Kommunene som aktive eiere 15. september 2008 – Stokmarknes Advokat og partner Vibeke Resch-Knudsen / rådgiver og partne

1. Kommunene som aktive eiere 15. september 2008 – Stokmarknes Advokat og partner Vibeke Resch-Knudsen / rådgiver og partner Jan Lunder Agendum strategi og ledelse as

2. Agenda Etablering av selskap Formål med etablering og formål i dag Eierstyring Hva er aktivt eierskap? Selskapet og lokaldemokrati Kommunens politiske og administrative forhold til selskapet Hvordan ivareta godt eierskap i interkommunale selskaper Eierstrategier og eiermelding Selskapsstyring Rammer for selskapet (lov, avtaler og vedtekter) Omdømme og etikk (selskapet som verktøy for kommunene) Styrets rolle, oppgaver og ansvar

3. Trender • Eierskap • Varsling og bedriftsinterne prosedyrer for varsling • Etikk og omdømme • Sterkt fokus på rolleblanding og styreverv (ordfører/rådmenn i selskapsstyrer)

4. Hvorfor alternativ organisering? • Muliggjøre mer profesjonell drift • Sikre mer kostnadseffektiv tjenesteproduksjon • Gi virksomhetsområdet større selvstendighet • Muliggjøre konkurranseutsetting av tjenesten • Gi bedre kvalitet på tjenesten • Forenkle den økonomiske kontrollen med tjenesten • Sikre oversiktelig kommunal organisering • Muliggjøre investeringer • Skaffe private investorer til prosjekter • Formalisere eksisterende samarbeid • Mer brukermedvirkning • Av hensyn til lovverket • Gi politikere interessante verv • Redusere sannsynlighet for korrupsjon

5. Kommunalt Selskap Konkurranse Privatisering Produksjon (utfører) Selskap Internt bud Eksternt bud Finansiering Blandet Private Ansvar og myndighet (bestiller) Trad. drift Kontraktstyring Kontraktstyring

6. Noen vurderinger som må foretas før selskapsetablering • Er det behov for politisk styring av tjenesten? • Kreves det økonomisk lønnsomhet ved driften? • Skal vi gå sammen med andre om etablering av selskapet? • Hvilke relasjoner skal selskapet ha til kommunen? • Opererer vi i et marked eller har vi monopol på denne tjenesten? • Hvilke eiendeler og gjeld skal overføres til selskapet? Åpningsbalanse? • Tilstrekkelig økonomisk grunnlag til å stå på egne ben? (Brukerbetalt eller tilskuddsbasert) • Definere markedet • Hvor mye skal selskapet ta betalt for tjenestene? (Kostpris  forretningsbasert)

7. Spørsmål som bør stilles ved eksisterende selskap: • Hvem er eieren eller eierne? • Direkte/indirekte eierskap • Blandet eierskap • Aksjonær eller deltaker • Styrkeforhold mellom eierne • Hva vil eierne med selskapet? • Hva var formålet ved etablering • Har det skjedd endringer? • Hvilken selskapsform er valgt? • Begrunnelse for valgt selskapsform? • Hvordan ser styringsmodellen ut?

8. Kommunestyre Samarbeid Politisk styring Selskaper Indirekte politisk styring = Eierstyring § 28c § 27 § 28b IKS AS Styring og kontroll med interkommunale samarbeid Stiftelser

9. Eierrollen – demokratisk legitimitet Folkevalgtrollen: • Ombudsrollen • Styringsrollen • Lederrollen • Selskaper og eierinteresser må ses i sammenheng med hva kommunen ellers gjør • Dette må være transperent, åpent og tilgjengelig for alle som har interesse av det (f. eks styreverv, honorar o.l)

10. Integrert del av kommunen Selvstendig rettsubjekt Politisk styring Forretning Etat (kml. § 10) Institusjon (kml. § 11) Foretak (kml. kap. 11) Aksjeselskap (asl) Stiftelse (stiftelsesloven) IKS (IKS-loven) Samarbeid (kml.§ 27) Vertskommune (kml.§ 28a-f) Samvirkeforetak (SF-loven) Aksjeselskap (asl) Stiftelse (stiftelsesloven) Selskap (kml.§ 27) Eiere: begrenset Ansvar: ubegrenset Eiere: ubegrenset Ansvar: begrenset Eiere: selveiet www.lovdata.no Kommunal/interkommunal organisering

11. Styring Tjenestesalg/leveranse Informasjon Aktiv eierstyring Kommune Selskap Kommunestyret Utøvende eierorgan Eier Formannskap Rådmannen Kommunens administrasjon Styret tilrettelegger iverksetter bestiller bruker kunde bevilger Bestiller/ utfører Selskapets administrasjon Eksterne brukere/ kunder

12. Styring Tjenestesalg/leveranse Informasjon Kommune Selskap Kommunestyret Utøvende eierorgan Eier Formannskap • Kommunestyret skal gi instrukser/signaler til sine representanter i eierorganet. • Eierskapsrepresentantene skal ivareta kommunens interesser og har myndighet til å stemme på generalforsamling/representantskapsmøter. • Politiske diskusjoner skal tas i kommunestyret med hele kommunens tjenesteproduksjon som fokus. Utfordring 1 • Hvordan kan vi nå ”styre” tjenesteproduksjonen? • Forutsetning: Skille politikk og utøvelse av aktivt eierskap.

13. Styring Tjenestesalg/leveranse Informasjon Selskap Utøvende eierorgan Eier Styret Bestiller/ utfører Selskapets administrasjon Eksterne brukere/ kunder Utfordring 2 • Hvordan skille rollene som eierrepresentant og som styremedlem i kommunalt eide selskaper? • Forutsetning: Eierrepresentantene fatter formelle vedtak i det operative eierorgan og velger styret som fokuserer utelukkende på selskapets beste. • Eierne velger representanter til det utøvende eierorgan som fatter vedtak på vegne av alle eierne • Styret sammensettes av den beste kompetanse til å forvalte dette tjenesteområdet. • Styret tar ikke signaler fra eierne men følger vedtak fra eierorganet. • Ingen styremedlemmer ”representerer” noen andre enn seg selv – utad fremstår de som et team. • Samlet er styret daglig leders overordnet.

14. Styring Tjenestesalg/leveranse Informasjon Rådmannen Kommunens administrasjon Styret bestiller bruker kunde bevilger Bestiller/ utfører Selskapets administrasjon Eksterne brukere/ kunder Kommune Selskap Utfordring 3 • Hvordan skal kommunens administrasjon forholde seg til tjenesteleverandøren? • Kontrakt mellom kommunen og selskapet om utførelsen av tjenesten utarbeides i samarbeid mellom administrasjonen i kommunen og selskapet. • Dialog om beregning av selvkost i selskapet går mellom administrasjon i selskapet og administrasjonen i kommunen – fremlegges av selskapet. • Forutsetning: Etablere rammer for bestiller (kommunen) og utfører (selskapet).

15. Styring Tjenestesalg/leveranse Informasjon Kommune Kommunestyret Eier Formannskap Rådmannen Kommunens administrasjon tilrettelegger iverksetter bestiller bruker kunde bevilger Bestiller/ utfører Utfordring 4 • Hvordan skape rolleforståelse hos folke-valgte og administrasjon i kommunen i forhold til eierskap og bestiller av tjenester? • Forutsetning: Skille eier (kommunestyret) og kunde/bevilger/bestiller/bruker (administrasjon med rådmannen som øverste leder). • Kommunestyret er eier som etablerer selskapet, velger representanter til det operative eierorgan og gir signaler/instrukser til disse. • Kommunestyret skal gjennom sitt eierskap tenke på kommunens helhetlige tjenesteproduksjon. • Kommunens administrasjon er ikke eier, og skal ivareta kommunens interesser som kunde/bevilger/bestiller/bruker av selskapets tjenester.

16. Styring Tjenestesalg/leveranse Informasjon Aktiv eierstyring Kommune Selskap Kommunestyret Utøvende eierorgan Eier Formannskap Rådmannen Kommunens administrasjon Styret tilrettelegger iverksetter bestiller bruker kunde bevilger Bestiller/ utfører Selskapets administrasjon Eksterne brukere/ kunder

17. Hensikt med eiermelding: • Bidra til aktiv eierstyring av kommunalt eide selskaper • Sikre helhetlig politisk styring av kommunens eierinteresser • Oversikt over og vurdering av alle kommunes selskaper; interkommunale selskaper og aksjeselskaper. Stiftelse bør vurderes unntatt • Strategisk, målrettet og forutsigbar eierutøvelse til beste for kommunens innbyggere, kommunen selv og kommunens selskaper • Bidra til klargjøring av roller og ansvar • Legge grunnlag for utvikling av selskapene i tråd med eiers interesser og syn • Bidra til samfunnsansvarlig eierskap

18. Eiermelding som et levende dokument: • Evalueres én gang pr. år (til ”eierdagen”) • Benyttes aktivt som grunnlag for styresammensetning • Inneholder verktøy for evaluering av styre, selskap og daglig leder • Kompetansegrunnlag for politiske diskusjoner • Gir grunnlag for kontinuerlig vurdering av hvorvidt selskapene oppfyller sin hensikt

19. Omdømme - eierskap • Omgivelsene bedømmer og gir innhold til eierskapet hvis kommunen ikke gjør det • Effektivitet, deltakelse og gjennomsiktighet er nøkkelfaktorer for hvordan politisk styring og kontroll med selskapene kan skje • Kommunens eierskap må være: • forutsigbart • åpent og tydelig for våre omgivelser • del av vårt lokaldemokrati • Politikerne bør framstår som aktive eiere med et bevisst og reflektert forhold til kommunens eierinteresser

20. Styrets myndighet etter IKS-loven IKS-loven § 13.Styrets myndighet        Forvaltningen av selskapet hører under styret, som har ansvar for en tilfredsstillende organisasjon av selskapets virksomhet. Styret skal påse at virksomheten drives i samsvar med selskapets formål, selskapsavtalen, selskapets årsbudsjett og andre vedtak og retningslinjer fastsatt av representantskapet, og skal sørge for at bokføringen og formuesforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll.        Styret skal føre tilsyn med daglig leders ledelse av virksomheten.

21. Aksjeloven § 6-12.Forvaltningen av selskapet        (1) Forvaltningen av selskapet hører under styret. Styret skal sørge for forsvarlig organisering av virksomheten.        (2) Styret skal i nødvendig utstrekning fastsette planer og budsjetter for selskapets virksomhet. Styret kan også fastsette retningslinjer for virksomheten.        (3) Styret skal holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling og plikter å påse at dets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll.        (4) Styret iverksetter de undersøkelser det finner nødvendig for å kunne utføre sine oppgaver. Styret skal iverksette slike undersøkelser dersom dette kreves av ett eller flere av styremedlemmene.        (5) Hvis det er avtalt at selskapet ikke skal ha bedriftsforsamling, jf § 6-35 annet ledd, gjelder lov om allmennaksjeselskaper § 6-37 fjerde ledd tilsvarende. § 6-13.Styrets tilsynsansvar        (1) Styret skal føre tilsyn med den daglige ledelse og selskapets virksomhet for øvrig.        (2) Styret kan fastsette instruks for den daglige ledelse.        (3) I selskaper som bare har én aksjeeier, skal styret sørge for at avtaler mellom selskapet og aksjeeieren nedtegnes skriftlig

22. Styrets oppgaver • IKS-loven gjelder for IKS, kommuneloven kapittel 11 for KF. Aksjeloven gjelder ikke for disse selskapene, men aksjeloven angir rammene for styrets oppgaver. • Blant annet: • Styret skal holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling. • Det er styrets ansvar å påse at selskapet har en forsvarlig egenkapital i forhold til risiko og omfang av selskapets virksomhet. • Styret skal føre tilsyn med daglig ledelse og med selskapets virksomhet. Styret skal sørge for at bedriften har forsvarlig organisering, tilstrekkelig kvalifisert personell og klare ansvarslinjer.

23. Tjeneste(r) Markede(r) Økonomi Organisasjon Styrets oppgaver Kontroll Tilsyn Service Kommunikasjon Interne interesser Eksterne interesser

24. Habilitet etter forvaltningsloven – fvl. § 6 Folkevalgte er inhabile til å behandle eller treffe avgjørelse i en sak, når: -vedkommende er medlem av styret eller bedriftsforsamlingen eller har ledende stilling i et selskap som ikke er fullt ut offentlig eid. (1. ledd) -andre særegne forhold er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet. (2. ledd)

25. Ansattvalgtes representant i styret og bedriftsforsamlingen • Er IKKE representant for de ansatte (ekstratillitsvalgt) • Medlem på lik linje med de eiervalgte (kompetanse) • Bør ikke benyttes som infokilde mht indre forhold i organisasjonen • Benytt de organer/arenaer som er gjort tilgjengelig – om nødvendig

26. Anbefalinger: • Mistanke om dobbeltroller er uheldig både for eier og selskap • Utarbeid eiermelding • Styr selskapene gjennom de operative eierorganene • Velg styremedlemmer ut fra kompetanse • Bruk valgkomitè – utarbeid retningslinjer for denne Takk for oss! Jan Lunder jtl@agendum.no Mobil: 41 44 18 85 Vibeke Resch-Knudsen vrk@agendum.no Tlf. 97 51 00 99 ISBN 978-82-446-1180-0