Gestión del Conocimiento y Escritorio Virtual

1. Servicio de Informática y Comunicaciones Gestión del Conocimiento y Escritorio Virtual

2. Gestión del Conocimiento y Escritorio Virtual Índice 01 • Introducción y objetivos • Modelo de Gestión del Conocimiento 02 • Implementación del Escritorio Virtual 03 • Referencias de otras organizaciones 04 05 • Conclusiones

3. Gestión del Conocimiento y Escritorio Virtual Introducción y Objetivos del Proyecto 2 Alumnos • Existen numerosas fuentes y estructuras de información, cada una de ellas con un mayor o menor grado de desarrollo. Asociaciones Grupos de Investigación Biblioteca Servicios de Apoyo Departamentos Proyectos y tesis Secretaría Entorno intrauniversitario • En la mayoría de las ocasiones estas fuentes están aisladas unas de otras, especialmente cuanto mayor es el nivel de agregación inter-universidad Universidades españolas Universidades Europeas • El marco Universitario es generador primero y principal de conocimiento a través de sus grupos y asociaciones, pero no existe una visión integral de la información generada

4. Gestión del Conocimiento y Escritorio Virtual Introducción y Objetivos del Proyecto 2 • Los grupos de colaboración necesitan herramientas muy semejantes para la gestión del activo conocimiento. Si embargo, no todos resuelven las situaciones a través de las mismas soluciones. • Algunos ejemplos de necesidades son: • Repositorios comunes con clasificación parametrizada. • Foros de colaboración. • Comunicación instantánea. • Compartición de la información particular (los individuos del grupo disponen de la información localmente, no de forma compartida). • Búsquedas globales. • Asociación documentación-proceso generador. • Los grupos de trabajo no disponen de estructuras homogéneas ni de estándares de comunicación, por lo que la información de que disponen está almacenada de manera dispersa, resulta difícil de localizar y manejar de forma global. • Ir mas allá del correo electrónico.

5. Gestión del Conocimiento y Escritorio Virtual 3 Introducción y Objetivos del Proyecto Enfoque Universidad del Conocimiento La compartición de información y la gestión integral y única del conocimiento, que aproxime éste a todos los actores involucrados en las actividades universitarias, se convierte en una necesidad en el camino hacia el nuevo Espacio Europeo de Enseñanza Superior. Por este motivo, abordamos el proyecto de construir un Marco Global Universitario del Conocimiento, que actúe como facilitador en la interrelación de unos agentes con otros y de todos ellos con los procesos vigentes en la Universidad (docentes, investigación, de apoyo, internacionales, etc.).

6. Gestión del Conocimiento y Escritorio Virtual Introducción y Objetivos del Proyecto 3 A través de este Marco Global cualquier grupo de interés relacionado con el ámbito Universitario podrá disponer una visión doble del Conocimiento gestionado: VISIÓN PARTICULAR, proporcionando a cada colectivo un entorno donde disponer de su información, así como herramientas para gestionarla: • Integración de las fuentes de información. • Mensajería instantánea. • Comunidades de Colaboración. • Expertos • Foros de intercambio y suscripciones, • Etc. VISIÓN INTEGRAL, con acceso en cualquier momento a toda la información generada por las áreas, grupos de interés, asociaciones o colaboradores involucrados en el entorno de la Universidad. Esta visión permitirá construir un verdadero Entorno de Conocimiento sin barreras, accesible desde cualquier punto y universal, favoreciendo el desarrollo y mejorando la eficiencia de las actividades. • Ambas vistas son compatibles y se realimentan entre sí, gracias a una plataforma única que favorece el intercambio, la comunicación y la disponibilidad de la información.

7. Gestión del Conocimiento y Escritorio Virtual Introducción y Objetivos del Proyecto Generales de acceso y difusión de información (Web, Intranets.) Docencia y aprendizaje. • Sistemas de información de campus. • Repositorios de materiales educativos. • Enseñanza virtual Administración. Repositorios de documentos y FAQs. Automatización de procesos académicos. Relación académica estudiante-Universidad. Sistemas de racionalización administrativa. Investigación. • Acceso a recursos de información  biblioteca digital. • Identificación de capacidad científica. • Fomento de grupos y redes de investigación. • Promoción y difusión de resultados de investigación. • Creación de empresas spin-off. Dirección estratégica. • Plan estratégico. • Plan de calidad. • Sistemas de contabilidad analítica. • Sistemas de Información a la Dirección

8. Gestión del Conocimiento y Escritorio Virtual Introducción y Objetivos del Proyecto Para abordar el proyecto se establecen dos líneas de trabajo: • Consultoría de Gestión del Conocimientoque abarca • Definir todos los elementos que conforman el Modelo de Gestión del Conocimiento (organización, personas y procesos), así como los requisitos funcionales de la tecnología que soporte dicho Modelo • Conseguir que el conocimiento que se va a ir creando con este Modelo se utilice de la forma más eficiente en la organización, creando una cultura que incite a los participantes a compartir y utilizar el conocimiento que va a crear y el que ya existe. • Diseñar indicadores claves que ayuden a gestionar el Modelo. • Desarrollo e implantación del Escritorio Virtual integrado con los sistemas actuales que abarca: • Identificar la plataforma tecnológica capaz de reunir en un solo acceso todas las herramientas necesarias para que cualquier usuario (estudiante, PAS, PDI…) realice su actividad cotidiana dentro de la universidad • Poner en marcha un entorno que facilite el trabajo en grupo en el que se comparta información con otras comunidades o grupos de usuarios en el que almacenar o gestionar la información personal, privada o de la propia comunidad.

9. Gestión del Conocimiento y Escritorio Virtual Introducción y Objetivos del Proyecto • RESULTADO: Dotar a la US de una plataforma común de comunicación y colaboración entre sus miembros (estudiantes, empleados, profesores e investigadores) que permita la integración de los servicios y contenidos ya existentes, en función de los perfiles de la comunidad universitaria para la construcción de un Sistema de Gestión del Conocimiento. Escritorio Virtual (Diseño provisional)

10. Gestión del Conocimiento y Escritorio Virtual Introducción y Objetivos del Proyecto Espacio donde se mantienen conversaciones en grupo Espacio donde se comparte experiencias Espacio donde se produce el proceso de aprendizaje continuo y desarrollo de capacidades personales Espacio donde se comparte información Los cuatro tipos de “Ba”.Fuente: Nonaka y Takeuchi (1995).

11. Gestión del Conocimiento y Escritorio Virtual Introducción y Objetivos del Proyecto Escritorio Virtual (Diseño provisional) Área de Servicios: presenta el conjunto de Aplicaciones a las que tiene acceso el usuario (Secretaria Virtual, Aplicaciones, Ayuda, ...)‏ Área de Colaboración: presenta el conjunto de Herramientas colaborativas a las que tiene acceso el usuario (Agenda, foros, cursos, ...)‏ Área de Trabajo: permite al usuario realizar su trabajo: Leer Noticias, Acceder al Calendario, Revisar/modificar sus datos de usuario, trabajar con documentos, Acceder a las comunidades, leer correo...

12. Gestión del Conocimiento y Escritorio Virtual CONOCIMIENTO Conjunto integrado por información, reglas, interpretaciones y conexiones puestas dentro de un contexto y de una experiencia, que ha sucedido dentro de una organización, bien de una forma general o personal CONOCIMIENTO TÁCITO O IMPLICITO CONOCIMIENTO EXPLÍCITO Conocimiento que se encuentra formalizado en soportes accesibles, y que por tanto es susceptible de consulta sistemática. Ejemplos de este tipo de conocimiento son documentos o bases de datos. Conocimiento que reside en las personas y no se encuentra formalizado, por lo cual su comunicación sistemática es compleja. Ejemplos de este tipo de conocimiento son la experiencia y habilidades de las personas. Fuente: Nonaka, Takeuchi Modelo de Gestión del Conocimiento ¿Qué es el Conocimiento?

13. Gestión del Conocimiento y Escritorio Virtual Modelo de Gestión del Conocimiento • La Gestión del Conocimiento se entiende como una estrategia encargada de dirigir los conocimientos apropiados a todos los miembros de la comunidad universitaria, integrando la estrategia y la cultura de la organización y procesos de trabajo; todo ello soportado sobre tres elementos claves: procesos de Gestión del Conocimiento, la Tecnología y una correcta Organización.

14. Gestión del Conocimiento y Escritorio Virtual Retención del Conocimiento Identificación del Conocimiento Uso del Conocimiento Adquisición del Conocimiento Medición del Conocimiento Desarrollo del Conocimiento Distribución del Conocimiento Fuente: Probst G, Raub S Romhardt Modelo de Gestión del Conocimiento Procesos de la Gestión del Conocimiento

15. Gestión del Conocimiento y Escritorio Virtual Organización Colectivo 1 Colectivo 2 Colectivo N Área Funcional 1 Área Funcional 1 Área Funcional 1 Perfil 1 Perfil 1 Perfil 1 Perfil 2 Perfil 2 Perfil 2 Perfil N Perfil N Perfil N Área Funcional 2 Área Funcional 2 Área Funcional 2 Área Funcional N Área Funcional N Área Funcional N Modelo de Gestión del Conocimiento Organización/Personas

16. Personal de Investigación • Personal de investigación • PI que a la vez son estudiantes Otras universidades Otras AA.PP. Estudiantes • Estudiantes Personal Docente Personal docente PD que a la vez es investigador PD que a la vez son estudiantes PI+D PI+E PD+E Personal de Adm y Servicios • Personal de administración y servicios • PAS que a la vez son estudiantes • PAS que a la vez son docentes PAS+E PAS+PD Otras instituciones colaboradoras Empresas Modelo de Gestión del Conocimiento Miembros de la comunidad universitaria Gestión del Conocimiento y Escritorio Virtual

17. Gestión del Conocimiento y Escritorio Virtual Modelo de Gestión del Conocimiento Estudiantes • Asistencia a clase y tutorías • Realización de prácticas • Planificación de actividades • Relación administrativa con secretaría • … Personal Docente Gestión del currículo Seguimiento actividad docente Formación continua Elaboración material docente Relación con secretaría … • * Procesos de gestión Biblioteca Docencia Gestión del Conocimiento Información personal Relación con el entorno PAS Gestión de Recursos Administración de la gestión … Estadísticas e informes Personal de Investigación • Gestión del currículo • Gestión proyectos • Relación administrativa con secretaria • … Trabajos de investigación Prácticas y exámenes Áreas de conocimiento

18. Gestión del Conocimiento y Escritorio Virtual Conocimiento Tácito Conocimiento Explícito Sistemas de Espacios de Conocimiento (Knowledge Spaces)‏ Sistemas de Redes de Compartición (Sharing Networks)‏ Sistemas de Información a la Dirección • Correo Electrónico • Chats • Foros • Blogs • Wikis • I-reunión • Learning Management System • Videoconferencia • Herramientas Colaborativas • Sistemas de Gestión de Proyectos • … • Bases de Datos • Repositorios Documentales • Learning Content Management Systems • Intranet / Extranets • Webs Institucionales • … Sistemas de Gestión de la Relación con el Cliente / Usuario Fuente: Enric Serradell Lopez Modelo de Gestión del Conocimiento Tecnologías y Sistemas de Gestión del Conocimiento

19. Gestión del Conocimiento y Escritorio Virtual Colectivo 1 Colectivo 2 Colectivo 3 Órganos de Gobierno PDI PAS ¿Universidad? ¿? Docente ¿Centro? ¿? Investigador PERFILES ROLES Permiten asociar Actividades con Recursos y permite asegurar la ejecución completa del proceso concreto con éxito. ¿Departamento? ¿? Gestor Capacidades y Competencias requeridas para desarrollar las responsabilidades y las funciones de su profesión Estudiantes Ex-Alumnos Colectivos Externos ¿? ¿? ¿? ¿? PERFILES ¿? ¿? ¿? ¿? ¿? Colectivo 4 Colectivo 5 Colectivo 6 Implementación del Escritorio Virtual Identificación de Colectivos de la Universidad

20. Gestión del Conocimiento y Escritorio Virtual Pedro Pérez García (Director de la Biblioteca)‏ PAS Director de la Biblioteca PROCESOS por PERFIL PERFIL Funcionario- Gestor Detalles Administrativos (PUESTO)‏ Pedro Pérez García (Estudiante-US)‏ Estudiantes PERFIL Estudiante de Doctorado Implementación del Escritorio Virtual Mapeado de Perfiles

21. Gestión del Conocimiento y Escritorio Virtual Implementación del Escritorio Virtual Espacios de Trabajo (enfoque inicial) • Público: contiene la información y las herramientas de interés general para toda la comunidad universitaria (organigrama, directorio, noticias, ....)‏ • Privado: abarca la información personal y las herramientas que el usuario ha seleccionado y ordenado conforme a sus propios criterios • Comunidad privada: contiene la información y las herramientas de colaboración que el responsable estima de utilidad para su comunidad • Comunidad pública: entorno que facilita a departamentos o grupos de usuarios, que ofrecen un servicio a la comunidad universitaria, la creación de su propio sitio Web en el escritorio con la información y herramientas que estiman necesarias

22. Gestión del Conocimiento y Escritorio Virtual Implementación del Escritorio Virtual Escritorio Virtual: Integración (I)‏ • En relación a la integración del Escritorio Virtual con los sistemas de la Universidad, se integrará a nivel de acceso y a nivel de presentación con Single Sign-On, tanto información como componentes de los Sistemas de Tramitación Electrónica (ESTELA), con la plataforma de Centro de Atención Multicanal y sms. Para la integración con el resto de los sistemas de la Universidad se integrará a nivel de acceso con SSO y se estudiará para cada uno de ellos su capacidad de integración para seleccionar la mejor alternativa para abordar la integración a nivel de presentación.

23. Gestión del Conocimiento y Escritorio Virtual Implementación del Escritorio Virtual Escritorio Virtual: Integración (II)‏ • Este sistema será el encargado de la autenticación única y centralizada de los accesos de usuario al Escritorio Virtual. Actualmente la US tiene un LDAP corporativo y permite también el acceso con certificado digital, por lo tanto el nuevo sistema de SSO deberá contemplar el acceso tanto con usuario – contraseña como con el certificado digital (FNMT y eDNI)‏

24. Gestión del Conocimiento y Escritorio Virtual Implementación del Escritorio Virtual Federación de identidades • En colaboración con RedIris, la CRUE-TIC y la AUPA-TIC. • Las infraestructuras de autenticación y autorización (IAA) son un componente esencial de las infraestructuras TIC de las instituciones académicas en la actualidad y son elementos fundamentales para la consecución de uno de los objetivos de importancia radical en el entorno académico europeo para la movilidad de estudiantes. • El esquema de LDAP corporativo y el sistema de SSO vendrá definido por la Universidad de Sevilla y permitirá definir al EV como Proveedor de Servicios en un esquema de federación de identidades con otras universidades en el caso de ser necesario, utilizando para ello los estándares existentes.

25. Gestión del Conocimiento y Escritorio Virtual Implementación del Escritorio Virtual Escritorio Virtual: Arquitectura del Sistema (I)‏ • El núcleo principal es el portal Liferay. Los contenidos y datos del portal del escritorio virtual se almacenarán en la base de datos Oracle. • Liferay Portal es compatible con el estándar JSR-168, se puede ejecutar en cualquier servidor de aplicaciones, base de datos y en los sistemas operativos más utilizados, permite máxima flexibilidad en los aspectos más importantes de implantación y utilización. • Permite gestionar el inicio de sesión a través de Active Directory, OpenID o LDAP. • Se trata de software libre y cuenta con una comunidad de desarrolladores muy activa con alta presencia en foros. • Brinda la posibilidad de desarrollar portlets con herramientas tan funcionales como Eclipse, Netbeans, Jbuilder o con un editor ligero como EditPlus, Vi y Emacs.

26. Gestión del Conocimiento y Escritorio Virtual Implementación del Escritorio Virtual Escritorio Virtual: Arquitectura del Sistema (II)‏ • Hosting Virtual Dinámico • La autenticación se hará validando contra el LDAP de la US. • Se contempla el siguiente escenario: • Arquitectura Orientada a Servicios (SOA)‏ • Security –- Liferay hace uso de algoritmos avanzados como el DES, RSA y MD5. • Single Sign On – Métodos de SSO con Yale CAS, JAAS, LDAP, Microsoft Exchange, etc. • Multicapa- Liferay permite realizar cluster en cualquiera de sus capas. • Alta disponibilidad– Balanceo de Carga, Replicación de session, y cache distribuída • Cacheo de Páginas– Aumentando el rendimiento de la web cacheando el contenido estático.

27. Gestión del Conocimiento y Escritorio Virtual Referencias de otras organizaciones Escritorio Personal del CSIC: • El escritorio personal o webtop, un espacio propio del usuario, personalizado y configurable, que traslada al mundo Web la funcionalidad del desktop local de Windows. En esta área de herramientas y contenidos personales, cada usuario puede configurar y situar a su gusto la disposición y estructura visual de los contenidos. A través de una herramienta de gestión de ventanas, puede crear fácilmente distintos menús, incorporar contenidos y utilidades, cambiar el diseño y colores del escritorio, las aplicaciones dispuestas en él, el tamaño y la distribución en el espacio de las mismas. • El escritorio podrá ser configurado para disponer de herramientas personales, un cliente de correo Web, una agenda personal, elementos de contenido personales o públicos, según los hábitos o necesidades de trabajo de cada usuario.Se ofrecerán distintas aplicaciones a incorporar libremente por el usuario a su escritorio, como son el Correo Web Institucional, Libreta de direcciones o Blog. • El proyecto incluye también el diseño de varias plantillas, permitiendo al usuario seleccionar el aspecto de su área de trabajo.

28. Gestión del Conocimiento y Escritorio Virtual Referencias de otras organizaciones Junta de Andalucía – C. de Sanidad: Organización en comunidades

29. Gestión del Conocimiento y Escritorio Virtual Referencias de otras organizaciones EDUCAMADRID

30. Gestión del Conocimiento y Escritorio Virtual Referencias de otras organizaciones EDUCAMADRID

31. Gestión del Conocimiento y Escritorio Virtual Conclusiones • Fomentar la gestión del conocimiento y el trabajo colaborativo es uno de los objetivos inscritos dentro del marco del EEES. La Universidad de Sevilla consciente de la importancia de la colaboración entre los miembros de la comunidad universitaria tiene el propósito de fomentar la implantación de plataformas de Gestión del conocimiento y trabajo colaborativo. • Estos sistemas permitirán una mejor coordinación y comunicación entre los siguientes tipos de relaciones: • Relación PDI-PDI. Fomentar la relación entre profesores proporciona una mejora de la enseñanza. • Relación PDI-PAS. Facilita el acceso a la información y recursos de la universidad facilitando el canal de comunicación entre profesores y PAS. • Para las relaciones estudiante-PDI y PDI-estudiante la Universidad ha evolucionado proporcionando una plataforma de enseñanza virtual.

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