Mise en cohérence des bases Xlab et BFC exercice 2007

1. Mise en cohérence des bases Xlab et BFC exercice 2007

2. Ce document a pu être réalisé grâce au support mis à notre disposition par la Délégation de Montpellier

3. Les actions à effectuer • Lancer une vérification de base avec mise à jour (cf annexe 1) • Prendre les retours • Intégrer les mouvements en attente • Vérifier les crédits mis en place • Vérifier les factures prises en charge • Renseigner un tableau mis à disposition faisant apparaître les différences constatées

4. Mouvement en attente d’intégration à traiter avant mise en œuvre de la version 7.5 • Rejets : commande, service fait, facture, mission • Notifications de crédit • Factures • Missions (ATTENTION, pour les factures en double, se référer à la diapo n° 10)

5. Rejet commande Libellé rejet = « purge des dépenses non prises en compte dans BFC en fin d’ex » • Fournisseur bloqué • Disponible insuffisant • UF/OT inconnue ou invalide • Valeur cible du contrat cadre dépassée • Fournisseur défini dans le contrat différent du fournisseur de la commande • Rejets au 30/11 : Les unités concernées ont reçu des instructions en 2007. • Rejets au 21/12 : Envoi d’un tableau récapitulatif avec les instructions par mail le 21 janvier 2008. • Concernant le disponible insuffisant : intégrer le mouvement.

6. Rejet mission Libellé rejet = « purge des dépenses non prises en compte dans BFC en fin d’ex » • Type de missionnaire Xlab erroné ou diff de sirhus : insee, date naiss, pays, adresse • Compensation carte crédit active • Catégorie de Frais de dépl n’est pas définie dans C • Code pays ou nat. agent inconnu de BFC • Disponible AE insuffisant • Rejets au 30/11 : Les unités concernées ont reçu des instructions en 2007 • Rejets au 21/12 : Envoi d’un tableau récapitulatif avec les instructions par mail le 21 janvier 2008.

7. Rejet service fait et facture Libellé rejet = « purge des dépenses non prises en compte dans BFC en fin d’ex » • Commande inexistante dans BFC : la commande était en attente d’intégration dans BW • Dans le cas ou maintenant, la commande a été traitée et intégrée dans BFC (à vérifier sur l’état BFC) : • intégrer le rejet SF et Facture • agir sur les mouvements afin qu’ils repartent vers BFC • Dans le cas ou la commande a été rejetée vers Xlab : intégrer et traiter le rejet commande et idem pour le SF et la facture rejetés

8. Notification remontée de crédits • Déjà déduite du total des crédits mis en place dans BFC • Saisir la répartition négative • Intégrer la notification dans xlab (en mettant si nécessaire votre origine de crédit en dépassement)

9. Etat BFC : relevé de compte de l’unité : facture d’achat  Facture saisie dans xlab = n° de fact Vide = service facturier dans BFC 2 Factures et 1 Avoir 1 cde xlab = récap des fact et avoir pris en charge

10. Liquidation de mission en double non intégrée La facture de remboursement de mission pour un agent arrive en double dans xlab : • Vérifier le montant liquidé et pris en charge sur l’état facture mission BFC • Refuser la deuxième facture de liquidation en double à tort Si la double liquidation à tort a déjà été intégrée en tenir compte en différence dans le rapprochement et le noter sur le « document de rapprochement »

11. Les Etats Xlab et BFC • Pour Xlab : • Etat des origines de crédit de regroupement : • Gestion courante/traitement/Etats origine/Bilan origine de regroupement : sélectionner « CNRS » puis imprimer (état 1) cf annexe 2 • Gestion courante/traitement/Etats origine / Etat de synthèse des origines de crédits : cocher « budget sur origine de crédit » + trier les origines par « Org. de gestion » + sélectionner toutes les origines de type « CNRS » puis imprimer (état 2) cf annexe 3 • Etat bilan des dépenses par origine et nature : • Gestion courante/traitement/Etats origine/Bilan des dépenses par origine et par nature. Sélectionner les origines « CNRS » (état 3) cf annexe 4 • Pour BFC (cf. note du 09/01/08 relative à la consultation des historiques) • Etat « budget » • Etat « Facture d’achat » (fonctionnement + équipement) • Etat « Facture Mission » • Etat « Liquidation des engagements individuels »

12. Vérification des crédits mis en place • Xlab : à partir de l’état des origines de crédit de regroupement pour le CNRS (cf état 1 page 12) • BFC : à partir de l’état « Budget » Pour chaque origine de crédit Xlab et adresse budgétaire correspondante BFC, vérifier : • Le montant de la colonne « notifié HT » de l’état XLAB • Le montant de la colonne « Mtbudget » de l’état BFC Ces montants doivent être identiques

13. Etat xlab Gestion courante/traitement/Etats origine/Bilan origine de regroupement sélectionner « CNRS » Pour les OTP pendre le « chapeau » Toutes Dépenses + Personnel

14. Etat BFC : relevé de compte : budget Code de gestion 2 dans Xlab Code de gestion 1 dans Xlab Crédit banalisé

15. Vérification des crédits mis en place Les montants ne sont pas identiques • Consulter l’historique «BFC Budget» des notifications pour les origines concernées. • Dans Xlab : Etat des origines de crédit de regroupement : • Gestion courante/traitement/Etats origine / Etat de synthèse des origines de crédits : cocher « historique des notifications », sélectionner l’origine concernée. • Comparer les deux états • Saisir la notification et éventuellement la répartition correspondante dans XLAB

16. Vérification date de prise en charge A partir de l’état XLAB : traitement / fin d’exercice / régul facture. (cf annexe 5) • Sélectionner organisme« CNRS » • Vérifier que les factures au statut « transmise » ne sont pas prises en charge dans BFC • Si une date de prise en charge est présente dans BFC et absente dans XLAB : Modifier les factures en conséquence dans xlab (dans « infos » indiquer date de prise en charge)

17. Vérification des liquidations engagements individuels • Xlab : à partir de l’état bilan des dépenses par origines de crédit et par nature BFC : à partir de l’état « liquidation engagement individuel » Pour chaque origine de crédit Xlab et adresse budgétaire correspondante BFC, vérifier : • le montant de la colonne « facture ht sur exercice » de l’état XLAB • le montant de la colonne « mt facturé » de l’état BFC Ces montants doivent êtres identiques

18. Etat xlab

19. Etat BFC : relevé de compte de l’unité : Liquidation engagement individuel  RP à justifier suivi en Eotp Montant total facturé de l’adresse budgétaire Crédit RP banalisé

20. Vérification des liquidations engagements individuels Les montants ne sont pas identiques • Vérifier la chronologie des retours • Demander au SSI la relance si retour manquant

21. Vérification montant facturé pris en chargehors engagement individuel • XLAB : à partir de l’état de synthèse des origines • BFC : à partir de l’état du Budget « facture mission » surligner les lignes avec « *** » • BFC : à partir de l’état du Budget « facture d’achat » surligner les lignes avec « *** » • Additionner pour l’adresse budgétaire concernée les montants mission + fonctionnement/équipement • Comparer le montant BFC avec le « montant facturé pris en charge » d’XLAB Ces montants doivent êtres identiques

22. Etat XLAB

23. Etat BFC : relevé de compte de l’unité : facture mission Montant total facturé de l’adresse budgétaire N° de cde Xlab et mission Facture : remboursement frais de mission

24. Etat BFC : relevé des compte de l’unité facture d’achat Crédit banalisé : 9ADO Nature fonct : NB2, équip : NB3 Montant total facturé de l’adresse budgétaire Fonc + Equip

25. Vérification montant facturé pris en chargehors engagement individuel • Procédure à suivre en cas de différence identifiée sur les montants entre Xlab et BFC.

26. Vérification montant facturé pris en charge«remboursement de frais de mission » • Xlab : à partir de l’état bilan des dépenses par origines de crédit et par nature • BFC : à partir de l’état « facture mission » Pour chaque origine de crédit Xlab et adresse budgétaire correspondante BFC, vérifier : • le montant nature mission «facturé HT sur exercice» de l’état XLAB • le montant de la colonne « montant BFC » Ces montants doivent êtres identiques

27. Vérification montant facturé pris en charge«remboursement de frais de mission » Les montants ne sont pas identiques • Tenir compte des factures « remboursement états de frais » en double que vous avez déjà repéré ou les rechercher (diapo 9) • Rechercher à partir du menu facture / trouver • Sélectionner les critères : Nature « mission » + origine concernée • Rechercher • Trier par commande • Repérer les doubles liquidations erronées (Attention : aux liquidations sur OM permanent) En tenir compte en différence dans le rapprochement et le noter sur le « document de rapprochement »

28. Etat Xlab

29. Vérification montant facturé «Facture d’achat fonctionnement et équipement » • Xlab : à partir de l’état bilan des dépenses par origines de crédit et par nature • BFC : à partir de l’état du Budget « facture d’achat » Pour chaque origine de crédit Xlab et adresse budgétaire correspondante BFC, vérifier : • le montant de la colonne « facturé HT sur exercice » de l’état XLAB par nature • le montant facturé par nature figurant sur l’état BFC surligner les lignes avec « *** » pour obtenir montant fonctionnement/équipement Ces montants doivent êtres identiques

30. Etat BFC : relevé de compte de l’unité : facture d’achat Crédit banalisé : 9ADO Nature fonct : NB2, équip : NB3 Montant total facturé de l’adresse budgétaire

31. Vérification montant facturé «Facture d’achat fonctionnement et équipement » Les montants ne sont pas identiques • Tenir compte des factures au statut enregistrée dans xlab (2007-2008) • Tenir compte des factures transmises dans xlab • Tenir compte des factures avec commande inexistante • Autres ?? refus • Rechercher et relever les anomalies d’enregistrement facture ou/et avoir, ligne à ligne, manuellement

32. Autres contrôles Mettre l’origine de crédit « PACRXXX/1 » des ressources propres banalisées à zéro : • Saisir une notification négative sur l’origine « 9ADOXXX/1 • Saisir une notification positive de montant égal sur « PACRXXX/1 » Saisir les répartitions correspondantes si nécessaire Attention : après les saisies de notifications et de répartitions - le montant notifié doit être identique sur le « chapeau » - le reste à répartir ne doit pas être négatif Afin de vérifier : imprimer l’état 1 avant et après les saisies de notification et répartition

33. Annexe 1 : vérification cohérence Dossier / Gestion courante / Traitement / Fin Exercice / Préparation A effectuer une fois par mois après une sauvegarde

34. Annexe 2 Gestion courante/traitement/Etats origine/Bilan origine de regroupement : sélectionner « CNRS »

35. Annexe 3 Gestion courante/traitement/Etats origine / Etat de synthèse des origines de crédits : cocher « budget sur origine de crédit » Total montant des factures de nature Mission+fonctionnement+équipement avec date de prise en charge

36. Annexe 4 Etat bilan des dépenses par origine et nature

37. Annexe 5 traitement / fin d’exercice / régul facture A ne pas utiliser