L’administration électronique Enjeu de la modernisation de la gestion territoriale La vision d’un Directeur Général des

1. L’administration électronique Enjeu de la modernisation de la gestion territoriale La vision d’un Directeur Général des Services Jacques KIMPE Conseiller technique e.administration SNDGCT DGS Honoraire de NÎMES Président du GIE PCLC PlanèteCollectivités Locales Conseil Des professionnels au service de la Démocratie locale

2. La dématérialisation n’est pas un projet technique • Sa mise en œuvre répond aux règles classiques • de gestion et de management de projet • Elle implique • une forte volonté politique • un engagement réel de la direction générale de l’administration • Une association de l’ensemble des personnels au processus de réflexion décisionnelle

3. La dématérialisation n’est pas un objectif • La dématérialisation est un moyen • Les collectivités ont le choix de leurs moyens • Préparez soigneusement le changement

4. Pour être réactif et personnalisé, la co-production du service public doit être repensée • L’Etat providence n’est plus • Les collectivités sont en première ligne Les collectivités doivent se mobiliser pour mutualiser leurs moyens et construire leurs futurs services de manière cohérente et efficiente. Maîtriser les termes de l’échange (flux internes/externes, formats) Veiller à l’interopérabilité et à l’indépendance

5. Prenez - vous en main, ne comptez pas sur l’Etat Sachant que … • La qualité de service perçue localement est directement dépendante des différents acteurs de la chaîne en amont • Les collectivités locales s’administrent librement (art. 72 de la Constitution) • L’Etat ne contribuera que modestement

6. Les acteurs de la Dématérialisation. • La population • Les acteurs économiques • L’ordonnateur, ses services et prestataires associés • L’Etat (contrôle de légalité et services déconcentrés) • Le comptable et le réseau du Trésor Public ( correspondant Démat., poste comptable, TG…) • Le Juge des comptes

7. Dématérialiser : des sources de gains partagés Les délais d’exécution  la qualité du service  les manipulations & accès aux documents  les risques de perte de Pièces Justificatives • Des améliorations du service public : les initiatives des CEPL vis à vis de leurs administrés ; la dématérialisation dans l’exécution budgétaire et comptable des CEPL • Une stratégie basée à l’origine sur le volontariat qui va de voir évoluer

8. Dématérialiser c’est faire preuve de pragmatisme La réussite d'un tel projet dépasse les aspects techniques. « Les limites sont souvent liées à l'organisation. La mise en place de la numérisation passe par la remise en cause des méthodes de travail

9. Dématérialiser c’est faire preuve de pragmatisme C’est procéder à une revue des processus organisationnels est préconisée afin de préparer l’intégration de la Dématérialisation. dans la chaîne de travail.

10. Surmonter la résistance au changement Le principal frein peut venir de l’encadrement moyen, qui a le sentiment d'être mis en dehors du circuit. Le flux électronique est plus direct que celui du papier et peut remettre en cause une certaine hiérarchie. Cela implique de mettre en place des processus inédits, donc de réfléchir en amont à l'organisation, et de prévoir un cycle de formation. La gestion du changement étant indispensable, c'est l'occasion de réaffecter le personnel à des tâches plus valorisantes.

11. Approche stratégique de la dématérialisationLes Collectivités doivent répondre à 5 questions • Comment stocker les documents dématérialisés ? • à travers une solution de GED • à travers une solution d’archivage légal • Comment viser et signer électroniquement ? • à travers une solution de parapheur électronique • Comment télétransmettre de manière sécurisée ? • à travers les solutions proposées par les TDT • Comment intégrer ces nouvelles solutions dans mon SI ? • prestations d’intégration • module d’intégration • Comment gérer l’impact sur l’organisation • étude des process métiers impactés • mission d’accompagnement au changement

12. Dématérialiser de l’arrivée du courrier à l’archivage L’objectif du schéma directeur de l’administration électronique consiste à dématérialiser l’ensemble de la chaîne de traitement des dossiers Créer les liens entre les grands pavés de l’Etat (Hélios, Actes, MP…) Le plus dur restera à faire : dématérialiser les procédures internes

13. La notion de Schéma directeur de l’administration électronique Une finalité : amélioration d es conditions d’existence des populations (simplification, réallocation des ressources…….) Des objectifs : répondre aux attentes non satisfaites…….. Un bilan organisationnel : l’approche systémique Le recensement des procédures : la mobilisation des services La fiabilisation des procédures : démarche qualité ( sans recherche de certification) La numérisation des procédures : le rôle du DSI

14. Entreprises Identification et authentification Habitants Écoles Crèche Paiement de prestations Cantines Garderies Agents administratifs Médiathèque Contrôles d’accès Ludothèque Centre Aquatique Émission de factures Consultation du compte Entreprises Bâtiments administratifs La CVQ carte multifonctions L’exemple de Parthenay

15. De nombreux exemples de dématérialisation vers le citoyen • Changement d’adresse • Déclaration de revenus pré-remplie • Acte de naissance.fr • Service-public.fr « co-marqué » • Mon service public.fr L’administration sait se coordonner pour présenter un visage commun centré sur le citoyen

16. Les conventions validées par la Structure nationale partenariale : • Convention cadre des états justificatifs de paye du 21.01.2005, dernièrement actualisée le 20 février 2008 • Convention cadre des pièces de passation des marchés publics du 20.07.2005, actualisée le 26.06.2008 • Convention cadre relative aux mandats, titres et bordereaux du 16.12.2005 • Convention relative à l’intervention sociale du 21.05.2008 • Convention relative aux factures et autres pièces d’exécution du 27 juin 2007 • Convention relative aux délibérations et arrêtés du 28.09.2007 • Dématérialisation du compte de gestion étendu sur chiffres : feu vert 14 mai 2009 • Dématérialisation des documents budgétaires (2010) Les modalités de transmission au comptable : Portail Gestion Publique ou TdT, au libre choix