için listeye dahil edilmemiştir.

49. Sabırla dinlediğiniz için TEŞEKKÜR EDERİZ. • YAPILAN TÜM İŞLEMLERLE İLGİLİ GÖREV DAĞILIMINA http://www.personel.duzce.edu.tr/index.php/personel.htmlADRESİNDEN • UYGULAMALARDA KULLANILAN BELGE VE FORMLARIN GÜNCEL ÖRNEKLERİNE http://www.personel.duzce.edu.tr/index.php/belgeler--formlar.htmlADRESİNDEN • UYGULAMALARIN DAYANDIĞI MEVZUATA: www.mevzuat.gov.tr VEYA http://www.personel.duzce.edu.tr/index.php/mevzuat.htmlADRESİNDEN ULAŞABİLİRSİNİZ. Hazırlayan: Mustafa Selim AĞAN