1 / 46

mag. Sonja Jager mag. Tatjana M.Zupan

UREDBA. o upravnem poslovanju. mag. Sonja Jager mag. Tatjana M.Zupan. Uredba o upravnem poslovanju. I. SPLOŠNE DOLOČBE II. POSLOVANJE S STRANKAMI III. ZAGOTAVLJANJE JAVNOSTI DELA IV. DELOVNI IN POSLOVNI ČAS TER URADNE URE V. URADNE ZGRADBE, PROSTORI IN OPREMA TER

kyrie
Download Presentation

mag. Sonja Jager mag. Tatjana M.Zupan

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. UREDBA o upravnem poslovanju mag. Sonja Jager mag. Tatjana M.Zupan

  2. Uredba o upravnem poslovanju I. SPLOŠNE DOLOČBE II. POSLOVANJE S STRANKAMI III. ZAGOTAVLJANJE JAVNOSTI DELA IV. DELOVNI IN POSLOVNI ČAS TER URADNE URE V. URADNE ZGRADBE, PROSTORI IN OPREMA TER ZAGOTAVLJANJE VARNOSTI VI. UPRAVLJANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM VII. VROČANJE VIII. HRAMBA DOKUMENTARNEGA GRADIVA IX. URADNA DEJANJA X. POSLOVANJE V JEZIKIH NARODNIH SKUPNOSTI XI. NADZOR NAD IZVAJANJEM TE UREDBE XII. PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE

  3. Upravljanje z dokumentarnim gradivom HRAMBA vhodni dokument odpiranje in pregledovanje sprejem odprema označevanje evidentiranje signiranje in klasificiranje priprava odpreme Sejni dosje reševanje izhodni / lastni dokument v rokovnik I. SPLOŠNE DOLOČBE

  4. Predpisi • Uredba o upravnem poslovanju (Ur.l. št. 20/05, 106/05, 30/06, 86/06, 32/07 in 63/07) • Pravilnik o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju (Ur.l. št. 75/2005) • Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradivu ter arhivih (Ur.l. št. 30/06) • Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva(Ur.l. št. 86/06) • Navodilo za določanje rokov hranjenja dokumentarnega gradiva organov javne uprave (Ur.l. št. 81/05) • ZUP (Ur.l. št. 80/99, 70/00, 52/02, 73/04, 119/05) • Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (Ur.l. 24/03, 61/05) • Zakon o tajnih podatkih (Ur.l. št. 50/06-upb) • Zakon o el. poslovanju in elektronskem podpisu (Ur.l. št. 57/00, 30/01, 25/04, 73/04) • Uredba o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje (Ur.l. 77/00, 2/01) I. SPLOŠNE DOLOČBE

  5. Definicije pojmov - 1 • dokument, priloga • dokument v elektronski obliki • dokument v fizični obliki • elektronska kopija dok. v fizični obliki • fizična kopija dok. v elektronski obliki • fizična kopija dokumenta v fizični obliki • vhodni, izhodni, lastni dokument • zadeva • dosje • klasifikacijski znak • številka zadeve, številka dokumenta I. SPLOŠNE DOLOČBE

  6. Definicije pojmov - 2 • signirni (dodeljevalni) znak • evidenca dokumentarnega gradiva • uradna evidenca • dokumentarno gradivo • arhivsko gradivo, trajno gradivo, gradivo z rokom hrambe • zbirka nerešenih zadev • tekoča zbirka dokumentarnega gradiva • stalna zbirka dokumentarnega gradiva • pisarniška odredba, zaznamek • rokovnik • varovani podatki, tajni podatek I. SPLOŠNE DOLOČBE

  7. Naloge in pooblastila Pooblastila predstojnika: • za sprejemanje pošte • za odpiranje pošte, • za sprejemanje vlog in vlog na zapisnik • za dodeljevanje zadev in dokumentov • za evidentiranje dokumentov • za skeniranje dokumentov in notranjo kontrolo pravilnosti skeniranja • za odpiranje ovojnice v kateri je tajni podatek • za imenovanje komisije za izločanje in odbiranje dokumentarnega gradiva • ……. Naloge javnih uslužbencev I. SPLOŠNE DOLOČBE

  8. Splošne določbe • Način upravljanja z dokumentarnim gradivom • Organiziranost: • samostojna notranja organizacijska enota • del druge notranje organizacijske enote • pooblaščeni javni uslužbenci • več glavnih pisarn enega organa na več lokacijah • ena glavna pisarna za več različnih organov na isti lokaciji • Naloge: • sprejem pošte • odpiranje pošte (fizična, elektronska) • evidentiranje zadev, dosjejev in dokumentov • odprema • skrb za varovanje dok.gradiva • vodenje in skrb za enotno vodenje evidenc • usklajevanje in nadzor nad upravljanjem z dok.gradivom vodja glavne pisarne UPRAVLJANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM 1.Splošne določbe

  9. Primer organiziranosti glavne pisarne

  10. Pojem pošte • 1. “Uradna” pošta: • prepoznavna kot sporočilo; • jo je možno reproducirati za potrebe poslovanja; • v elektronski obliki v predpisanem formatu; • jo je potrebno evidentirati;. • 3. Neevidenčno gradivo • 4. Specifično dokumentarno gradivo UPRAVLJANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM 2.Sprejemanje pošte in vlog

  11. Oblika in sprejem pošte oblika način sprejem čas sprejema fizična poštna, pooblaščeni poslovni čas kurirska, javni uslužbenec dostavna služba dežurna služba kadarkoli elektronska el.pošta inf. sistem kadarkoli telefaks el.izmenjava podatkov spletni obrazci CIS Preverjanje identitete pošiljatelja ! UPRAVLJANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM 2.Sprejemanje pošte in vlog

  12. Odpiranje pošte • ravnanje z nevarno pošto • pošta, prejeta na elektronski naslov uslužbenca • prepoved odpiranja: • tajne pošiljke • ponudbe za razpise • osebne pošiljke • naslovljena na drug organ • postopek s pomanjkljivo in nepravilno pošto • ravnanje s prilogami • obrazci vlog • plačila upravnih storitev • elektronsko plačevanje upravnih taks UPRAVLJANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM 2.Sprejemanje pošte in vlog

  13. Potrjevanje sprejema • osebne vloge  odtis prejemne štampiljke, datum, podpis (praviloma nakopiji dokumenta) • fizične pošiljke  datum, podpis, uradni žig (navročilnici, povratnici, posebnem obrazcu, kopiji dokumenta) lahko tudi ura in minuta čas prejema na pisemski ovojnici • pošta v el. obliki  povratno sporočilo v el. oblikinavedba prejetega sporočila ali vsebina, datum, čas, varen el. podpis organa) UPRAVLJANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM 2.Sprejemanje pošte in vlog

  14. fizična pošta praviloma zgornji desni del dokumenta prva stran dokumenta ne prekriva teksta ne na priloge elektronski dokumenti zapisi z drugimi tehničnimi sredstvi Prejemna štampiljka UPRAVLJANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM 2.Sprejemanje pošte in vlog

  15. Prejemna štampiljka - primer Ministrstvo za javno upravo Prejeto: 25. 9. 2007 Sig.znak: 1234 2,5 cm Vredn.: 0, 50 EUR Priloge: 3 Šifra zadeve: 1112-05/2007 6,5 cm UPRAVLJANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM 2.Sprejemanje pošte in vlog

  16. Razvrščanje - klasificiranje • klasifikacija zadev in dokumentov evidenca se vodi po vsebini zadev na podlagi načrta klasifikacijskih znakov • načrt klasifikacijskih znakov • določi predstojnik • vsebuje seznam klasifikacijskih znakov, z besedami opisan pomen in rok hrambe • decimalna razdelitev vsebin z delovnega področja organa • obvezen okvir načrta (Vlada); enoten načrt za posamezno področje (ministri) • številčni znaki; največ pet-mestni, brez vmesnih povezovalnih znakov (PRAVILNO: 12344; Napačno: 123-44) • za daljše časovno obdobje; ob spremembi (dodelitev znaka na 4. ali 5. nivoju) zapis datuma v izvod, namenjen trajni hrambi UPRAVLJANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM 3. Razvrščanje (klasificiranje)

  17. Klasifikacijski načrt - primer

  18. klasifikacijski načrt Vicedomskega urada za Kranjsko 1492 - 1747 gradivo osrednjega državnega oziroma cesarjevega urada na Kranjskem je razdeljeno v štiri glavne skupine: • Splošno - upravne zadeve • Cerkvene zadeve • Kameralne in urbarialne zadeve • Mitninske zadeve

  19. enotni registraturni načrt za Namestništvo in okrajna glavarstva na Kransjkem z dne 27. 12. 1850 Glavne skupine enotnega registraturnega načrta 1850: • 1 CESAR, CESARSKA HIŠA, CESARSKA OBLAST, DRŽAVNA USTAVA • 2 VLADA • 3 DRŽAVNI ZBOR • 4 DEŽELNO ZASTOPSTVO, DEŽELNI ZBOR • 5 PREJŠNJE DEŽELNO ZASTOPSTVO, DEŽELNI STANOVI

  20. Dodeljevanje - signiranje • dodeljevanje zadev in dokumentov • postopek predpiše predstojnik • popolno, nepopolno • presigniranje • dopolnilno dodeljevanje • v evidenci celoten signirni znak • načrt signirnih znakov • določi predstojnik – akt o notranji org. in sist. • vezani na delovno mesto • spremembe le najnujnejše - dokumentirane glavna pisarna notranja org.enota strokovni UPRAVLJANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM 4. Dodeljevanje (signiranje)

  21. Načrt signirnih znakov 1 UPRAVNA ENOTA 10 Načelnik Janez Novak 11 Oddelek za upravne notranje zadeve 110 Vodja oddelka Jože Medved 111 Svetovalec I – državljanstvo Marija Novak 112 Sodelavec I – matičar Barbara Potrč 113 Sodelavec I – matičar Janez Železnik 114 Referent I – vozniška dovoljenja Marija Zupan 12 Oddelek za okolje in prostor 120 Vodja oddelka Ana Zupan 121 Svetovalec načelnika – denacionalizacija Peter Pan 122 Svetovalec I – lokacijske in gradbene zadeve Luka Koren UPRAVLJANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM 4. Dodeljevanje (signiranje)

  22. Splošno o evidentiranju • pomen evidence dokumentarnega gradiva • način vodenja evidence • evidentiranje v elektronski obliki • specifično gradivo • neevidenčno gradivo UPRAVLJANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM 5. Splošno o evidentiranju

  23. nova zadeva vhodni dokument dosigniranje signiranje stara zadeva reševanje Evidentiranje dokumentov • evidentiranje prejetih (vhodnih) dokumentov • informacijski sistem za sprejem vlog, vročanje in obveščanje • evidentiranje izhodnih dokumentov • evidentiranje lastnih dokumentov UPRAVLJANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM 7. Evidentiranje dokumentov

  24. Evidentiranje dokumentov • Dokument: • subjekt • datum dokumenta • številka dokumenta • kratka vsebina dokumenta • oznaka dokumenta (V, I, L) • signirni znak • število in kratek opis prilog • ključne besede • (drugi podatki) • postopek vpisa dokumenta v evidenco • vlaganje dokumentov v zadeve • kopije dokumentov 70 mm KOPIJA ENAKA IZVIRNIKU Kraj, dne…………… ……………………. (podpis uradne osebe) žig organa 30 mm

  25. Evidentiranje zadev, dosjejev in dokumentnih seznamov Zadeva: • številka zadeve (klasif.znak – zap.št. / letnica) • subjekt ali tema • ključne besede (opcijsko) • kratka vsebina • stanje • datum začetka • signirni znak • rok hrambe • zveza (če obstaja) • seznam dokumentov v zadevi • ovoj • zadeve po skrajšanem postopku • povezane zadeve • dosje • rešitev zadev v upravnih postopkih • rešitev zadev v drugih postopkih • rešitev zadev iz splošnega poslovanja

  26. UPRAVLJANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM 8. Evidentiranje zadev, dosjejev in dokumentnih seznamov

  27. Pisarniške odredbe • vpis • spodnji levi kot dokumenta ali kopije • v evidenco dokumentarnega gradiva • zgornji desni kot ovoja (R) • podatki o odredbi • vrsta odredbe, • datum, • podpis strokovnega delavca napotilo za delo z dokumentarnim gradivom UPRAVLJANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM 8. Evidentiranje zadev, dosjejev in dokumentnih seznamov

  28. pisarniške odredbe • odredbe pri poslovanju z zadevami: • ROKOVNIK (R) + datum, ko rok poteče • REŠENO (REŠ) + datum • za spremljanje upravne statistike • V ROKOVNIKU: • postopek je prekinjen, • odločeno, čaka se povratnice, • vročeno, čaka se dokončnost oziroma pravnomočnost, • v reviziji, • v postopku pritožbe, • v upravnem sporu. • REŠENO: • odstopljena • združena • opisne (tehnične) • V REŠEVANJU • STORNO

  29. Rokovnik • vloga rokovnika • način vodenja rokovnika • dolžnost spremljanja rokovnika • zaznamek v rokovniku UPRAVLJANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM 9. Vodenje rokovnika

  30. Sejno gradivo • evidenca - dosje • vsebina evidence sejnega dosjeja: • izvirnik vabila z dnevnim redom in seznamom povabljenih • neoverjen zapisnik prejšnje seje • poročilo o izvrševanju sklepov • gradivo k posameznim točkam dnevnega reda • sejno gradivo • evidenca sklepov UPRAVLJANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM 10. Sejno gradivo

  31. sejno gradivo

  32. Priprava dokumentov • enotna podoba in prepoznavnost • pravilnost in enotnost vsebine • oblikovne značilnosti dokumentov - državni grb - naziv ‘Republika Slovenija’ - naziv organa državne uprave - kontaktni podatki - številka dokumenta, - datum - drugi podatki, predpisani za poslovanje - žig, navedba in podpis uradne/ih oseb • žigi (fizična in elektronska oblika) UPRAVLJANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM 11. Priprava dokumentov in celostna podoba

  33. Odprema gradiva in vročanje • nosilec odpreme • priprava pošte za odpremo • glavna pisarna • javni uslužbenci sami • odreditev odpreme • pisarniška odredba • izvirnik ostane organu • evidenca in vložitev v zadevo • vročanje v fizični obliki • ovojnica za osebno vročanje v fizični obliki • osebno elektronsko vročanje UPRAVLJANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM 12. Odprava gradiva

  34. ovojnica za osebno vročanje

  35. Zbirke dokumentarnega gradiva rešena zadeva v glavni pisarni + 2 leti zbirka nerešenih zadev vsebovan tekoča zbirka stalna zbirka rešene zadeve rokovnik HRAMBA DOKUMENTARNEGA GRADIVA 1. Zbirke dokumentarnega gradiva

  36. Tekoča zbirka • vsebuje samo rešene zadeve • gradivo tekočega + 2 predhodnih let • obvezno označen rok hrambe • ureditev dokumentov v zadevi • izločitev nepotrebnega gradiva • označitev pravnomočnosti/dokončnosti • prenos v stalno zbirko (2 leti) HRAMBA DOKUMENTARNEGA GRADIVA 1. Zbirke dokumentarnega gradiva

  37. Stalna zbirka • skupna za cel upravni organ • zanjo skrbi arhivar • prenos iz tekoče v stalno zbirko po dveh letih • gradivo se hrani do izteka rokov hrambe • oziroma do izročitve arhivskega gradiva pristojnemu arhivu • izločanje dokumentarnega gradiva in uničevanje po preteku rokov hranjenja • odbiranje arhivskega gradiva in izročanje pristojnemu arhivu HRAMBA DOKUMENTARNEGA GRADIVA 1. Zbirke dokumentarnega gradiva

  38. stalna zbirka

  39. Hramba dokumentarnega gradiva • hramba posameznih zbirk • oblika hrambe • način hrambe • hramba gradiva v elektronski obliki • mikrofilmanje dokumenarnega gradiva • hramba gradiva s tajnimi podatki • vzorčna notranja pravila varstva dokumentarnega gradiva HRAMBA DOKUMENTARNEGA GRADIVA 2. Hramba dokumentarnega gradiva

  40. Vrste dokumentarnega gradiva XX let Trajno 10 let Trajno s statusom arhivskega gradiva Dokumentarno gradivo Arhivsko 5 let HRAMBA DOKUMENTARNEGA GRADIVA 3. Vrste dokumentarnega gradiva

  41. Trajno gradivo • uradne evidence • sejno gradivo s potrjenimi zapisniki • gradivo v zvezi s pripravo in sprejemanjem predpisov in drugih splošnih aktov • poročila in analitična gradiva o stanju in pojavih na posameznih upravnih področjih • zbirna statistična poročila in rezultati raziskav • vse tiskane in elektronske publikacije; • zadeve v zvezi z odločanjem o upravnih zadevah • premoženjskopravne zadeve • investicijska, projektna, lokacijska, gradbena… • druge zadeve, če tako določa predpis X. HRAMBA DOKUMENTARNEGA GRADIVA

  42. Arhivsko gradivo • v zbirki dokumentarnega gradiva je posebej označeno • fizično gradivo hranimo ločeno • za vsak organ javne uprave ga določi pristojni arhiv • področje arhivskega gradiva urejajo predpisi • - predpisi, ki jih izdaja javnopravna oseba v okviru svoje pristojnosti, • - uradne, javne evidence, vključno z zbirkami osebnih podatkov, • - lastni zapisniki sej z gradivom za seje, • celotne pomembnejše zadeve iz upravnega postopka • dokumenti o ustanovitvi, organizaciji in likvidaciji javnopravne osebe, • - zapisniki o izidu volitev in referendumov, • - plani, poročila in analize vseh vrst (zlasti letni in pomembnejši posamezni), X. HRAMBA DOKUMENTARNEGA GRADIVA

  43. Izločanje / odbiranje dokumentarnega gradiva • izločanje in odbiranje gradiva iz zbirk • najmanj vsakih 5 let • gradivo, ki mu je potekel rok hrambe, se izloči • komisija • določi minister / predstojnik • določi gradivo, ki se izloči • pisno obvesti pristojni arhiv • skrbi, da se ne izloči arhivsko gradivo • zapisnik • uničenje izločenega gradiva HRAMBA DOKUMENTARNEGA GRADIVA 4. Izločanje in odbiranje dokumentarnega gradiva

  44. sonja.jager@gov.si tatjana.zupan@gov.si

More Related