Capacitación para usuarios finales en el uso de la herramienta SAP Business Web Intelligence

1. Capacitación para usuarios finales en el uso de la herramienta SAP Business Web Intelligence Octubre 2013

2. Agenda • Definición de Web Intelligence. • ¿A quién va dirigido?. • Aplicación de la herramienta en el INCOP. • Universos. • Reportes. • Publicación y descarga de información. • Filtros. • Caso práctico.

3. Definición Web Intelligence es una herramienta líder en el análisis y consulta a través de la web, diseñada para ofrecer la información más completa posible al mayor número de usuarios mediante un entorno fácil de utilizar y de una plataforma extremadamente escalable. ¿Para qué nos sirve? Permite al usuario final llegar hasta el fondo de la información, gracias a sus herramientas de autoservicio para acceso a datos, exploración e interactividad.

4. ¿A quién va dirigido? A usuarios del INCOP y público en general que necesiten analizar, consultar y validar información.

5. ¿Cómo aplica el INCOP está herramienta? • Mejorando la toma de decisiones y la autonomía de los usuarios del INCOP con un mejor acceso a los datos. • Mediante un marco repetible para los informes y análisis específicos. • Transmitiendo la información en la institución y al público mediante el uso compartido de informes interactivos.

6. Universos Un universo es la capa semántica que mapea términos cotidianos que describe su entorno de negocio almacenados en la base de datos. Dentro del INCOP tenemos conjuntos de objetos que forman universos como: - RUP - Catalogo - Subastas - Licitación - Resumen procesos

7. Reportes Un reporte es la recopilación de datos de uno o varios universos. En el cual analizamos, consultamos y validamos la información.

8. Definición de Variables Son formulas convertidas en variables para el facilitar el uso datos en los reportes de Web Intelligence. Definición de Funciones Son cálculos rápidos de los datos del Web Intelligence.

9. Fusiones de Variables

10. Publicación de reportes en Mobile Para poder publicar un reporte en Mobile, tenemos que dar click derecho sobre el reporte y poner en la opción categorias-mobile.

11. Exportación de reportes a PDF y EXCEL Para poder exportar un reporte a PDF o EXCEL, damos doble click en el reporte y seleccionamos la opción exportar documento como.

12. Filtros Dentro de la consulta tenemos cuatro tipos de filtros: 1.- Filtros de consultas predefinidas. 2.- Filtros simples y multi-valor.

13. Filtros 3.- Filtros bajo petición. 4.- Filtros complejos.

14. CASO PRÁCTICO

15. 1.- Ingresamos al Web Intelligence • 2.- Damos click en el icono Aplicación de Web Intelligence • 3.- Creamos un nuevo documento

16. 4.- Seleccionamos la opción universo y damos click en aceptar

17. 5.- Vamos a seleccionar el universo de Resumen Procesos • 6.- Seleccionamos los siguientes objetos: Valor Adjudicado, ahorro, presupuesto, Tipo de proceso (de la carpeta Resumen Procesos) , año adjudicación, mes adjudicación, fecha inicial mes, código interno proceso.

18. 7.- En los filtros de la consulta colocamos los siguientes objetos: • 7.1.- Tipo de proceso y ponemos en la lista los siguientes procesos: Subasta Inversa Electrónica, menor cuantía, contratación directa, concurso público, licitación, lista • corta, cotización, publicación, licitación de seguros. • 7.2.- Código Entidad / Proveedor diferente de (10610) • 7.3.- Estado de la compra fuera de la lista (Desierto parcial)

19. 8.- Ponemos el nombre de Procesos a la pestaña y damos click en ejecutar consulta. • 9.- Una vez generado el reporte ponemos el documento con márgenes cero, en A4 horizontal, en la presentación la colocamos como página y quitamos pie y encabezado del documento. • 10.- Insertamos una tabla de referencias cruzadas y colocamos el Tipo de proceso.

20. 11.- Crearemos la primera variable indicador llamada "Número de procesos": =Cuenta([Código Interno Proceso];ValoresÚnicos) y lo colocaremos alado del tipo de proceso. • 12.- Arrastramos a la tabla el Número de procesos, Presupuesto, el valor adjudicado, el ahorro y colocamos los nombres a los encabezados de la tabla.

21. 13.- Crearemos una nueva variable indicador llamada "% Rebaja Presupuestaria" =([Ahorro]/[Presupuesto]) y colocamos la nueva variable en la tabla.

22. 14.- Insertamos un gráfico de pastel y ponemos los objetos número de procesos y tipo de procesos.

23. 15.- Le damos formatos al gráfico títulos, colores etc. Y procedemos a poner el nombre al reporte (Resumen Procesos) • 16.- Ya finalizado el reporte procedemos a guardar el documento. • 17.- Damos click en acceso a datos y ponemos la opción editar el documento.

24. 18.- Agregamos una nueva consulta "Catálogo electrónico" a la que la llamaremos con su mismo nombre. • 19.- Colocamos los objetos: " fecha adjudicación y tipo de proceso " de la carpeta ordenes . El valor adjudicado, y código proceso.

25. 20.- Ejecutamos las consultas. • 21.- Procedemos a fusionar tres dimensiones: • 21.1.- Fecha inicial mes con fecha adjudicación • 21.2.- Código proceso con Código Interno Proceso • 21.3.- Tipo de Proceso con Tipo Proceso

26. 22.- Creamos la variable dimensión: "Año" con la siguiente formula: =Año([Fecha Inicial Mes])" y la ponemos como filtro de barra. • 23.- Creamos la variable medida: "NÚMERO DE PROCESOS" con la siguiente formula: =Cuenta([Código Proceso];ValoresÚnicos) • 24.- Remplazamos el tipo de proceso por el fusionado. • 25.- Creamos la función =Cuenta([Código Proceso];ValoresÚnicos), para el "[NÚMERO DE PROCESOS]” • 26.- Arrastramos para la columna Número de Procesos =[NÚMERO DE PROCESOS]

27. 27.- Se crea la función “=Si(EsNulo([Presupuesto]);[Catálogo Electrónico].[Valor Adjudicado];[Presupuesto])” para la columna de Presupuesto

28. 28.- Se crea la función “=Si(EsNulo([Procesos].[Valor Adjudicado]);[Catálogo Electrónico].[Valor Adjudicado];[Procesos].[Valor Adjudicado])”, para la columna Adjudicado • 29.- Se crea la función “=Si(EsNulo([Ahorro]);0;[Ahorro])”, para la columna Rebaja Presupuestaria • 30.- Click derecho en la columna % Rebaja Presupuestaria para personalizar el formato de % • 31.- Damos formato a las columnas restantes. • 32.- Arrastramos la fusión al gráfico ” =[Tipo de Proceso]”

29. 33.- En el gráfico damos click derecho en asignar valores, escogemos Número de Procesos y Tipo de Procesos. • 34.- Procedemos a guardar el documento.

30. ANEXOS

31. Configuración de Datos Mobile • Digitar la contraseña de la aplicación • Creación de la nueva conexión

32. Configuración de Datos Mobile • Configuración de la Autenticación • Probar la nueva conexión

33. Configuración de Datos Mobile • Reportes realizados.

34. GRACIAS