Business Intelligence

1. Business Intelligence BI 0910 blok 2 week 15a veranderen - BICC Veranderen BI Competence Center

2. Agenda • Theorie • Impact op de organisatie • Change management aspecten van BI • BI Governance • BI Competence Center • Discussie • Werkcollege

3. Business Intelligence Verandermanagement

4. Centrale thema Veranderen is zeer situatie- en contextafhankelijk

5. Vernieuwers 4% Achterblijvers 33% Zeer snelle aanvaarders 15% Vroege aanvaar- ders 33% Trage aanvaar- ders 33% Adoptie van vernieuwing (gebaseerd op Rogers, 1983)

6. Innovatie Adoptie Kromme categorieën Innovators / Vernieuwers. Moedige mensen, die de verandering trekken. Vernieuwers zijn zeer belangrijke communicatiemechanismen. Early Adopters / Vroege Overnemers. Gerespecteerde mensen, opinieleiders, proberen nieuwe ideeën uit, maar op een voorzichtige manier. Early Majority / Vroege Meerderheid. Zorgvuldige nadenkende mensen, die voorzichtig zijn maar verandering sneller goedkeuren dan gemiddelde mensen. Late Majority / Late Meerderheid. Sceptische mensen, die nieuwe ideeën of producten alleen dan zullen gebruiken wanneer de meerderheid het gebruikt. Laggards / Achterblijvers. Traditionele mensen, die vasthouden aan de "oude manieren", die kritisch zijn over nieuwe ideeën en deze slechts zullen goedkeuren als het nieuwe idee een algemene stroming of zelfs een traditie is geworden.

7. Waarom veranderen? • Klassieke paradigma’s staan onder druk • Eisen m.b.t. producten en diensten • Eisen m.b.t. organiseren van werk • veiligheid • gezondheid • welzijn • Toenemende concurrentie • Technologische ontwikkelingen • Sociaal-economische ontwikkelingen

8. Wat veranderen? • Strategie-perspectief • activiteiten van de organisatie • Organisatie-perspectief • hoe worden activiteiten uitgevoerd • Cultuur-perspectief • organisatie als sociaal systeem • “Leren”-perspectief • ontwikkeling gemeenschappelijke kennis & vaardigheden

9. Wie veranderen?

10. Positieve beeldvorming

11. Tien basisbelangen • Werkzekerheid • Status (intern) en imago (extern) van het werk • Speelruimte en invloed • Beloning en rechtspositie • Taakinhoud en kwaliteit van de arbeid • Middelen • Locatie/werkplek • Ontwikkelingsmogelijkheden en carrière • Werkbelasting • Samenwerkingsverband (collega's, chef)

12. Oorzaken weerstand (algemeen) • Angst iets waardevols te verliezen • Onjuist begrip • Opvatting dat verandering niet goed is voor de organisatie • Lage tolerantie voor verandering in het algemeen

13. Oorzaken weerstand (per niveau): Individueel niveau • Gedwongen gevoel • Gebrek aan vertrouwen Groep niveau • Niet weten wat de anderen doen • Reductie van onzekerheden Organisatie niveau • Teruggrijpen op de goede oude tijd • Verdediging van macht en status

14. Huidige situatie Diagnose Waarom veranderen Wat moet veranderen Niveau v.d. Structuur Wat betekent dit voor Functie Functioneren Wie Gewenste situatie Ontwerp nieuwe inrichting ICT applicatie DWH ETL Rapportages Organisatie TVB gebruikers Datakwaliteit BI organisatie (monitoring en onderhoud) Opleidingen Analyseren van de verandering

15. De Change (de verandering) • Impact op de organisatie • Wat is de verandering? (structuur) • Waarom verandert het • Wat betekent dit voor het individu (functie, functioneren) • Besteed aandacht aan omgaan met weerstand • …

16. Aandachtspunten BI implementaties • Kennis is macht • Weerstand is niet altijd misplaatst • Weerstand komt voort uit • Angst iets waardevols te verliezen • Onjuist begrip • Opvatting dat verandering niet goed is voor de organisatie • Lage tolerantie voor verandering in het algemeen

17. Weerstand herkennen • Aanpak of methode ter discussie stellen • Verzoeken om een voorafgaand onderzoek • Blijven vragen om meer details en toelichting • Beweren dat het al eerder vergeefs is geprobeerd • Moment van invoeren als slecht gekozen bestempelen

18. Weerstand voorkomen door • (Eerlijke) communicatie • Medewerkers betrekken • Anticiperen op weerstand

19. Risico’s BI projecten (zie H8.4) • Risico Techniek • De complexiteit van ETL • De technologie push • Risico Inhoud • Vervuilde data • Data zonder context • Grote data volumes • Afwezigheid data • Risico Cultuur • Eilandcultuur • Onderbuikcultuur en macht • Financiële cultuur • Traditionele IT-Cultuur

20. BI governance • BI competence centre nodig? • Communiceren over het belang en de voordelen van BI • BI manager moet continue het belang van BI uitdragen en helpt bij het uitdragen en begrijpen van de KPI’s, rapportages, toolings etc. • Bepalen van toepassingen en uitwerken van business cases • BI manager bekijkt welke voordelen en Business Cases in de eigen organisatie aanwezig zijn en zorgt (in overleg) voor prioriteiten en keuzes. • Structuur, standaardisatie en alignment • Brengt structuur aan in de initiatieven, data-integratie etc…. • Brengt programma´s en projecten in lijn.. • Richtlijnen, principes, architecturen en besluitvormingsproces • Day to Day business operations, front en back • BI manager stuurt doorgaans de business analisten aan die verantwoordelijk zijn voor de definities van PI´en en rapporten • Frontoffice, (opstellen en bewaken) • Backoffice (BI infrastructuren) De intelligente organisatie blz.279 tm 281

21. De toegevoegde waarde van een BICC • BICC kan helpen om de TCO van de BI en technologische oplossingen terug te brengen door: • Best practice (herhaalbaarheid) • De centralisatie van kennis, technologie en operational exellence (onderhoud) • Optimaal gebruik maken van resources en tools • Snellere en makkelijker uitrol en acceptatie van oplossingen die passen binnen een betere “1 versie van de waarheid” binnen de gehele organisatie. • Dit helpt tevens om de business zaken sneller te accepteren en te gebruiken • Beter platform voor alle BI initiatieven waardoor er meer lijn ontstaat in de strategie, visie en beleid rondom de inzet van BI

22. Enkele voordelen op een rij…. • Toename in het gebruik van BI • Toename van tevredenheid bij de managers • Beter begrip van BI mogelijkheden en consequenties • Toename van snelheid met betrekking tot het nemen van beslissingen • Gereduceerde personeelskosten • Gereduceerde softwarekosten

23. Posities BICC binnen een organisatie BI CC as an IT Department Virtual BI CC CIO Finance Sales ------ Department BI CC ICC BI CC BI CC as part of operations Distribueted BI CC Corporate CIO BI CC Divisie 1 Divisie 2 Divisie 3 Divison 1 Divison 2 Division 3

24. De meest logische plek • Is afhankelijk van het type organisatie • Het type markt waarin de organisatie opereert • De taken van het BICC

25. BICC • Is het primaire doel van het BICC • het leveren van operationele stuurinformatie? • Focus op operationele effectiviteit en efficiency? • Dan zou de keuze voor de CFO zijn…. • Er bestaat niet echt een generieke “beste” plek. • Het BICC kan in alle gevallen het beste geplaatst worden bij het bedrijfsonderdeel dat de grootste invloed heeft op de business zelf. • Hier is veelal de grootste behoefte aan BI-toepassingen en kan een BICC de meeste waarde toevoegen.

26. En dan?? • Na het bepalen van de juiste plek in de organisatie… Hoe moet het BICC worden ingericht? • Vaste groep met mensen? • Aparte fysieke afdeling? • Of, flexibel samenwerkingsverband van functies uit verschillende organisatieonderdelen waarbij de samenstelling van medewerkers kan wisselen?

27. Implementatie BICC een grote …… • VERANDERING! • Sommige medewerkers krijgen andere taken en verantwoordelijkheden • De wijze van samenwerken tussen afdelingen zal veranderen • Er kan een machtsverschuiving plaatsvinden • Bepaalde werkzaamheden en bevoegdheden van personen en afdelingen verdwijnen richting het BICC • Van te voren, goed analyseren, communiceren en plannen…. Maar… we hebben nog geen antwoord op de vraag of het BICC centraal, of decentraal/virtueel moet worden geïmplementeerd.

28. Centraal BICC BICC is een op zichzelf staande organisatorische eenheid met een duidelijke plek in de organisatie

29. Virtueel BICC • Medewerkers zijn werkzaam in verschillende organisatie onderdelen. • Een virtueel BICC verstoort de organisatie- structuur minder dan een centraal BICC • Bestaande rapportagelijnen blijven nl. ongewijzigd • Medewerkers vertegenwoordigen hun specifieke organisatie onderdeel. • Vaak is de deelname aan tijdelijk en parttime (hangt wel van de werkzaamheden af)

30. Een aantal misvattingen…. • Als we het bouwen, komen de gebruikers vanzelf • Met getallen moeten we kunnen blijven spelen • We hebben geen datakwaliteitsprobleem • Met één leverancier zijn we klaar • BI hoeft zich niet verder te kunnen ontwikkelen • Outsourcing is ook voor ons de beste oplossing

31. Succesfactoren • Begin met quick wins die alle betrokkenen onderkennen (samenwerkingsverband) • Stem ambitie af op behaalde successen (je bewijzen) • Organiseer strategische business inbreng buiten BICC (business committent) • Organiseer het BICC als dynamisch en pro-actief • Zorg voor een sponsor op hoog niveau • Betrek een brede groep met mensen uit zowel business als IT • Zorg voor een business gedreven prioriteitenlijst • Werk samen met andere competence centers, support desks • Zorg voor communicatiekanalen voor zowel input als respons • Meet en communiceer het succes • Maak gebruik van een BICC concept

32. Vragen?