KAMU HİZMET ENVANTERİ VE HİZMET STANDARTLARI TABLOLARININ DOLDURULMASI

1. KAMU HİZMET ENVANTERİ VE HİZMET STANDARTLARI TABLOLARININ DOLDURULMASI

2. Resmi Gazetenin 31.7.2009 tarih ve 27305 sayısında yayınlanan Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik ile etkin, verimli, hesap verebilir, vatandaş beyanına güvenen ve şeffaf bir kamu yönetimi oluşturulması hedeflenmiştir. • Bu amaçla kamu hizmetlerinin hızlı, kaliteli, basitleştirilmiş ve düşük maliyetli bir şekilde yerine getirilmesini sağlamak üzere, idarelerin uyması gereken usul ve esaslar bu yönetmelikle düzenlenmiştir.

3. Yönetmeliğin hizmet standartlarını oluşturma başlıklı 5/2 maddesinde; özetle harcama birimlerinin kamu hizmetlerinin envanterini oluşturarak kurumsal internet sayfasında ve e-devlet kapısında en güncel şekli ile yayınlayacakları belirtilmektedir. • Aynı yönetmeliğin hizmet standartları tablosunda; hizmetin adı, başvuruda istenen belgeler, hizmetin ne kadar sürede tamamlanacağı ve şikâyet mercilerine ilişkin bilgilerin yer alacağı belirtilmektedir. • Bu tablonun hazırlanması ile birimin toplam iş yükü ortaya çıkacaktır.

4. Tablonun Genel Görünümü

5. TABLOLARIN DOLDURULUŞU • Sıra No: Bu kısma biriminizde yürütülen hizmetlere 1’den başlayarak sıra numarası verilecektir. • Kurum Kodu:Bu bölüme; “3/8/1991 tarihli ve 1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile oluşturulan, kamu kurum ve kuruluşlarının Devlet Teşkilatı Veri tabanında yer alan 14 haneli kodu yazılacaktır. Kodlar arasında hiçbir noktalama işareti veya boşluk bulunmayacaktır.” Örnek:B302DİC0150000

6. 3. Standart Dosya Planı Kodu: Bu bölüme“24/3/2005 tarihli ve 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile oluşturulması öngörülen standart dosya planındaki kodlar yazılacaktır. 3 haneli ana dosya kodu ile alt düzey kodların tamamı kullanılarak 9 haneye tamamlanacaktır. Kullanılmayan alt düzey kodlar için 0 yazılacaktır. Kodlar arasında hiçbir noktalama işareti veya boşluk bulunmayacaktır. Örnek: 101010205 Akademik Personel Bilgileri

7. 4. Hizmetin Adı: Bu bölüme idarenin yürüttüğü bütün hizmetler açık ve anlaşılır şekilde yazılacaktır. Örnek:Görev Süresi Uzatma, Staj İşlemleri, Ders Kayıtlarının yapılması vb.

8. 5. Hizmetin Tanımı: Burada hizmetin kısa bir tanımı yapılacaktır. Örnek:İdare Faaliyet Raporunun Hazırlanması

9. 6. Hizmetin Dayanağı Mevzuatın Adı ve Madde Numarası: Buraya Kamu Hizmet Envanteri Tablosunun Doldurulmasında Dikkat Edilecek Hususlarda belirtildiği gibi harcama biriminde yürütülen hizmete dayanak teşkil kanun, kanun hükmünde kararname, tüzük, yönetmelik, Bakanlar Kurulu kararı, genelge, tebliğ ve benzeri düzenlemelerin adı ve ilgili madde numarası açıkça yazılacaktır. Örnek: 2547 sayılı kanunun 13/b-4 maddesi.

10. 7. Hizmetten Yararlananlar:Kurumun sunduğu hizmetten yararlananlar yazılacaktır. Örnek: Öğrenciler, Vatandaş, sivil toplum kuruluşu, özel sektör veya kamu kurumları

11. 8. Hizmeti Sunmakla Görevli/Yetkili Kurumların/Birimlerin Adı:Söz konusu hizmeti sunmakla görevli, yetkili veya sorumlu idarenin adı yazılacaktır. Örnek:

12. 9. Başvuruda İstenen Belgeler: Başvurulu hizmetler için başvuruda istenen belgeler ve bunların dayandığı mevzuatın adı ve ilgili madde numarası açıkça yazılacaktır. Hizmet başvurulu olmayıp kurumca resen sunuluyor ise (-) işareti konularak boş bırakılacaktır. Örnek: Dilekçe, pasaport formu gibi.

13. 10. İlk Başvuru Makamı:Başvurulu hizmetlerde hizmet talebinde bulunanın ilk müracaatını nereye ve hangi makama yapması gerektiği, mevzuat adı ve ilgili madde numarası ile birlikte açıkça yazılacaktır. Hizmet, başvurulu bir hizmet değil ise (-) işareti konularak boş bırakılacaktır. Hizmetten yararlananların başvurularını en doğru şekilde yapabilmeleri için bu husus önemlidir. Örnek: Kayıt danışmanı, Fakülte Dekanı gibi.

14. 11. Paraf Listesi:Başvurulu hizmetlerde, başvuruyu alandan nihaî onayı veren kişiye kadar paraf listesinde yer alan bütün unvanlar sıralı olarak yazılacaktır. Hizmet, başvurulu bir hizmet olmayıp resen verilen bir hizmet ise, işlemi ilk başlatandan nihaî onayı veren kişiye kadar paraf listesinde yer alan bütün unvanlar sıralı olarak yazılacaktır. Yazım Şekli: Yazılacak yazılarda paraf listesi aşağıdaki şekilde olacaktır. Örnek: • Memur • Şef Dekana gidecek yazılardaki paraf listesi bu şekilde • Fakülte Sek. yazılacaktır • Şef • Şube Müdürü • Daire Başkanı Rektöre gidecek yazılardaki paraf listesi bu • Genel Sekreter şekilde yazılacaktır. • Rektör Yardımcısı

15. 12. Kurumun Varsa Yapması Gereken İç Yazışmalar:Hizmetin sunum sürecinde yapılması gereken kurum içi yazışmaların hangi birimle, ne amaçla yapıldığı, mevzuat dayanağı ve ilgili madde numarası açıkça yazılacaktır. Rektörlüğün harcama birimleri yaptığı yazışmalar ile harcama birimlerinin kendi aralarında yaptığı yazışmalar iç yazışma olarak değerlendirilecektir. Örnek: Öğrencilerin burs ve kredi işlemleri, satın alma işlemleri ile yapılan yazışmalar.

16. 13. Kurumun Varsa Yapması Gereken Dış Yazışmalar: Diğer kurumlar ile koordinasyon sağlamak ya da görüş, onay, bilgi, belge istemek için yapılan yazışmalar dış yazışmadır. Rektörlüğün ve harcama birimlerinin üniversite dışındaki kurumlarla yaptığı yazışmalar dış yazışma olarak değerlendirilecektir. Örnek: Rektörlük tarafından Yükseköğretim Kurumuna talep yazısı

17. 14. Mevzuatta Belirtilen Hizmetin Tamamlanma Süresi: Kamu hizmetlerinin sunumunun önemli noktalarından biri hizmetin mümkün olan en kısa sürede yapılmasıdır. Bu nedenle bu kısma hizmetin tamamlanma süresinin yazılması büyük önem arz etmektedir. Hizmetin tamamlanma süresi yazılırken hizmetin başvurulu hizmet olup olmadığına bakılmadan tüm hizmetler için süre belirtilecektir. Örnek: İzleyen mali yılın en geç Mart ayı sonuna kadar, İlgili kurum ve burs veren sivil toplum kuruluşun belirlediği süre, Akademik takvimle belirlenen süre gibi.

18. 15. Hizmetin Ortalama Tamamlanma Süresi:Mevzuatta başka bir süre belirtilmiş olsa bile hizmetin fiili olarak ortalama ne kadar sürede tamamlandığıyazılacaktır Örnek: 3 iş günü, 1 Hafta, 1 Ay, 1 Akademik yıl gibi.

19. 16. Yıllık İşlem Sayısı:Hizmetinin yılda kaç defa sunulduğu yazılacaktır. Örnek: 640 adet

20. 17. Hizmetin Elektronik Olarak Sunulup Sunulmadığı:Hizmet elektronik olarak sunuluyor ise ilgili internet sayfasının adresi, sunulmuyor ise “Sunulmuyor” ifadesi yazılacaktır. Örnek:1. www.dicle.edu.tr/birim/personel/personel.html Ya da Örnek:2. Sunulmuyor.

21. KAMU HİZMET STANDARTLARI TABLOSUNA İLŞKİN AÇIKLAMALAR (EK 2)

22. Tablonun Biçimi İle İlgili Hususlar (EK 2) • Kamu Hizmet Standartları Tablosu doldurulurken aşağıdaki hususlara dikkat edilecektir. Tabloda yazı tipi (Arial), karakter boyutu (en az 14 karakter), sütun genişlikleri, yazı hizalamaları vb. hususların dikkatle incelenmesi tablolarda standardın sağlanması açısından büyük önem arz etmektedir. • Ayrıca birimler hizmet standartlarına ilişkin bu tablolarını vatandaşların kolayca görebileceği panolarda, kurumsal internet sayfalarında ve e-devlet kapısında duyuracaklardır.

23. ÖRNEK

24. Tablonun İçeriği İle İlgili Hususlar (EK 2) Başlık: • Kamu hizmetini doğrudan sunan “ İdarenin Adı ” ve “Hizmet Standartları” ifadesi yazılacaktır. Örnek: DİCLE ÜNİVERSİTESİ PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI HİZMET STANDARTLARI

25. Hizmetin Adı: • Bu sütuna idarenin gerçek veya tüzel kişilere (vatandaş, şirketler, sivil toplum kuruluşları vb.) yönelik, başvuru üzerine yaptığı bütün hizmetler yazılacaktır. Örnek:Pasaport evrakları, Öğrenci belgesi verilmesi, Diploma verilmesi vb.

26. İstenen Belgeler • Bu sütuna harcama birimleri tarafından hizmetin sunumu için gerçek veya tüzel kişilerden istenen belgeler tam olarak yazılacaktır. Hizmetin Adı: Ders Muafiyeti İstenen Belgeler: • Dilekçe • Not Durum Belgesi • İlişiği kesilen okula ait onaylı ders içeriği

27. Hizmetin Tamamlanma Süresi (En Geç) • Bu sütunda harcama birimleri hizmeti ne kadar sürede bitirmeyi taahhüt ettiklerini belirtileceklerdir. Bu süre harcama birimlerinin taahhüdüdür. Harcama birimleri, hizmeti mevzuatta belirtilen süreden önce bitirebileceğini taahhüt ediyorsa, bu süreyi yazacaktır. Süre olarak, dakika, saat, iş günü veya ay, tam sayı olarak yazılacaktır . • Örnek: ½ iş günü veya 0,5 iş günü yerine 4 saat, 3,5 ay yerine 3 ay 15 gün). 1 ila 5 günlük süreler, iş günü olarak belirlenecektir.

28. İlk Müracaat Yeri: • Kamu Hizmet Standartları tablosunda belirtilenlerin dışında belge istenmesi, eksiksiz belge ile başvuru yapılmasına rağmen hizmetin belirtilen sürede tamamlanmaması veya tabloda bazı hizmetlerin bulunmadığının tespiti durumunda, müracaat edilecek görevlinin adı, unvanı, adresi, telefon ve faks numarası ile e-posta bilgileri yazılacaktır. İlk müracaat yeri hizmeti doğrudan veren idarenin amiri olacaktır. İlk Müracaat Yeri Yazım Şekli: • Akademik Birimlerde; Fakülte/Yüksekokul/Enstitü Sekreteri yazılacaktır. • İdari Birimlerde ise Hukuk Müşavirliğinde Hukuk Müşaviri Daire Başkanlıklarında Daire Başkanları, Genel Sekreterlikte ise Genel Sekreter yazılacaktır.

29. İkinci Müracaat Yeri: • Kamu Hizmet Standartları tablosunda belirtilenlerin dışında belge istenmesi, eksiksiz belge ile başvuru yapılmasına rağmen hizmetin belirtilen sürede tamamlanmaması veya tabloda bazı hizmetlerin bulunmadığının tespiti durumunda, müracaat edilecek görevlinin adı, unvanı, adresi, telefon ve faks numarası ile e-posta bilgileri yazılacaktır. İkinci müracaat yeri hizmeti doğrudan veren idarenin bağlı olduğu hiyerarşik üst olacaktır. İkinci Müracaat Yeri Yazım Şekli: • Akademik Birimlerde; Fakültelerde Dekan, Yüksekokul ve Enstitülerde ise Yüksekokul ve Enstitü Müdürleri yazılacaktır. • İkinci müracaat yerine İdari Birimlerde Genel Sekreter, Genel Sekterlikte ise Rektör yazılacaktır.

31. TEŞEKKÜR EDERİZ