PACTA

1. Outcome Welcome PACTA MIS SIR

2. Thema: Gigo lo = Garbage In Garbage Out = Lousy Outcome!!!!

3. Doel opleiding • Kennisoverdracht PACTA / MIS / SIR aan regio-medewerkers (zonder goede invoer geen goed resultaat) • basis • verdieping • Weten wat we wanneer en waar moeten vastleggen • PACTA • SIR • Kunnen beheren van de klantenbase (RC-WW) • Kunnen ‘lezen’ van de outcome-rapportages • Besef om de cliënten op een goede wijze over de beschikbare capaciteit te verdelen Een adequate registratie van je activiteiten kan nooit kwaad! Het helpt je bij het beheren van je ‘accounts’ Garbage in = Garbage Out

4. R PA TA C The beginning…

5. Waarom (nu nog) een PACTA-opleiding • We gaan reeds dit jaar beginnen met het sturen op outcome; vooralsnog dus vanuit PACTA (oefening baart …. kunst) • Er is nog veel onbekendheid m.b.t. de mogelijkheden om met PACTA de werkzaamheden beter in te richten. Een goed beheer van en inzicht in het cliëntenbestand levert een betere outcome • PACTA is de afgelopen jaren geëvalueerd van een agendaregistratie naar een “cliënt beheer systeem” • M.b.v. PACTA kan de cliënt (beter) monitoren  logboek geeft een overzicht • PACTA biedt de mogelijkheid om de registratie zodanig in te richten dat de RC op basis van eigen bevindingen getriggerd wordt om bepaalde acties uit te voeren  Signaleringen • De functionaliteit van PACTA wordt overgenomen in SONAR  de inrichting van de werkzaamheden kan dus deels overeenkomen

6. Inhoud Pacta in een notendop Prestatiemanagement (outcome) Beheren agenda Persoonsgegevens en kenmerken PACTA in relatie tot het dienstverleningsproces Beheer cliëntenbase

7. PACTA in een notendop Evolutie: PACTA is ontstaan als een hulpmiddel om de agenda van de RC (toen: Casemanager) te kunnen (laten) beheren. In feite een geformaliseerde vervanger van de Outlook-agenda. Er bestond een Logistiek BesturingsCentrum, waar alle post (dus ook de gegevens van nieuwe cliënten) binnenkwam. De agenda werd met name beheerd door de AO-RC medewerkers, terwijl de casemanager de agenda veelal alleen raadpleegde. De stappen van het toenmalige proces zijn nog goed te herkennen: • afspraakopdracht  LBC maakte deze aan t.b.v. de RC-organisatie • beoordelen  de Casemanager moest bepalen of de aanmelding van de cliënt terecht was • inplannen  oorspronkelijk de taak van het RAB

8. PACTA in een notendop PACTA is nu meer gericht op de dienstverlening  wat doen we met de cliënt Bovendien zijn een aantal ‘handvatten’ toegevoegd, waardoor u een beter beheer hebt over uw cliëntenbase: “Time Management”: • to do lijsten (taken) om de werkzaamheden te verzamelen • taken in de tijd wegzetten in de to do lijst • specifieke taken uit lijst overbrengen naar agenda • Signaleringen op basis van veelal zelf opgegeven datums • streefdatum werkhervatting • prognose einddatum dienst • periode (datum t/m) in taak en gesprek • met behulp van cliëntzwaarte (inschatting tijdsbeslag korte termijn) kan de RC ervoor zorgen dat de cliënt vaker/minder vaak in beeld komt

9. PACTA in een notendop “Cliëntreceptie” Vehikels om de cliënt op te voeren en de actie voor te bereiden Contactmomenten Gesprekken  face 2 face Taken  anders Taak: • kan gepland worden; hoeft niet • kan gekoppeld worden aan een cliënt; hoeft niet Hier leggen we vast wat we met de cliënt afspreken. Basis voor de outcomerapportages!! Logboek: Overzicht op cliëntniveau (wat hebben we met de cliënt gedaan?) Op basis van door u zelf opgegeven datums/gegevens (cliëntzwaarte) wordt u getriggerd om actie te nemen voor aan u gekoppelde cliënten.. Beheer agenda Aanpak

10. Inhoud Pacta in een notendop Prestatiemanagement (outcome) Beheren agenda Persoonsgegevens en kenmerken PACTA in relatie tot het dienstverleningsproces Beheer cliëntenbase Groot MIS Beheren agenda

11. Inleiding prestatiemanagement (outcome) 5 PI’s ‘actief’, 4 in ontwikkeling: Actief: • Arbeidsuitstroom • Overige uitstroom • Afstand tot de arbeidsmarkt • Maatschappelijk geactiveerden • Klantinstroom WWB In ontwikkeling: • Besparing grote geldstroom • Tevredenheid gemeente m.b.t. afstemming instroom WWB • Klanttevredenheid behandeling door RC • Klanttevredenheid informatievoorziening UWV

12. Inleiding prestatiemanagement (outcome) Waar haaaaalen ze het vandaan??? Outcome? Daar kan ik inkomen Outcome???? Als je weet waar het vandaan komt weet je ook waar je het in moet stoppen

13. Outcomelijsten Aanpak re-integratie Diensten Productrapportage algemeen Productrapportage gesprekken

14. Inhoud Pacta in een notendop Inleiding prestatiemanagement (outcome) Beheren agenda Persoonsgegevens en kenmerken PACTA in relatie tot het dienstverleningsproces Beheer cliëntenbase

15. Beheren agenda De agenda binnen PACTA is een instrument om aan te kunnen geven op welke momenten de RC op een specifieke locatie beschikbaar is, dan wel juist niet beschikbaar is. Met behulp van de agenda worden de dagelijkse werkzaamheden van de RC geordend en ook zichtbaar voor anderen voor wie de agenda van de RC van belang is. De volgende functionarissen kunnen mutaties in de agenda uitvoeren: Persoonsgegevens enkenmerken

16. Beheren agenda Hiërarchie binnen de agenda: • onbeschikbaarheid gaat boven beschikbaarheid • onbeschikbaarheid mag worden overschreven met een andere onbeschikbaarheid • taken en gesprekken kunnen niet worden overschreven • beschikbaarheid mag overschreven worden met andere beschikbaarheid (foutje in PACTA: het wordt niet overschreven, maar onder elkaar weergegeven)

17. Beheren agenda Beschikbaarheid Startsituatie: de kale agenda. Stap 1: Beschikbaarheid opgeven

18. Beheren agenda Beschikbaarheid Geef hier de locatie op waarvoor de beschikbaarheid moet worden opgevoerd Terugkeerpatroon: (normaliter wekelijks) • Geen: alle uren tussen begindatum/tijd en einddatum/tijd worden gereserveerd • wekelijks: alleen de uren tussen begin- en eindtijd worden gereserveerd voor de totale periode • Frequentie: niets of 1 elke keer volgens patroon 2  1 keer wel, 1 keer niet (bijv. om de week) 3  elke 3e keer (bijv. 1e week, 4e week, 7e week) .. Vanaf – t/m Begin- en einddatum van de periode die u wilt opgeven Tijdstip / Eindtijd Begintijd en eindtijd die voor elke dag binnen het patroon moet worden beschikbaar gemaakt Iedere: Aanvinken indien patroon van toepassing op de aangegeven dag Opmerkingveld Hier kunt u een aantekening in maken (geldt voor het gehele patroon)

19. Beheren agenda onbeschikbaarheid Geef hier aan welk soort onbeschikbaarheid moet worden opgevoerd Voor onbeschikbaarheid is de locatie niet relevant Zie beschikbaarheid

20. Beheren agenda resultaat Datumweergave: Vet: Dag bevat afspraken Grijs: Dag bevat beschikbaarheid Lichtgrijs: Geen beschikbaarheid Werkbak af te melden Werkbak af te melden Infoblok Voor deze datum verwijderde gesprekken Dagindeling

21. Beheren agenda  week/maandoverzicht

22. Inhoud Pacta in een notendop Inleiding prestatiemanagement (outcome) Beheren agenda Persoonsgegevens en kenmerken PACTA in relatie tot het dienstverleningsproces Beheer cliëntenbase

23. Persoonsgegevens en kenmerken In PACTA worden alleen de hoogstnoodzakelijke persoonsgegevens geregistreerd. Daarnaast is het mogelijk om cliënten te ‘oormerken’, zodat hierop selecties mogelijk zijn. De persoonsgegevens kunnen worden opgevoerd via: • de afspraakopdracht • de taak • het electronisch RA (autometatisch) Kenmerken moeten altijd handmatig worden toegevoegd.

24. Persoonsgegevens en kenmerken Zoekfunctie cliënt Gericht, normaal op volledig sofinr Op postcode (numeriek volledig) of geboortedatum (volledig) Op (delen van) naam, adres of plaatsnaam (max. 500 resultaten). Eventueel met ‘wildcard’ (%-teken). bak  levert alle cliënten op met de naam/woonplaats/straat beginnend met Bak bak%er  levert alle cliënten met idem beginnend met Baken vervolgens er in devermelding %bak  Alle cliëntenmet Bakin de vermelding, bijv. Koekebakker of Tabak

25. Persoonsgegevens en kenmerken Zoekfunctie cliënt  Resultaat Juiste Registratie Kiezen (‘radiobutton’) Vervolgens de gewenste vervolgactie kiezen

26. Persoonsgegevens en kenmerken Koppeling Cliënt  RC Te wijzigen door : AO & RC Hier kunnen we kenmerken opgeven om de cliënt te oormerken; bijv: Sector  sector 52 Uitzendbedrijven Doelgroep  WIA < 35%

27. Persoonsgegevens en kenmerken  Matchen cliënt Selectiescherm

28. Persoonsgegevens en kenmerken  Matchen cliënt Resultaatscherm

29. Inhoud Pacta in een notendop Inleiding prestatiemanagement (outcome) Beheren agenda Persoonsgegevens en kenmerken Het dienstverleningsproces • PACTA in relatie tot het dienstverleningsproces • PACTA vehikels voor activiteitenvastlegging • Afspraakopdracht (gesprek) • Taak • Aantekening Beheer cliëntenbase

30. PACTA in relatie tot het dienstverleningsproces PACTA-vehikels voor activiteitenvastlegging: • De afspraakopdracht De basis voor het regelen van een gesprek tussen RC en cliënt. Het is de ‘formele poot’ van PACTA. Leidt tot het reserveren van een tijdsduur in de agenda en een uitnodigingsbrief aan de cliënt. Mogelijkheid om allerlei afspraken en activiteiten vast te leggen zonder noodzaak om een periode in de agenda te reserveren. Er wordt ook nooit een brief aangemaakt. Vastleggen in de agenda kan wel. Een taak kan betrekking hebben op een cliënt, maar dat is niet verplicht. De taak is dan alleen verbonden met de RC. • De aantekening Bedoeld als taak- en afspraakonafhankelijke mogelijkheid om een – korte - notitie te maken. De aantekening is altijd verbonden met een cliënt. Het aantal aantekeningen per cliënt is in principe ongelimiteerd. De lengte van de inhoud van 1 aantekening is beperkt(ca. 1500 lettertekens). • De taak

31. PACTA in relatie tot het dienstverleningsproces Dienstverleningsproces RC WW Diensten- portfolio Beeldvorming cliënt Bepalen initiële dienstverlening Uitvoeren en bijstellen dienstverlening Evalueren en nazorg Voorbereiding Introductie- gesprek Evaluatieen/of nazorggesprek Introductie- gesprek Coaching- gesprek Aanpak Reïntegratie ReVi

32. PACTA in relatie tot het dienstverleningsproces Beeldvorming cliënt In PACTA: Overdrachts- Document (electr.) RA Beoordelen Objectief Toetsen Ankertoetsen Introductie- gesprek Subjectief Bepalen initiële dienstverlening Taken Coachings- gesprekken Uitvoeren en bijstellen dienstverlening Aanpak Re-integratie Voor- of nazorg- gesprek Evalueren en nazorg

33. ANKER-toetsen IN PACTA Met dit scherm worden de toetsresultaten vastgelegd In Pacta kunnen alle resultaten van de toetsen worden vastgelegd, samen met het dienst verleningsvcorstel. Een toets kan meerdere keren worden uitgevoerd en vastgelegd. En hier kunt u (uw motivatie) van het dienstverleningsvoorstel afgeven

34. PACTA in relatie tot het dienstverleningsproces Aantekening cliënt Menukeuze levert een ‘pop up’ scherm. Kan worden uitgevoerd tijdens andere invoerwerkzaamheden (en voor andere cliënt) Als het scherm niet wordt afgesloten Zal het een volgende keer niet óp-poppen, maar op de achtergrond nog aanwezig zijn. Met ALT-TAB kunt u het dan terugvinden.

35. PACTA in relatie tot het dienstverleningsproces Aantekening cliënt Aantekeningen kunnen worden Opgezocht op cliënt en/of op Gebruiker (degene die de aan- tekening heeft gemaakt)

36. PACTA in relatie tot het dienstverleningsprocesDe aanpak re-integratie Basis voor OUTCOME!! Hier wordt de uitstroom vastgelegd. [uitstroom: 4 weken aaneengesloten geen uitkering op werkbriefje] =UWS  Transactie 1144 + datum Intentieverklaring RC-WW Wordt gebruikt voor bewaking/signalering Maar ook voor doorlooptijden MIS Openstaande diensten worden nu gesloten bij beëindiging aanpak. We heben liever dat u zelf aangeeft wat het resultaat was van de dienst.. Bij elke aanpassing van de dienstverlening: Maak direct een inschatting van het tijdsbeslag dat de coaching van U vergt! Alle aangeboden diensten worden genoteerd. Er kan meer dan 1 dienst openstaan. Startdatum: de datum waarop de ReVi wordt opgemaakt (huidige datum) In MIS rapporteren we ook de gemiddelde doorlooptijden van de diensten. Zowel op basis van de prognose als de feitelijke einddatum. Met deze button wordt de Reïntegratie-visie (ReVi) gegenereerd En als de cliënt een WIA-kenmerk heeft wordt deze button getoond en kan een ReVi-vervolgsjabloon worden gegenereerd. Dienstenportfolio Cases

37. Need 2 know  Diensten en doorlooptijden

38. PACTA in relatie tot het dienstverleningsproces  Gesprekscyclus Bij nieuwe cliënt tevens: • opvoeren cliënt • koppelen metRC beëindigen Of onbereikbaar parkeren Of Wijzigen Wijzigen Of Niet verschenen 2ekeer

39. Opvoeren afspraakopdracht (gesprek) Status: bepaalt in welke werkbak de opdracht terecht komt. Sommige statussen kan alleen PACTA toekennen. Beoordelen: hier begint het mee voor nieuwe aanwas… Definitief: raar woord voor “In te plannen” Ingepland: De naam zegt het.. Af te melden: een verborgen statusbitje Afgehandeld: Hehe.. Einde verhaal. Afgekeurd: Die moesten we niet bij het beoordelen Geannuleerd: afspraak uit agenda geketst Direct ingekocht: sluiproute om snel een aantal cliënten te kunnen voorzien van re-integratietrajecten. Geëxporteerd: Da’s een hele oude! Beëindigd: Afspraak is niet gevoerd en ook niet opnieuw gepland. Schluss! Postcode bepaalt Locaties. Straks: wijziging (weer) mogelijk Periodedata: Van belang voor: Inplannen Signalering De post.. de post!!

40. Beoordelen (in PACTA) • Doel: • Vastleggen criteria om cliënt te accepteren of af te wijzen • Geven van een kwaliteitsoordeel over het overdrachtsdocument • Terugmelden bevindingen aan CWI Extra waarschuwing omdat hierna automatisch een Terugmelding wordt aangemaakt in EA/ED en t.b.v. CWI. Dit kan NIET overgedaan worden. 2 verschillende schermen: • warme (niet electronische) overdracht N.B. Bij afwijzing: Pacta maakt geen afwijzingsbrief aan! • electronische overdracht

41. Afspraken/taken plannen • Wat wordt getoond: • Voor de AO: alle afspraken binnen de selectie • Voor de RC: alleen de afspraken van de aan de RC gekoppelde cliënten

42. Afspraken/taken plannen Planningsgegevens zijn nog aanpasbaar voordat agenda(‘s) worden opgevraagd Levert voor AO alle RC’s van de locatie op Een RC krijgt alleen de eigen agenda Klant neemt niet op… Hiermee kan de afspraak weer terug naar de planbak met een aantekening. Klant kan voorlopig niet langskomen. Hiermede verdwijnt de afspraak naar de planbak, maar is pas zichtbaar na de parkeerdatum. Het hoeft al niet meer..

43. Wijzigen afspraak De reden bepaalt of de afspraak opnieuw gepland wordt! kk….likkk

44. Need 2 know  Wijzigen in agenda Let op Indicatie herplannen: Ja: afspraak wordt weer in de planbak gezet Nee: Afspraak wordt op Geannuleerd gezet. Parkeren: Afspraak wordt in de planbak gezet en is weer zichtbaar na de op te geven datum.

45. Afmelden Afgehandeld=gesprek gevoerd. NVGB 1e keer  gesprek wordt in planbak geplaatst NVGB 2e keer  Gesprek wordt niet herpland. Melding naar backoffice wordt NIET door PACTA geregeld! Met deze button opent u het keuzevenster ‘Verslagsjablonen’. U kunt achter elkaar meer sjablonen oproepen. Bijv. een coachingsverslag pus een hoor wederhoor verslag Zelfde functie als wijzigen in agenda.

46. PACTA in relatie tot het dienstverleningsproces  Taakcyclus Bij nieuwe cliënt tevens: • opvoeren cliënt • koppelen met RC Lijst openstaande taken • promoveren naar agenda of • gereedmelden vanuit ToDo

47. Opvoeren taak Sofinummer gevuld?? Dan wordt de taak gekoppeld aan de RC en De cliënt. Geen sofinummer, dan betreft het een taak voor de RC

48. Dus:….. Opvoeren taak ((net) geen gesprek) Sofnummmer gevuld.. Cliëntgegeven gevuld Juiste locatie opgeven Taken..keuze genoeg (?) N.B. Bij opvoeren is de keuze aan statussen beperkter danbij wijzigen (ToDo)

49. ToDo lijst ToDo: Alle taken die nog niet de status uitgevoerd of geannuleerd hebben. Status uitgevoerd/geannuleerd wel opvraagbaar Voor “verantwoording”.

50. Inhoud Pacta in een notendop Inleiding prestatiemanagement (outcome) Beheren agenda Persoonsgegevens en kenmerken PACTA in relatie tot het dienstverleningsproces Beheer cliëntenbase