GESLAB Formation Silab Centralisation Le 10 mai 2012 - Meudon

1. GESLAB Formation Silab Centralisation Le 10 mai 2012 - Meudon DR05 - Formation « Centralisation des bases"

2. SOMMAIRE DE LA PRESENTATION 1 I Principes de la centralisation des bases 2 I Mode de connexion et pré-requis 3 I Organisation de la migration de la base 4 I Assistance DR05 - Formation « Centralisation des bases"

3. Principes de la centralisation des bases DR05 - Formation « Centralisation des bases"

4. Centralisation des bases – Généralités • Principales caractéristiques • Regroupement des bases XLAB et FACLIX en une seule base de données centralisée • Les applications XLAB, FACLIX et XLABUnivresteront indépendantes et sont renommées respectivement « SILAB » « Recette » et « Echange SIFAC » • Montée de version d’Omnis Studio (version 5.0.1) • Authentification des utilisateurs basée sur Janus • Refonte de la couleur et de la police des écrans (ex : boutons) • Certaines fonctions d’administration développées en web • Editions • Editions actuelles disponibles dans SILAB • Edition de certains états via le Web, mise à disposition courant mars • Requêtes • Suppression des états requête de XLAB • Mise à disposition d’un outil (Birt) dans SILAB pour la création de requêtes dans une version ultérieure • Automatisation des flux • Mise à jour automatique des versions DR05 - Formation « Centralisation des bases"

5. Centralisation des bases – Deux modalités d’accès • Modes d’accès à SILAB Client Lourd : L’utilisateur se connecte avec AccesSilab en client lourd = dossier Omnis 5 et dossier Silab installés sur le poste pour la gestion courante • Lancer Silab dans programmes • Gestion Courante : • Crédits • Dépenses • Echanges avec la • délégation etc…. DR05 - Formation « Centralisation des bases"

6. Centralisation des bases – Fonction « administration » Fonctions d’administration, accès via « Web » DR05 - Formation « Centralisation des bases"

7. Centralisation des bases – Modalités d’accès • Lancez votre navigateur puis saisissez l’url suivante : https://silab.dsi.cnrs.fr • La page gestion des identités s’affiche : préciser le choix « personnel des unités CNRS » • Affichage de la page d’authentification suivante • Soit cliquer, soit accès direct Janus https://sesame.dsi.cnrs.fr DR05 - Formation « Centralisation des bases"

8. Centralisation des bases – Fonctionnalités • Gestion financière à partir de la version 11 d’XLAB Pas de changement majeur pour la gestion courante (actes de gestion) • Nouvelle notion « tables de référence » La gestion des constantes est transformée en gestion des tables de référence • tables de référence « nationales » : en central soit par flux provenant de BFC, soit directement dans l’outil • tables de référence « locales » au niveau du laboratoire • Gestion centralisée des Etablissements Création de la notion d’établissements rattachés à un organisme • Exemple : organisme CNRS et 19 établissements rattachés Chaque université est un organisme, chaque organisme université XX a un établissement XX qui lui est rattaché (ex : Paris1, Lyon1, …) Il en est de même pour les autres tutelles type association, école, … Le gestion des établissements et organismes devient nationale Seule la consultation sera accessible aux laboratoires DR05 - Formation « Centralisation des bases"

9. Centralisation des bases – Création d’utilisateur Circuit de création d’un nouvel utilisateur et conditions à remplir • L’utilisateur doit être présent dans Labintel • L’adresse de messagerie doit être valide (rôle des gestionnaires Labintel des unités) • L’administrateur du laboratoire prévient le SSI pour tout nouvel utilisateur • Le SSI, en tant que « administrateur central », doit « tagger  » pour autoriser l’accès • Quand l’utilisateur est autorisé, le SSI informe l’unité pour que « l’administrateur du laboratoire» récupère l’utilisateur dans le groupe de laboratoire, lui attribue un profil et éventuellement un groupe d’accès aux données DR05 - Formation « Centralisation des bases"

10. Centralisation des bases – Création d’unité Pour la gestion d’une ou de plusieurs unités avec un référentiel commun  « groupe de laboratoire » • Création d’un groupe de laboratoires • Création dans Labintel Production • Création dans BFC si elle est au statut active dans Labintel • N° division crée dans BFC, le SSI crée la base « groupe de laboratoire » dans l’environnement Silab avec le 1er utilisateur au profil administrateur local • Le SSI crée également la division sur le serveur d’échanges • L’administrateur de la base de l’unité complète et met à jour l’arborescence , les paramètres , les autres utilisateurs et leurs profils • Après accord de l’administrateur d’unité et du SFC ouverture des flux d’échanges Un groupe de laboratoire peut contenir une seule unité ou plusieurs unités (type UMR, FR, …) • Création d’un laboratoire • Ajout d’un laboratoire dans un groupe de laboratoire DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

11. Centralisation des bases – Etats Liste des états à disposition, accès via « Web » DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

12. Centralisation des bases – Tables de référence DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

13. Centralisation des bases – • ECCU et HistoLaboratoire Aucun changement, l’outil de comparaison continuera à fonctionner • Vérification de cohérence Aucun changement • Outil de comparaison Aucun changement • Consultation des bases des exercices antérieurs Pas de reprise des exercices antérieurs dans la base centrale, Xlab v11 sera utilisé pour les consulter via le menu « changer de / base exercice antérieur » et de modifier le nom de la base archivée Seules les données à partir de l’exercice 2012 seront disponibles pendant 5 ans dans SILab • La personnalisation des codes familles Permet pour un groupe de laboratoire d’établir une liste de « favoris » des codes familles pour faciliter leur utilisation dans l’application • Restructuration des laboratoires La fonction d’import / export a été réécrite sur le WEB Lors de la création d’un groupe de laboratoires (notion actuelle de base Xlab), il sera possible d’initialiser les données de référence du groupe de laboratoires à partir des données de référence (Fournisseurs, marchés, matières, produits) provenant d’un autre groupe de laboratoires DR05 - Formation « Centralisation des bases"

14. La fréquence des échanges • De SILAB à BFC Se déclenche automatiquement avec un rythme synchronisé sur l’EAI • De BFC à SILAB Données de référence (marchés) intégrées dans la base SILab sans intervention des utilisateurs Intégration des mouvements déclenchée par les utilisateurs • Utiliser la fonctionnalité « Retour » pour avoir les bordereaux et déclencher les intégrations automatiques de mouvements (par exemple, prise en charge de facture) • Utiliser la fonctionnalité intégration pour les intégrations manuelles Machine de COM EAI BFC SILab Base 2 fois par Jour 2 fois par Jour 6h, 10h30, 13h30, 15h30 Machine de COM EAI BFC SILab Base 3 fois par Jour 7h30, 12h00, 14h30, 17h00 3 fois par Jour DR05 - Formation « Centralisation des bases"

15. Unité BFC GESLAB Centralisation des bases – Flux des événements – Envoi vers BFC recherche régulièrement les mouvements à envoyer vers BFC et les transmet automatiquement • Les commandes au statut « complet » (càd imprimé) • Les services faits au statut « enregistré » • Les factures au statut « enregistré » • Les missions au statut « imputé » • Agents pour la 1ère mission • Nouveau fournisseur Il n’ y a plus d’action en laboratoire , les transferts s’effectuent même si les gestionnaires ne sont pas présent(e)s Délégation Automatique 2/j DR05 - Formation « Centralisation des bases"

16. Centralisation des bases – Flux des événements - Retour de BFC Les retours de BFC sont déposés automatiquement mais non intégrés , il y a toujours une action en laboratoire Automatisation complète prévue DR05 - Formation « Centralisation des bases"

17. Principaux impacts de la centralisation des bases • La gestion des utilisateurs • La création des nouvelles bases • La gestion des flux • L’environnement de travail qui devient centralisé (pb réseau, notion de time out ) • Les modalités de sauvegarde et d’archivage • La mise à jour automatique des versions DR05 - Formation « Centralisation des bases"

18. 2 I Mode de connexion et pré-requis DR05 - Formation « Centralisation des bases"

19. Site SILab DR5 : http://www.dr5.cnrs.fr/spip.php?article1037 DR05 - Formation « Centralisation des bases"

20. Site SILab DR5 : http://www.dr5.cnrs.fr/spip.php?article1037 http://www.dr5.cnrs.fr/spip.php?article1037 DR05 - Formation « Centralisation des bases"

21. Présentation de SILab – généralités • Déclaration des utilisateurs • Le laboratoire prévient le SSI pour tout nouvel utilisateur • Le SSI tague l’agent comme utilisateur « SILab » dans le référentiel • L’utilisateur topé « SILab » est transféré par flux dans SILab • L’administrateur du laboratoire récupère l’utilisateur dans le groupe de laboratoire, lui attribue un profil et éventuellement un groupe d’accès aux données DR05 - Formation « Centralisation des bases"

22. Présentation de SILab – architecture (1/2) • 2 modes d’accès à SILab • L’utilisateur se connecte avec : • le client Omnis 5 pour la gestion courante • le client Web pour l’administration, le paramétrage et certaines éditions • Dans les deux cas, l’utilisateur accède à une base de données centralisée • L’utilisateur accède à SILab via Janus : • SILab Web : avec son certificat ou utilisateur/mot de passe • SILabOmnis : utilisateur/mot de passe DR05 - Formation « Centralisation des bases"

23. Présentation de SILab – architecture (2/2) • L’utilisateur peut se connecter avec les deux modes d’accès DR05 - Formation « Centralisation des bases"

24. Pré-requis et installation (1/2) • Documents présents sur le site SILab de la DR5 (Rubrique Documentation) : • Pré-requis sur le poste de travail pour l’installation de SILab • Documentation de l’outil de vérification de l’outil de vérification de poste • Procédure de téléchargement de l’application SILab • Guide d’installation du client lourd SILab (v1.8) • Configuration Réseau : • Cas général : Port 1630 ouvert en sortie vers silab-cs.dsi.cnrs.fr (adresse ip : 193.49.3.101) • Il faut également vérifier l’accès du poste aux URL suivantes, en direct sur le port 443 : • janus.dsi.cnrs.fr : 443 • wayf.dsi.cnrs.fr : 443 • silab.dsi.cnrs.fr : 443 • Cas d’utilisation d’un proxy : • La prise en compte d‘un proxy pour la connexion à SILab client lourd n’est pas encore opérationnelle. Il sera donc nécessaire dans un premier temps, pour les laboratoires ayant un proxy en sortie, d’ouvrir les filtres entre les postes SILab C/S et les adresses : • https://silab.dsi.cnrs.fr • https://janus.dsi.cnrs.fr • https://wayf.dsi.cnrs.fr • Vérification avec l’outil de vérification DR05 - Formation « Centralisation des bases"

25. Pré-requis et installation (2/2)Configuration Poste de travail • Navigateurs: • Postes Microsoft : • Mozilla Firefox 7 et 8 • Internet Explorer 8 et 9 • Postes MAC : • Mozilla Firefox 7 et 8 • Safari 5.1 • Postes Linux : • Mozilla Firefox 7 et 8 • Systèmes d’exploitation : • Postes Microsoft : • Windows XP SP3 • Windows Vista SP2 • Windows SevenSP1 • Postes MAC : • MAC OSX 10.6 (Snow Leopard) • MAC OSX 10.7 (Lion) • Serveur Microsoft : • Windows Terminal Server 2008 • Citrix XenDesktop5 DR05 - Formation « Centralisation des bases"

26. Navigation dans le client Web (1/5) • Connexion à SILab • Lancez votre navigateur puis saisissez l’url suivante : https://silab.dsi.cnrs.fr • La page gestion des identités s’affiche : préciser le choix « personnel des unités CNRS » DR05 - Formation « Centralisation des bases"

27. Navigation dans le client Web (2/5) • La page d’authentification suivante apparaît DR05 - Formation « Centralisation des bases"

28. Navigation dans le client Web (3/5) • Page Web SILab DR05 - Formation « Centralisation des bases"

29. Navigation dans le client Web (4/5) • Liens via la page Web SILab • Documentation : ouvre une nouvelle fenêtre vers la page documentation de l'application du site SILab • Contact : ouvre une nouvelle fenêtre vers la page contenant les adresses mails des supports technique et métier du site SILab, à utiliser pour des demandes d’évolution • Assistance : ouvre une nouvelle fenêtre vers le formulaire d'assistance à destination du support de proximité • Site SILab : le lien ouvre une nouvelle fenêtre vers le site SILab de la DSI qui permet d’accéder aux différentes actualités sur l’application SILab DR05 - Formation « Centralisation des bases"

30. Navigation dans le client Web (5/5) • Déconnexion SILab • La « croix rouge » ne doit pas être utilisée car elle verrouille les objets sur lequel le travail est effectué • Cliquer sur le bouton « déconnexion » la page est affichée et vous demande de quitter le navigateur pour une déconnexion définitive DR05 - Formation « Centralisation des bases"

31. 3 I Organisation de la migration Avant la migration Pendant la migration Après la migration Outils d’accompagnement DR05 - Formation « Centralisation des bases"

32. Site SILab DR5 : http://www.dr5.cnrs.fr/spip.php?article1037 http://www.dr5.cnrs.fr/spip.php?article1037 DR05 - Formation « Centralisation des bases"

33. Accompagnement de la migration DR05 - Formation « Centralisation des bases"

34. Organisation de la migration DR05 - Formation « Centralisation des bases"

35. Avant la migration Traitements relatifs au démarrage de l’exercice 2012 Acteur : l’administrateur de la base de l’unité • Impérativement, vérification et ouverture des flux 2012 • L’unité a vérifié, • le SFC a donné le feu vert au SSI pour l’ouverture des flux • Le SSI a ouvert les flux 2012 • Répartitions non intégrées (bascule option 1C) S’il reste des répartitions de report à intégrer • Soit les intégrer • Soit ne rien faire, les répartitions non intégrées sont supprimées avant la migration DR05 - Formation « Centralisation des bases"

36. Avant la migration Acteurs : l’administrateur de la base de l’unité et le correspondant SFC • Transcodificationdes organismes restants Acteur : l’administrateur de la base de l’unité (rappel : déjà signalé lors V11.1) Dans chaque base XLAB • Vérification de l’adresse mail de chaque utilisateur • En mode Administration, choisir l’option « Habilitations/utilisateurs » dans le menu Paramétrage • S’assurer que l’adresse mail est nominative et en minuscule • Vérifier qu’elle ne comporte pas d’espace (en particulier à la fin) • Contrôler sa présence dans Labintel • Recherche le nom de l’utilisateur dans Labintel • Faire un copier/coller de l’adresse mail depuis l’annuaire des laboratoires du CNRS • Présence d’au moins un utilisateur ayant les droits d’administrateur (maximum 3 utilisateurs taggés pour la migration) • Vérifier qu’une adresse mail a bien été saisie pour l’utilisateur ADM • Dans XLAB, actuellement, cette même adresse mail peut être présente sur un autre utilisateur (droits différents), dans SILAB, cette personne aura autant de rôles DR05 - Formation « Centralisation des bases"

37. Avant la migration Acteur : l’administrateur de la base de l’unité • Réinitialisation de FACLIX • Si la base FACLIX n’est plus utilisée, supprimer le fichier FACLIX.df1 avant mise à disposition • Une base FACLIX vierge sera créée lors de la migration • Si la base FACLIX est à migrer, les constantes de FACLIX doivent être en cohérence avec les constantes d’XLAB, sinon la base sera rejetée lors de la migration • Mise à jour des constantes de FACLIX par rapport à XLAB dans « Facturation client …»: Facturation/données de base • Suppression des constantes de FACLIX qui ne sont pas dans XLAB : cette opération doit être réalisée manuellement DR05 - Formation « Centralisation des bases"

38. Avant la migration Acteur : l’administrateur de la base de l’unité Dans chaque base XLAB • Purge des constantes – enregistrements marqués • Purger les constantes non utilisées avant le dépôt de la base • En mode Administration, choisir l’option « Purge enreg. Marqués » dans le menu Outils • Pour les constantes qui n’ont pas pu être supprimées dans XLAB, leur invalidation sera possible dans SILAB • Lancement de la vérification de cohérence • Avec correction automatique • Si la base ne peut être corrigée automatiquement, elle doit être transmise au service informatique de la délégation pour envoi à l’assistance utilisateurs de la DSI et correction par la DSI Acteur : le SSI et la DSI • Nettoyage des machines de communications • Dépôt du fichier « migration XLAB en cours » DR05 - Formation « Centralisation des bases"

39. Avant la migration Acteurs : le gestionnaire de l’unité, l’informaticien de l’unité et le SSI de la DR Chaque personne habilitée à l’accès à SILAB doit effectuer • Installation de la version de SILAB sur le poste de travail • Attention, ne pas installer SILAB dans le même répertoire qu’XLAB • SILAB doit être installé une seule fois sur les serveurs TSE qui hébergent plusieurs labos et une installation • En cas de besoin, demande de l’assistance du service informatique du laboratoire et du SSI DR05 - Formation « Centralisation des bases"

40. Avant la migration : J-1 Acteur : l’administrateur de la base de l’unité • Vérification que les boîtes aux lettres sont vides • Traitement de tous les mouvements en attente d’intégration • Dossier / Echanges avec la délégation / Intégrations • Toutes les sessions doivent être transmises • Vérification dans le journal des transferts que les sessions soient bien transmises • Dossier / Echange avec la délégation / Transfert / Journal transfert Extraction et Retour ATTENTION vérifier les boîtes de toutes les unités de la base XLAB (ex : GDR) • Lancement de la vérification de cohérence • Editions de certains états ou écrans pour le contrôle SILAB centralisationVERIFv05.pdf Acteur : l’administrateur de la base de l’unité • Dépôt de la base XLAB : outil de mise à disposition • La base XLAB est automatiquement verrouillée en lecture seule • La base XLAB peut être consultée mais n’est pas accessible en mise à jour DR05 - Formation « Centralisation des bases"

41. Le jour de la migration Acteur : le SSI • Transfert de la base vers le répertoire de lotissement • Les équipes SSI transfèrent les bases des lots à migrer • Opération à réaliser avant 9h • Opération qui peut être réalisée la veille, après le dépôt de la base par l’unité • Point sur les bases non transférées • Le SSI fait le point des bases manquantes du lot • Et informe la DSI des bases non transférées et du délai de transfert DR05 - Formation « Centralisation des bases"

42. Fin de migration Acteur : l’administrateur de la base de l’unité • Le SSI active les utilisateurs prioritaires et informe l’unité de la fin de la migration • L’administrateur se connecte à SILAB pour vérifier • SILAB est en lecture seule • La vérification de la migration (max 1h30) SILAB centralisationVERIFv05.pdf • Etats ou copie d’écrans avant et après • Principaux contrôles de volumétrie et montants En cas de différences, recherche plus détaillée Niveau 1 => avec l’appui de la délégation (support de proximité) Niveau 2 => recours à l’assistance aux utilisateurs de la DSI. • Résultat de la vérification = COHERENCE XLAB et SILAB • L’administrateur informe le SFC du résultat des vérifications Tableau de comparaison • Le SFC demande au SSI l’ouverture des flux et de SILAB en mise à jour DR05 - Formation « Centralisation des bases"

43. Fin de migration (suite) Acteur : le SSI • Mise en prodution • Le SSI prévient l’administrateur SILab de la mise en production de SILab • Le SSI met à disposition dans le répertoire FTP des échanges (ECCUS, historiques) un package d’installation de Xlab V11.3 (login : labo_XXXX sur graal) • Le SSI préviendra ultérieurement l’administrateur lorsque la DSI aura tagué tous les utilisateurs migrés de l’unité Acteur : l’administrateur SILab en unité • Mise à jour de Xlab en version V11.3 • Récupération di package d’installation • Mise à jour de XLab DR05 - Formation « Centralisation des bases"

44. 4 I Accompagnement pendant le déploiement DR05 - Formation « Centralisation des bases"

45. Outils d’accompagnement • Documentations disponibles sur l’application • Site de la DR05/Support aux unités/Silab • Actualités • Documentation • Liens utiles • Documents de présentation • Documents techniques : guide d’installation , pré-requis sur le poste de travail, procédure de mise à disposition de la base Xlab, documentation de l’outil de vérification de poste, document de vérification et contrôle de la migration d’Xlab à SILab, Document de Checklist et de validation de la migration • Migration SILab • FAQ SILab DR05 - Formation « Centralisation des bases"

46. Assistance aux laboratoires • Accompagnement du laboratoire Le laboratoire contacte le support de proximité en délégation. (support niveau 1) Formulaire accessible par le lien « assistance » sur le client lourd ou le client Web Le formulaire sera adressé à une adresse mail générique à créer par le support de proximité : « support-SILAB@drxx.cnrs.fr » (exemple : support-SILAB@dr5.cnrs.fr) Le support de proximité niveau 1 traite la demande. Préciser le code division de votre laboratoire, l’objet de l’incident, actions ayant conduit à l’incident, copies écran de l’incident • Accompagnement du support de proximité Si le support de proximité n’arrive pas à résoudre l’incident, il transfère votre mail vers la DSI (support niveau 2) – demande crée dans Customer first et suivi • Cas particulier d’accès aux données des laboratoires dans le cadre du support Seuls les utilisateurs autorisés par l’unité ont accès aux données de l’unité Pour faciliter la résolution d’un incident, exceptionnellement et ponctuellement un accès au support de proximité ou à l’assistance utilisateur peut être ouvert Un profil de consultation « MCO » a été créé à cet effet • Diffusion d’un bulletin hebdomadaire Nous sommes entrain d’élaborer une trame pour un bulletin avec la DSI. DR05 - Formation « Centralisation des bases"

47. Fin …. DR05 - Formation « Centralisation des bases"