Dobre praktyki w realizacji projektów w ramach XIII Osi Priorytetowej PO IiŚ

1. Dobre praktyki w realizacji projektów w ramach XIII Osi Priorytetowej PO IiŚ Ośrodek Przetwarzania InformacjiInstytucja Wdrażająca Działanie 13.1 PO IiŚ Poznań, 16 – 17 kwietnia 2012 r. 2012-04-16,17

2. Szkolenie jest finansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko 2012-04-16,17

3. Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność Dobre praktyki, powtarzające się błędy 2012-04-16,17

4. Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność • Proces weryfikacji wniosków • o płatność w OPI • Powtarzające się błędy w • składanych wnioskach o płatność • Dobre praktyki stosowane • przez Beneficjentów 2012-04-16,17

5. Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność • Proces weryfikacji wniosków • o płatność w OPI 2012-04-16,17

6. Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność • Proces weryfikacji wniosków o płatność w OPI • Zgodnie z przyjętymi zasadami określonymi w instrukcjach wewnętrznych OPI ocena wniosków o płatność przebiega w trzech etapach. • Etap A oceny (pracownicy ZOW) – przede wszystkim polega na weryfikacji części sprawozdawczej wniosku o płatność oraz weryfikacji zgodności zadeklarowanych wydatków z zakresem rzeczowym umowy o dofinansowanie. • Etap B oceny (pracownicy ZWR oraz ZWR II) – przede wszystkim polega na weryfikacji formalnej i finansowej wniosku o płatność oraz weryfikacji prawidłowości zadeklarowanych wydatków pod względem merytoryczno-rachunkowym, a także z uwzględnieniem zgodności wydatków z zawartymi umowami z wykonawcami oraz zakresem finansowym umowy o dofinansowanie. • Etap C (pracownicy DF-K)– przede wszystkim polega na weryfikacji dostępności środków przeznaczonych na finansowanie i współfinansowanie realizowanych w Działaniu 13.1 PO IiŚ projektów oraz na weryfikacji, czy dokonano zwrotu kwot przypisanych do zwrotu 2012-04-16,17

7. Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność • Proces weryfikacji wniosków o płatność w OPI • Uproszczony schemat oceny wniosku o płatność Etap C Etap A Etap B Wynik oceny Rejestracja WOP Przekazanie WOP do oceny Wpływ WOP Etap B Etap A Wynik oceny Uwagi do WOP Akceptacja WOP Wypłata środków 2012-04-16,17

8. Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność • Proces weryfikacji wniosków o płatność w OPI • Zgodnie z przyjętymi zasadami określonymi w instrukcjach wewnętrznych OPI ocena wniosków o płatność przebiega w trzech etapach. • Wyłącznie wnioski o płatność, które uzyskały pozytywny wynik oceny na etapach A ORAZ B trafiają do etapu C oceny. • Ocena na każdym z etapów prowadzona jest przy zachowaniu zasady „dwóch par oczu”. • Dowodem przeprowadzenia oceny jest wypełniona w odpowiednich częściach lista sprawdzająca do oceny wniosku o płatność. • Wypłata zaakceptowanych środków następuje w momencie dostępności środków zgodnie z • Terminarzem płatności środków europejskich w 2012 roku. 2012-04-16,17

9. Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność • Proces weryfikacji wniosków o płatność w OPI 2012-04-16,17

10. Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność • Proces weryfikacji wniosków o płatność w OPI – • wypłata kolejnej transzy zaliczki po wykazaniu wydatków • Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 18 grudnia 2009 r. w sprawie warunków i trybu udzielania i rozliczania zaliczek oraz zakresu i terminów składania wniosków o płatność w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich wykazanie przez beneficjenta we wnioskach o płatność złożonych do instytucji weryfikującej wydatków kwalifikowalnych na co najmniej 70% wartości dotychczas przekazanych transz zaliczek, uprawnia beneficjenta do otrzymania kolejnej transzy zaliczki, nawet przed zatwierdzeniem danego wniosku. • W zawieranych z Beneficjentami umowach uwzględniane są zapisy uprawniające Beneficjentów do otrzymania kolejnej transzy zaliczki po wykazaniu wydatków na co najmniej 70% wartości przekazanych transz. 2012-04-16,17

11. Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność • Proces weryfikacji wniosków o płatność w OPI – • wypłata kolejnej transzy zaliczki po wykazaniu wydatków • W przypadku spełnienia przesłanek uprawniających Beneficjenta do otrzymania kolejnej transzy zaliczki przed zatwierdzeniem wniosku o płatność • IW przeprowadza tzw. wstępną ocenę wniosku o płatność. • Ocena wstępna prowadzona jest na dwóch etapach według opracowanego przez IW fragmentu listy sprawdzającej do oceny wniosku o płatność • Wstępny Etap B oceny (pracownicy ZWR oraz ZWR II) – przede wszystkim polega na weryfikacji formalnej i finansowej wniosku o płatność pod kątem zajścia przesłanek uprawniających Beneficjenta do otrzymania kolejnej transzy zaliczki przed zatwierdzeniem wniosku • Wstępny Etap C (pracownicy DF-K)– przede wszystkim polega na weryfikacji dostępności środków przeznaczonych na finansowanie i współfinansowanie realizowanych w Działaniu 13.1 PO IiŚ projektów • Po zakończeniu oceny wstępnej wniosek kierowany jest do oceny pełnej, trójetapowej (etapy A, B oraz C) 2012-04-16,17

12. Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność • Powtarzające się błędy w • składanych wnioskach o płatność 2012-04-16,17

13. Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność • Powtarzające się błędy w składanych wnioskach o płatność • Zagadnienia ogólne • Brak prawidłowego monitorowania terminu na rozliczenie środków zaliczkowych; • Brak monitorowania dostępnych na kontach Beneficjenta środków zaliczkowych możliwych do wykorzystania i rozliczenia; • Brak uzgadniania z IW terminów/optymalnych terminów składania wniosków o płatność/uzupełnień do wniosków o płatność; • Nieprawidłowa kategoryzacja wydatków 2012-04-16,17

14. Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność • Powtarzające się błędy w składanych wnioskach o płatność • Wzór wniosku o płatność • Niewłaściwe oznaczenie rodzaju wnioskowanej płatności w punkcie 6; • Niewłaściwie wpisane dane w tabeli 9 wniosku (dane z dokumentów źródłowych, kwota kwalifikowalna, kwalifikowalna wartość podatku VAT, brak umowy z wykonawcą); • Stosowanie w tabeli 9 wniosku formuł obliczeniowych bez nakładania dodatkowych warunków w zakresie zaokrągleń; • Brak odznaczania w tabeli 9 dokumentów – zgodnie z pismem IW OPI-DI/320-WM-605-9/10 z 29.12.2010 • Brak wykazywania WSZYSTKICH zadań określonych w Harmonogramie Realizacji Projektu w tabelach 12 oraz 13 wniosku; • Wskazywanie w tabelach 12 i 13 wniosku nieaktualnych na dzień składania wniosku danych i wartości; • Nie uwzględnianie w kolumnie 5 tabeli 13 wniosku niekwalifikowalności/tymczasowej niekwalifikowalności poniesionych wydatków; 2012-04-16,17

15. Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność • Powtarzające się błędy w składanych wnioskach o płatność • Wzór wniosku o płatność • Wskazywanie w tabeli 17 wniosku danych, które nie wynikają bezpośrednio z obowiązującej umowy o dofinansowanie, bez jednoczesnego wskazania informacji na temat sposobu wypełnienia tabeli w oparciu o wiarygodne dane; • Wskazywanie w punkcie 19 wniosku osoby, która nie składa bieżącego wniosku; • Brak wypełnienia punktu 20 wniosku; 2012-04-16,17

16. Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność • Powtarzające się błędy w składanych wnioskach o płatność • Wzór wniosku o płatność • Dotyczy punktu 6. wniosku 2012-04-16,17

17. Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność • Powtarzające się błędy w składanych wnioskach o płatność • Wzór wniosku o płatność • Dotyczy punktu 9. wniosku 2012-04-16,17

18. Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność • Powtarzające się błędy w składanych wnioskach o płatność • Wzór wniosku o płatność • Dotyczy punktu 9. wniosku 2012-04-16,17

19. Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność • Powtarzające się błędy w składanych wnioskach o płatność • Wzór wniosku o płatność • Dotyczy punktu 13. wniosku 2012-04-16,17

20. Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność • Powtarzające się błędy w składanych wnioskach o płatność • Wzór wniosku o płatność • Dotyczy punktu 13. wniosku 2012-04-16,17

21. Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność • Powtarzające się błędy w składanych wnioskach o płatność • Dokumentacja towarzysząca • Nie załączanie wypełnionego wzoru określonego przez IW przewidzianego dla wydatków niekwalifikowalnych objętych wnioskiem (wersja elektroniczna ORAZ papierowa); • Nie załączanie kopii zawartych umów z wykonawcami, pracownikami/dokumentów potwierdzających wprowadzone zmiany w umowach; • W przypadku umów zawartych po rozstrzygnięciu postępowania prowadzonego zgodnie z ustawą Pzp brak kopii druku ZP-1/2/PN • Nie załączanie wypełnianego narastająco wzoru określonego przez IW przewidzianego dla zestawienia umów dla zadań objętych projektem; • Niespójności podczas opisywania dokumentów w stosunku do dokumentów źródłowych, danych przedstawianych w tabeli 9 wniosku; • W przypadku dokumentów dotyczących Sprzętu i wyposażenia w ramach kosztów inwestycyjnych Projektu błędne wskazywanie informacji w zakresie zestawienia rzeczowo-wartościowego i pozycji z protokołów odbioru; 2012-04-16,17

22. Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność • Dobre praktyki stosowane • przez Beneficjentów 2012-04-16,17

23. Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność • Dobre praktyki stosowane przez Beneficjentów • Stały kontakt z Opiekunem projektu; • Podejmowanie konsultacji w sytuacjach niestandardowych/problemowych przed wykazaniem we wniosku o płatność; • Informowanie IW w piśmie przewodnim/oświadczeniu o sytuacjach niestandardowych znajdujących się we wniosku; • Odnoszenie się do każdej ze zgłoszonych wątpliwości IW w piśmie przewodnim do składanej korekty/uzupełnień; • Załączanie do wniosków rozliczających transze/transzę zaliczki wyciągów bankowych zawierających wszystkie transakcje od wpływu transzy zaliczki na konta zaliczkowe; • W przypadku załączania kopii dokumentów OT – przedstawianie zestawienia, gdzie numery OT przyporządkowane są do konkretnych faktur/dokumentów równoważnych i pozycji z faktur/dokumentów równoważnych; • Informowanie w piśmie przewodnim o sposobie wypełnienia tabeli 17 wniosku 2012-04-16,17

24. Dziękuję za uwagę! Ośrodek Przetwarzania Informacji Al. Niepodległości 188b Warszawa www.poiis.opi.org.pl 2012-04-16,17