Formation Affelnet 6 ème

1. Formation Affelnet 6ème • Mercredi 17 mars 2010 • ___________________ • - CTICE • -Directeurs d’école référents pour le CTICE • Intervenants : • Dominique LÉVÊQUE, IEN Information Orientation,Responsable de l’expérimentation départementale. • Laurent SAINT-MARTIN, responsable du CDTI, Chef de projet informatique pour l’expérimentation. • Yveline Jenicot, chef du bureau de l’orientation. • Thierry USAI, coordonnateur TICE

2. OBJECTIFS • Gérer l’affectation des élèves en 6° en tenant compte des mesures prises pour l’assouplissement de la carte scolaire • Dématérialiser le dossier d’entrée en classe de 6° de collège public • Simplifier les procédures • Disposer d’indicateurs départementaux sur l’affectation

3. PHASES DU PROCESSUS(trois applications qui communiquent ensemble) • 1 Constitution dans BE1D et transfert dans AFFELNET 6° de la liste des élèves susceptibles d’entrer au collège 2 Collecte des demandes des familles 3 Affectation 4 Notification 5 Transfert des élèves affectés dans SCONET

4. Base élèvesliste des élèves susceptibles d’entrer au collège Constitution dans BE1D et transfert dans AFFELNET 6ème de la liste des élèves susceptibles d’entrer au collège : Élèves sortants de : - CM 2 - CM 1 ou < (rare mais existe) - CLIS ou CLAD Élèves demandant une affectation dans un collège public du département Établissements : écoles publiques et collèges publics du département 4

5. Constitution de la liste des élèves susceptibles d’entrer au collège Une pop apparaît alors et propose au directeur de faire un choix selon qu’il a ou non des élèves susceptibles de rentrer au collège . Dans le menu Elèves de BE1d, le directeur clique sur le lien « Constituer la liste des élèves susceptibles de rentrer au collège. »

6. Constitution de la liste des élèves susceptibles d’entrer au collège Le directeur d’école confirme son choix en cliquant sur le bouton Valider En cas d’erreur , il peut revenir à l’écran précédent en cliquant sur le bouton annuler

7. Constitution de la liste des élèves susceptibles d’entrer au collège L’application confirme au directeur que son choix a bien été enregistré. Le directeur clique sur OK.. La procédure est terminée.

8. Phase 1 : Constitution de la liste des élèves susceptibles d’entrer au collège Deuxième cas : le directeur a dans son école des élèves susceptibles de rentrer au collège. Il clique alors sur le bouton radio correspondant Puis valide son choix en cliquant sur le bouton OK.

9. Constitution de la liste des élèves susceptibles d’entrer au collège Le directeur définit, un ou plusieurs critère(s) de recherche parmi les élèves admis définitifs de son école.. Ces critères peuvent être : individuels : choix du nom d’un élève. ou collectifs : choix du niveau CM2 par exemple

10. Constitution de la liste des élèves susceptibles d’entrer au collège Le directeur sélectionne les élèves qu’il souhaite intégrer à cette liste en cliquant sur les cases à cocher correspondantes. Il confirme son choix en cliquant sur le bouton Valider

11. Constitution de la liste des élèves susceptibles d’entrer au collège Les élèves sélectionnés sont ajoutés à la liste. Le directeur peut supprimer un élève de cette liste en cliquant sur la corbeille située sur la ligne correspondant au nom de l’élève Il peut éditer cette liste Il peut ajouter des élèves à cette liste Il peut procéder à une extraction de cette liste

12. Constitution de la liste des élèves susceptibles d’entrer au collège Quand la liste est complète, le directeur peut procéder à la validation de cette liste pour l’IA Dans la popup qui s’affiche, le directeur doit confirmer l’envoi à l’IA en cliquant sur le bouton « Valider »

13. Constitution de la liste des élèves susceptibles d’entrer au collège un message confirme au directeur le bon déroulement de l’opération de validation de la liste des élèves susceptibles d’entrer au collège Remarque : Tant que la campagne de constitution des listes n’est pas terminée, le directeur d’école peut effectuer plusieurs validations successives de cette liste. Chaque validation annule et remplace la précédente liste.

14. Affelnet 6ème - page d’accueil Calendrier des différentes activités du processus d’affectation

15. Avancement de la saisie Cet écran affiche les compteurs qui informent le directeur quant à l’état de la saisie des dossiers des élèves de son école : - Menu Avancement de la saisie : permet de consulter les compteurs relatifs aux éditions de fiches, aux dossiers complets, aux décisions de passage.

16. Édition du Volet 1 (Fiche Liaison) A partir de la liste des élèves de son école, le directeur sélectionne ceux dont il éditera les volets 1 de la fiche de liaison. Il peut également consulter la fiche récapitulative de l’élève ou modifier le dossier élève si le volet 1 de la fiche est édité.

17. Édition du Volet 1 (Fiche Liaison)Données élève - Dossier élève

18. Saisie des langues étudiées A partir de cette liste, le directeur peut saisir pour ses élèves, la langue étudiée à l’école et accéder à la mise à jour de leur dossier.

19. Saisie du collège de secteur À partir de cette liste, le directeur peut saisir le collège de secteur de ses élèves et également accéder à la mise à jour de leur dossier.

20. Édition du Volet 2 (Fiche Liaison) Cet écran permet d’éditer les volets 2 de la fiche de liaison. Il permet également d’accéder aux dossiers élèves.

21. Saisie des vœux Cette page permet d’accéder aux écrans de saisie des vœux des responsables des élèves de l’école et d’initialiser la langue vivante 1 demandée pour le collège. Saisie des vœux : - L’école reçoit les volets 2 des fiches de liaison, les vœux sont normalement renseignés par les parents. - Le directeur d’école clique sur un lien «élève» afin de compléter les renseignements liés à l’élève et notamment les vœux

22. Saisie des vœux dossier élève – onglet Choix de la famille

23. Saisie des décisions de passage Cet écran permet d’initialiser les décisions de passage des élèves susceptibles d’entrer au collège. Rappel: Saisir la décision « appel » si la famille n’a pas répondu à la proposition d’orientation avant la date limite de saisie (suivre la procédure indiquée dans le guide technique pour ces cas particuliers ) 23

24. Déclaration de complétude des dossiers Cet écran permet d’affecter un état complet/incomplet aux dossiers des élèves susceptibles d’entrer au collège. 24

25. Liste récapitulative Cette liste est accessible de manière permanente notamment lorsque le menu Dossier élèves est rendu indisponible par le gestionnaire IA (période d’affectation) 25

26. Bilan de l’entrée en 6ème Cette liste permet au directeur d’école de visualiser l’établissement d’accueil de ses élèves. Affichage des élèves dont la décision d’affectation finale est «affecté». 26

27. A qui s ’adresser en cas de problèmes! • Votre conseiller TICE ou la Plate forme BE1D (problèmes techniques) • Le bureau de l’orientation (questions sur la procédure) • Une adresse Mail à retenir pour toutes vos questions: aff6cm2@ac-lille.fr

28. Calendrier de la procédure. • 1° Phase : la constitution dans BE1D de la liste des élèves entrant au collège. du 22 mars au 26 mars Transfert du fichier départemental dans l’application Affelnet.le 29 mars • 2° Phase : Édition des fiches de liaison Affelnet volet 1 et mise à jour des données. du 1er au 23 avril • 3° Phase : Collecte des demandes des familles et saisie des vœux. du 26 avril au 14 mai - Édition des fiches de liaison Affelnet 2 (fiches de vœux secteur et hors secteur) dès le 26 avril - Retour des dossiers de demandes hors secteur pour le 7 mai. (Les directeurs feront parvenir les dossiers « papiers » à l’IEN de leur circonscription qui les classera par collège demandé avant envoi à l’IA pour le 14 mai dernier délai) - Saisie des vœux jusqu’au 14 mai dernier délai. • 4° Phase :L’affectation du 15 mai au 10 juin - Traitement de la base d’affectation Affelnet par l’IA - Saisie des décisions pour les sections spécifiques - Commission d’étude des demandes hors secteur le 31 mai à l’IA et saisie des décisions - Édition des listes des élèves affectés ( IEN, Directeurs, Principaux).A partir du 10 juin • 5° Phase: La notification par le Principal du collège où l’élève est affecté. 14 juin Transfert dans Sconet des dossiers des élèves affectés sous Affelnet. Mi juin