T-76.115 Oma menetelmä Tapaamiskäytännöt

1. T-76.115 Oma menetelmäTapaamiskäytännöt IOBASE-projektissa Mika Ratola 25.02.2004

2. Menetelmän käyttö projektissa Mittarit tuloksineen Tähänastiset kokemukset Menetelmän soveltuvuus projektissa Sisällys

3. Tapaamiskäytännöt esiteltiin ryhmälle I1-vaiheessa Ryhmäpalaverissa (n. 10 min) Mentor-tapaamisessa (n. 10 min) Pohjana menetelmälle oli PS-vaiheessa sovitut palavereihin liittyvät käytännöt Tapaamiskäytäntöjä on käytetty soveltaen asiakaspalavereissa, mentor-palavereissa, riskienhallintapalavereissa ja erityisesti ryhmäpalavereissa. Menetelmän käyttö projektissa (1)

4. Muotoutui I1-vaiheessa lopulliseen asuunsa Merkittävin muutos oli ryhmäpalaverien rajaaminen kahdesta tunnista tunnin mittaiseksi projektin aikaresurssillisista syistä johtuen. Menetelmän puitteissa on luotu projektin sisäisiä dokumentteja: Agendat, pöytäkirjat ja muistiot Ajankäyttö: 10h henkilökohtainen menetelmä Tutustuminen menetelmään (< 0,5h per jäsen) 259 tuntia käytetty palavereihin (21.2.2004) I3- ja LU-vaiheista lisäystä tähän arviolta 60h Menetelmän käyttö projektissa (2)

5. Mittarit (1) • Montako tuntia käytettiin jokaista palaverityyppiä kohden iteraatiossa • PS-vaihe: mentor- ja ryhmäpalaverit (75 h) sekä asiakaspalaverit (55 h). • I1-vaihe: • Ryhmäpalaverit: 23,5 h • Mentor-palaverit: 5 h • Asiakaspalaverit: 9 h • Riskienhallintapalaverit: 3 h • I2-vaihe: • Ryhmäpalaverit: 22,5 h • Mentor-palaverit: 7 h • Asiakaspalaverit: 5 h • Riskienhallintapalaverit: 3 h

6. Paljonko tapahtui ylityksiä/alituksia sovituista palaveriaikatauluista (%) PS: ~0% (ei tarkkaa tietoa) I1: 0% I2: 8,5% alitus Montako edellisessä vaiheessa suunnittelematonta palaveria jouduttiin pitämään PS: ei yhtään I1: yksi asiakaspalaveri I2: asiakas- ja vertaisryhmäpalaveri Paljonko poissaoloja oli per palaveri (%) PS: läsnäolo 100% I1: läsnäolo 97,5% I2: läsnäolo 97% Mittarit (2)

7. Mittarit (3) • Palavereihin käytetty aika muihin ryhmiin verrattuna sekä arvosana muihin ryhmiin verrattuna • Tällä hetkellä (21.2.2004) ryhmä on käyttänyt palavereihin tunteja 259 (kolmanneksi eniten) ja sijoitus kurssilla on ensimmäinen (pisteet 29,3). • 2. 28,6 pistettä ja 181h • 3. 27,5 pistettä ja 404h • 4. 27,2 pistettä ja 233h • Näyttäisi siltä, että kommunikointiin panostaminen (palaverit) korreloi jonkin verran myös hyvän arvosanan kanssa. • Toisaalta • monia muita vahvempia tekijöitä löytyy ryhmän onnistumisen takaa. • kolmantena olevan ryhmän merkittävä panostus ei ole johtanut ykkössijaan.

8. Menetelmän mittaaminen/ hyödyllisyyden todistaminen hankalaa Toimii ”taustalla” läpinäkyvästi Projektissamme tapaamiskäytännöt ovat helpottaneet projektin hallintaa, kommunikointia ja sidosryhmien suorittamaa projektin seurantaa: Palaverit kutsutaan koolle ja agenda toimitetaan kotisivulle (viimeistään vrk ennen palaveria) Estymisestä ilmoitetaan sähköpostilla tai puhelimitse (< 1 vrk ennen palaveria) tehokkaampi ajankäyttö Myöhästymisestä ilmoitettava toiminut hyvin, myöhästymisiäkin harvoin Kokemuksia (1)

9. Eteneminen agendan mukaisesti Tilaisuudet hallittavia kokonaisuuksia Tärkeät asiat tulevat käsiteltyä ”Tilannekatsaus” alussa Selviää heti onko kaikki saatu ajallaan tehtyä Lopuksi ”Jatkotoimenpiteet” ja seuraavasta palaverista päättäminen Tehtävät, vastuuhenkilöt ja DL:t selviä kaikille Sopiminen helpompaa, koska kaikki ovat paikalla (vrt. sähköpostille/puhelimitse sopiminen) Auttaa projektia hallinnallisesti (seuranta) Jäsenillä paikka (pöytäkirja), josta tarvittaessa tarkistettavissa itselle allokoidut tehtävät kullakin ajanjaksolla takarajoineen. Kokemuksia (2)

10. Soveltuvuus projektiin (1) • Tapaamiskäytäntöjä ei ehkä mielletä omaksi kokonaisuudekseen, vaan asiaksi joka tapahtuu omalla painollaan • Syytä kuitenkin sopia yhteisesti projektille (asiakas + toimittaja) pelisäännöt heti alussa • Ei vaadi perehtymiseen paljoa resursseja • Helpottaa seurantaa • Tuo tarvittavan määrän byrokratiaa projektiin • Luo puitteet kommunikoinnille

11. Soveltuvuus projektiin (2) • Malliratkaisuja ei juurikaan ole dokumentoitu • Projektikohtainen räätälöinti aiemmin hyväksi havaituista käytännöistä tehtävä • Käyttö ulottuu koko projektin yli • LOPPUTULOS: Tapaamiskäytännöt sopivat projektiin ja ovat yksi edellytys projektin onnistumisen kannalta!!!