Gökçeada Belediyesi

1. “Organik Yaşamı Ada’da Öğrenmek” Projesi Gökçeada Belediyesi AB Günleri

2. Projenin Tanımı “Organik Yaşamı Ada’da Öğrenmek” Projesi: • AB ve Türkiye arasında Sivil Toplum Diyaloğunu Geliştirme Programı kapsamında desteklenen 119 projeden biridir. • İtalya’nın Sardunya Adası’nda yer alan Mandas Belediyesi ile Gökçeada Belediyesi’nin ortak olarak gerçekleştirdiği bir toplumlar arası diyalog projesidir.

3. Projenin Tanımı Projenin temel amacı, Gökçeada’da agroturizmi geliştirerek adanın sosyal ve ekonomik gelişimine katkı sağlamaktır. Bunu yaparken Gökçeada’nın organik üretime bağlı tarım turizminde önemli bir merkez haline gelmesi yoluyla Gökçeada halkının gelir seviyesinin artmasına ve hizmet sektörüne yönelik yeni istihdam alanlarının oluşmasına katkı sağlanması hedeflenmektedir.

4. Projenin Tanımı Neler Yapıyoruz? Gözlem Çalışmaları Sardunya Adası Saha Ziyaretleri Eğitim seminerleri Turizm Strateji Raporu Hazırlanması Toplantılar ve Ön Çalışmalar

5. Sözleşme Yönetimi Programın sözleşme makamı Merkezi Finans ve İhale Birimi’dir. Program Avrupa Birliği Genel Sekreterliği tarafından Proje Uygulama ve İzleme Birimi’nin desteğiyle yürütülmektedir. Sözleşme makamı ve proje yönetim ekibinin verdiği tüm belgelerin dikkatle incelenmesi ve mümkünse kurumun muhasebecisi ve hukukçusu ile paylaşılarak istisnai uygulama gerektirebilecek alanlar ve açıklama gerektiren hususların ilk aylarda belirlenmesi büyük önem taşımaktadır.

6. Proje Ortakları ve İştirakçiler Proje Ortağımız: Sardunya Adası Mandas Belediyesi Proje İştirakçilerimiz: • ANCI Ideali Avrupa Kentler Vakfı • Gökçeada Meslek Yüksekokulu • Gökçeada İlçe Tarım Müdürlüğü • Elta Tarım A.Ş. • Etis Ltd. • Ekozey Ltd. • Gökçeada Birlik A.Ş.

7. Neler Öğrendik?Hedef Kitleyle İlişkiler Projenin sahiplenilmesi kamuoyunun bilgilendirilmesine bağlıdır: • Projenin başlangıcında farklı kesimlere projenin anlatılması ve görüşlerinin alınması yararlı olmaktadır. • Özellikle kırsal kesimde kahvehanelerde yapılan toplantılar olumlu sonuçlar vermektedir.

8. Neler Öğrendik?Hedef Kitleyle İlişkiler Projenin sahiplenilmesi kamuoyunun bilgilendirilmesi bağlıdır: • Toplum önderleri veya “toplum önderi” olduğuna inanan kişilerin yerinde ziyaret edilerek görüşlerinin alınması proje ile ilgili oluşabilecek önyargıların önüne geçebilmektedir. • Proje yereldeki siyasal ve iç çekişmelerin üzerine taşınarak toplumsal önemine tüm taraflar inandırılması yönünde gayret gösterilmesi olumlu sonuçlar vermektedir.

9. Neler Öğrendik?Proje Ortaklarıyla İlişkiler Proje ortakları ve iştirakçilerle ilişkilerin kurum türüne göre ele alınarak sürekli kontrol edilmesi gerekmektedir: • Başta kurumunuzun stratejik ortakları olmak üzere konu ile ilgili olası tüm proje ortaklarını ve proje iştirakçilerini yazılı olarak bilgilendirmek ve uygun olanları davet etmek önemlidir. • Proje ortakları ve iştirakçilerinin konu ile ilgili üye ve çalışanlarını içeren bir iletişim listesinin oluşturulması ve proje ile ilgili tüm basın bültenlerinin ve etkinlik davetlerinin bu listedeki kişilere iletilmesi gerekmektedir. • Proje ile ilgili başarı öykülerinin paylaşılması kurumların gönüllü katkılarının artmasına yardımcı olmaktadır.

10. Neler Öğrendik?Proje Ortaklarıyla İlişkiler Proje ortakları ve iştirakçilerle ilişkilerin kurum türüne göre ele alınarak sürekli kontrol edilmesi gerekmektedir: • Kurumların ayni ve nakdi katkılarının etkinlikler sırasında kamuoyuyla paylaşılması işbirliğinin gelişimine olumlu katkı sağlamaktadır. • Etkinliklerin ortak ve iştirakçiler arasında paylaştırılarak kurumlara daha aktif rol verilmesi projenin yayılımını arttırmaktadır. • Özellikle kamu kurumlarından iştirakçilerin sürekli olarak proje ile ilgili olarak bilgilendirilmeleri önem taşımaktadır.

11. Neler Öğrendik?İletişim ve Tanıtım Görünürlük ve proje çıktılarının kalitesi en önemli hususlardan biridir. Bu nedenle; • Projenin başında bir iletişim planının oluşturulması, • Mümkünse görsel malzemeleri hazırlayacak ajansların veya kişilerin olabildiğince erken seçilmesi, • Yerel basınla ilişkilerin güçlü tutulması için proje başında ziyaret edilerek bilgilendirilmeleri ve projenin tüm faaliyetleri konusunda bilgilendirilmeleri faydalı olmaktadır.

12. Neler Öğrendik?İletişim ve Tanıtım Ayrıca; • Logo ve uyarı ibarelerinin kullanımı konusunda her aşamada onay alınması ve logoların basın kuruluşlarına elektronik ortamda verilmesi, • Etkinliklerin öncesinde ve sonrasında bir basın bülteni yayınlanarak amaçların ve sonuçların duyurulması önem taşımaktadır.

13. Neler Öğrendik?Bütçeleme Bütçenin kalemler bazında sürekli takibinin yapılması zaman ve maliyetlerin kontrolünü hem kurumumuz hem de sözleşme makamı açısından kolaylaştırmaktadır: • Sözleşme imzası sonrası tedarikçilerden temin edilmesi gereken kalemler için olabildiğince erken teklif alınarak bütçede fazla gelen veya eksik kalan kalemlerin belirlenmesi • Buna bağlı olarak küçük değişiklik ve zeyilnamelerin mümkün olan en erken tarihte verilmesi

14. Neler Öğrendik?Bütçeleme Bütçenin kalemler bazında sürekli takibinin yapılması zaman ve maliyetlerin kontrolünü hem kurumumuz hem de sözleşme makamı açısından kolaylaştırmaktadır: • Sözleşme makamının yoğunluğu dikkate alınarak her türlü olası değişikliğin zamanında paylaşılarak ortak çözüm yolu aranması, • Kuruma ilişkin istisnai durumların tespit edilerek sözleşme makamı ve proje yönetim birimleriyle paylaşılması, • AB üyesi ülkelerden ortaklar eğer büyük şehirlerde değilse ciddi bir dil problemi ile karşılaşılmaktadır. Bu nedenle simültane ve yazılı tercüme masraflarının buna göre öngörülmesi kolaylaştırıcı olacaktır.

15. Neler Öğrendik?Bütçeleme Bütçenin kalemler bazında sürekli takibinin yapılması zaman ve maliyetlerin kontrolünü hem kurumumuz hem de sözleşme makamı açısından kolaylaştırmaktadır: • Ödeme terminlerine sözleşme makamının her zaman uyamadığı dikkate alınarak gerektiğinde finansman sağlamak üzere kurum veya kurum destekçilerinin zamanında bilgilendirilmesi, • Harcamaların olabildiğince Euro kuru üzerinden yapılması, • İnsan kaynakları kaleminde yer alması öngörülen akademisyen varsa çalışma koşulları ve bordro durumunun sözleşme yapılmadan netleştirilmesi

16. Neler Öğrendik?Sözleşme Yönetimi Sözleşmeyi yönetmekten sorumlu kişiler projeye bizim kadar bilmesi beklenemeyeceğinden olabildiğince detaylı olarak ve zamanında bilgilendirilmelidir: • Projeye veya kuruma özel istisnaların sözleşme makamına çok iyi anlatılması, • Değişiklik taleplerinin mümkünse belirtilen zamandan önce haber verilmesi, • Faturaların üzerine harcama kalemindeki açıklamanın aktarılması sözleşme makamı ile ilişkileri hızlandırmaktadır.

17. İlginiz için teşekkürler...

18. Soru & Cevap

19. EBRU ANSE • ebruanse@gokceada.bel.tr