Diese Präsentation zeigt den Aufbau des Programms ,

1. Stand: 16.11.2013 Das Warenwirtschaftssystem für Klein- und Mittelunternehmen Diese Präsentation zeigt den Aufbau des Programms, sowie die wichtigsten Funktionen und Abläufe zur effizienten Nutzung von Cadia.Diese Unterlage können Sie für den Einstieg ins Programm Cadia ausdrucken. Kennen Sie schon unsere Beiträge auf YouTube?

2. Download & Installation Cadia können Sie auf allen aktuellen Windows-Betriebssystemen einsetzen.Download: Cadia kann von der Homepage http://www.cadia.dekostenfrei heruntergeladen werden. Installation: Die Installationsroutine legt auf Ihrem PC einen Ordner „Cadia“ an und wenn gewünscht auch direkt eine Verknüpfung auf Ihrem Desktop oder im Startmenü.Testen: Mit dem ersten Start beginnt die 30tägige Testphase.Für das Testen ist keine Freischaltung erforderlich. Während derTestphase können Sie die unterschiedlichen Kauf- und Mietvariantentesten. Je nach Wahl der Programmvariante erhalten Sie unterschiedliche Funktionen, Menüs oder Prozessabläufe angezeigt. Danach richtet sich auch der Preis der Software.

3. Wir beschreiben hier die dzt. höchste Programmvariante CadiaOFFICE_Classic: Hauptmaske Alles Wichtige auf einen Blick…

4. Menüzeile: alle möglichen Menüpunkte QuickmenüSchnellaufruf der wichtigsten Funktionen Informationen und wichtige Hinweise für die tägliche Arbeit,darunter ein zentraler Terminkalender

5. Sind Sie ein neuer Nutzer?Verwenden Sie den Einrichtungsassistenten im Programm:Er nimmt Ihnen viel Arbeit ab! In 6 schnellen Schritten haben Sie die notwendigen, wichtigen Voreinstellungen für die Nutzung des Programms eingerichtet.

6. Cadia Verbindung zur Datenbank (und im Netzwerk) SQL Server Spielen Sie Cadia auf jedem Rechner auf, auf dem Sie es nutzen wollen (ab CadiaOFFICE)- Verbinden Sie sich von jedem PC aus über Menü Admin./ Netzwerkstellungen zur Datenbank- Fordern Sie von jedem PC aus für jeden Mitarbeiter einen Freischaltcode an. So arbeiten dann alle gemeinsam in einem Datenstamm.Genaues zur Einrichtung finden Sie in der Anleitung.

7. Über Menü Administration/Programmoptionenlegen Sie die Grundsteine für Ihre Verwaltung: 1. Globale Voreinstellungenfür alle Benutzer gültig 2. Lokale Voreinstellungen,individuell pro Benutzer einstellbar

8. U.a. erfassen Sie Ihre Geschäftsdaten, um später damitdie Geschäftsvordrucke zu generieren: für DRUCK und fürden MAILVERSAND(PDF)

9. Standardtexte(auch mehrsprachig) für Ihre Belege festlegen: (Felder mit Doppelklick bearbeiten,Schriftart & -größe direkt wählen.Vermeiden Sie unnötige Leerzeilen!)

10. ... damit das Programm dann schöne Ausdrucke generiert Muster z.B. für den 1) Mailversand … oder für 2) Vordrucke Der Fast-Report-Berichts-Designer bietet vielfältige Möglichkeiten,„alles ist möglich“:- Layouts selbst anpassen- Layouts von uns anpassen lassen(Muster unserer Kunden)

11. Nächster wichtiger Menüpunkt„Grundeinstellungen“ Unsere vordefinierten Tabelleneinträge können Sieergänzen oder abändern.Anhand dieser Einträge können Sie später in- der Artikelverwaltung- der Kontaktverwaltung und - den Belegen selbstdie Auswahl treffen.

12. Beginnen Sie im nächsten SchrittIhre Kontakte zu pflegen Kontakte können Sie* manuell erfassen oder * importierenKontakte sind - Kunden- Lieferanten - Nichtkunden oder- Sonstige

13. In der Kontaktverwaltung finden Sie alle Informationen zu einem Kontakt: Hauptdaten Details (Stammdaten) > Zusatzdaten & Infos

14. Wenn Sie einen neuen Kontakt anlegen, werden die Voreinstellungen aus den Programmoptionen übernommen, die weiteren DETAILS können Sie nun ergänzen:

15. Auf den weiteren Reitern in der Kontaktverwaltung können Sie ZUSATZDATEN erfassen und div. Informationen abrufen: Ansprechpartner = Personen zu diesem KontaktZusatzanschriften und Lieferanschriften Aktivitäten (abzurechnende Leistungen, Aktivitäten) Wiedervorlagen (fällige Termine)Briefe (zu diesem Kontakt) Emails (Ablage; Neuaufruf, Weiterleitung) Dokumentarchiv (Mails, Briefe, etc.) Belege (Beleghistorie) Kunden- und Lieferantenpreise (abweichende) Objekte (wo Kontakt Auftraggeber ist) Lizenzen& WartungsverträgeMarketing & Analysen(Auswertungen zu diesem K.)Telefonate (mit diesem Kontakt)

16. Zusammengefasst finden Sie alle Kontakte in der KONTAKTLISTE Zu öffnen über das Schnellstartmenü oder über Menü Kontaktmanagement: Hier können Sie Etiketten drucken, Serienbriefe schreiben und auch Massenänderungen durchführen.

17. In vielen unserer Listen können Sie auch filtern und sortierenoderSpalten anpassen, verschieben, ein- und ausblenden filtern sortieren Blaue Spaltenschrift = auf Liste ist ein re-Maus-Menü hinterlegt • Zusätzliche Funktionen in Listen: • Filter pro Spalte (Maus-Links-/oder Rechtsklick) • Funktionen aufrufen (Maus-Rechtsklick = Kontextmenü) • Spalten mit gedrückter Maus an anderen Platz verschieben oder über Kontextmenü ausblenden.

18. Beginnen Sie nun mit der Verwaltung Ihrer Artikel:Artikel manuell erfassen oder importieren Artikel sind:- Waren und Güter- Dienstleistungen (Beratungen, Tätigkeiten, Einsätze …)- Kosten (Büromaterial, Versandkosten, KFZ-Kosten …)- Beiträge und Gehälter (Finanzamt, Krankenkasse, Lohn…)- Spesen (Reisekosten, Wegzeit, Nächtigung …)… alles, was Sie ein- oder verkaufen

19. Artikelverwaltung Hauptdaten Hier lassen sich - Artikel manuell erfassen- Artikel ändern Details Mindestbestände lassen sich erfassten & importieren.Warenbestände sind u.a. abhängig von EK-Preis. Sie erhalten diese über einen speziellen Import (Inventur) oder mittels Pflege im Programm.

20. Möchten Sie Ihren Warenbestand pflegen, achten Sie bitte darauf, dass nur Ware die im Bestand ist, auch verkauft werden kann:Warenbeständeberechnen sich ausschließlichmittels Erfassen imWareneingang(nicht mit Eingangsrechnung)mittels Erfassen im Lieferschein(nicht mit Rechnung) Über die Bestandsaufnahme bzw. -korrektur (beim Artikel) können Sie einzelne Warenbestände aufnehmen oder korrigieren.Arbeiten Sie mit mehreren Lagern, sind Lagerumbuchungen möglich. Auch eine Inventur lässt sich über Cadia darstellen.

21. Artikel (Basisdaten und erweitere Artikeldaten) • Artikelpreise netto oder brutto erfassen- Basispreise, VPE (Umverpackung, Inhalte)- Zusatzpreis, Verleihpreis - Preiszuschläge anhand Preisgruppen erfassen- Staffelpreise anhand Preisgruppen zuordnen- Sonderpreise, zeitlich befristete Artikelpreise- Seriennummernerfassung- Artikeltexte in anderen Sprachen erfassen- alternativer Artikel Vorschlag für Auftragsverwaltung- Artikel als Artikelset definieren- 5 Artikelbilder / Artikeldateien zuordnen- kunden- und lieferantenbezogene Artikelpreise- Barcode-Etikettierung- Import/Export: Warentarifnummer, Ursprungsland, Handelsartikel- Farbe einem Artikel zuweisen • Zuweisung: Warengruppe, Warenuntergruppe, Hersteller, Lieferant, Kategorie, Lager- Angabe Gewicht, Länge/Breite/Höhe, Volumen m3, Artgewicht- kombinierte Artikelsuche nach 5 Begriffen: Artikelnummer, alternative Artikelnummer, GTIN (EAN), Matchcode, Artikelbezeichnung- Artikelprovisionen allgemein, pro Vertreter.

22. Alle erfassten/importierten Artikel finden Sie in der Artikellistewieder: Preisanpassungen Auch hier wieder: • Zusätzlicher Filter auf Spalte • Re-Maus-Menü (f. Massenänderungen) • Sortieren in Spalte

23. Artikelbestandsinformationen • Aus den Bewegungen Ein- und Verkauf (nur in Wareneingang/Lieferschein)ergeben sich die Listen für die Artikelbestandsinformationen:- Warenbestand (mit und ohne disponierten Werten)- Mindestbestand unterschritten • Warenbestand pro Lager(Prüfung auf Stichtag und nach Lagerorten) • Prüfung Warenbewegung • Prüfung Einkaufspreis in Rechnungen

24. Die Ein- und Verkaufsbelege sind allesamt ähnlich aufgebaut und unterscheiden sich nur wenig: Hauptdaten Ihre Artikel- Positionen Listen aller Positionen, Texte und sonstiges Die unterschiedlichen Funktionen sind mit einer Beschriftung hinterlegtund werden in der Hilfedatei genau beschrieben (Hilfebutton oben anklicken)

25. 1) Einen neuen Beleg erfassen... (hier am Beispiel Auftragsbestätigung) Über den „NEU“-Button legen Sie eine neue Auftragsbestätigung an. 2) 3 Möglichkeiten einen bestehenden Beleg zu öffnen (über Hauptfenster): den zuletzt erfassten Beleg öffnen: Über die Liste wählen: über Sucheim Startfenster:

26. Einen Beleg (Verkauf/Einkauf) erfassen, 1. Schritt: Kontakt wählen:Teil eingeben von Kunden-Nachname oder Kundennummer Die Belegnummer(z.B. R12.00001)wird anschließend auto- matisch vergeben undalle Kontaktdaten gezogen. TIPP: Springen Sie nun mit der Tab- oder der Entertaste von Feld zu Feld und tragen Sie die weiteren Daten ein.

27. Beleg: Artikelpositionen erfassen, 2. Schritt: 1) Artikel wählen(Teil von Artikelname, Beschreibung oder Nummer reicht für Suche) >> alle artikel- relevanten Daten werden automatisch gezogen.2) Menge eintragenÜber Button „neue Pos.“ weitere Artikel erfassen.Fertig! In der Positionenliste unten werden sämtliche oben erfasste Positionen gelistet.

28. Cadia speichert BELEGE automatisch(bei nachträglichen Änderungen „über Häkchen speichern“).Benötigen Sie einen Beleg im „Urzustand“, dann machen Sie daraus eine PDF-Datei und legen Sie sie beim Kunden ab.Sämtliche erfassten Belege können immer wieder aufgerufen, geändert (Ausnahme Belegsperre), gedruckt und neu verschickt werden.Wenn Sie Ihre Belegnummer abändern möchten (z.B. nicht mit 01 als Rechnungsnummer beginnen), dann ist das ebenso möglich wie das protokollierte Löschen von Belegen.Sämtliche Belege lassen sich auch in anderen Sprachen drucken oder in anderen Währungen erfassen…Sämtliche Anleitungen (z.B. Archivieren von Belegen, Wiederherstellen von Belegen) finden Sie in der Hilfedatei von Cadia.

29. Auftragsverwaltung / Der Beleg ist fertig angelegt. • Sie können noch- Rabatte gewähren- Zwischensummen setzen • Seitenumbrüche setzen- im Angebot Alternativpositionen markieren- auf die Endsumme einen Gesamtrabatt geben oder einen Aufschlag draufschlagen. In der Reiterlandschaft unten können Sie nachträglich- die Texte für diesen Beleg ändern- anhand von vordefinierten Textbausteine abweichende Text- vorlagen wählen.

30. Auftragsverwaltung / Buttons und Funktionen 1. 2. 3. 1. Aktions-Button (mit allen Befehlen)2. Funktionsleiste für Beleg mit allen wichtigen Befehlen3. Funktionsleiste für Artikelpositionen Je Belegart gibt es weitere unterschiedliche Funktionsbuttons:... wenn Sie mit der Maus über einen Button fahren (Mouse-over) wird Ihnen ein Hilfetext (Hint) dazu angezeigt, der gleiche Text erscheint auch in Langform in der rosa Statuszeile unten. Die Funktionen werden in der Hilfedatei beschrieben.

31. Auftragsformulare Funktionen und Funktionsbuttons 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16(Standard-Buttons) • Aktion Button (alle Funktionen auf dieser Ebene) • Neuer Beleg • Beleg speichern • Letzte Änderungen verwerfen • Beleg duplizieren • Sonderbutton (nur in Auftragsbestätigung) • Beleg übernehmen in nächste Auftragsebene • Beleg übernehmen direkt in die Rechnungsebene • Auswahl Layout- oder Belegname (hier Beispiel Auftrag) • Beleg in Vorschau anzeigen • Beleg drucken • Belegdruck mit Original und Kopie • Beleg als PDF aufbereiten und speichern • Beleg als Email (mit Anhang PDF) versenden • Hilfe-Button für diesen Beleg • Schließen des Formulars • Rückwärts- und vorwärts blättern in den Belegen • [ H ] … Hinweise aus Kontaktverwaltung[Pfeil] … Alle Kontaktdaten gemäß Stammdaten aktualisieren • [ i ] … Infobutton > Wechsel zu Kontakt bzw. Objekt • Beleg sperren gegen Änderungen • Beleg zu Postausgangsbuch geben • Wiedervorlage für diesen Beleg anlegen • Adresse aus Ansprechpartner wählen • Nur Anschrift zu diesem Kontakt aktualisieren • Adresse aus Zusatzanschriften wählen • Beleg wurde per Email verschickt • Beleg per Telefax verschicken • Kontakt ist mit elektron. Übermittlung einverstanden 17 18 19 20 21 22 23 24 259 26 28 27

32. Die Belege können jeweils in die nächste Bearbeitungsstufe übernommen werden: Einkauf:Anfrage (ob Ware verfügbar)> Bestellung (bei Lieferanten)> Wareneingang (Sie erhalten Ware)> Eingangsrechnung (Sie erhalten Rechnung) Verkauf:Kalkulation > für Angebot> Angebot (wenn Kunde nachfragt) > Auftrag/sbestätigung (wenn Kunde bestätigt)> Lieferschein (Sie verschicken Ware) > Rechnung (Sie rechnen ab) Darüber hinaus können Sie mittelsKreuzverbindungenauch Artikelpositionen vom Einkauf in den Verkauf übernehmen oder umgekehrt. Das spart viel Zeit! Beispiel BESTELLUNG Sie haben einem Kunden einen Auftrag bestätigt und Ware liegt nicht auf Lager: neue Bestellung & Positionen übernehmen!

33. Auf den folgenden Seiten beschreiben wir den Einkauf: Einkauf: Anfrage - Bestellung – Wareneingang – Eingangsrechnung neuen Beleg erfassen Anfrage … der erste Beleg in der Hierarchie vom EinkaufEine Anfrage tätigen Sie, wenn Sie Preisinformationen oder Lieferinformationen von Ihrem Lieferanten abrufen möchten (wäre auch tel. möglich),ansonsten führen Sie direkt eine Bestellung durch:

34. Einkauf: Anfrage - Bestellung – Wareneingang – Eingangsrechnung a) Beleg übernehmen oder b) Beleg neu anlegen Möglichkeiten der Erstellung:a) aus der Anfrage heraus per Knopfdruck in Bestellung übernehmenb) keine Anfrage vorhanden > direkt eine Bestellung erfassen… weitere Möglichkeiten eine Bestellung zu generieren:- aus einem Auftrag heraus eine Bestellung an Lieferanten schicken (Liste Pos.)- Bestellvorschläge bei günstigstem Lieferanten bestellen (Aktionenbutton)weitere Funktionen:- avisierter Liefertermin pro Artikelposition (Art. Pos.)- Suche der Artikelposition nach Artikelnummer des Lieferanten (Art.Pos.)- Zuordnung von Kostenstelle, Buchungskonto, Objektnr. (Art. Pos.)- Positionen aus bestehenden Aufträgen importieren (Reiter unten)

35. Einkauf: Anfrage - Bestellung – Wareneingang – Eingangsrechnung Bestellvorschlägekönnen Sie aus jeder Auftragsbestätigung aufrufen, sofern Sie Warenbestände führen Lieferant wählen (evt. Den mit günstigsten Preis)und auf KnopfdruckBestellunggenerieren!

36. Einkauf: Anfrage - Bestellung – Wareneingang – Eingangsrechnung Bestellprüfungdetaillierte Lieferprüfung, ob eingegangene Ware richtig und vollständig ist… Interessant für alle Kunden mit Scannererfassung.Prüfung ob bestellte Ware in einer Lieferung geliefert wurde, ansonsten wird sie als Teillieferung markiert und Rest in Liste Bestellungen ohne Wareneingang zur Nachverfolgung angezeigt.

37. Einkauf: Anfrage - Bestellung – Wareneingang – Eingangsrechnung = Ware wird angeliefert - a - - b - = Ware ins Lager aufnehmen Möglichkeiten:a) aus der Bestellung heraus auf Knopfdruck in Wareneingangs- schein übernehmen!b) (keine Bestellung) direkt einen Wareneingang erfassenweitere Funktionen:- komplette Warenrücksendung vornehmen (Aktionenbutton)- eine Teilrücksendung vornehmen (über Liste Positionen)

38. Einkauf: Bestellung – Anfrage – Wareneingang – Eingangsrechnung = Lieferant schickt Rechnung Möglichkeiten:a) aus dem Wareneingang heraus auf Knopfdruck in Eingangsrechnung übernehmenb) (keine Warenlieferung) direkt Eingangsrechnung erfassenweitereFunktionen:- Kennzeichnung, dass Ware noch ausständig ist (Summenreiter)- aus Beleg Stornorechnung erstellen (Aktionenbutton)- für markierte Positionen eine Gutschrift erstellen (Liste Pos.)- Positionen aus bestehenden Wareneingängen übernehmen (Reiter unten) aufschaltbare Schnittstellen:DTAus-Schnittstelle, DATEV-Schnittstelle, ESR-Schnittstelle (CH) - a - - b -

39. Einkauf: Verbindlichkeiten(= offene Lieferantenrechnungen) = Darstellung aller noch zu zahlenden Eingangsrechnungen Haben Sie Eingangsrechnungen bezahlt, können Siediese über die Liste der Verbindlichkeiten auszeichnen.Die eingetragenen Daten werden automatisch in Ihre Buchungsdaten (Controlling/Buchungsübersicht) übernommen.

40. Auf den nächsten Seiten beschreiben wir den Verkauf: Verkauf: Kalkulation – Angebot – Auftrag – Lieferschein - Rechnung Kalkulation = Grundlage für ein Angebot Sie können eine Kalkulation einem bestimmten Kunden zuweisen und als Angebot übernehmen.

41. Verkauf: Kalkulation – Angebot – Auftrag – Lieferschein - Rechnung neuen Beleg erfassen Angebot … der erste Beleg in der Hierarchie des VerkaufsEine Angebot erstellen Sie, wenn der Kunde eine schriftliche Preis- oder Lieferinformation von Ihnen angefordert hat.Enthaltene Funktionen:- Alternativpositionen (Preis wird nicht in Endsumme einberechnet)- Datum Angebot gültig bis, DatumAngebot erwartet bis, %Erwartung Der Kunde bestellt… aus dem Angebot wird ein Auftrag…>>>

42. Verkauf: Kalkulation – Angebot – Auftrag – Lieferschein – Rechnung(Auftrag = Auftragsbestätigung) - b - - a - Möglichkeiten:a) aus dem Angebot heraus auf Knopfdruck in Auftrag übernehmen >b) (kein Angebot) > auf Knopfdruck neue AuftragsbestätigunganlegenZusätzliche automatische Funktionen:- Bestellung von Artikeln direkt aus Auftrag heraus (Liste Pos.) - Bestellung als Direktlieferung direkt aus Auftrag heraus (Liste Pos.) - Anzahlungsrechnung erstellen mit % Wert von Auftragsvolumen (Akt.button)- Anzahlungsrechnung erstellen mit Betrag (Akt. Button)- Positionen aus bestehenden Bestellungen importieren (Reiter unten)- Bestellvorschläge (Aktionenbutton) usw.

43. Verkauf: Kalkulation – Angebot – Auftrag – Lieferschein - Rechnung - a - - b - Mit Kontrolle des Warenbestands: a) den Auftrag auf Knopfdruck in einen Lieferschein übernehmen: übernehmen, Prüfung ob Ware vorhanden: (Warenbestand / Durchschnitts-EK-Berechnung)

44. Verkauf: Kalkulation – Angebot – Auftrag – Lieferschein - Rechnung b) Ist kein Auftrag vorhanden, können Sie auch direkt einen Lieferschein neu anlegen: Hierbei findet keine Kontrolle statt, ob die Ware im Bestand ist oder nicht >Fehlbestände können auftreten!Zusatzfunktionen:- für markierte Positionen eine Warenrücknahme erstellen, weil der Kunde diese z.B. zurückgeschickt hat (Liste Pos.)- Positionen aus bestehenden Wareneingängen importieren (Reiter unten)

45. Verkauf: Kalkulation – Angebot – Auftrag – Lieferschein - Rechnung c) Die weitere Möglichkeit wäre, über die Warenverfügbarkeitsprüfung schon im Auftragsformular Diese Möglichkeit nutzen Sie, wenn Sie keine Durchschnittsberechnung Ihres Lagerbestandes wünschen, sondern eine tatsächliche Bestandsberechnung auf dietatsächlichen EK Preise erfolgen soll.

46. Verkauf: Kalkulation – Angebot – Auftrag – Lieferschein - Rechnung Sie schicken Ihren Kunden für erbrachte Leistungen eine Rechnung - b - - a - Möglichkeiten:a) aus dem Lieferschein heraus auf Knopfdruck eine Rechnung erstellen!b) (keine Lieferung) direkt eine Rechnung erfassenWenn kein Lieferschein erstellt werden muss (bei Dienstleistungen), können Sie auch aus jedemAngebot oder Auftrag heraus direkt eine Rechnung erstellen:

47. Verkauf: ...... Rechnung / Gutschriften, Stornorechnung Aus dem selben Formular heraus erstellen SieGutschriften bzw. Stornorechnungendas sind negative Rechnungen undwerden ebenfalls über das Rechnungsformular erstellt.Möglich sind: - eine neue Gutschrift (ohne Bestandsrechnung) erfassen- eine Teilgutschrift automatisch generieren (Liste Pos.)- eine Stornorechnung(über Gesamtrechnung) auf Knopfdruck automatisch generieren

48. Verkauf: ...... Rechnung / Sammelrechnungen Sammelrechnungengenerieren Sie direkt in der Liste „Lieferungen ohne Rechnung“ heraus (den Link dazu finden Sie im Hauptfenster) Einzelne Lieferscheine in der Liste markieren und mit einem Klick eine Sammelrechnung generieren.Optional gibt es auch eine 2. Variante, wo in einem Beleg nur die Belegdaten, nicht die einzelnen Artikelpositionen angezeigt werden.

49. Verkauf: ...... Rechnung / weitere Optionen Sie liefern nur gegen Vorauszahlung:Sie senden eine Rechnung im Voraus und liefern erst nach Zahlung? Setzen Sie die Markierung bei „Ware noch nicht geliefert“ … der Beleg bleibt offen zur Bearbeitung unter Hinweise im Startfenster.Anzahlungs- / Abschlags- und Schlussrechnung:Nebst einer „normalen Rechnung“ können Sie mit Cadia auch Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen erstellen.Auf Basis dieser Rechnungen kann später eine Schlussrechnung generiert werden (eigener Ausdruck).

50. Haben Sie wiederkehrende Belege (z.B. RE), verwenden Sie Belegvorlagen - diese können terminiert werden: letzte Rechnung / nächste Rechnung Terminserie Bei Fälligkeit werden Sie im Hauptfenster darauf hingewiesen: