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SECRETARIA DE PLANEACION Y FINANZAS DIRECCION DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL. PROGRAMA DE CUENTAS PUBLICAS APROBADAS. Introducción:
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SECRETARIA DE PLANEACION Y FINANZASDIRECCION DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL.PROGRAMA DE CUENTAS PUBLICAS APROBADAS • Introducción: • Derivado del Programa de Cuentas Publicas Aprobadas, se presentan los siguientes criterios que a manera de lineamientos puede ser adoptadas por las Dependencias o Entidades Gubernamentales, siendo estos los siguientes: • Temas: Ingresos, Egresos y Patrimonio. • Acuerdo: Requisitos que deben de contener los Recibos Oficiales. • Disposiciones Generales: • Todos los ingresos o entradas de efectivo se ampararán sin excepción alguna, con la expedición de recibos oficiales debidamente requisitados. • Casos en los que no se requiere expedición de comprobantes por impresores autorizados • Cuando se trate del pago de contribuciones federales, estatales o municipales, las formas o recibos oficiales servirán como comprobantes, siempre que en las mismas conste la impresión de la máquina recaudadora o el sello de la oficina receptora. • También será aplicable lo anterior, tratándose de pagos federales, estatales o municipales por concepto de compra de bases de licitación de obras públicas. Así mismo, en el caso de ingresos ajenos o transitorios le es aplicable el presente lineamiento.
Cuando los ingresos sean por servicios, venta de bienes, u otros ingresos que no sean clasificados como contribuciones, los recibos oficiales ademas de la impresión de la máquina recaudadora o el sello de la oficina receptora debe reunir los siguientes requisitos: • Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del registro federal de quien los expida. • Contener impreso el número de folio. • Lugar y fecha de expedición. • Clave del registro federal de contribuyentes de la persona a favor de quien expida. • Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen. • Valor unitario consignado en número y letra.
Operaciones con el Público en General • Las Entidades que realicen enajenaciones o presten servicios, al público en general, podrán expedir su documentación comprobatoria en los términos del lineamiento anterior, o bien optar por hacerlo en alguna de las formas siguientes: • Expedir comprobantes cuyo único contenido serán los requisitos siguientes: • Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del registro federal de quien los expida. • Contener impreso el número de folio. • Lugar y fecha de expedición. • El importe total de la operación consignado en número y letra.
O bien, optar por lo siguiente: • Expedir comprobantes consistentes en copias de la parte de los registros de auditoria de sus máquinas recaudadoras, en la que aparezca el importe de las operaciones de que se trate y siempre que se cumpla con lo siguiente: • Los registros de auditoria de las máquinas recaudadoras deberán contener el orden consecutivo de operaciones. • El resumen total de las ventas diarias, revisado y firmado por el auditor interno del ente económico o por el servidor publico que haga las veces o este facultado. • Se deberá formular facturas globales diarias con base en los resúmenes de los registros de auditoria, dichas facturas también deberán ser firmadas por el auditor interno del ente económico o por el servidor publico que haga las veces o este facultado. • En los demás casos de las operaciones con el público en general en los que se emitan recibos simplificados, boletos o cualquier otra forma de recibo por la operación, deberán estos estar sujetos a un régimen de control interno que los identifique con los depósitos bancarios correspondientes debidamente registrados a través de pólizas de ingresos y un recibo global. • Fundamentos: • Artículos 29, 29-A del CFF, 37 del RCFF, 14 de la LPCGPBC, Punto 1.2.4.3 Fracción II y II2.4.3 Fracción II de RMF-2008.
Recibos de Donativos: • Las cantidades que por concepto de donativo perciba el Estado, se sujetaran a las disposiciones de los donantes. • Los donativos pueden ser en efectivo, en especie, en bienes muebles e inmuebles. • Los recibos oficiales que se expidan que amparen donativos, serán aquellos que cumplan con los siguientes requisitos: • I.- Nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del registro federal de contribuyentes del donatario. • II.- Lugar y fecha de expedición. • III.- Nombre, denominación o razón social y domicilio del donante y, en su caso, domicilio fiscal y clave del registro federal de contribuyentes. • IV.- Cantidad y descripción de los bienes donados o, en su caso, el monto del donativo. • V.- El señalamiento expreso que amparan un donativo y que la donataria se obliga a destinar los bienes donados a los fines propios de su objeto social. Cuando el comprobante ampare la donación de bienes, deberá consignar la siguiente leyenda: "En el caso de que los bienes donados hayan sido deducidos previamente para los efectos del impuesto sobre la renta, este donativo no es deducible”.
Donativos en efectivo: • Los donativos en efectivo se ampararan sin excepción alguna con los comprobantes que se contienen en los presentes lineamientos. • Seran ingresos propios o de ley y se destinaran a los fines para los cuales fueron donados, cuando sean entregados para las actividades propias de la donataria. • Su egreso será de Ley y deberá encontrarse presupuestado pudiendo ser éste de ampliación automática. • En el caso, de que el efectivo donado sea entregado a favor de una Dependencia o Entidad de Gobierno para un fin específico se recepcionaran como un ingreso transitorio que estará disponible para su entrega al beneficiario del mismo previa solicitud de dicho donativo. • En el caso de las Dependencias de Gobierno que hubieran recibido un donativo que no fue solicitado en la celebración del evento para el cual se ingreso, este pasara a disponerse como un ingreso de ley del Poder Ejecutivo. • Donativos en especie: • Bienes muebles. • En este tipo de donativos deben de reconocerse aquellos que son propios para la realización de actividades de la donataria y que signifiquen bienes inventariables los cuales deberán integrarse en el Padrón Mobiliario del Gobierno del Estado. • Se recepcionaran como ingresos de ley, al valor razonable que señale el donante o a su valor de mercado y formalizado en su caso, a través del acta administrativa de entrega y recepción, o bien, de contrato privado de donación según corresponda a la importancia y monto del bien donado. • En el caso de donativos en especie a favor de una Entidad diversa al Ejecutivo del Estado se recepcionaran como un ingreso transitorio el cual se resguardara en el Padrón Mobiliario del Gobierno del Estado y se dará de baja con la recepción por parte de la donataria final la que registrara como ingreso de ley y en su Padrón Mobiliario.
Bienes perecederos o mercancías en general. • En el caso de este tipo de donativos que no son inventariables y que su destino final se relaciona con la entrega a Instituciones de Beneficiencia o personas indigentes, la Dependencia o Entidad que recepciona los bienes deberá de contar con un control administrativo que evidencie la recepción y entrega al usuario final del bien de que se trate. • En el caso de que por este tipo de donativos sea solicitado el recibo correspondiente, éste deberá sujetarse a los presentes lineamientos, además de registrarse en bitácora en el control administrativo que debe de llevarse, debiéndose conciliar en su caso, el corte documental de los recibos de donativos que se llevan a registro contable y aquellos que únicamente se registran en controles administrativos. • Bienes Inmuebles. • Tratándose de la donación de bienes inmuebles estos deberán de registrarse directamente al patrimonio en una cuenta denominada superávit por donación y su alta en el Padrón Inmobiliario de la donataria. • Esta alta y registro se deberá respaldar con el contrato privado de donación, decreto o acta de entrega y recepción, en su caso, el cual se registrara a su valor de avalúo y en ausencia de este a su valor catastral.
Del registro presupuestal y contable. • Los donativos en efectivo que son donados para los fines propios de la donataria, seran presupuestales, esto es, se recepcionaran como un ingreso de ley y se egresaran como gasto presupuestal, que en su caso, seran de ampliación automática. • Cuando se trate de donativos para terceras personas, el ingreso será transitorio y su salida también, esto es, se registrara como una cuenta por pagar disponible para la donataria final, la cual se cancelara contra su entrega y la recepción será un ingreso y egreso de ley de la donataria final. • En el caso de bienes muebles susceptibles de inventariarse, se registraran como ingreso de ley registrando la contrapartida en el activo o inversión fija de que se trate dentro de su padrón mobiliario. • Cuando el bien donado sea para una tercera persona, se registrara como en ingreso transitorio disponible para su entrega y resguardado de manera provisional en el padrón mobiliario. • Se dará de baja contra su entrega a la donataria final, quien la ingresara de ley y registrara en su padrón mobiliario. Esto es, el registro patrimonial deberá de corresponder a la donataria final del bien de que se trate. y • En el caso de bienes inmuebles, el donativo se registrara contra la inversión fija de que se trate, llevando la contrapartida como ya se indico a un superávit por donación dentro del patrimonio de la entidad.
De la Valuación de Inmuebles • De conformidad con los Principios de Contabilidad PCGA (hoy Normas de Información Financiera NIF), las inversiones en inmuebles deberán valuarse al costo de adquisición, al de construcción o, en su caso, a su valor equivalente. • Cuando las propiedades han sido adquiridas sin costo alguno o a un costo que es inadecuado para expresar su significado económico, deberá asignarse a esas propiedades un valor determinado por avaluó. • Se registren al costo de adquisición y a falta de este, al de avaluo y falta de ambos a su valor catastral. • La valuacion sea agrupada de manera uniforme para aquellos bienes que se encuentren en esa misma situación, debiendose revelar adecuadamente en la nota relativa (padrón inmobiliario.) • El criterio anterior, lo podemos sustentar en el articulo 51 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico del Estado con relación a la norma de información financiera contenida en el Boletín C-6 Inmuebles, Maquinaria y Equipo en sus pronunciamientos normativos números 4 y 15.
De los Bienes Inmuebles Asignados • Con relación a los bienes pertenecientes al Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado que son utilizados para fines propios, básicamente por Entidades del Sector Paraestatal, en las cuales se ha cuestionado cual es la figura jurídica idónea para su utilización, control y registro, se comunica lo siguiente: • De conformidad con el articulo 29 de la Ley General de Bienes del Estado “los inmuebles destinados a un servicio publico serán asignados a la Dependencia que tenga a su cargo dicho servicio pero quedaran bajo el control de la Oficialia Mayor.” • El articulo 32 de la referida Ley menciona que “los inmuebles del dominio privado se destinaran preferentemente, al servicio de las distintas Dependencias del Gobierno del Estado, de los Municipios o de Instituciones Publicas o Privadas que contribuyan al beneficio colectivo”. • “La posesión, conservación y administración de los bienes del Estado, corresponden por regla general y a falta de prevención en contrario, a la Oficialia Mayor de Gobierno, lo mismo que el conocimiento y la resolución de todos los asuntos referentes a contratos y ocupaciones de que sean objeto dichos inmuebles”. • En el articulo 50 de la multicitada Ley se menciona que: “La Oficialia Mayor tendrá a su cargo el registro de la propiedad estatal, en cuanto a bienes inmuebles, el que será de carácter administrativo interno, para efectos de control y vigilancia”. • Adicionalmente el articulo 52 menciona expresamente que: “Un reglamento determinara la forma y términos en que operara el registro de la propiedad estatal”.
El Reglamento del Registro de la Propiedad Estatal (POE 10 de noviembre de 1979), en su articulo 4to. fracción VIII se prevé que: “se inscribirán en el registro de la Propiedad Estatal”, “Las actas o documentos de asignación de los bienes inmuebles del Estado que utilicen para el cumplimiento de sus funciones, las diversas Dependencias, Entidades o Asociaciones Publicas”. • En correlación a lo anterior, existen también otras disposiciones reglamentarias que facultan o regulan las asignaciones como son las relativas al Reglamento Interno de la Oficialia Mayor de Gobierno, específicamente en sus artículos 9 fracciones XIII, XXIV; 25 fracción XII; 27 fracción V y 39 fracción V. • Derivado de lo anterior, se puede inferir que la figura jurídica de la asignación (figura a través de la cual se otorga la posesión para el uso y goce del bien para el cumplimiento de funciones, sin significar la transmisión de la propiedad), es una facultad del Ejecutivo Estatal a cargo de la Oficialia Mayor de Gobierno formal y materialmente valida, que debe de constar en los documentos o actas relativas, conteniendo los requisitos establecidos por la estancia normativa en la materia (O.M.G.), y • Por lo que toca al registro y control contable y patrimonial. • Estos bienes son propiedad del Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado, deben de figurar en su padrón inmobiliario debidamente identificados y por ende en su contabilidad patrimonial. • En contraparte, la entidad que recibe un bien en asignación, debe de registrar en su contabilidad al nivel de cuentas de orden el bien asignado al amparo del oficio, acuerdo o acta de asignación. • Se deberá expresar su valor patrimonial estatal para la debida correspondencia de registros contables entre el Sector Central y Paraestatal del Poder Ejecutivo de Baja California, evitando con esto la duplicidad del registro patrimonial.
OTROS CRITERIOS APLICABLES A LOS BIENES INMUEBLES ASIGNADOS • Cuando un bien inmueble asignado recibe recursos para ser dirigidos a la conservación y mantenimiento de instalaciones, siempre y cuando no modifiquen los valores de los activos correspondientes o no formen parte de construcciones o elaboraciones, se consideran como gastos presupuéstales de la entidad que los afecta, en el periodo en que se incurren. • El gasto corriente o de inversión que sea directamente atribuible a la adquisición, construcción o elaboración de activos que cumplan las condiciones para su calificación deben de ser capitalizados, formando parte del valor de dichos activos, observándose lo siguiente: • I.Si la inversión se realizo por el propietario del activo, deberá afectar las partidas presupuéstales de inversión correspondientes y efectuar la capitalización contra el bien de activo fijo de que se trate, debiéndose en su caso, revisar los valores de los bienes asignados para que sean actualizados a través de los oficios, acuerdos o actas de asignación complementarias con su consecuente correspondencia en los registros contables de la asignataria. • II. Cuando la inversión es efectuada por el usufructuario de los bienes, debe de afectarse las partidas presupuéstales de la entidad, identificando la inversión capitalizable la cual en los cierres en que toque avance de gestión o en la formulación de su cuenta publica anual (cierre del ejercicio), deberá capitalizar afectando contablemente una cuenta que denominara “inversiones en bienes asignados”, que formara parte de su activo fijo y contar con las revelaciones a través de notas a la información financiera que se consideren pertinentes. • III. En el caso de que los bienes asignados sean restituidos por cualquier causa a su legitimo propietario, lo ideal será que a través de acta o contrato de donación se transfieran los derechos de dichas inversiones que en su caso, fueran procedentes. y • IV.Cuando parte de la inversión corresponda al asignante y otra al asignatario liquidable por cada una de ellas, sé procederá según sea el caso, en los términos de las fracciones anteriores.
Registro Presupuestal y Contable de Ingresos y Egresos. • Como preámbulo de la definición del esquema a tratar, nos permitimos comentar lo siguiente: • Nuestra Constitución fue modificada el 7 de mayo del año en curso a través del Decreto que Reforma, Adiciona y Deroga Diversas Disposiciones de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. • Dicho decreto, adiciona el artículo 73 con una fracción XXVIII, en la que se faculta al Congreso para expedir leyes en materia de contabilidad gubernamental que regirán la contabilidad pública y la presentación homogénea de información financiera, de ingresos y egresos, así como patrimonial, para la Federación, los estados, los municipios, el Distrito Federal y los órganos político-administrativos de sus demarcaciones territoriales, a fin de garantizar su armonización a nivel nacional. • Actualmente, de conformidad a la Normatividad que nos rige tenemos que: • La devengación contable en cada periodo contable advierte tres situaciones: • a) Reconocimiento de activos y pasivos en espera de que se devenguen sus ingresos, costos o gastos relativos para su adecuado enfrentamiento en resultados; • b) Reconocimiento en resultados de ingresos y gastos (costos) devengados, aun cuando no se hayan cobrado o pagado (realizado) todavía; y • c) Reconocimiento de entradas y salidas de efectivo con su reconocimiento directo en resultados. • NIF A-2 Postulados Básicos de las NIF en su pronunciamiento normativo No. 46, en correlación con el Artículo 51 de la LPCGPBC.
La ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaría, en sus Disposiciones Generales nos establece lo siguiente: Artículo 2.- Para efectos de esta Ley, se entenderá por: XXXVI. Presupuesto devengado: el reconocimiento de las obligaciones de pago por parte de los ejecutores de gasto a favor de terceros, por los compromisos o requisitos cumplidos por éstos conforme a las disposiciones aplicables, así como de las obligaciones de pago que se derivan por mandato de tratados, leyes o decretos, así como resoluciones y sentencias definitivas, y las erogaciones a que se refiere el artículo 49 de esta Ley; Por su parte el Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaría nos establece lo siguiente: Artículo 235. La contabilidad deberá llevarse con base acumulativa, entendiéndose por esto el registro de las operaciones devengadas. La contabilización de las transacciones de gasto se hará conforme a la fecha de su realización, independientemente de la de su pago, y la de ingreso se registrará cuando éste se realice efectivamente o exista jurídicamente el derecho de cobro. La SHCP, el 17 de Diciembre de 2007, emitió OFICIO Circular en el que da a conocer que ha actualizado las disposiciones normativas del Sistema de Contabilidad Gubernamental. Dentro de esta Normatividad, se contiene entre otros, los Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental ( Los presentes Postulados tendrán vigencia a partir del ejercicio 2008.)
POSTULADOS QUE ESTABLECEN LA VINCULACIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA CONTROL PRESUPUESTARIO Postulado Básico 20 El registro presupuestario de la ejecución del ingreso y el ejercicio del gasto en entes Públicos se debe reflejar en la contabilidad, considerando sus efectos patrimoniales y su vinculación con los objetivos determinados. 21 Criterios del Postulado Básico a) El Sistema de Contabilidad Gubernamental debe considerar cuentas de orden a nivel mayor para el registro de la ejecución de la recaudación y el ejercicio del gasto, a fin de proporcionar información presupuestaria oportuna y confiable, y evaluar los resultados obtenidos respecto de las expectativas y objetivos previstos, respectivamente; b) El sistema de registro contable del ente público debe identificar la vinculación entre las cuentas de control y las de balance o resultados; c) La contabilización de los presupuestos al igual que la patrimonial, deben seguir la metodología de registros equilibrados o igualados, representando las transacciones a través de cuentas de orden presupuestarias que reflejen la ejecución de ingreso y el ejercicio del gasto; así como su efecto en la posición financiera y en los resultados; d) Es necesario que cada ente público cuente con un sistema de registro contable que le permita identificar de forma individual y agregada el registro de las operaciones en las cuentas presupuestarias; de balance y de resultados correspondientes; así como generar registros a diferentes niveles de agrupación;
e) Las operaciones gubernamentales inherentes a la ejecución de los presupuestos de ingresos y egresos se ajustarán a lo siguiente: · Los ingresos presupuestarios se ejecutarán y clasificarán de acuerdo con lo aprobado en la Ley de Ingresos; y, · Los gastos presupuestarios se afectarán y clasificarán como sigue: primero, administrativa conforme en el Decreto del Presupuesto de Egresos, que es la que permite identificar quién gasta; segundo, funcional programática, que indica para qué y en función de qué se gasta; y tercero, económica, que identifica en qué se gasta y cuál es el objeto del gasto; f) Las clasificaciones se determinan en razón de las dimensiones o perspectivas que resultan del análisis del gasto público del Gobierno; e informan, de manera principal y no exhaustiva ni limitativa; g) Los ingresos afectan el presupuesto hasta el momento de su cobro. Las clasificaciones se determinan en razón de las dimensiones o perspectivas que resultan del análisis del gasto público del Gobierno; e informan, de manera principal y no exhaustiva ni limitativa; y, h) Las obligaciones presupuestarias afectarán al presupuesto del ejercicio fiscal en que se devenguen independientemente de la fecha de pago. Razones para emitir el postulado 22 La contabilidad debe registrar el ingreso y gasto público; el efecto financiero de las transacciones está definido primordialmente por esos dos instrumentos, una interpretación distinta de lo contemplado en ellos, nos llevaría al registro de derechos y obligaciones diferentes a su propia esencia y restaría valor a los resultados, al no ser comparable con los que le dieron origen.
POSTULADOS QUE FIJAN LAS BASES PARA EL RECONOCIMIENTO CONTABLE DE OPERACIONES Y EVENTOS BASE EN DEVENGADO Postulado Básico 23 La contabilización de las transacciones de gasto se reconocerán conforme a la fecha de su realización, independientemente de su pago; las de ingreso cuando se realicen efectivamente y/o se registrarán en los activos correspondientes cuando exista jurídicamente el derecho de cobro. 24 Criterios del Postulado Básico a) Debe reconocerse en la contabilidad el total de las transacciones o modificaciones patrimoniales cuantificables que realizan los entes públicos, considerando su base acumulativa; b) Los gastos y costos se consideran devengados desde el momento que se formalizan las transacciones, mediante la recepción de los servicios o bienes a satisfacción, independientemente de la fecha de pago; c) Los ingresos se registrarán a partir de su recaudación y/o de la identificación jurídica del derecho de cobro relacionada con la documentación comprobatoria que los ampare, de aceptación por parte del contribuyente; los recursos devengados sólo afectarán la Ley de Ingresos, hasta que medie su realización; y, d) Cuando se deba elegir entre una alternativa para medir un hecho económico financiero, se elegirá aquélla que no altere la información y no produzca sobre valuación de los activos ni subvaluación de los pasivos.
Razones para emitir el postulado 25 Es primordial reconocer la corriente real de los derechos y obligaciones que afectan la posición financiera y los resultados del Gobierno; el devengado ofrece la mejor estimación del impacto económico de la política fiscal del Gobierno, al reconocer el cambio en la propiedad de los bienes, el suministro real de los servicios, y la obligación incondicional de pago. 26 La base de devengado otorga mayores elementos para administrar los recursos y la planeación financiera. Adicional a todo lo anterior, recientemente se remitió la Ley General de Contabilidad Gubernamental aprobada por el Pleno de la Cámara de Diputados y turnado a la Cámara de Senadores para los efectos Constitucionales, el 25 de noviembre de 2008. (Ley que de conformidad con su articulo primero transitorio menciona expresamente que entrara en vigor el 1 de enero de 2009.) Esta iniciativa de Ley, en sus artículos 34 y 52, mencionan lo siguiente: Artículo 34. Los registros contables de los entes públicos se llevarán con base acumulativa. La contabilización de las transacciones de gasto se hará conforme a la fecha de su realización, independientemente de la de su pago, y la del ingreso se registrará cuando exista jurídicamente el derecho de cobro. Artículo 52. Los estados financieros y demás información presupuestaria, programática y contable que emanen de los registros de los entes públicos, serán la base para la emisión de informes periódicos y para la formulación de la cuenta pública anual. Los entes públicos deberán elaborar los estados de conformidad con las disposiciones normativas y técnicas que emanen de esta Ley o que emita el consejo.
Los estados correspondientes a los ingresos y gastos públicos presupuestarios se elaborarán sobre la base de devengado y, adicionalmente, se presentarán en flujo de efectivo. En virtud de lo anterior, podemos concluir lo siguiente: Los ingresos se registraran siguiendo los criterios contenidos en los Postulados Básicos enunciados anteriormente entre tanto inicia formalmente la vigencia de la nueva Ley General de Contabilidad Gubernamental y se definen las normas y metodología para la determinación de los momentos contables de los ingresos y egresos, entre otros instrumentos normativos (Durante el ejercicio 2009, según el Articulo Tercero Transitorio Fracción III de la Ley), y los Postulados Básicos y demás reglas de registro y manuales de contabilidad (Durante el 2010, según el Articulo Tercero Transitorio Fracción IV de la Ley.) Como se podrá observar, existen cambios sustantivos en la Normatividad que se avecina en el corto y mediano plazo que requerirá que los Servidores Públicos de las Administraciones de las Dependencias y Entidades de los tres Poderes de Gobierno en sus diferentes niveles, se coordinen adecuadamente dentro del ámbito de su competencia para atender los cambios estructurales que en materia de registro presupuestal y contable significara para algunas de ellas, y en las que ya haya avances continuar con la armonización y homologación presupuestal y contable que cumpla con los propósitos de la información financiera gubernamental para facilitar el registro y fiscalización de los planes, programas, presupuestos, activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos contribuyendo a medir la eficacia, economía y eficiencia de los recursos públicos a su cargo.