Plano Director de Sistemas de Informação (PDSI)

1. Universidade do Algarve Faculdade de Ciências e Tecnologia Plano Director de Sistemas de Informação (PDSI) Sistemas de Informação Empresarial 2006/2007 Licenciatura Informática Professor Doutor Rogério Nascimento

2. Apresentação http://new-rangersteam.blogspot.com/

3. Plano Director de Sistemas de Informação O que é? Quando? Como? Porquê?

4. Plano Director de Sistemas de Informação Sumário (1) • Planeamento do SI: • Motivações • Evolução do foco • Comparação de empresas • Como elaborar o PDSI? • Métodos de PSI • Etapas do método • Introdução: • Conceitos: • Informação • Valor e Utilidade • Tecnologias de Informação • Sistemas de Informação • Organizações • O que é o PDSI? • Gestão dos SI • Relação de conceitos • Quando elaborar o PDSI?

5. Plano Director de Sistemas de Informação Sumário (2) • Caso de Estudo: • Modelo PDSI • Referências • Key Words • Conclusões: • Porque PDSI? • Questões • Trabalhos Futuros

6. Plano Director de Sistemas de Informação Conceitos Informação: “Dados com significado num contexto específico” Nascimento, Rogério – aulas SIE 2007 Informação: “Conjunto de dados que, quando fornecidos de forma e tempo adequados, melhora o conhecimento daquele que o recebe, ficando este mais habilitado a desenvolver determinada actividade ou tomar determinada decisão” Amaral, Luis et al – Planejamento de Sistemas de Informação

7. Plano Director de Sistemas de Informação Conceitos Unidades Económicas Quantidade de Informação Valor e Utilidade da Informação: O valor e utilidade da informação é determinado pelo utilizador, nas suas acções e decisões. Dependem do contexto em que é utilizada. Custo Beneficio Pereira, Manuel João - Sistemas de Informação: uma abordagem sistemática

8. Plano Director de Sistemas de Informação Conceitos Tecnologias de Informação: “Conjunto de equipamentos e suportes lógicos (hardware, software) que permitem executar tarefas como aquisição, transmissão, armazenamento, recuperação e exposição de dados.” Amaral, Luis et al – Planejamento de Sistemas de Informação

9. Plano Director de Sistemas de Informação Conceitos Sistemas de Informação: “Combinação de procedimentos, informação, pessoas e TI, organizadas para o alcance de objectivos de uma organização” Amaral, Luis et al – Planejamento de Sistemas de Informação

10. Plano Director de Sistemas de Informação Organização Nível Estratégico Nível Gestão Nível Operacional Estrutura da Organização:

11. Plano Director de Sistemas de Informação O que é PDSI? O que é o Plano Director de Sistemas de Informação? É um documento que é produto final resultante de uma das actividades da Gestão de Sistemas de Informação.

12. Plano Director de Sistemas de Informação Gestão SI Planeamento [PSI] Análise Definição Implementação GSI Análise Concepção Construção Implementação Manutenção Operação Administração RH Administração TIC Projectos Especiais Exploração [ESI] Desenvolvimento [DSI]

13. Plano Director de Sistemas de Informação Relação Conceitos Mudança É concretizada com É aproveitada por Promove GSI É pensado no DSI Gere PSI SI Serve ESI Suporta Organização Serve Estrutura Tecnológica Concebe Implementa Arquitetura

14. Plano Director de Sistemas de Informação Motivações Estratégia Prática Conceptual Conceptual: Exercício normal da actividade de gestão. Prática: Reconhecimento de problemas no SI. Estratégico: Procura oportunidades pela utilização das TI/SI (a) Natureza das motivações do PSI Amaral, Luis –Planeamento de Sistemas de Informação

15. Plano Director de Sistemas de Informação Evolução foco PSI Reactivo oportunidades futuras Proactivo oportunidades Reactivo problemas actuais Isolado meios computacionais Formulação de Estratégias Procura de Objectivos Nível de resultados Eclético Resolução de Problemas Foco de atenção Organização top-down TI bottom-up Evolução do foco do PSI Amaral, Luis –Planeamento de Sistemas de Informação

16. Plano Director de Sistemas de Informação Com / Sem PDSI Empresas com PDSI VERSUS Empresas sem PDSI Existem muitas diferenças entre empresas que optam por utilizar um PDSI e as que não utilizam, podemos destacar as seguintes: • Empresas com PDSI • Trabalham sem pressões; • Têm um plano a seguir com as metas a atingir;

17. Plano Director de Sistemas de Informação Com / Sem PDSI • Empresas sem PDSI • Trabalham sob pressão em situações de emergência; • Desenvolvem a sua actividade com base na incerteza; • Existe muitas indecisões;

18. Plano Director de Sistemas de Informação Como fazer PDSI? Plano Director de Sistemas de Informação -> produto de uma actividade [PSI], logo... Para fazer um PDSI temos que fazer o Planeamento do SI Como toda actividade de planeamento, esta também deve seguir um método

19. Plano Director de Sistemas de Informação Métodos PSI Método: “o modo de fazer as coisas” [Olle, et al. 1998a] estrutura, coordena e dirige a actividade de planeamento Escolher o método é o primeiro passo do planeamento! A escolha do método vai condicionar os resultados. Para escolha do método é fundamental conhecer as motivações e objectivos esperados

20. Plano Director de Sistemas de Informação Métodos PSI Mais de 50 métodos identificados em 17 trabalhos Amaral, Luis 2000

21. Plano Director de Sistemas de Informação Etapas do método Actividades preliminares Análise do apoio actual do SI aos processos Preparação do estudo Realização de entrevistas Início formal do estudo Sistematização da informação e conclusões Definição dos processos da organização Determinação de prioridades de implementação Identificação dos requisitos de dados Análise da gestão de informação Definição da arquitectura de informação Desenvolvimento de recomendações Documentação e comunicação de resultados

22. Plano Director de Sistemas de Informação Etapas do método 1) Actividades Preliminares: • Antes do início formal de um projecto de PDSI, deverão realizar-se diversas actividades de modo a preparar as actividades subsequentes. • As principais actividades a realizar nesta etapa são: • Estabelecimento do âmbito do produto; • Definição da equipa de projecto; • Orientação da equipa de projecto.

23. Plano Director de Sistemas de Informação Etapas do método 2) Preparação do Estudo: • Nesta fase, já deverá ter sido o líder da equipa designado, a equipa seleccionada e formada, e as datas de início e término definidas. • A preparação do estudo envolve as seguintes actividades: • Preparação do local de trabalho; • Identificação da informação a recolher; • Agendamento de entrevistas; • Procedimentos de gestão do projecto; • Revisão do trabalho realizado.

24. Plano Director de Sistemas de Informação Etapas do método 3) Início formal do estudo: • A condução da reunião de arranque é a primeira grande actividade da execução formal do estudo e todos os membros da equipa deverão estar presentes. • A reunião deverá ter três apresentações sendo elas: • Visão do patrocinador; • Revisão dos dados organizacionais; • Revisão da informação sobre o SI.

25. Plano Director de Sistemas de Informação Etapas do método 4) Definição dos processos da organização: • Os processos da organização são definidos como ”grupos de decisões relacionados logicamente” e “actividades necessárias para gerir os recursos da organização”. • As actividades a realizar nesta etapa são: • Identificação dos produtos/serviços e recursos envolvidos; • Identificação dos processos de planeamento estratégico e gestão; • Identificação dos processos relacionados com os produtos/serviços e recursos;

26. Plano Director de Sistemas de Informação Etapas do método 4) Definição dos processos da organização: • Agrupamento/Divisão de processos; • Descrição de cada um dos processos; • Relacionamento dos processos com a organização.

27. Matriz Processos/Organização • Legenda: • Decisor (D); • Fortemente envolvido (F); • Algum envolvimento (A). Amaral, Luis –Planeamento de Sistemas de Informação

28. Plano Director de Sistemas de Informação Etapas do método 5) Identificação dos requisitos de dados: • Estando os processos definidos, o próximo passo é identificar as entidades da organização, as classes de dados e suas relações. • Para identificar os requisitos de dados da organização devemos: • Identificar e definir das entidades da organização; • Determinar a criação e uso dos dados por cada processo; • Identificar as classes de dados; • Definir as classes de dados.

29. Plano Director de Sistemas de Informação Etapas do método 6) Definição da arquitectura de informação: • Após a identificação das classes de dados, devem ser estabelecidas as relações entre as classes de dados e os processos. Isto para assegurar que: • Todas as classes de dados e processos foram identificados; • Um e só um processo cria cada classe de dados. • Para a criação da matriz Processos/Classes de dados são apresentadas as actividades seguintes: • Listar os processos ao longo do eixo vertical;

30. Matriz Processos/Classes de dados (Processos) Amaral, Luis –Planeamento de Sistemas de Informação

31. Plano Director de Sistemas de Informação Etapas do método Matriz Processos/Classes de dados (classes de dados) 6) Definição da arquitectura de informação: • Listar as classes de dados ao longo do eixo horizontal; • Legenda: • ‘C’ – Classe criada por esse processo Amaral, Luis –Planeamento de Sistemas de Informação

32. Plano Director de Sistemas de Informação Etapas do método Matriz Processos/Classes de dados (classes de dados) 6) Definição da arquitectura de informação: • Colocar um ‘U’(Usa) na intersecção de cada processo com cada classe de dados que utilize; • Verificar classes de dados; • Reorganizar os eixos da matriz processos/classes de dados (troca de linhas e colunas); • Definir grupos de processos; Legenda:‘C’ – Classe criada por esse processo‘U’ – (Usa) processo usa classe Amaral, Luis –Planeamento de Sistemas de Informação

33. Plano Director de Sistemas de Informação Etapas do método Matriz Processos/Classes de dados (classes de dados) 6) Definição da arquitectura de informação: • Definir fluxos de dados entre grupos de processos; • Simplificar o gráfico; • Completar o gráfico. Legenda:‘C’ – Classe criada por esse processo‘U’ – Usa, processo usa classe Amaral, Luis –Planeamento de Sistemas de Informação

34. Plano Director de Sistemas de Informação Etapas do método 7) Análise do apoio actual do SI aos processos: • Analisar o apoio actual do processamento de dados na organização para desenvolver recomendações para aplicação futura em duas perspectivas: • Suporte do SI aos processos • Utilização dos dados actuais

35. Plano Director de Sistemas de Informação Etapas do método 7) Análise do apoio actual do SI aos processos 7.1) Suporte do SI aos processos: • Pretende-se identificar: • Processos que não recebem apoio das aplicações actuais; • Processos que recebem apoio de algumas, mas não de todas, unidades da organização; • Potenciais aplicações redundantes; • Para uma idéia do apoio do processamento de dados, actual e planeado, cria-se uma matriz aplicações/processos com as relações: • A – apoio Actual • P – apoio Planeado • A/P – apoio Actual/Planeado

36. Amaral, Luis –Planeamento de Sistemas de Informação

37. Plano Director de Sistemas de Informação Etapas do método 7) Análise do apoio actual do SI aos processos 7.2) Utilização dos dados actuais: Para compreender que parte de dados estão actualmente automatizadas e que aplicações utilizam esses dados constroem-se a matriz de aplicações/classes de dados. Essa informação vai ser útil posteriormente na definição das prioridades de implementação.

38. Amaral, Luis –Planeamento de Sistemas de Informação

39. Plano Director de Sistemas de Informação Etapas do método 8) Realização de entrevistas: • São realizadas entrevistas para obter as visões individuais dos executivos. Os objectivos são: • Validar os processos, classes de dados, organização e as suas inter-relações; • Clarificar a direcção futura da organização e o seu impacto nos requisitos de informação; • Identificar e documentar os problemas da organização de forma a que possam ser relacionados com os processos e classes de dados; • Quantificar o custo da resolução de problemas.

40. Plano Director de Sistemas de Informação Etapas do método 8) Realização de entrevistas: • Preparação geral; • Preparação de cada entrevista em particular; • Realização de cada entrevista; • Conclusão da entrevista; • Sumarização de cada entrevista e análise de resultados; • Actualização dos gráficos.

41. Plano Director de Sistemas de Informação Etapas do método Amaral, Luis –Planeamento de Sistemas de Informação

42. Plano Director de Sistemas de Informação Etapas do método 9) Sistematização da informação e conclusões: • Após a recolha de informação é necessário organizar, analisar e retirar conclusões com os objectivos: • Confirmar à gestão que os aspectos abordados nas entrevistas foram compreendidos; • Fornecer uma base para recomendações e um plano de acção; • Ajudar a definir prioridades na arquitectura; • Fornecer informações para a descrição das aplicações na arquitectura de informação.

43. Plano Director de Sistemas de Informação Etapas do método 9) Sistematização da informação e conclusões: • Etapas para estes objectivos: • Organização e refinamento da informação; • Definição de categorias de conclusões; • Ordenação dos problemas por categoria; • Descrição das conclusões; • Ordenação dos problemas por prioridades em termos da arquitectura.

44. Plano Director de Sistemas de Informação Etapas do método 10) Determinação de prioridades de implementação: • Para determinar as prioridades de implementação será necessário: • Determinar os critérios de prioridade; • Listar e classificar as potenciais aplicações; • Documentar as aplicações recomendadas; • Definir opções de implementação.

45. Plano Director de Sistemas de Informação Etapas do método 11) Análise da gestão de informação: • Pretende-se analisar o ambiente do recurso informação para que o mesmo possa ser gerido de forma eficaz. • Missão da gestão de informação; • Equipa de direcção; • Organização da informação.

46. Plano Director de Sistemas de Informação Etapas do método 12) Desenvolvimento de recomendações: • As recomendações focam: • Arquitectura da informação; • Gestão da informação; • Sistemas finais; • Estrutura do plano de acção.

47. Plano Director de Sistemas de Informação Caso de Estudo • Relatório executivo • Relatório detalhado • Alcance e objectivos: • Método do estudo: • Perspectiva da organização: • Ambiente externo • Ambiente interno • Planeamento organizacional • Organização • Produtos/Serviços • Financeira • Processos da organização

48. Plano Director de Sistemas de Informação Caso de Estudo • Perspectiva de SI • Ambiente externo • Ambiente interno • Planeamento de SI • Organização • Perfil do SI • Financeiro • Matrizes • Definição das classes de dados • Análise do apoio actual dos sistemas • Conclusões

49. Plano Director de Sistemas de Informação Caso de Estudo • Recomendações • Plano de acção para as actividades posteriores • Apêndices

50. Plano Director de Sistemas de Informação Conclusões Porquê PDSI? As organizações ao assumirem que a informação é um recurso, e como tal deve ser gerido como de qualquer outro se tratasse, terão vantagens competitivas. Como em muitas outras actividades de gestão, esta também inicia-se com o planeamento e a documentação que irá servir de guia e suporte para todo o processo. Assim concluímos que uma organização que pretenda impulsionar os seus resultados e objectivos é imprescindível que elabore um planeamento dos seus SI e o respectivo PDSI.