Asociación de Juntas de Acción Comunal Municipio de Caloto

1. Asociación de Juntas de Acción ComunalMunicipio de Caloto

2. Conceptos básicos para celebración de Convenios Solidarios con recursos del Estado Programa Formador de Formadores

3. Importante es saber que…. La comunidad, a través de las Juntas de Acción Comunal, pueden celebrar Convenios Solidarios con el Estado…, a fin de impulsar actividades de interés público, acordes con el Plan Nacional de Desarrollo o los planes territoriales de desarrollo (Departamental y Municipal).

4. Sobre el tema Ley 1551 de 2012 (Julio 6) Por la cual se dictan normas para modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios. CAPÍTULO I Definición, funciones y principios Artículo 3°. Funciones de los municipios. Corresponde al municipio: Parágrafo 4°. Se autoriza a los entes territoriales del orden departamental y municipal para celebrar directamente convenios solidarios con las juntas de acción comunalcon el fin de ejecutar obras hasta por la mínima cuantía. Para la ejecución de estas deberán contratar con los habitantes de la comunidad. El organismo de acción comunal debe estar previamente legalizado y reconocido ante los organismos competentes. CAPÍTULO VII Participación Comunitaria Artículo 39. Vinculación al desarrollo municipal. Los Municipios podrán celebrar convenios con los organismos de acción comunal, organizaciones civiles y asociaciones para el cumplimiento o la ejecución de determinadas funciones, de acuerdo con lo establecido en el parágrafo 3° del artículo 6° de la presente ley. Parágrafo. Los convenios que se celebren en desarrollo de este artículo estarán sujetos a las formalidades o requisitos previstos en la ley. Se trata que los Presidentes y Dignatarios de la Juntas de Acción Comunal adquirieran conocimientos sobre de una de las formas en que se puede dar la Participación Comunitaria y, como se puede emprender acciones para que las organizaciones comunales sean las protagonistas de su propio desarrollo.

5. Sabe Usted que… ¿Qué documentos, de qué entidades sirven para certificar la existencia de su organización?¿Qué es un convenio?¿Qué entidades vigilan los convenios que manejan recursos del estado?¿Qué es un contador y porque se debe trabajar con uno?

6. ¿Qué es un Convenio? "Entiéndase por convenio solidario la complementación de esfuerzos institucionales, comunitarios, económicos y sociales para la construcción de obras y la satisfacción de necesidades y aspiraciones de las comunidades". Ley 1551 de 2012, Artículo 3°, Parágrafo 3°.

7. Puntos a tener en cuenta (en un Convenio) 1. Objeto del Convenio2. Obligaciones de las partes3. Plazo de ejecución4. Valor5. Forma de pago6. Otras cláusulas tales como: • - Solución de conflictos • - Exclusión de relación laboral • - Garantías • - Vigilancia y control

8. Etapas de un proceso de celebración de un Convenio con el Estado

9. Etapas de un proceso de celebración de un Convenio con el Estado

10. Etapas de un proceso de celebración de un Convenio con el Estado

11. Otras características importantes del Convenio • Las Garantías • Para este caso deben ser pólizas hechas por una compañía de seguros, para garantizar el cumplimiento de las obligaciones del convenio. En algunas ocasiones podrá ser una Póliza de Cumplimientocon amparos de: •  - Cumplimiento por el 10% del valor total, por la duración del convenio y cuatro meses más. • - Obligaciones laborales, salarios y prestaciones sociales, por el 5% del valor total, por la duración del contrato y tres años más.

12. Otras características importantes del Convenio • Cesión • La organización NO puede ceder a otra organización el convenio, sin la autorización escrita de la entidad que administra los recursos del estado.

13. Otras características importantes del Convenio • Suspensión del Convenio • El convenio puede suspenderse únicamente por incumplimiento en el giro de los recursos, y que por esta razón el convenio no se pueda desarrollar.

14. Otras características importantes del Convenio • Acta de Liquidación • Al finalizar el convenio se debe liquidar o terminar, para dar punto final a las cuentas y las obligaciones. • Esta liquidación es de común acuerdo, y se hace dentro de tiempos pre-establecidos a la finalización a través de un acta (documento escrito).

15. Otras características importantes del Convenio ¡Mucha atención…! Los recursos vienen del Estado, y por esto son vigilados por todas sus entidades.

16. Documentos que se necesitan para firmar el Convenio • De la organización • - Original del contrato entre la entidad que administra los recursos y la organización, el cual debe ser leído y firmado por el representante legal de la organización. • - Copia de certificado de existencia y representación legal de la organización entregado por la Secretaria de Gobierno del Departamento del Cauca, Oficina de Inspección, Control y vigilancia de Entidades sin Ánimo de Lucro. (Oficina de la Gobernación, piso 3)

17. Documentos que se necesitan para firmar el Convenio • De la organización (continuación) • Copia del Registro Único Tributario (RUT) de la Organización expedido por la DIAN. • Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal de la organización. • Acta de la Junta Directiva de la organización por la cual autorizan al representante legal para firmar el contrato con la entidad que administra los recursos. • - Certificado de la apertura de la Cuenta Corriente en una entidad financiera.

18. Obligaciones de la Organización Comunitaria (Contratista) • - Utilización de los recursos según la propuesta aprobada. • - Presentación de los informes. • - Manejo de recursos en cuenta exclusiva. • - Que los recursos aparezcan en la contabilidad. • - Conservar los documentos y los soportes contables. • - Contratar al contador. • - Cumplir con las obligaciones de carácter tributario. • - Las demás señaladas en el contrato.

19. Obligaciones de la entidad (del Estado) que administra los recursos • - Pagar el valor del contrato en la forma estipulada en el mismo. • -Vigilar que se cumplan y ejecuten bien los contratos.

20. Ejecución del Convenio Esto se refiere a la etapa contractual, y se debe llevar a cabo según lo que dice el convenio firmado, formalizado y legalizado. Esto implica el cumplimiento de obligaciones mencionadas para el contratista (las JAC) y la entidad que administra los recursos.

21. Finalización del Convenio Finalizada la ejecución del convenio, lo que sigue es la liquidación. Esta liquidación, de acuerdo con el convenio, es preferible que se realice al mismo tiempo con las dos partes, para lo cual de antemano se ha pactado un tiempo a partir de la finalización de la ejecución.

22. ¿Qué es un convenio con financiación de recursos del Estado? Es un compromiso formal y legal que se adquiere entre dos partes. Por un lado, el Estado colombiano o la entidad que lo representa, y por otra, alguna Persona Jurídica, en este caso con una Junta de Acción Comunal, para lograr un objetivo, generalmente de beneficio de la comunidad, en el cual se dan derechos y obligaciones mutuas (entre las dos partes).

23. Responsabilidades que asume la Organización Comunitaria Los convenios que manejan recursos públicos son vigilados por organismos de control del Estado como la Contraloría y la Procuraduría General de la Nación. Adicionalmente, si el mal uso de estos recursos afecta a una determinada población, interviene la Personería.

24. Responsabilidades que asume la Organización Comunitaria Las Organizaciones Comunitarias que asumen la responsabilidad de utilizar los recursos del Estado, deben tener presente que el mal uso, la desviación (utilizar los recursos en lo que no se acordó), el usufructo (tratar de generar ganancias extras con los recursos), la malversación (sacar o permitir que otros saquen recursos públicos) o el robo, son delitos que se pagan con cárcel.

25. Función, compromisos y responsabilidades del Representante Legal El Representante Legal de nuestra Organización Comunitaria es el primer responsable por el uso de los recursos públicos. Debe vigilar que los acuerdos aprobados se cumplan, lo mismo que las tareas a las que nos comprometimos; y no puede utilizar un peso para algo diferente al contrato a menos que cuente con la autorización de la entidad.