Nama anggota :

1. KELOMPOK III Namaanggota :

2. ETIKET BERTAMU&MENERIMA TAMU DI KANTOR

3. BERTAMU KE KANTOR

4. Jikamemungkinkan, sebelumbertamu, buatlahjanjitemu (appointment) terlebihdahulu. Berpakaianpantas, bersihdansopanpadasaatbertamusebagaibentukpenghormatankepadapihak yang ditemui. Hadirtepatwaktusesuaijanjitemu. Tidakperlumemberikankritiklangsungatautidaklangsungatasperlakuanpenerimatamu yang tidakmenyenangkan. Saatmenghadirisuatuacaraseremonial, berikanucapansesuaidenganjenisdansuasanaacaratersebut.

5. Jikatelahmelakukanjanjitemu, tetapitidakbisamemenuhikesepakatanbersama, konfirmasikan. Ungkapkanpenyesalandanpermintaanmaafsertaalasanpenundaanataupembatalan. Jikabertamutanpajanjitemu, hindaribertamupada jam istirahat. Parkirkendaraanpadatempat yang telahdisediakan, danjangansampaimengganggukeluarmasuknyakendaraan lain.

6. Padasaatbertamu, hendaknyamelaporpadapetugassesuaiaturan yang ada. Katakandenganjelasidentitasdiridanmaksudkedatangankitapadapetugas Amati beberapaperaturan yang tertulis (misalnya: “kantorbebasrokok”), danpatuhi. Jikaharusantredalambertamu, antrelahterlebihdahulu. Meskikitamerasakecewaatassambuutanataupembicaraanselambertamu, tetapjagaemosi. Hindarisikapdanperilakukasarseperti, membantingdokumen, menggebrakmeja, membantingpintu. Bertamulahsesingkatmungkin, sebataaskeperluankita.

7. Berbicaradengansopandanramah, sekalipunbertujuan complaint, hindariungkapanbernadasombong. Tidakperlutergesa-gesauntukduduksebelumditunjukkan/dipersilahkanduduk, arahdudukkitahadapkanpadaorang yang menerima, kaki tidakperludisilangkan Jikapadasaatbertamukitadijamudenganminumanatauhidangantertentu, tidakperlutergesa-gesauntukmenikmatinya, tunggusampaidipersilahkandannikmatidalamjumlh yang wajar. Jagakebersihanruang/tempatkitabertemu.

8. MENERIMA TAMU DI KANTOR

9. Sambutlahtamudengansopan, ramah, tulus, dansepenuhhati. Jikakitaberadadiruangtertutup, usahakansesegeramungkinmembukakanpintusebagaitandadanbentukpenghargaandankesiapankitamenerimatamu. Padasaatmenerimatamu, kitabisatetapduduk, tetapilebihsopanbilaberanjakdaritempatdudukkitadanberdirisebagaitandapenghormatankepadatamu.

10. Berikanucapansalamdanucapanselamatdatangsertajabattangantamudenganmantap, kemudianpersilahkanduduk. Jikatamukitaterimadikursipanjang, tempatkanposisiduduktamudisebelahkanankitasebagaitandapenghormatan. Setelahtamududuk, tanyakanidentitasdirinya, maksuddantujuankunjungannya. Ketikatamuhendakmeninggalkanruangan, sekalilagiucapkanterimakasihataskunjungannya, Jikamemungkinkan, bukakanpintudanantarkankeluar, paling tidaksampaididepanpinturuangkita.

11. Jikatamutersebutsalahalamat, bantulahdenganmenunjukkanruangan/bagian yang dimaksud. Saatkitamenanyakanapakahtamutersebutsudahmelakukanjanjitemuataubelum, hendaknyaberhati-hati. Cermati agenda, jikakitatahubahwaidentitastamutersebutsamadengan yang tertulisdi agenda ataucatatan appointment, kitatidakperlubertanyalagi. Berikanrespons yang menunjukkankitasudahmenunggudansiapmenerimanya.

12. Hindariungkapankata-katakasardanbernadasombongsaatberbicaradengantamu. Dengarkanpembicaraantamudengansungguh-sungguhdanpenuhsimpatik, baikdenganungkapan verbal maupunungkapan non verbal (anggukanatautatapanmata). Janganmenyelaataumemotongpembicaraantamu. Bilamemungkinkan, sajikanhidangan (minumataumakananringan) danpersilahkantamuuntukmenikmatinya. Jikaurusantamusudahselesaidankitainginmelanjutkantugas yang lain, tapitamutidaksegerapulang, berikanisyarat verbal denganungkapan yang sopan.

13. Jikakitaadalahsekretarisatauasistenpimpinan, ketikaadatamu yang hendakbertemudenganpimpinan, hubungipimpinanuntukmengecekkesiapanpimpinanmenerimatamutersebut. Jikatamuharusmenunggupimpinansementarakitaharusmenyelesaikantugas-tugaskita, ungkapkanterusterangdengansopanbahwakitatidakbisamenemaninya.

14. ETIKET BERTELEPON

15. Segeraangkatgagangteleponsebelumteleponberderingunutk yang ke 3 kalinya. • Janganmengganggapbahwapanggilanteleponmerupakangangguanpekerjaananda. • Berhati-hati agar nada kesaltidakterdengarpadalawanbicaraanda. • Jawablahtelepondenganmenyebutkanindentitasanda, sesuaikebijakanpimpinan. • Segeratanyakandengansiapasayaberbicaradantanyakanapakeperluannya. • Padawaktuandamenerimatelepon, kata-kata yang diucapkanharusjelas, berilahpenekananpadakata-katasecaraberuntun.

16. 7.Batas pembicaraanditeleponsecarapribadikarenaurusanpribadidikantorsangattidakmenyenangakanbagisiapapun yang mendengarkan. • apabilapimpinanandatidakberadadiakntorjanganlahmemberitahukandimanapimpinanandaberada. • Apabilaandamenerimateleponunutkpimpinantanyakandulupadapimpinanapakahbeliaubersediamenerimateleponatautidak. • Apabilapimpinanandasedangberadadikantortetapisedangmelakukanpembicaraanditelepondenganorang lain, sedangkanadatelepon lain untukpimpinan, tanyakankepadapeneleponuntukmenunggu (apabilapeneleponlebihmemilihmenunggu, janganbiarkanpeneleponmenunggulebihdari 2 menit ) atautanyakanapabilapeneleponbersediameneleponkembali.

17. ETIKET BERKIRIM EMAIL

18. Berikut 10 Etikadalamberkirimsuratelektronikatau e-mail • Hindarispam & bombing. Orangyang menerima spam iniakanjengkel, karenabisanyaisinyamenawarkaninformasi, produkataujasa yang sebenarnyatidakkitabutuhkan. Email bomb adalahpengiriman email dengan subject samasecarabertubi-tubidenganmaksud mailbox penerimacepatpenuh. Termasuk spamming adalahmengirim email terlalusering, kecualidiminta. Kenapa? Karenaorang yang dikirimi email akanmerasajenuh. Supayatidakmembosankan, kirimlah email lagikalauandasudahmendapatbalasan. Tapijanganjugaterlalu lama tidakmengirim email.

19. Gantijudul email bilaperlu. Biasanyainimustidilakukandalamsebuah forum atau mailing list. Sakingasyiknyabalas-balasan, topiknyajadibergeser. Kalau subject pembicaraansudahbergeser, gantilahsubjeknya. Tentuiniadaalasanya, selaintidakmembingungkanpeserta lain, pencarian/pelacakan file-file topikdiskusi yang sudahlewatjadimudah. • Body reply jangandikirimsemua. Lama-lama email yang kita reply akantertambahsizenya. Hal initerjadikarenatiap kali kitamembalas email, seluruh email yang akankitabalaskitakirimkanlagi. Untukmenghindarinya, hapuslahsebagian body email yang akankita reply. Sisakankalimat-kalimat yang perlukitajawabsaja.

20. Janganmemforward email tanpadiedit. Seringkalikitapunyaberitabagus yang perlukitateruskan/forward keorang lain. Kalau setting sipenerimamasih manual, pesan yang diforwarditusetiap line akandihiasioleh tag sepertiini: '>'. Biaremail kelihatanrapikalauandaorangpertamaygmemforward, barusatu tag sajasetiapbarisnya. Tapikalauanda yang ke 2, 3, 4 dst, makatagnyaterusbertambah. Email jaditidakmenyenangkan. Dalammemforwardini, rule #1 jugaharusdigunakanyaitu, janganterlalusering.

21. Jaga account orang lain. Kalauandamereplyatauberkirim email, jangansertakan email-email yang tidakandakenalatauandakenaldalam heading "To" nya. Akibatnyaaccount email-email orang yang munculdi email orang lain, bisatersebarluas, dibajak, dandispam. Kalauterpaksamengirim email kepuluhanatauratusanorang, gunakan header BCC (blind carbon copy), supayaalamat-alamat email ygbanyakitutidakmunculdihalamanmukapenerima email anda.

22. Hindari Full Caps Lock / hurufbesarsemua. Supayamenarikperhatianpembaca, kadangkitamenggunakanhurufbesar alias capital word, yang di keyboard disebut caps lock. Menggunakanhurufbesarsecara full, akanmendapat image, bahwaandasedangmarahdantidaktahuetika. Tampilan email pun jaditidakmenarikkalaupenulisannyamenggunakanhurufbesarsemua. Gunakan caps bilamana PERLU saja. Kalautidak PERLU tidakperlu DIGUNAKAN.

23. Hindarikalimatsingkatdalamme-reply. Misalkantemanandapanjanglebarmenulis email, berceritatentangkeindahanalam Mesopotamia. Laluandamembalasnyadengankalimatsingkat, "oh ya?" atau "enakya", "benarkah" dansemacamnya. Kalaubelumpunyakonsep, mendingantidakusahmereplyemailnya. Sebabkalimatungkapanbegitucumabikingregetandanhanyapantasdiketikdichatingsaja.

24. Cekulangsebelumdi "send". Setelah email rapiditulis, luangkanwaktuuntukmengecekulangejaan, susunankalimatdankalauperlutatabahasanya. Sebabsekalitombol "send" kitaklik, tidakbisadicancelataudibatalkan. Semuanyalangsungterkirimke recipient dalamhitungandetik. • Bersabarlahmenerimabalasan. Kalausudahdikirim, sabarlahmenantibalasannya. Sebabtidaksemuaorangpunyaakses yang mudahuntukberinternetria. Tidaksemuaorangpunyawaktuluangmembaca email-email anda.

25. Benahisusunan email 'forwards' anda. Bilaandainginmemforwardsebagianatauseluruhpesanpadapihak lain, makaluangkansedikitwaktuandauntukmenghapustanda yang biasanyamuncul. Sepertitanda '>' dsb. • Gantilah 'subject' ataujudul email bilatopikpembicaraanandaberubah. Seringkalisetelahsalingbertukar email beberapa kali, topikpembicaraanberubahdariaslinya, namun 'subject' ataujudul email belumjugadiganti. Akanjauhlebihmudahuntukmelacak email yang masukbila 'subject' disesuaikandandapatmencerminkanisi email yang sedangandatulis. 

26. TERIMA KASIH