Capacitación para usuarios finales en el uso de la herramienta SAP Business Explorer

1. Capacitación para usuarios finales en el uso de la herramienta SAP Business Explorer Octubre 2013

2. Agenda • Definición de la herramienta SAP Business Objects Explorer. • Funcionalidades: Consultas, búsquedas y descargas • Espacios de Exploración a partir de universos definidos. • Vistas de Exploración. Diseño de vistas, filtros (tablas, gráficos y mapas). • Caso práctico (Espacios de Exploración y Vistas de Exploración)

3. ¿Qué es SAP Business Objects Explorer? “Es una aplicación de búsqueda de datos que permite explorar la información corporativa de forma rápida y directa”

4. ¿Para qué sirve SAP Business Objects Explorer? • Búsqueda de datos relevantes almacenados en un conjunto de datos coherentes y significativos. • Análisis visual de información a través de visualizaciones avanzadas o gráficos. • Búsqueda de palabras clave relacionadas con una temática empresarial, con el fin de recuperar los espacios de información que contienen los datos de interés.

5. ¿Para qué sirve SAP Business Objects Explorer?

6. ¿Para qué sirve SAP Business Objects Explorer? UNIVERSOS DE INFORMACIÓN

7. ¿A quién está dirigido SAP Business Objects Explorer? • Usuarios que realizan búsquedas en espacios de información, exploran los datos que contienen y, en ocasiones, exportan dichos datos a otras aplicaciones. • Usuarios que crean espacios de información basándose en los datos disponibles de universos de SAP Business Objects.

8. ¿Cómo aplica el SERCOP esta herramienta? • Publicación de información estratégica para el acceso rápido y ágil de la ciudadanía y entidades de control. • Motor de búsqueda de información relevante.

9. FUNCIONALIDADESSAP Business Explorer

10. Búsqueda de Información “Búsqueda de datos relevantes almacenados en un conjunto de datos coherentes y significativos” Ejemplo Búsqueda de información relevante respecto a los procesos de contratación de Subasta Inversa Electrónica en el 2011

11. Búsqueda de Información 1. En el portal http://portal.compraspublicas.gob.ec/incop/Ingresar a la Plataforma SAP Business Objects mediante el ícono.

12. Búsqueda de Información 2. En la sección Análisis SERCOP, seleccionar la opción 2 “Reportes Sistema de Contratación Pública”

13. Búsqueda de Información 3. Elija opción Aplicaciones -> Explorer

14. Búsqueda de Información 4. Escriba una frase de búsqueda en el cuadro "Buscar". Por ejemplo: “Subasta Inversa Electrónica 2011”

15. Búsqueda de Información 5. Haga clic en Buscar.

16. Búsqueda de Información 6. Haga clic en Buscar.

17. Búsqueda de Información Ranking de Espacios y Vistas de Exploración que contienen información relevante acerca de “Subasta Inversa Electrónica 2011”

18. Búsqueda de Información Para recordar • Los resultados de la búsqueda se muestran en la ficha "Resultados de la búsqueda". • La relevancia de las palabras clave determina el orden de los Espacios de información (ranking) y se les asigna una puntuación. • Si hay muchos espacios de información en los resultados, aparece una barra de desplazamiento para permitir la navegación

19. Búsqueda de Información Para recordar • Utilice comodines en la búsqueda (similar al buscador Google) Recupere contenido que coincide con una o varias palabras de una cadena. Por ejemplo: Subasta Inversa Devuelve el contenido que incluye tanto Subasta como Inversa, o que contiene ambas palabras.

20. Búsqueda de Información Para recordar • Utilice comodines en la búsqueda (similar al buscador Google) No recupera el contenido que coincide con palabras concretas. Por ejemplo: Subasta - Ambato - Machala Devuelve el contenido que incluya el contenido de Subasta que no incluye ni Ambato ni Machala.

21. Búsqueda de Información Para recordar • Utilice comodines en la búsqueda (similar al buscador Google) Recupera el contenido que incluye las palabras que empiezan por una cadena específica. Por ejemplo: BANC* Devuelve BANCHON, BANCO ONCOLÓGICO, BANCO DEL ESTADO.

22. Búsqueda de Información Para recordar • Utilice comodines en la búsqueda (similar al buscador Google) Recupera el contenido que incluye todas las palabras. Por ejemplo: “Subasta Inversa Corporativa” Devuelve los espacios de exploración que contienen todas las palabras Subasta, Inversa y Corporativa.

23. Búsqueda de Información Para recordar • Sugerencia Ortográfica. El buscador de Explorer sugiere correcciones ortográficas. Por ejemplo: “Subasta Inversa Corporatiña” El buscador sugiere “Subasta Inversa Corporativa”

24. Espacios de Información “Colección de objetos que asigna datos de la empresa para una actividad u operación empresarial” Ejemplo CONTRATACIÓN PÚBLICA

25. Espacios de Información

26. Espacios de Información • Panel de Indicadores • Selecciones el indicador a analizar. • Por ejemplo: Valor Adjudicado

27. Espacios de Información • Barra de Herramientas • Panel de Restricciones • Favoritos • Exportar Datos • Administración de Vistas • Opción de Búsqueda

28. Espacios de Información • Panel de Restricciones • Las restricciones contienen los objetos del origen de datos que puede utilizar para navegar. También se los conoce como Filtros. • Por ejemplo: Año de Adjudicación

29. Espacios de Información • Restricciones • En este panel aparecen las restricciones o filtros seleccionados a partir del Panel de Restricciones. • Por ejemplo: Año = 2012

30. Espacios de Información • Panel de Análisis de Datos • Panel de Gráficos • Panel de Tablas

31. Vistas de Exploración “Análisis detallado en una área de datos concreta, por ejemplo, un conjunto de vistas de exploración” Ejemplo RESUMEN CONTRATACIÓN PÚBLICA

32. Vistas de Exploración • Panel de Exploración • Gráficos • Mapas • Tablas • Filtros o Excepciones

33. CASO PRÁCTICOSAP Business Explorer

34. Planteamiento • Se requiere comparar y analizar los siguientes indicadores: valor adjudicado, presupuesto y ahorro (rebaja presupuestaria). La información será analizada a nivel general y detallado en el contexto de los procesos de contratación. • Se desea analizar dichos indicadores para los últimos 5 años a nivel mensual. • Se requiere conocer información de la entidad contratante y proveedor que son los actores principales del proceso de contratación. Específicamente se necesita conocer el RUC y Razón Social de la entidad contratante y proveedor. • Además se requiere conocer información asociada al proceso de contratación como es: código del proceso, provincia, producto que interviene en el proceso de contratación (CPC a 8 dígitos) • Finalmente, se requiere analizar los indicadores por tamaño del proveedor, es decir, si es pequeña empresa, micro empresa, etc. • IMPORTANTE: Para este análisis no se requiere información de Ferias Inclusivas y Producción Nacional.

35. Solución

36. Caso Práctico 1. En el portal http://portal.compraspublicas.gob.ec/incop/Ingresar a la Plataforma SAP Business Objects mediante el ícono.

37. Caso Práctico 2. En la sección Análisis SERCOP, seleccionar la opción 2 “Reportes Sistema de Contratación Pública”

38. Caso Práctico 3. Elija opción Aplicaciones -> Explorer

39. Caso Práctico 4. Elija opción Administrar Espacios y aparecerá la siguiente pantalla, en la opción Universos seleccione el universoUNV_RESUMENPROCESO.unx

40. Caso Práctico 5. Clic en la opción “Nuevo”

41. Caso Práctico 5. En la pestaña “Propiedades” ingrese información referente a Nombre, Descripción, Palabras clave NOTA: El nombre del espacio de exploración debe ser único, utilizar las siglas de su nombre para el caso práctico: Por ejemplo para Juan Pérez: PROCESOS DE CONTRATACIÓN (JPE)

42. Caso Práctico 6. En la pestaña “Propiedades” ingrese la información referente a: Carpeta (Carpeta Pública -> INCOP -> INCOP REPORTES PRESENTACIÓN) , Configuración Regional (Spanish)

43. Caso Práctico 7. En la pestaña “Objetos” seleccionar los siguientes indicadores: (Ctrl + Clic Izquierdo sobre el indicador) • Carpeta Resumen Proceso • Ahorro • Valor Adjudicado • Presupuesto Opción Agregar Objeto

44. Caso Práctico 8. Confirmar que se agregaron correctamente los indicadores seleccionados al panel central: Opción Agregar Objeto Lista Indicadores

45. Caso Práctico 9. Confirmar que se agregaron correctamente los indicadores seleccionados al panel central: Opción Agregar Objeto Lista Indicadores

46. Caso Práctico 10. En la pestaña “Objetos” seleccionar las siguientes restricciones: • Fecha Adjudicación • Año adjudicación • Mes adjudicación • Filtro: 5 años atrás • Resumen Proceso/Explorer • Tipo Proceso Explorer • Tipo de Proceso sin FI y PN • Resumen Proceso • Tamaño Proveedor • Estado de la Compra

47. Caso Práctico 11. En la pestaña “Objetos” seleccionar las siguientes restricciones: • Producto/Clasificación Producto • Nombre Producto N8 • CPC N8 • Proveedor • RUC del Proveedor • Nombre Proveedor

48. Caso Práctico 12. En la pestaña “Objetos” seleccionar las siguientes restricciones: • Persona • Nombre Entidad • RUC • Persona/Ubicación Geográfica • Provincia • Solicitud Compra • Código Proceso

49. Caso Práctico 13. Definir las Restricciones como Geografía. Recordar Para graficar las provincias del Ecuador en un mapa, se requiere definir la excepción “Provincia” como Restricción de Tipo “Geografía”

50. Caso Práctico 14. Seleccionar la Excepción Provincia y en la sección “Detalles”, se deberá elegir la opción “Geografía”