Projektabläufe & -ergebnisse dokumentieren Von: Natalie Schurz & Alejandro Kremer

1. Projektabläufe & -ergebnisse dokumentierenVon: Natalie Schurz & Alejandro Kremer

2. Agenda • Definitionen & Erläuterungen • Beispiel aus dem Buch • 3. Anwendungsbereiche • 4. Aufgabe IHK

3. Quelle: Ausbildung im Dialogmarketing/ Band 2/ S.360 - 363

4. 1. Definition: Projektcontrolling • Teilsystem des Projektmanagements • Aufgabe: • - Projekte zielorientiert koordinieren • - steuern • - überwachen • - zu dokumentieren • Ergebnisse werden in einem Projektfortschrittsbericht festgehalten Quelle: Ausbildung im Dialogmarketing/ Band 2/ S.360 - 363

5. Projektabläufe und -ergebnisse dokumentieren • Allen Projektbeteiligten sollten die wichtigsten Informationen vorliegen • Permanenter Informations- und Dokumentationsfluss ist daher oberste Priorität Quelle: Ausbildung im Dialogmarketing/ Band 2/ S.360 - 363

6. Informationsempfänger • Auftraggeber • Lenkungsausschuss • Unternehmensleitung • Aufgabe des Projektteams bzw. des Projektleiters • Klären welche Informationen wie aufbereitet werden Quelle: Ausbildung im Dialogmarketing/ Band 2/ S.360 - 363

7. Im ersten Teammeeting wird festgelegt… • Welche Inhalte vorliegen • Von Wem sie erstellt werden • Wann sie zu erstellen sind (Abgabetermin) • Wer Informationen verteilt (Verteiler) • Wie die Dokumentation erfolgt Quelle: Ausbildung im Dialogmarketing/ Band 2/ S.360 - 363

8. Wer erhält welche Informationen? • Unternehmensleitung übersichtartige Informationen über den Stand des Projektes. • Lenkungsausschuss erhält gleiche Informationen wie die Unternehmensleitung, da er Entscheidungen trifft. • Auftraggeber Informationen über den Projektverlauf und über die angefallenen und verbleibenden Kosten. Quelle: Ausbildung im Dialogmarketing/ Band 2/ S.360 - 363

9. Quelle: Ausbildung im Dialogmarketing/ Band 2/ S.360 - 363

10. Projektdokumentation = umfassende Darlegung des Projektverlaufs Stellt Entwicklungen dar Soll-Ist-Analyse Beinhaltet alte Besprechungsergebnisse …dazu dienen Besprechungsprotokolle Fortschritts- und Statusberichte Abschlussberichte Produktdokumentation = umfassende Beschreibung des materiellen Projektergebnisses Enthält alle Unterlagen, zur Fertigung, zum Einsatz und zur Betreuung des Produktes. Diese Art der Dokumentation wird nur angewendet, wenn es sich um die Herstellung eines materiellen Gegenstandes handelt. Projekt- und Produktdokumentation Quelle: Ausbildung im Dialogmarketing/ Band 2/ S.360 - 363

11. Projektdokumentation Beispiel: Laufende Projektberichte aller Teilbereiche, die Projektabschlussberichte, das Pflichtenheft das Projekthandbuch. Produktdokumentation Beispiel: Schaltpläne bei IT-Projekten Grundrisse bei Lärmschutzprojekten Projekt- und Produktdokumentation Quelle: Ausbildung im Dialogmarketing/ Band 2/ S.360 - 363

12. Projektinformationswesen „Wer informiert wen wann wie worüber?“ • Aspekte der Informationsaufbereitung werden in einem Projektberichtsplan festgehalten • Ergebnisreporting erfolgt durch die jeweiligen Verantwortlichen aus dem Projektberichtsplan Quelle: Ausbildung im Dialogmarketing/ Band 2/ S.360 - 363

13. 2. Anwendungsbereiche • Während den einzelnen Projektschritten • Meilensteinen • Nach Meetings • Dienen als Grundlage für den Projektabschlussbericht Quelle: Ausbildung im Dialogmarketing/ Band 2/ S.360 - 363

14. 5. Aufgabe • Beschreiben Sie den Informationsfluss zwischen Agent, Teamleiter, Projektleiter, Lenkungsausschuss, Auftraggeber und Unternehmensleitung. Quelle: Ausbildung im Dialogmarketing/ Band 2/ S.360 - 363

15. 5. Aufgabe • Welche 5 „W“ muss der Projektleiter im ersten Teammeeting festlegen? • Welche Inhalte vorliegen • Von Wem sie erstellt werden • Wann sie zu erstellen sind (Abgabetermin) • Wer Informationen verteilt (Verteiler) • Wie die Dokumentation erfolgt Quelle: Ausbildung im Dialogmarketing/ Band 2/ S.360 - 363