Wir heißen Sie recht herzlich willkommen!

1. Wir heißen Sie recht herzlich willkommen!

2. Kein Dokumentenmanagement-System? Übertrieben???

3. Wirklich keine Archivierungssoftware?

4. Warum Dokumentenmanagement? Vorteile eines DMS-Systems: • Beschleunigte Dokumentensuche • Optimierung von Arbeitsabläufen • Verbesserte Nachvollziehbarkeit • Reduktion von Papierarchiven • Senkung der Verwaltungskosten Dokumentenmanagement hilft dabei, Ihr Unternehmen im Wettbewerb zu stärken.

5. Gründe für Dokumentenmanagement

6. Gründe, die für Dokumentenmanagment sprechen • gesetzliche Vorgaben • wachsende Datenströme • Kostenersparnis • Standardisierung der Ablage • Kontrolle über alle geschäftsrelevanten Daten • gezielte Vernichtung unwichtiger Daten • bisherige Investitionen hauptsächlich in strukturierte Daten • Integration in Ihre bestehende EDV-Umgebung • Wissen in Zukunft wichtigster Produktionsfaktor

7. Gesetzliche Gründe für Archivierungspflicht Zu Archivieren sind gemäß § 257 HGB unter anderem Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, Buchungsbelege sowie insbesondere Handelsbriefe. Handelsbriefe sind alle Dokumente, die ein Handelsgeschäft betreffen, dies beinhaltet auch E-Mails. Archivierungspflicht besteht somit also nicht für jede Art von E-Mails. Als Unternehmer sind Sie dafür verantwortlich, dass alle per Gesetz zu archivierenden E-Mails auch tatsächlich archiviert werden.

8. Mail Archivierung • E-Mails müssen nicht wegen ihres Charakters als Transportmedium, sondern auf Grund ihres Inhalts gespeichert werden. • E-Mails dokumentieren Geschäftstätigkeiten. • Sie stehen in einem Zusammenhang mit Geschäftspartnern und Geschäftsprozessen.

9. Buchhaltungs- oder Archivsysteme GdPdU-konform? • GDPdU-Konformität von DV-Systemen kann nicht generell zertifiziert werden – nur Abnahme im Einzelfall ist möglich • Keine allgemein gültigen Aussagen der Finanzverwaltung zur Gesetzeskonformität der verwendeten Hard- und Software • Ordnungsmäßigkeit von Verfahren im Rechnungswesen hängt von der Durchführung im Einzelfall ab • Quelle: BMF Referat IV A 7 Stand: 1. Februar 2005; Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung

10. Weshalb archivieren? • gesetzliche Vorgaben • wachsende Datenströme • Kostenersparnis • Standardisierung der Ablage • Kontrolle über alle geschäftsrelevanten Daten • gezielte Vernichtung unwichtiger Daten • bisherige Investitionen hauptsächlich in strukturierte Daten • Integration in Ihre bestehende EDV-Umgebung • Wissen in Zukunft wichtigster Produktionsfaktor

11. Datenstrom 1997 Datenstrom 2007 Ausufernde Datenströme Untergang von wichtigen und geschäftsrelevanten Daten

12. Weshalb archivieren? • gesetzliche Vorgaben • wachsende Datenströme • Kostenersparnis • Standardisierung der Ablage • Kontrolle über alle geschäftsrelevanten Daten • gezielte Vernichtung unwichtiger Daten • bisherige Investitionen hauptsächlich in strukturierte Daten • Integration in Ihre bestehende EDV-Umgebung • Wissen in Zukunft wichtigster Produktionsfaktor

13. Überhandnehmende Kosten • 3% aller Akten gehen verloren. Im Durchschnitt kostet es € 100,- eine verlorene Akte wieder herzustellen. Quelle: The Essential Client/Server Survival Guide (ISBN: 0-471-15325-7 / Publisher: JohnWiley & Sons) • Durchschnittlich wird jedes Dokument 5 mal kopiert. Quelle: IDC (Feb 2006 / Doc #34822 / Customer Needs and Strategies) • Dokumenten-Missmanagement kostet 40 bis 60 % der Arbeitszeit, 20 bis 45 % der Gehaltskosten und 12 bis 15 % des Unternehmensumsatzes. Quelle: Gartner (13. April 2005 / Document Management Choices Improve for SMB Audience) Seit den 70er Jahren… • hat sich die Produktivität im Büro um 7 % verringert • ist die Papierflut um 300 % angestiegen

14. Was kosten Suchzeiten Kosten von Suchzeiten: Büro mit 5 Mitarbeitern, angesetzter Lohn 15 Euro / Stunde Durchschnittliche Suchzeit: 20% Ihrer Arbeitszeit Kosten pro Arbeitstag: 20 % von 8 Stunden: 1,6 Stunden / Mitarbeiter mal 5 Mitarbeiter = 8 Stunden 15 Euro / Stunde mal 8 Such-Stunden = 120 Euro / Tag Kosten pro Monat: 120 Euro mal 20 Arbeitstage = 2.400 Euro Kosten pro Jahr: 2.400 Euro mal 12 Monate = 28.800 Euro

15. Weshalb archivieren? • gesetzliche Vorgaben • wachsende Datenströme • Kostenersparnis • Standardisierung der Ablage • Kontrolle über alle geschäftsrelevanten Daten • gezielte Vernichtung unwichtiger Daten • bisherige Investitionen hauptsächlich in strukturierte Daten • Integration in Ihre bestehende EDV-Umgebung • Wissen in Zukunft wichtigster Produktionsfaktor

16. Wachsende Email-Korrespondenz Art der Korrespondenz Organisationsgrad Email-Ablage 70 – 80 % 20 – 30 % Herkömmliche Post Organisiert Nicht organisiert Email • 80 % der heutigen Korrespondenz geschieht über Email • 10 % der Email-Ablage ist organisiert.

17. Fehlende Organisation bei Email-Archivierung Email-Archivierung Erfassung korrekt? Kontrolle möglich? Email-Ablage Email-Aufbewahrung Keine Anweisung, wer Emails, die an mehrere Empfänger gehen, ablegt. Keine Kontrolle, ob Emails aufbewahrt werden oder nicht. Keine strukturierten Ablageordner.

18. Weshalb archivieren? • gesetzliche Vorgaben • wachsende Datenströme • Kostenersparnis • Standardisierung der Ablage • Kontrolle über alle geschäftsrelevanten Daten • gezielte Vernichtung unwichtiger Daten, zentrale Datenhaltung • bisherige Investitionen hauptsächlich in strukturierte Daten • Integration in Ihre bestehende EDV-Umgebung • Wissen in Zukunft wichtigster Produktionsfaktor

19. Sonstige Datenquellen docuvita compact bringt Ordnung in Ihr Ablagesystem Traditionelle Lösungen docuvita compact Lösung ERP-System Scan-Prozess MS Officelokaler PC Scan-Prozess Lokale Postfächer ERP-System Faxversand lokal MS Officelokaler PC MS Officezentr.Server Fachan-wendungen Zentraler Fax-Server Fach-An-wendungen MS Officezentr.Server Zentraler Fax-Server Sonstige Datenquellen Faxversand lokal Lokale Postfächer Die elektronische Daten-Ablage muss dringend organisiert werden. Zentrale Verwaltung der einzelnen Datentöpfe. Daten werden oft mehrfach gespeichert. Zentrale Datenhaltung vereinfacht die Datensicherung.

20. Weshalb archivieren? • gesetzliche Vorgaben • wachsende Datenströme • Kostenersparnis • Standardisierung der Ablage • Kontrolle über alle geschäftsrelevanten Daten • gezielte Vernichtung unwichtiger Daten • bisherige Investitionen hauptsächlich in strukturierte Daten • Integration in Ihre bestehende EDV-Umgebung • Wissen in Zukunft wichtigster Produktionsfaktor

21. Änderung der Investitionsziele • Investitionen bisher meist in strukturierte Datenhaltung, z.B. ERP, CRM, Warenwirtschaft • 20 % der Daten sind strukturiert, z.B. Datenbanken, Warenwirtschaft • 80 % der Daten sind unstrukturiert, z.B. MS Office, Mail • strukturierte Daten sind im Griff • größter Unternehmenswert in unstrukturierten Informationssystemen, MS Office, Mails, Web Business Value Denn, so IDC, der größte Unternehmenswert liegt in unstrukturierten Informationssystemen, z.B. Office Dokumente, E-Mails, Web, Server, Groupware, Content Management.

22. Weshalb archivieren? • gesetzliche Vorgaben • wachsende Datenströme • Kostenersparnis • Standardisierung der Ablage • Kontrolle über alle geschäftsrelevanten Daten • gezielte Vernichtung unwichtiger Daten • bisherige Investitionen hauptsächlich in strukturierte Daten • Integration in Ihre bestehende EDV-Umgebung • Wissen in Zukunft wichtigster Produktionsfaktor

23. Integration in Ihre bestehende EDV Landschaft • Ihr Haupt EDV-Programm bleibt das führende System • docuvita stellt Verbindungen (Verknüpfungen) zwischen den einzelnen Programmen her • Integration in Office Programme, Word, Excel, Outlook

24. Weshalb archivieren? • gesetzliche Vorgaben • wachsende Datenströme • Kostenersparnis • Standardisierung der Ablage • Kontrolle über alle geschäftsrelevanten Daten • gezielte Vernichtung unwichtiger Daten • bisherige Investitionen hauptsächlich in strukturierte Daten • Wissen in Zukunft wichtigster Produktionsfaktor

25. IKT: Informations- und Kommunikationstechnologie

26. Explizierbarkeit und Übertragung menschlichen Wissens • • Unterscheidung zwischen impliziten und explizitem Wissen • –Implizites Wissen: Erfahrungswissen – nicht artikuliert/artikulierbar; kontextspezifisch • Beispiel: Wissen, wie man Verkaufsgespräche führt • – Explizites Wissen: Artikulierbar in Sätzen • Beispiel: Beschreibung technischer Systeme, Wegbeschreibung, • Wissensdokumentation erfolgt durch Umwandlung von implizitem Wissen in explizites Wissen.

27. Anforderungen an Wissensmanagement • Vorhandenes Wissen verfügbar machen • Erhöhung der (Wissens-) Transparenz im Unternehmen • Verbesserung der Mitarbeiterkommunikation • Bessere Entscheidungsfundierung • Steigerung der Kundenbindung • Verbesserte Produktentwicklung • Verkürzung der Markteinführung • Steigerung der Produktivität  Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit

28. Wissen wächst • Gesellschaft Wissen verdoppelt sich zur Zeit alle fünf Jahre, während die Hälfte davon in ca. drei Jahren wieder veraltet • Forschung/Wissenschaft Jede Minute entsteht eine neue chemische Formel, alle drei Minuten ein neuer physikalischer Zusammenhang, alle fünf Minuten eine neue medizinische Erkenntnis. • Beschäftigung Im Jahre 2002 arbeiteten vermutlich 85 % aller Arbeitnehmer in den USA und rund 80 % aller Beschäftigten in Europa an wissensintensiven Arbeitsplätzen*. • Wirtschaft Der Faktor Wissen macht heute durchschnittlich mehr als 60 % der Gesamtwertschöpfung eines Unternehmens aus. Es werden aber nur zwischen 20 % und 40 % des vorhandenen Wissenspotentials ausgeschöpft. Quelle: TU München / Institut für Informatik, Prof. Dr. Donald, 2003

29. Integrationsmöglichkeiten Digitale Signatur • Nachweis für Unverfälschtheit von Dokumenten (Revisionssicherheit bei Abnahme durch Wirtschafts-prüfer) • Einzelsignatur • Scannen und manuelles Signieren von Dokumenten • Einbettung der Signatur in PDF • Massensignatur • Belegdruck aus ERP-System in Zusammenarbeit mit

30. GDPdU Vorgeschichte: GDPdU und mehr ... Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen Ausgangslage Wirtschaft fordert Anerkennung papierloser elektronischer Rechnungen Finanzverwaltung will dann elektronische Rechnungen und Buchhaltung auch elektronisch prüfen können • Resultate (Gesetze / Verordnungen) Änderung AO (Datenzugriff für die Finanzverwaltung) GDPdU und Fragenkatalog (Umsetzung AO-Änderung) Änderung UStG (elektronische Rechnungen) BMF-Schreiben vom 29.1.04 (u.a.: elektronische Rechnungen, Fax)

31. digitale Signatur Motive der Finanzbehörden • Sicht der Behörden Die „Papierwelt“ ist bekannt und wird beherrscht Elektronische Daten / IT-Abläufe sind schwer zu durchschauen und zu kontrollieren Elektronische Dokumente sind prinzipiell leicht und massenhaft manipulierbar Neuralgischer Punkt: Betrug beim Vorsteuerabzug Schätzung: zweistellige Milliardenbeträge • Fazit Höhere Anforderungen an elektronische Lösungen als an papierbasierte Prozesse Nochmals höhere Anforderungen beim Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen

32. digitale Signatur Elektronische Rechnung: Gesetz • Gesetzesformulierung (§ 14 UStG): „auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung“ Zulässige Variante 1: mit Signatur qualifizierte elektronischer Signatur im Sinne des SigG d. H im Sinne des SigG: qualifizierte Signatur mit Anbieter-Akkreditierung Zulässige Variante 2: EDI (Hier nicht behandelt)

33. digitale Signatur • Rechnung per Fax: BMF-Schreiben Quelle: BMF-Schreiben vom 29.01.04 (Randziffer 23 und 24) Zulässig: Standard-Telefax -> Standard-Telefax Aussteller muss Ausdruck in Papierform aufbewahren Empfänger muss Rechnung in ausgedruckter Form aufbewahren • Bei allen anderen Formen Standard-Telefax -> Computer-Telefax / Fax-Server Computer-Telefax / Fax-Server ->Standard-Telefax Computer-Telefax / Fax-Server -> Computer-Telefax / Fax-Server • ist eine qualifizierte elektronische Signatur zwingend erforderlich! Andernfalls wird die Rechnung nicht für den Vorsteuerabzug anerkannt!

34. digitale Signatur Ablauf der digitalen Signatur

36. digitale Signatur

37. Notepad-Textdateien Fax-Nachrichten Gescannte Dokumente(z.B. Eingangspost) PDF-Dateien Powerpoint-Präsentationen Digitale Fotos Outlook-e-Mails Automatisch importierte Dokumente (z.B. Rech-nungskopien direkt aus dem Warenwirtschafts-Programm) Excel-Tabellen Beliebige andere Anwendungen integrierbar Word-Dokumente Dokumentenmanagement Was kann verwaltet werden?

38. docuvita compact docuvita compact – die Anwendung Benutzeroberfläche • Einfache Benutzerführung • Angelehnt an bekannte Benutzeroberflächen (Microsoft Outlook und Explorer), dadurch schnelle Akzeptanz • Die meisten Funktionen sind über das Hauptfenster zu erreichen. • Mehrsprachigkeit (DE, EN, FR, SP) • Weitere Sprachen durch Bereitstellung von Ressourcen-Dateien jederzeit integrierbar. • Deutsches Produkt, komplett in Deutschland entwickelt.

39. docuvita compact docuvita compact – die Anwendung Benutzerverwaltung • Eigene Benutzerverwaltung • Benutzerauthentifizierung an NT-Domäne / Active Directory möglich • Benutzerauthentifizierung an Fremdsystem mittels Daten- provider möglich • Umfangreichere Sicherheits-funktionen wie Betriebssystem • Integration in bestehende Systeme

40. docuvita compact docuvita compact – die Anwendung

41. Client-SchnittstellenMS Office, Scanner,individuelle Schnittstellen Client Client-AnwendungMS Windows-Plattform(.NET-Framework) ImportprogrammMassenimport vonDaten und Dokumenten Drittanbieter-Software ERP-Systeme, etc. Server ApplikationsserverWindows (.NET)Linux (mono) ServicesLöschdienst,Volltextindex Datenaustausch-API.NET Remoting,ASP.NET Web Service Daten DatenbankPostgreSQL, MS SQL, Oracle Dokumente und Volltextdaten Windows-Freigabe, Linux (Samba) Architektur

42. Recht herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit