Gestión documental y e-administración: su integración en la CNMV de España Francisco Javier Nozal Millán

1. X Reunión de Responsables de Sistemas de Información. IIMV La Antigua, Guatemala, septiembre de 2008 Gestión documental y e-administración: su integración en la CNMV de EspañaFrancisco Javier Nozal Millán DIRECTOR DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

2. Gestión documental y e-administración: su integración en la CNMV de España • Introducción • Administración electrónica en la CNMV • Gestión documental en la CNMV • La integración • Situación y Previsiones de futuro

3. Gestión documental y e-administración: su integración en la CNMV de España Introducción • En la tramitación de expedientes es preferible el soporte electrónico al soporte papel, por: • - Obligación normativa (Ley 11/2007 de Administración electrónica) • - Seguridad y Continuidad del servicio • - Fiabilidad, no errores • - Rapidez y facilidad de información en el trámite y seguimiento • - Facilidad de almacenamiento, recuperación y difusión • - ..... Y todo ello supone mejor servicio al ciudadano • La entrada de expedientes en una organización pública es multisoporte: • - Soporte papel • - Soporte electrónico • - Con seguridad jurídica (cifrado y firma) • - Sin seguridad jurídica

4. Gestión documental y e-administración: su integración en la CNMV de España Introducción • En una organización tramitadora de expedientes el objetivo ha de ser: • - Minimizar la entrada en soporte papel • - Maximizar la entrada en soporte electrónico con seguridad jurídica • - Para ello, obligar a los profesionales al soporte electrónico • - Que lo que entre en soporte papel fluya en soporte electrónico • - La tramitación interna, almacenamiento, recuperación y difusión se haga en soporte electrónico

5. Gestión documental y e-administración: su integración en la CNMV de España Introducción • La CNMV ha estado, desde sus inicios en 1989, en esta línea: • - 1989, Gestión documental de los Registros Oficiales • - 1990, entrada en soporte disquete de algunos expedientes • - 1998, implantación de e-administración con cifrado y firma electrónica • - 1999, primeros trabajos de oficina sin papeles • - 2008, integración de gestión documental y e-administración

6. Gestión documental y e-administración: su integración en la CNMV de España Administración electrónica en la CNMV • Registro electrónico (ventanilla virtual) • - Entidades supervisadas, con alta previa en el servicio CIFRADOC/CNMV • - Ciudadanos, sin alta previa pero con certificado o DNI electrónico • CIFRADOC/CNMV • - Sistema desde 1998, con firma electrónica no reconocida • - Servicio profesional desde 2006 del Registro electrónico, con firma electrónica reconocida de persona jurídica • - 950 entidades dadas de alta • - 31 trámites distintos y complejos • - 7 trámites obligatorios • - 3.500 trámites / mes • - doble firma en momentos y lugares distintos • - descarga, liquidación y pago de Tasas por pasarela de AEAT

7. Gestión documental y e-administración: su integración en la CNMV de España Entradas en el registro de E/S de la CNMV 8 entradas telemáticas por trabajador y mes

8. Gestión documental y e-administración: su integración en la CNMV de España Gestión documental en la CNMV (hasta ahora) • Gestión de los Documentos de los Registros Oficiales como archivo final del expediente • - Funcionalidades propias de gestor documental • - Almacenamiento de documento como imagen • Independiente de bases de datos del trámite y su seguimiento • Con la integración, desaparece este planteamiento

9. Gestión documental y e-administración: su integración en la CNMV de España La integración: Principios 1/2 • - La gestión documental comienza en el Registro de Entrada • - Los documentos no electrónicos (papel) recibidos en el Registro de Entrada, se transforman en soporte electrónico. El papel no fluye por la organización • - El archivador documental del Registro de Entrada guarda en soporte electrónico el original de todos los documentos recibidos, en papel o electrónico por e-administración • - La gestión documental se interconecta con la aplicación de trámite y seguimiento de expedientes

10. Gestión documental y e-administración: su integración en la CNMV de España La integración: Principios 2/2 • - En los expedientes se distinguen los que son de documentación abierta o cerrada (formatos preestablecidos). Estos últimos siempre entran por administración electrónica. Se facilita la documentación abierta también por e-administración • Al asignar un documento a un expediente se hace copia del documento desde el archivador del Registro de Entrada al archivador de expedientes • - Si los documentos de un expediente son tratados o modificados por el técnico tramitador, se hace desde el seguimiento de expedientes y sobre la copia realizada • - La gestión documental abarcará también a documentos ajenos al registro de entrada y/o a expedientes

11. Gestión documental y e-administración: su integración en la CNMV de España

12. Gestión documental y e-administración: su integración en la CNMV de España La integración: Funcionalidades 1/2 • - Escaneo masivo con diferenciación automática del lote de documentos que corresponde a cada número de Registro de Entrada y de cada documento dentro del lote • - Las Generales de una Gestión documental en el archivador de documentos del Registro de Entrada • - Las Particulares de la gestión de los documentos en las bandejas y en las aplicaciones de trámite: • - Asignación de Área, Técnico y Expediente • - Tipificar documentos • - Finalizar distribución. Archivar • - Volver a atrás un paso • - Tratar el documento (trocear, fusionar, sustituir, eliminar páginas..)

13. Gestión documental y e-administración: su integración en la CNMV de España La integración: Funcionalidades 2/2 • En Registro de Salida los documentos: • - Son electrónicos o en papel, según la entrada • - El documento en papel firmado se escanea y archivaen archivador de expedientes y en archivador de Registro de Salida • - Asignar un documento electrónico a un expediente sin pasar por el Registro de Entrada (Informes internos) • - Asignar un documento electrónico al archivador de una Dirección sin vinculación con un expediente ni con el Registro de Entrada o Salida

14. Papel Asignación manual Bandejas D/A/T Aplicación Escaneo Archivador de Registro de Entrada Registro de Entrada Asignación automática Aplicación e-administración Aplicaciones de trámite y seguimiento Gestión documental Gestión documental y e-administración: su integración en la CNMV de España

15. Gestión documental y e-administración: su integración en la CNMV de España Situación y Previsiones de futuro • Superada la fase de prueba, actualmente ya en operación real con el 90 % de funcionalidades • Utilización inicial exclusivamente a los expedientes de la Dirección de Autorización y Registro de Entidades (DARE): • - La de mayor carga documental en soporte papel. Un 30% de papel puede pasar a e-administración • - Con experimentada aplicación de seguimiento de expedientes • - Con varios trámites obligatorios por e-administración • Futura implantación en el resto de Direcciones

16. Gestión documental y e-administración: su integración en la CNMV de España Situación y Previsiones de futuro • De las 87.000 entradas/año actuales en soporte papel en el Registro de Entrada, el 25% corresponden a la DARE y el 26 % a la documentación sobre “Información a socios y partícipes de IIC” que se registra obligatoriamente en papel y próximamente con cambio normativo se recibirá y difundirá en XBRL • Solo con estas actuaciones se tendrá este cambio: