Erfahrungen und Ergebnisse der Universität Osnabrück bei der Neugestaltung des Hochschul- Rechnungswesens.

1. Erfahrungen und Ergebnisse der Universität Osnabrück bei der Neugestaltung des Hochschul-Rechnungswesens. • Dr. Wilfried Hötker • Vizepräsident für Personal und Finanzen • Von der Kameralistik zur Doppik • Der schwierige Weg zur ersten Jahresabschlussbilanz • Erfolgsfaktoren auf dem Weg zur ersten Jahresabschlussbilanz • So ist das Finanz- und Rechnungswesen heute organisiert • Das CCC ein Erfolgsmodell • Was bringt uns die doppelte Buchführung?

2. I. Von der Kameralistik zur Doppik • Am 01.01.2000 wurde die Universität Osnabrück Landesbetrieb • Zum gleichen Zeitpunkt erfolgte der Wechsel von der kameralen Haushaltsführung zum kaufmännischen Rechnungswesen • Ab 01.01.2000 Nutzung von BaaN ERP+ als einzige Universität • Wechsel von BaaN ERP+ auf die Software SAP R/3 im Finanzwesen zum 1.1.2005 (mit Unterstützung des Niedersächsischen Hochschulkompetenzzentrums für SAP (CCC)) • Wechsel von HIS SVA nach SAP HR in der Personalverwaltung zum 1.1.2006 (mit Unterstützung des CCC) • zum 1.1.2005 lag der Universität Osnabrück noch kein vom MWK genehmigter Jahresabschluss vor • Heute ist der Jahresabschluss 2006 fast fertig

3. II. Der schwierige Weg zur ersten Jahres-abschlußbilanz • Allgemeine Schwierigkeiten bei der Umstellung auf die kaufmännische Buchführung; zu kurze Umstellungsphase (1/2 Jahr) • zunächst nicht ausreichendes Personal mit Praxiserfahrung (Bilanzbuchhalter) • weitere Umstellungen (Neuorganisation NLBV, Auflösung Regierungsbezirkskassen) • Wechsel des Kontenrahmens zum 01.01.2001 auf Wunsch des MWK; notwendiger Wechsel von BaaN 5.0b auf 5.0c • Fehlende Anlagenbuchhaltung unter Baan bis Mitte 2003 • Schlechter oder kein Support durch Baan bei techn. Probleme durch unklare Vertragssituation auf Landesseite • zusätzlicher Aufwand wegen der Umstellung auf SAP R/3 • unzureichende Unterstützung durch die Wirtschaftsprüfer • Die Organisationsstruktur im Finanzwesen wurde unzureichend auf die neuen Anforderungen angepasst

4. III. Erfolgsfaktoren auf dem Weg zur ersten Jahres-abschlußbilanz • Schaffung breiteren Fachwissens (Bilanzbuchhalter), Bündelung von Know-how ggf. mit externen Beratern zur Unterstützung der Jahresabschlussarbeiten • Einbindung der Fachbereiche u.a. hinsichtlich der Informationsbedürfnisse (Kontoauszüge etc.) – Projekt eSAPInfo mit dezentralem Online-Zugang • Austausch mit anderen Hochschulen • Betreuung durch das Niedersächsische Hochschulkompetenzzentrum für SAP (CCC) • Vollständige Reorganisation des Finanzdezernates nach den Bedürfnissen des kfm. ReWe ( nicht nur eine FiBu als separate Einheit)

5. IV. So ist das Finanz- und Rechnungswesen heute organisiert

6. V. Das CCC ein Erfolgsmodell • Zentrale Unterstützung und Weiterentwicklung der SAP Systeme für 14 niedersächsische Hochschulen im niedersächsischen Hochschulreferenzmodell • Schnelle und gemeinsame Einführung neuer Module und Prozesse • Gutes Projekt- und Qualitäts- und Kostenmanagement bei Anpassungen und Neuimplementierungen • Schaffung einer Infrastruktur zum Informationsaustausch zwischen den beteiligten Hochschulen • Kostengünstige Bereitstellung hochschulspezifischen SAP Know-Hows • Keine externe Beratungskosten im laufenden Betrieb • Sehr gut funktionierendes Key-user-Konzept

7. VI. Was bringt uns die doppelte Buchführung ? • Transparentes, auch außerhalb der öffentlichen Verwaltung verständliches System durch Bilanz, GuV, Lagebericht zur Beurteilung der wirtschaftlichen Lage (Rechenschaftslegung) • Aussagen zum Anlage- und Umlaufvermögen, auch zur Abschätzung des Werteverzehrs • Überblick über den Stand der Projekte für Dritte (Erhaltene Anzahlungen/Unfertige Leistungen bzw. Sonstige Forderungen/Verbindlichkeiten) • Vereinfachte Einführung und Pflege qualifizierter Kostenrechnungssysteme (KLR ohne Nebenrechnung als integrierte Lösung) • Transparenz des Rechnungswesens durch Kennzahlenbildung