¿Cuáles son las herramientas para evaluar la gestión?

1. ¿Cuáles son las herramientas para evaluar la gestión? ¡LOS INDICADORES! “Medimos lo que valoramos y valoramos lo que medimos”

2. INDICADORES DE GESTIÓN Una relación expresada numéricamente o en forma de concepto,  sobre el grado de eficiencia o eficacia de las operaciones de la entidad, un proceso, una dependencia, un área o un cargo Son factores para establecer el logro y el cumplimiento de la misión, visión, objetivos y metas de un determinado proceso.   Los indicadores de gestión se convierten en los signos vitales de la organización, y su continuo monitoreo permite establecer los condiciones e identificar los diversos síntomas que se derivan del desarrollo normal de las actividades. ¿Cómo estamos Hoy? ¿Cuál es nuestra situación?

3. INDICADORES DE GESTIÓN ¿Qué hace un indicador de gestión? 1 El indicador compara dos cifras o datos contra metas propuestas. 2 Con base en su interpretación se puede cualificar una acción y orientar análisis más detallados en los aspectos en los que se presume desviaciones. El indicador facilita el monitoreo, el control y el autocontrol y por consiguiente la toma de decisiones, en la medida en que sea posible relacionarlos con cantidad, calidad, costos, oportunidad y productividad. 3

4. GESTIÓN BASADA EN HECHOS Y DATOS Hechos Datos Decisiones Información

5. 3. Sistema integral de medición

6. Propósitos de la Medición • Basar la gestión organizacional en datos y hechos. • Crear una cultura de medición y mejoramiento. • Agregar valor al proceso de toma de decisiones en la institución. • Valorizar los factores determinantes para obtener éxito. • Establecer criterios de comparación con el mejor. • Analizar el cumplimiento en planes, objetivos, metas y resultados. • Brindar información para analizar la eficacia, la eficiencia y efectividad.

7. Preguntas claves antes de iniciar un proceso de medición • ¿Qué debemos medir? • ¿Dónde es conveniente medir? • ¿Cuándo hay que medir? • ¿En qué momento o con que frecuencia? • ¿Quién debe medir? • ¿Cómo se debe medir? • ¿Cómo se van a difundir los resultados? • ¿Quién y con que frecuencia se va a revisar y/o auditar el sistema de obtención de datos?

8. ¿Qué debemos medir? Crea valor Genera valor Agrega valor Resultados Financieros que apoyados en la productividad y Satisfacción del beneficiario Influyan en la Sostenibilidad Empresarial. Capital intangible (Talento humano, cultura y conocimiento) que impacte en la Productividad de los Procesos. Actividades claves de los Procesos que siendo eficientes y eficaces (productividad) Influyan en incremento de la fidealización y Satisfacción del Beneficiario

9. NIVELES DE MEDICION Planeación Estratégica Visión – Objetivos LP Estratégicos MP Tácticos Redes de Procesos Unidades Estratégicas de Negocio Operativos Gestión de las personas CP Controles Operativos

10. EL NIVEL TACTICO PROVEEDOR ENTRADAS PROCESO SALIDAS CLIENTE Resultados del Proceso Productos Otros procesos internos Del SGC Información Documentos Registros Recursos Materiales TRANSFORMACIÓN (Actividades) Proceso Usuario del resultado Se debe definir la forma de hacer seguimiento y medición (indicadores) al proceso mediante mediciones de desempeño que deben ser coherentes con el propósito definido para cada proceso

11. 1. Identificar el producto del proceso; factores claves del proceso para alcanzar el producto 5M’s PROCESO (Transformación) SALIDAS ENTRADAS Mano de Obra, Materiales, Maquinaria, Método, Medición El producto es lo que realmente sale de un proceso

12. 2. Contar con objetivos y estrategias Un objetivo bien formulado es aquel que permite identificar de manera precisa el resultado que se pretende alcanzar, eliminando al máximo la posibilidad de interpretaciones subjetivas. • Un objetivo bien planteado se escribe en infinitivo: • 1. ACCIÓN = VERBO EN INFINITIVO ESPECIFICO • Como característica cada verbo debe tener una representación verbal que permita su operacionalización

13. Orientaciones sobre la construcción de indicadores de proceso Indicador del proceso If(O) Objetivo del Proceso Of(P) Producto del Proceso P

14. Defina los productos/servicios de su proceso Defina qué esperan los clientes de ese producto/servicio (atributos de calidad) Describa el objetivo de su proceso y proponga un indicador Orientaciones sobre la construcción de indicadores de proceso

15. 3. Establecer Indicadores para cada factor crítico de éxito Es necesario establecer unos indicadores que nos permitan hacer el monitoreo de la gestión en todas sus etapas. Se recomienda no tener más de dos indicadores por objetivo.

16. 4. Estado, meta y rango de gestión Estado: Corresponde al valor inicial o actual del indicador, cuando no se conoce este valor no Aplica Meta: El valor del indicador al que se quiere llegar o mantener Rango de gestión: Son los valores mínimos y máximos que puede tomar el indicador

17. RANGOS DE GESTIÓN Designan el espacio comprendido entre los valores máximo y mínimo que el indicador puede tomar • D • E CRÍTICO - MAXIMO • S ¡ALARMA! • E ACEPTABLE • M SATISFACTORIO • P EXCELENTE • E • Ñ • O T I E M P O • Cuando lo conveniente es que el valor del • indicador se reduzca o sea cada vez menor • D • E EXCELENTE • S SATISFACTORIO • E ACEPTABLE • M ¡ ALARMA! • P CRÍTICO - MINIMO • E • Ñ • O T I E M P O • Cuando lo conveniente es que el valor del • indicador se incremente o sea cada vez mayor

18. CONTROL DE LA GESTIÓN • Los rangos de tolerancia: • Las señales de alarma permiten monitorear la gestión y determinar cuando hay variación frente al rango de tolerancia. Esto conlleva a: • Analizar las variaciones • Implementar medidas correctivas • Se definen utilizando la metáfora del semáforo: • Rojo : niveles graves del indicador. Señal de aplicar correctivos urgentes - Crítico. • Amarillo: niveles preocupantes del indicador. Revisión de políticas – Aceptable. • Verde: se ha alcanzado el estándar del indicador o se está muy cerca de hacerlo. Señal de cumplimiento – Satisfactorio.

19. Cuando es conveniente que el valor del indicador se incremente o sea cada vez mayor Ejemplo: Grado de cumplimiento de los requisitos en el proceso de matrícula

20. 5. Diseñar la medición Determinar las fuentes de información, frecuencias de medición, presentación de la información, asignar responsable de la recolección, tabulación análisis y presentación.

21. Características de los indicadores a. Nombre del indicador Nombre completo del indicador b. Tipo de Indicador Estratégicos, Tácticos, Operativos, Frontera o Compartidos. c. Definición del indicador Es la explicación breve de lo qué mide el indicador y cual es su propósito. d. Unidad de medida del indicador Hace referencia a las unidades en que se mide el indicador en el sistema Internacional; puede tratarse de Metros, Pies Cúbicos, entre otros. e. Definición de las variables del indicador Se describe cada una de las variables que incide directamente en el valor del indicador y que están incluidas en la fórmula del indicador.

22. g. Fuente de los datos Nombre de entidades encargadas de la producción de información que puede ser empleada como insumo para la construcción del indicador h. Periodicidad de los datos Frecuencia con que la que se obtiene la información sea esta anual, semestral, mensual, entre otros. Características de los indicadores f. Fórmula para su cálculo Es la expresión matemática mediante la cual se calcula el indicador. Esta fórmula deberá contener las variables que inciden directamente en el resultado del indicador.

23. j. Forma de presentación de los resultados Se detalla como es la forma y datos mínimos que deben presentarse y la instancia de presentación. m. Actividades Mínimas para el cumplimiento de la meta relacionada con el indicador Presenta las actividades mínimas que se deben desarrollar para alcanzar la meta del indicador. Se pueden considerar como etapas en el marco de un proceso. Características de los indicadores i Responsable del indicador Se definen los responsables para: Establecer la meta, gestionar la meta, reportar datos y consolidar y procesar la información.

24. Ejemplo Hoja de vida del indicador

25. 6.Determinar y Asignar Recursos Lo ideal es que se cree la cultura de la medición por quien ejecuta el trabajo y estos sean los primeros beneficiarios de la información recolectada. Al principio se aconseja de un acompañamiento para crear la cultura de la medición y autocontrol

26. 7.Medir probar y ajustar el sistema de indicadores de gestión Un sistema de indicadores de gestión por lo general no se logra en la primera vez sino después de una serie de cambios como son: Poseer datos de uno o varios periodos Evaluar la eficacia del indicador Revisar valores y rangos Confiabilidad de las fuentes de información Proceso de toma y presentación de la información Frecuencia de la toma de la información Destinatario de la información Análisis de los datos y registro de acciones tomadas

27. Presentación de los Indicadores • Gráficos lineales, barras y pie, Gráficos de control, gráficos radar. • Gráficos de mejoramiento (vida media) • Gráfica de tendencias (valores acumulados, promedio móvil) • Gráficas de índices ( manejo de gaps, lo que me falta para llegar a la meta)

28. Presentación de los Indicadores

29. 8. Estandarizar y formalizar Proceso de especificación completa, documentación y divulgación. Es cuando se desarrolla y queda en limpio la hoja de vida, cartillas o manuales de indicadores de gestión de la organización.

30. 9. Mantener y mejorar continuamente Como los sectores del negocio son dinámicos, las organizaciones deben tener presente que los indicadores deben ser revisados a la par con los objetivos, estrategias y los procesos de la empresa, para mantenerlos vigentes.

31. Decálogo de los indicadores de gestión Estimulan y promueven el trabajo en equipo Motivan a metas retadoras a los miembros del equipo Contribuyen al desarrollo y crecimiento personal y del equipo Generan un proceso de innovación y enriquecimiento del trabajo diario Impulsan la eficiencia, eficacia y productividad de las actividades de cada uno de los negocios Disponen de una herramienta de información que permita establecer prioridades Establecen una gerencia basada en datos y hechos Evalúan y visualizan periódicamente el comportamiento de las actividades clave Reorientan políticas y estrategias con respecto a la gestión de la organización Identifican oportunidades de mejoramiento

32. Ejemploindicador

33. Objetivosmásutilizados para plantearindicadores