Gestión administrativa, herramientas de trabajo y perfil del captador de recursos

1. Gestión administrativa, herramientas de trabajo y perfil del captador de recursos Marcela García Bátiz Agosto de 2005

2. Gestión administrativa • El área administrativa y contable de una organización debe estar en comunicación continua y en colaboración con el área de desarrollo. • Si no existe soporte del área administrativa a la de desarrollo, difícilmente se podrá llevar a cabo la búsqueda de fondos de manera exitosa. Tiene que ser: • Moderna • Eficiente • Utilizar TI

3. Gestión administrativa Administración de los donativos y patrocinios: • Depósito • Expedición de recibo deducible de impuestos • Registro contable • Asignación del recurso • Gasto • Reporte financiero

4. Gestión administrativa Recomendaciones para la relación entre el Área de Desarrollo y el Área Administrativa: • Establecimiento de procedimientos eficientes, rápidos, transparentes • Delimitación de responsabilidades, ejem: Determinar quién cobrará el donativo • Comunicación continua • Involucrar al área administrativa en el proyecto • Actividades cruzadas

5. Gestión administrativa ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO de la oficina de desarrollo Ítems a considerar: • Diseño • Impresión • Correo y paquetería • Papelería y materiales de oficina • Teléfono y fax • Correo electrónico e internet • Diseño y mantenimiento de página web

6. Gestión administrativa • Fotocopias • Viajes • Comida y entretenimiento • Servicios profesionales (fotógrafo, maestro de ceremonias para eventos especiales, consultores) • Membresías para clubs y organizaciones profesionales • Participación en conferencias, congresos, talleres, seminarios • Necesidades computacionales: computadoras, impresoras, scanner, software, mantenimiento • Relaciones públicas (publicidad y difusión)

7. Herramientas de trabajo OFICINA DE DESARROLLO • ¿Una necesidad? • La oficina de desarrollo debe ser parte de la estructura operativa de toda organización sin fines de lucro • Es la que diseña, realiza y coordina todos los esfuerzos y actividades de procuración de fondos • Si las actividades de procuración de fondos las realizan otros miembros del staff, con otras responsabilidades, se cae en el riesgo de • no tener tiempo suficiente, • falta de coordinación, • falta de seguimiento y • riesgo de no verse profesionales

8. Herramientas de trabajo El tamaño: • Varía dependiendo de las necesidades de cada organización Funciones básicas de la Oficina de Desarrollo: 1)Procuración de fondos • Encargado de fondos anuales • Responsable de campañas capitales • Correo directo • Eventos especiales • Patrocinios • Otras formas de procuración de fondos: legados, telemarketing, donaciones a través de la web, etc. • Planeación • Investigación- Tecnologías

9. Herramientas de trabajo 2) Relaciones públicas: con donadores y con medios de comunicación • Se debe tener una comunicación continua con todos aquellos que apoyan nuestra organización: envío de reportes, cartas, llamadas • Es importante realizar una campaña de medios de comunicación para dar a conocer actividades, resultados 3) Registro de donaciones y archivo de donadores • Responsable de la base de datos que registra los donativos recibidos por cada donador incluyendo efectivo y especie • Base de datos con información amplia del donador • Investigación sobre prospectos

10. Herramientas de trabajo 4)Seguimiento de los donativos • Dar un seguimiento puntual al ingreso del donativo o depósito, registro contable, asignación del recurso para el proyecto solicitado y reporte 5) Permisos • Verificar que la organización tenga en orden todos los permisos, registros legales y aquellos que marca el estado 6) Agradecimiento y reconocimiento de donadores • Establecer los procedimientos para agradecer y reconocer a los donadores 7) Planeación y Presupuestación • Elaboración del presupuesto anual para su oficina

11. Herramientas de trabajo REQUERIMIENTOS BÁSICOS • Equipo de oficina • Computadora con programas de office • Fotocopiadora • Fax • Teléfonos • Internet y correo electrónico

12. Herramientas de trabajo USO DE TECNOLOGÍA • El uso de tecnología permite a una organización • ser más eficiente, • optimizar recursos humanos y financieros, • aumento de la productividad y • profesionalización de las actividades.

13. Herramientas de trabajo • La tecnología permite tener: • Reportes financieros al día • Bases de datos actualizadas y fáciles de usar • Solicitud de donativos constante a través de la página web • Difusión constante a través de la página web • Envío de gacetas informativas, correos masivos • Búsqueda de prospectos • Es muy importante considerar una inversión en este rubro, una donación, el gasto de mantenimiento y actualización

14. Herramientas de trabajo OUTSOURCING • Es la contratación de servicios externos a nuestra organización, lo cual permite pagar por proyectos o necesidades específicas sin que se convierta en un gasto fijo. Se pueden utilizar: • Consultores en procuración de fondos • Diseñadores e impresores • Especialistas en computación • Especialistas en manejo de medios de comunicación y relaciones públicas • Fotógrafo, videasta

15. Cultura organizacional El área responsable de desarrollar una cultura organizacional positiva es la Dirección Ejecutiva. Es responsable de construir organizaciones donde la gente posea una aptitud para comprender y aprender para llegar al conocimiento. Dado que la procuración de fondos es una actividad profesional relativamente nueva en nuestros países, el procurador de fondos debe dar a conocer su actividad al interior de la organización: • Proceso • Objetivos y metas • Plan de trabajo • Beneficios para la organización Propiciará la comprensión, el respeto y la solidaridad laboral.

16. Perfil El procurador de fondos debe ser también: • Promotor de los valores organizacionales • Congruente • Ético Aptitudes a desarrollar: -Trabajo en equipo -Liderazgo

17. Perfil HABILIDADES DE UN PROCURADOR DE FONDOS EXITOSO: De acuerdo a un estudio realizado por la Universidad de Pittsburg con 1800 procuradores de fondos, las habilidades más mencionadas fueron • Buena escritura • Hábito de lectura • Facilidad para trabajar en equipo y para motivar voluntarios • Seguridad en sí mismo • Habilidad para escuchar a los otros

18. Perfil • Integridad y honestidad • Facilidad de palabra • Liderazgo • Flexibilidad y adaptabilidad • Conocimiento administrativo • BUEN SENTIDO DEL HUMOR

19. Formación Formación: • Universitaria • Generalista • Inglés • Conocimientos de administración, marketing y comunicación • Manejo de computación, internet Diplomado Estrategias de Procuración de Fondos www.cucea.udg.mx/depf Licenciatura en Promoción y Gestión Cultural, Universidad de Guadalajara, a partir de 2006 www.udgvirtual.udg.mx

20. Ética en la procuración de fondos • Conjunto de normas morales que rigen la conducta humana (Real Academia Española de la Lengua) • La creación de un código de ética universal para la procuración de fondos es un tema cada vez más recurrente

21. Ética en la procuración de fondos Las organizaciones necesitan formar sus propios códigos de ética que expresen: • Quiénes son • Valores • Principios por los que luchan

22. Ética en la procuración de fondos Valores básicos: • Honestidad • Integridad • Respeto • Responsabilidad • Transparencia • Inclusión • Empatía

23. Ética en la procuración de fondos Desarrollo de un código de ética para una organización: • Compromiso personal • Cumplimiento con las leyes • Compromiso más allá de las leyes • Compromiso con el bien público • Respeto por los valores y dignidad de los individuos • Tolerancia, diversidad y justicia social • Transparencia hacia el público • Apertura, claridad y honestidad • Uso prudente de los recursos

24. Ética en la procuración de fondos Algunas funciones del procurador de fondos deben ser también: • Educar al público • Predicar con el ejemplo • Respeto • Donar

25. Ética en la procuración de fondos Código de ética de los miembros de la AFP