1 / 30

Mengelola Pertemuan / Rapat

MEMBUAT CATATAN HASIL PERTEMUAN/RAPAT. Mengelola Pertemuan / Rapat. KD.3. Jenis-Jenis Laporan Hasil Pertemuan. KD.3. Berdasarkan Waktu. Laporan berkala ( mingguan , bulanan , tahunan ) Laporan spontanitas ( misal laporan liputan tsunami)

lali
Download Presentation

Mengelola Pertemuan / Rapat

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. MEMBUAT CATATAN HASIL PERTEMUAN/RAPAT MengelolaPertemuan/Rapat KD.3

  2. Jenis-Jenis Laporan Hasil Pertemuan KD.3

  3. BerdasarkanWaktu • Laporanberkala (mingguan, bulanan, tahunan) • Laporanspontanitas (misallaporanliputan tsunami) • Laporanoccasional (misalpesta HUT RI, laporanpembukaancabangbaru, laporan merger, laporanakuisisi)

  4. BerdasarkanBidang • Laporanbidangekonomi • Laporanbidangpolitik • Laporanbidangpertahandankeamanan (hankam) • Laporanbidangsosial

  5. BerdasarkanSegiMaksudnya • Laporaninformasinya • Laporanrekomendasi • Laporananalitis • Laporanpertanggungjawaban • Laporankelayakan

  6. BerdasarkanSegiBentuknya • Laporanberbentuksurat; laporan yang dibuatsecaratertulisdalambentuksurat, isinyaantara 1 – 4 halaman. • Laporanberbentuknaskah; laporandisampaikandalambentuknaskah, baiknaskahpendekmaupunpanjang. • Laporanberbentuk memo; laporan yang ditulismenggunakan memo. Umumnyaisilaporanpendek, untukkeperluan intern, dandilakukanantarpejabatpimpinan.

  7. BerdasarkanJenisnya • Laporanbisnis • Laporankeuangan (rugilaba, perubahan modal, dll) • Laporanperjalanandinasataukunjungankesuatutempat • Laporanperjanjiankerjasama, dll

  8. PedomanPenulisanLaporan/CatatanHasilPertemuan/Rapat KD.3

  9. 1. PersiapanLaporan Bahan-bahan yang dibutuhkandalampenyajiansebuahlaporanadalah data danfakta. Kejadiandemikejadianharusditulisdengancermatdansaksamabilaperluadasaksinya. Apabila data danfaktadianggapsudah valid, makalangkahselanjutnyadisusunsebagaisebuahinformasi. Dalammenyajikaninformasi yang akandilaporkan, makaperludiperhatikankomposisinya, yaitutopik, tema, tujuan, dankerangka.

  10. 2. SistematikaLaporan Strukturlaporansangatberagam, yang umum/seringdigunakanyaitusepertiberikutini: • Pendahuluan • Isilaporan • Analisis • Kesimpulan/penutup

  11. 3. IsiPokokLaporan • Dasarpembuatanlaporan (pengantar) • Garisbesarkegiatan yang dilaporkan • Rinciankegiatansecarakronologisdanbiaya yang dikeluarkansertatandabuktinya • Evaluasi • Penutup (kesimpulan)

  12. 4. PengkodeandanOutline (Kerangka) Laporan Sistempengkodeanuntukkarangandanlaporantertentumemilikibentuk yang lain. Misalnya, tiapbagiandiberitandauntukmenunjukkanhubunganantarabagian-bagianitusatusama lain. Beberapajenissistempengkodean, yaitusebagaiberikut: • Angkadanhuruf • Desimal

  13. VerifikasiBerkasSebelumDidistribusikan KD.3

  14. Langkah-langkahnyasebagaiberikut: • Berkasditelaahdanditelitikebenarannya. Jikadirasaada yang janggal, makasekretarislangsungmenanyakan, agar tidakterjadikesalahpahaman. • Sebelumberkasdisusunmenjadilaporantertentu, makahendaknyadiverifikasikebenarannyakepadapejabat yang melakukanperjalanandinas. • Jikasudahselesaidiverifikasi, selanjutnyadivalidasiolehpejabat yang bersangkutan. • Apabilaadapihak yang memerlukanlaporantersebut, makadigandakansesuaikebutuhan. • Laporandisampaikankepadapihak yang berkepentingan, baikdalambentulisanmaupuntulisan. • Mengarsipkanlaporanaslinya.

  15. Contoh-ContohLaporanKedinasandanBisnis KD.3

  16. RISALAH RAPAT RisalahrapatatauMinutes of Meeting (MoM) adalahlaporan yang lebihringkasmengenaihasilrapat.

  17. Cara menulisrisalahrapatyaitu: • Gunakanalatperekamuntukmenelitidokumen yang sedangdibahasdalamrapat. • Tulispoin-poinpenting yang sesuai, sertanamatokoh yang memaparkannya. • Bertanyalahkepadapimpinanataupihak yang berwenanguntukmemintapenjelasanlebihlanjutatashal-hal yang kurangdimengerti. • Semuagagasan yang ditolakdanditerimaharusdicatat. • Jikarapatsudahselesai, makasegeralahuntukmenyalinMoMdenganbahasadansajian yang terbaik. • JanganmenundapenulisanMoM. • Gunakansoftware secara gratis dariMoM yang adapada Pocket PC agar semuapekerjaanmenjadipraktisdanefisien

  18. Contohrisalahrapat

  19. LaporanSusunanAcara Laporansusunanacarayaitulaporantentangrancanganjadwalkegiatanacara yang akandilaksanakansatu per satusecarasistematis.

  20. ContohLaporanSusunanAcara

  21. NOTULA MenurutKamusUmumBahasa Indonesia, yang dimaksudnotulaadalahcatatansingkatmengenaijalannyapersidangan (rapat) sertahal yang dibicarakandandiputuskan. Notulajugadapatdiartikanlaporantentanghasilpembicaraanpermasalahantertentudalamsebuahrapatorganisasi.

  22. Notula yang baiktersebutharusmemenuhiketentuan-ketentuansebagaiberikut: • Lengkapberisisemuainformasiwalaupundalampenulisannyaringkas, tidakbertele-tele. • Bahasanotulamudahdipahamipembaca. • Setiappembicaraanditulissecaraterperincidansatusama lain salingterkait. • Dapatmembantupimpinandalampengambilankebijakandankeputusan. • Dapatdijadikanalatbukti, bilaterjadisesuatupermasalahan, umpamadipengadilandan lain-lain. • Dapatmembantumengingatkankembaliuntuksetiaporang yang terkaitbilamemerlukanlaginotulatersebut.

  23. Beberapasyarat yang harusdimilikinotulis,yaitusebagaiberikut: • Cerdasdantanggap/cekatandalammendengar. • Telitidancekatandalammenulis. • Memilikikemampuanmenulis yang cepat (stenografi). • Memilikikemampuanberbahasaasing. • Mampuberkomunikasisecara verbal denganattitude yang baik. • Mampumemilahintikalimat yang relevanuntukditulisatautidak. • Beranibertanyaatassebuahpenuturan yang dirasakurangjelas. • Memilikikapasitasketerampilanmenyelaraskanantarapengolahan data dengankebutuhanakomodasiatassegenapgagasan yang dilontarkanolehorang lain. • Menguasaiteknikmenulis yang benarsesuaikaidahdansistematik. • Cepatdalammengelolakembalicatatankasarnyamenjadisebuahnotula yang baikdansiapuntukdidistribusikan.

  24. Beberapafasilitasdankeistimewaan yang harusdiperolehseorangnotulisketikamengikutirapatyaitu: • Notulisdiberiinformasiperihallatarbelakangrapat, tujuanrapat, pokokmasalahrapat, danjenisrapatsebelumrapatdimulai. • Notulisdiberidokumenataumakalah yang dibagikankepadapesertarapat yang lain padasaatpelaksanaanrapat. • Notulisdiperbolehkanuntukmeminta agar pesertarapatmenjelaskanataumenyempurnakankesimpulan yang dikemukakannotulis. • Notulismempunyaikesempatanuntukmengajukanpertanyaanpadasaatrapatberlangsung. • Setiapsesiberakhirnotulismempunyaihakuntukmemperolehrangkumandankesimpulan.

  25. Lanjutan… • Agar dapatmenyempurnakannotulanyanotulisberhakberbicarapadasetiapsesi. • Notuliusdudukdisebelahpemimpinrapat, agar mudahberkomunikasidanmemperolahinformasibsecaramaksimal. • Apabilarapatberlangsungterlalu lama, makaperludisiapkanbeberapaoranguntukmenjadinotulis. • Ketikamenyusunnotula, seorangnotulistidakbolehmengerjakanhal lain karenamenyusunnotulamemerlukankonsentrasi yang pernuh. • Jikarapatmembutuhkanwaktupengkajian yang lebih lama danberlangsungalotsertarumit, makanotulisberhakmemperolehkeleluasanwaktuuntukmenyusunnotulaakhir.

  26. FungsiNotula • Sebagaidokumendanalatbuktikronologis, hitamdiatasputih. • Sebagaisumberinformasiuntukpeserta yang tidakhadir. • Sebagaipedomanuntukrapat yang selanjutnya. • Sebagaialatpengingatuntukpesertarapat.

  27. JenisNotula • Notulaharfiah, yaitucatatan yang bersifatpanjanglebardan detail yang merekamsemuapembicaraanjenisapa pun termasukpresentasi, sanggahan, kritik, dantanyajawabdarisemuapesertarapat. • Notularingkasan/risalah, yaitulaporanberjalannyarapatmualidariawalhinggaakhir, tetapidalambentuk yang sudahdiringkas.

  28. Beberapahal yang harusdiperhatikanpadawaktumenyusunnotula: • Nomorrapatdanjenisrapatperludisebutkan. • Jam berapadibuka, harusdisebutkanbegituberakhirnya. • Daftarhadirsemuaditandatanganiolehpesertadandilampirkanpadanotula. • Meskipunnotuladitulissecararingkas, tetapisetiappembicaraanharusdisebutkannamanya. Tetapinamapendukung, terutama yang tidakdisetujuijangandituliskan, lebihbaikditulisjumlahnya. • Setelahrapatselesainotulismengoreksilaginotuladanmenyalinkembalisalinannya, ditikdenganrapi, danditandatanganiolehnotulissertaketua. • Bilaperludigandakan, untukdibagikanpada yang tidakhadirpadawakturapatataudibagikanpadawakturapatberikutnya.

  29. Notula yang lengkapberisihal-halsepertidibawahini: • Namabadanataulembaga yang menyelenggarakanrapat • Sifatrapat (rutin, biasa, luarbiasa, tahunan, rahasiadan lain-lain) • Haridantanggaldiselenggarakanrapat • Tempatrapat • Waktumulaidanberakhirnya • Namadanjabatanpemimpinrapat • Daftarhadirpeserta • Koreksidanperbaikan yang terdahulu • Catatansemuapersoalan yang belumadakeputusan • Usul-usulatauperbaikan-perbaikan • Tanggalataubulankapanakandiadakanrapatkembali • Penundaanrapatdantanggalpenundaan (bilaperlu) • Tandatangannotulisdanketuarapat ContohNotula …

  30. Tetapsemangat untukterusbelajar! KD 3 Selesai

More Related