Unternehmen haften für ihre Mitarbeiter

1. Unternehmen haften für ihre Mitarbeiter • Einleitung • E-Mail als Handelsbrief • Datenschutz und Schadenspotential bei Mißbrauch • Kündigungsschutz

2. 1. Einleitung • längst ist das Internet zum allgegenwärtigen Medium geworden • für den Unternehmer ergeben sich vielfältige neue Aufgaben und Pflichten • am Beispiel der E-Mail als Handelsbrief sollen die Pflichten des Unternehmers erläutert werden

3. Die E-Mail als Handelsbrief (1) • wer seine elektronische Post nicht regelmäßig checkt, der riskiert, daß ihn die rechtlichen Wirkungen von E-Mail, Erklärungen seiner Kunden oder Lieferanten auch dann treffen, wenn er diese E-Mails nie zu Gesicht bekommen hat • per E-Mail können Verträge abgeschlossen, geändert oder aufgehoben werden

4. Exkurs: Vertragsschluß via E-Mail • da Schweigen im Handelsbrauch auf ein Vertragsangebot als Zustimmung gilt, muß der Unternehmer u. U. sich an Vertragsinhalten festhalten lassen, die er so nicht gewollt hat • daher ist auch Vorsicht bei der Verwendung von Mailadressen auf Visitenkarten oder auf Geschäftsbriefen angebracht • Abhilfe schafft hier nur das kaufmännische Bestätigungsschreiben, mit dem der Unternehmer unverzüglich auf ein Angebot reagieren und dieses gegebenenfalls ablehnen muss!

5. Datenschutz und Schadenspotential bei Mißbrauch • für den Gesetzgeber ist alles archivierungspflichtig, was für eine betriebliche Überprüfung und die Transparenz der Unternehmensverhältnisse von Bedeutung ist • Daher ist hier vor allem der Bereich des Handels- und des Steuerrechts angesprochen • für den Unternehmer ist alles archivierungsbedüftig, was im Streitfall von Bedeutung sein kann

6. Datenschutz und Schadenspotential bei Mißbrauch • Handelsbücher, Inventare, Jahrsabschlüsse usw. sind aufzubewahren • auch die empfangenen Handelsbriefe und Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe • Handelsbriefe sind Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen • daher sind auch alle E-Mails, die ein Handelsgeschäft betreffen Handelsbriefe

7. Aufbewahrungsfristen 1 Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind: • 10 Jahre für Unterlagen der Buchhaltung, Rechnung, Buchungen, Bilanzen usw. • 6 Jahre für versandte und empfangene Handelsbriefe, also auch E-Mails • das Strafrecht regelt - wenn auch nur mittelbar - Verstöße gegen die Archivierungspflicht (§ 283 b StGB Verstöße gegen die Buchführungspflicht)

8. Aufbewahrungsfristen 2 • daher ist Vorsicht geboten, wenn Mitarbeiter die Archivierung von Unterlagen selbst in die Hand nehmen! • dies kann für den Unternehmer weitreichende Folgen haben • dennoch ist es gerade im Streitfall vor Gericht sehr wichtig, Geschäftsvorgänge kurzfristig rekonstruieren zu können • dazu gehört selbstverständlich auch der kurzfristige Zugriff auf E-Mails

9. unabhängig von den rechtlichen Konsequenzen ist der immense Imageschaden für ein Unternehmern, das mit sensiblen Daten nicht ordentlich umgeht • es gibt verschiedene, durch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) geschützte Verarbeitungsphasen von Daten • die Verarbeitung der Daten bedarf der vorherigen Einwilligung der betroffenen Person(en) • die Einwilligung hat grundsätzlich schriftlich zu erfolgen

10. auch im Internet ist eine Einwilligung möglich • der Gesetzgeber hat entschieden, dass eine elektronische Einwilligung in die Verarbeitung der Daten im Internet ausreichend ist • unrichtige oder unzulässige Verarbeitung personenbezogener Daten kann einen Schadensersatzanspruch auslösen • außerdem entstehen dem Betroffenen Unterlassungs- und Beseitigungsansprüche

11. Kündigungsschutz • arbeitsvertragliche Grundlagen der Internetnutzung und Abgrenzung der dienstlichen von der privaten Nutzung • die Internetnutzung durch den Mitarbeiter kann einen Pflichtverstoß gegen die arbeitsvertraglichen Pflichten darstellen • der Arbeitgeber hat verschiedene Möglichkeiten der Reaktion:

12. Ermahnung • Abmahnung • ordentliche Kündigung • außerordentliche Kündigung • wann der Arbeitgeber welche Art der Sanktion anwendet, hängt von der Schwere des Pflichtverstoßes ab • im Wiederholungsfall kann aber z.B. die unbefugte Privatnutzung zu einer ordentlichen Kündigung führen

13. die Art und Weise der Privatnutzung richtet sich bei der ausdrücklichen Erlaubnis nach den vom Arbeitgeber vorgegebenen Regeln • hat der Arbeitgeber lediglich pauschal mitgeteilt, daß das Internet privat genutzt werden darf, so bezieht sich diese Erlaubnis auf sämtliche Internetdienste im normalen Umfang

14. als Richtschnur kann insoweit gelten, daß alles erlaubt ist, was die Betriebstätigkeit nicht stört, keine erheblichen und unzumutbaren Kosten mit sich bringt und keine Gefahren für das Betriebssystem verursacht • ein klarer Pflichtverstoß des Arbeitnehmers liegt vor, wenn eindeutige Weisungen des Arbeitgebers im Hinblick auf die Nutzung einfach mißachtet werden

15. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!Noch Fragen?www.ra-drescher.deinfo@ra-drescher.de

16. Stundenplan Fünf Uhr „Ich sehe was, was Du nicht siehst …“ Edgar Scholl – Spezialist für IT-Sicherheit – zeigt wirtschaftliche und juristische Fallen für Unternehmer im Umgang mit Internet, E-Mail & Co. am Arbeitsplatz. Halb sechs „Unwissenheit schützt vor Strafe nicht …“ Markus Zechel – Experte für Datenschutz – informiert über Rechte, Pflichten und Risiken zum Thema EDV & Datenschutz in Unternehmen. Sechs Uhr „Dieses war der erste Streich (Fall) und der zweite folgt zugleich …“ Bettina Drescher – Rechtsanwältin mit Spezialgebiet IT-Sicherheit und Datenschutz – klärt auf zum Thema Surfen, Mailen und Spielen am Arbeitsplatz. ca. halb sieben Nach den Vorträgen besteht die Möglichkeit, in angenehmer Atmosphäre (zum Beispiel bei einem Glas Bier) interessante Gespräche zu führen, Kontakte zu knüpfen und zu pflegen.