프리젠테이션이란 한정된 시간 내에 정보를 정확하게 전달 , 그 결과로서 판단과 의사결정까지 초래하는 Communication Skill

1. 프리젠테이션 정의 프리젠테이션이란 한정된 시간 내에 정보를 정확하게 전달, 그 결과로서 판단과 의사결정까지 초래하는Communication Skill

2. 보고서 사전교섭 : 행동의 프리젠테이션 회의 : 표현의 프리젠테이션 실적 프리젠테이션 포인트 프로젝트 결과가 구체화되고 실행되는 것은 프리젠테이션의 여부에 달려 있음. 프리젠테이션은 프로젝트 내용의 전반에 관한 이해를 여러 사람이 함께 공유해야 하는 중요한 의식(Ceremony)임. 프로젝트 결과의 기본적인 요소는 보고서, 사전교섭, 의사결정회의 발표, 실적 등임. 프리젠테이션의 중요성 Focusing 연령, 계급, 회사 내 위치

3. 프리젠테이션 준비시 확인사항 프리젠테이션을 수행하기 전 반드시 확인해 두어야 할 사항으로는 프리젠테이션의 대상, 환경, 목표, 요소 및 양식 등이 있음 프리젠테이션을 위한 사전 점검 목적 및 목표 경영자 설득, 전원 참가 유도 대상 인원수, 장소규모 실무자 중심, 프로젝트 팀 전원, 실내/실외 사전 확인 사항 대상 경영자(자사, 거래처), 부장, 공무원, 외부초청 인사 프로젝트 진행 단계 사전 교섭, 현상조사, 새로운 제안, 의사결정준비, 의식 요소, 영역 표현법, 태도, 복장, 도구, 기획서, 자료

4. 프리젠테이션의 준비에 관한 체크 리스트 프리젠테이션 사전 점검 사항에 대한 체크 리스트를 예로써 제시하면 다음과 같음 프리젠테이션 체크 리스트

5. 프리젠테이션의 구성요소 프리젠테이션을 구성하는 요소는 크게 Human ware, H/W, S/W 및 Accessory등으로 구분할 수 있으며 성공적 프리젠테이션을 위하여 각각의 요소별로 활용성 및 Skill등이 극대화될 수 있도록 준비해야 함 구성 요소 목적, 목표, 대상, 페이즈, 내용 이야기 Human Ware 태도 시선, 행동, 제스쳐 TV 앵커, 아나운서 정도면 무난 복장 H/W OHP, Video, Slide, 모형, 화이트보드, 포인트, 프로젝터... 구성요소 배포 기획서, 참고자료, 보이는 자료, 보이지 않는 자료 S/W Accessory 기념품 등...

6. 비주얼 미디어 비주얼 미디어의 종류와 특성

7. 프리젠테이션 사전 분석 프리젠테이션을 수행하기 전 목표, 대상, 시간 및 매체에 대한 점검 및 확인을 통하여 프리젠테이션의 목적을 성공적으로 수행할 수 있음 프리젠테이션을 위한 사전 점검 요소 프리젠테이션 목표의 구체화 청중에 대한 사전분석 소요시간 확인 사전 확인 사항 효과적 전달을 위한 매체 선택

8. 프리젠테이션 준비 과정 프리젠테이션 준비는 내용을 결정하고 자료를 작성하여 발표를 준비하는 것으로 이루어짐 프리젠테이션 준비 프로세스 내용 결정 자료 작성 발표 준비 • 명확한 목적 설정 • 수강생에 대한 정보수집 • 프리젠테이션 스토리 작성 • 시간 설정 • 시간 배분 • 기초자료 수집 • 자료 Sorting • 문서화 대상선정 • 프리젠테이션 스토리를 참조한 자료구성 • 메시지 결정 • 요소선정 • 메시지의 효과적 표현을 위한 Visualization • 회의장에 대한 사전 조사 • 발표를 위한 스토리 구성 • 리허설 실시

9. 프리젠테이션 Skills Self-Evaluation 유능한 발표자가 되기 위하여 현재 자신의 프리젠테이션 능력을 평가해 봄으로써 개선 사항들에 대한 체크와 이에 대한 보완책 강구가 필수적임 Skills Self-Evaluation 체크 리스트

10. 설명? 요청? 설득? 제안? 목표 기술문의 작성 목표를 문장화하는 것이 발표자 스스로를 속이지 않도록 해 주며 그것은 발표자 자신과의 계약서임 • 당신의 프리젠테이션 목표는 무엇인가? • 당신의 목표는 !! • 구체적(Specific)인가? • 달성 가능(Attainable)한가? • 청중 지향적(Audience Oriented) • 인가?

11. 목표 기술문의 정의방법 및 기대효과 목표 기술문은 청중의 행동과 생각을 현실적으로 어떻게 유도하고자 하는지를 한 문장으로 나타내는 것으로 이를 통해 프리젠테이션의 목표를 구체화 시킴을 말함 목표를 잘 정의하는 방법은 ? 기대 효과 프리젠테이션 필요성의 진단 및 재검토 청중들의 참여목표에 대한 정당성 부여 프리젠테이션을 통해 청중의 행동과 생각을 현실적으로 어떻게 유도하고자 하는지를 한 문장으로 쓰는 것 정확한 목표제시를 통한 청중관심 유도 필요 자료 및 정보 도출 목표의 명확화 내용 선택의 가이드 라인 목표의 현실성 프리젠테이션 목적 달성의 평가지표 목표와 행동과의 연속성

12. 목표 기술문의 구성 요소 • 내용시간 배정 : 할당된 시간내에 목표를 설정해야 하며 청중의 편안함에도 신경을 써야 한다 • 주요 전달 내용 : 당신은 이 프리젠테이션에서 무엇을 하고자 하는가? • 원하는 결과 : 청중으로부터 어떤 반응을 원하는가? 청중이 당신 프리젠테이션을 듣고 어떻게 하였으면 좋겠다고 생각하는가? 예)15분 동안에, 고객사 구매팀장 및 팀원 10명을 대상으로 고객사 프린터기의 문제점과, 이에 대한 해결방안으로 새로운 프린터기를 구입함으로써 얻을 수 있는 이점을 설명하여 차기 예산에 프린터기 20대 구매비를 반영하도록 설득하겠다

13. 목표 기술문의 포맷 • 목표 기술문 (초안) • 청중 : • 목표 기술문:동안에, • (시간배정) • 해서, • (주요 전달 내용) • 청중이 • 하도록 하겠다. • (원하는 결과)

14. 청중분석 • 프리젠테이션의 주인공은 발표자가 아니라 청중!! • 청중분석의 필요성 • 1) 전달 내용에 영향 • 2) 전달 방법에 영향 청중의 다음 사항들을 파악하라!! 1) 청중의 규모 2) 청중의 성별 3) 청중의 연령 4) 청중의 사회적, 경제적 지위 5) 청중의 국적 6) 청중의 지식수준 7) 청중의 호의정도 8) Key Man

15. 청중분석 청중 규모와 프리젠테이션 청중의 수에 따른 청중의 특징 및 프리젠테이션의 필요 준비사항은 다음과 같음 청중 규모와 프리젠테이션

16. 청중분석 청중의 성별과 프리젠테이션 청중의 성별에 따라 프리젠테이션이 차별적으로 준비되어야 함. 남성의 경우 테마를 논리적으로 설명해야 하며 여성의 경우 테마를 알기 쉽고 구체적으로 설명해야 함 남성 청중 여성 청중 테 마 테 마 데이터 사례 논 리 구체적 논의

17. 청중분석 청중의 연령과 프리젠테이션 청중의 연령에 따라 프리젠테이션이 차별적으로 준비되어야 함. 젊은 층의 경우에는 프리젠테이션 스타일은 캐주얼하게, 나이가 많은 층의 경우에는 경의를 표하여 설명함 젊은층의 특징 중년층의 특징 이상 주의적 실제적 모험적 혁신적 보수적 현실적 도전적 자극적 논리적 원칙적

18. 청중분석 청중의 사회적경제적 지위와 프리젠테이션 청중의 사회적, 경제적 지위에 대한 사전 파악으로 프리젠테이션 전문성의 깊이 및 시각의 차별화를 두어야 함 사회적경제적 지위가 높은 청중의 특징 프리젠테이션 요구사항 전문가로서의 의견 • 확실한 의견 제시 • 전체를 간파한 공평한 시각 필요 공평한 시점 넓은 시야

19. 청중분석 외국인 청중과 프리젠테이션 청중이 외국인인 경우 가치관과 행동양식의 차이를 철저히 이해하고 자신감 있는 프리젠테이션을 진행해야 함 극복 요구사항 프리젠테이션 요구사항 프리젠테이션 스킬의 마스터 외국인에 대한 위축 진행방식에 대한 주의 애매한 표현의 회피 커뮤니케이션 스타일의 차이 가치관과 행동양식의 차이에 대한 철저한 이해 이문화(異文化) 문제

20. 청중분석 청중의 지식수준과 프리젠테이션 청중의 지식수준에 따라 전문성의 정도와 프리젠테이션을 뒷받침하기 위한 활용 데이터의 종류를 달리해야 함 청중의 지식수준 분석 프리젠테이션 요구사항 • 전문용어 회피 • 전문용어의 상세해설 • 신변의 화제와의 결부 • 많은 사례예시 • 테마압축 일반인 청중의 경우 전문가 청중의 경우 10의 Output 90의 Data

21. 호의적인 청중 비호의적인 청중 공평하게 대해야 함 청중분석 청중의 호의정도와 프리젠테이션 청중의 호의도에 따라 편중된 프리젠테이션을 피해야 하며 공정하고 호감을 느낄 수 있는 태도로 청중을 끌어야 함 청중을 대하는 태도 프리젠테이션 요구사항 자기 고집을 고집하지 않는다 대립하지 않는다 편견을 갖지 않는다 비호의적인 청중 균형잡힌 의견 이성적인 의견 논리적인 이야기

22. 청중분석 AIKAPP분석 청중을 5가지 각도에서 분석하는 AIKAPP분석은 다음과 같음 AIKAPP분석 1. 청중의 흥미 열광적 흥미있음 중립 흥미없음 싫어함 2. 청중의 지식 전문가 지식있음 어느 정도 조금있음 전혀없음 3. 청중의 태도 매우 호의적 매우 비호의적 호의적 중립 비호의적 4. 청중의 포지션 적극찬성 찬성 중립 반대 적극반대 5. 청중의 정치적 경향 매우 혁신적 매우 보수적 혁신적 중립 보수적

23. 청중분석 Key Man분석 조직 내 역학관계를 분석하고 ‘YES’라고 말할 수 있는 핵심인물에 맞게 발표방식을 준비함으로써 성공적인 프리젠테이션을 보장할 수 있음 핵심인물 분석 조직의 권력구조 • 성별 • 연령 • 성격 • 지위 • 출신지 • 가족구성 등 • 출신학교 • 수입 • 납세액 • 취미 • 신조 핵심인물 분석

24. 시간 고려 “연설을 들어본 적이 있는 사람은 누구나 알듯이 간결함은 가치가 있다. 20 분이 이상적 이다. 1시간은 청중이 편안하게 경청할 수 있는 한계다.” - George Plimton (미국의 대중 연설가) - 시간 관련 고려 사항 • 나에게 주어진 시간은 얼마인가? • 그 시간에는 질의 응답 시간이 포함되어 있는가? • 시간 관리를 힘들게 하는 요소는? • 시간 관리를 하는 요령은? • 나의 발표 순서는? 그리고 시간(When)은? 정시에 시작하고 정시에 끝내라!!

25. 프리젠테이션의 설계 10분간의 전문가가 되지 말라!! 프리젠테이션 설계 말하고자 하는 순서 듣고자 하는 순서 1. … 4. … 2. … 3. … 3. … 1. … 4. … 2. …

26. 프리젠테이션 Outline의 작성 프리젠테이션 Outline의 구성을 통하여 효과적인 발표와 논리 정연한 전달을 위한 사전정리를 할 수 있음 Outline의 장점 Outline의 3부 구성 목표 기술문 : Guide line 도입부 본론 결론 • 주의환기 • 동기부여 • 주요 포인트 소개 • 질의/응답 시간 안내 • 주의환기 • 주요 포인트 요약 • 질의/응답 • 최종 마무리문 • 포인트1 • 포인트2 • 포인트3 준 비 분위기 조성 논리적 배치 인상적 마무리

27. 도입부 주의환기 (Hey You) • 청중의 주의를 사로잡고 긍정적인 흥미를 유발시키는 부분 일반적 실수 권장 방법 • 질의 / 응답 • 수사학적 질문 • 개인적인 경험 • 충격적인 말 • 이야기나 묘사 • 통계 제시 • 적절한 인용 • 청중의 관심 사항 • 주의환기의 실패는 전체 프리젠테이션을 망친다

28. 동기부여 (Motivator) 도입부 • 어떠한 형태의 프리젠테이션에서나 동기부여는 하지만 중요한 것은 그 위치 청중의 반응 동기부여의 기준 • “왜 이 주제가 나에게 중요하지?” • “이 프리젠테이션을 들으면 • 나에게 어떤 이익이 있지?” • 청중들이 그곳에 있는 이유 • 당신 프리젠테이션의 이로운 점 • 당신의 목표 기술문의 원하는 결과 부분 ….을 말하라 (동기부여문 예 ) • 제가 오늘 설명할 이 시스템은 이후 3년에 걸쳐 귀사가 1억원의 비용을 절감할 수 있도록 해줄 것이다 • 제가 오늘 소개할 검색엔진을 사용한다면, 발표자가 필요한 정보를 찾는데 걸리는 시간을 반으로 줄여드릴 것이다. • 제가 제시하는 방법을 사용한다면 여러분들은 불의의 사고로 부터 발표자의 소중한 생명과 가정의 행복을 지킬 수 있을 것이다 청중과의 공감대 형성

29. 도입부 주요 포인트 소개 • 본론에 앞서 전달하고자 하는 주요 내용에 대한 간단한 소개를 해줌으로서 청중을 준비시키고 • 프리젠테이션의 주도권을 가질 수 있다 • 주요 포인트들을 열거하라 : 청중에게 당신이 무엇을 말할 것인가를 말하라 • 주요 포인트 수를 제한하라 : 주요 포인트는 ( )개가 적당하다 목표를 달성하는데 필요한 주요 포인트들로 Grouping하라 • 간결하게 하라 : 주의! 아직은 설명할 때가 아니다 (Small Tip) • 만약 청중이 당신이 누구인지 모른다면, 이 때 당신 자신을 소개해보라. 상당한 효과를 볼 수 있다. 왜일까?

30. 도입부 질의. 응답시간 안내 • 언제 질문을 받을 것이 좋을까를 결정하고 청중에게 알려주라 • 질의응답시간을 미리 안내하면 어떤 유리한 점이 있을까? • 질의응답시간을 결정할 때 다음을 고려해보라 프리젠테이션 도중에 프리젠테이션 마지막에 장 점 단 점

31. 도입부 질의. 응답시간 안내 질문에 답변하는 5단계 절차 질문의 유형 • 명확하게 설명해 달라는 질문 • 기술적인 질문 • 주변적인 질문 • 단계를 뛰어넘는 질문 • 곤궁에 빠뜨리려는 질문 • 테스트하는 질문 • 1. 한걸음 앞으로 나아간다 • 2. 질문한 사람을 가리키거나, 이름을 알면 호명을 한다 • 3. 질문을 하고 있는 사람을 향해 100% 시선 접촉을 한다 • 4. 잠시 말을 멈춘 다음, 전체 청중을 향해 질문을 • 다시 한번 말한다 • 5. 전체 청중을 보고 답변을 한다 • 질문에 답하기 전에 먼저 생각하라 • 모르는 질문일 경우 “모르겠습니다” 라고 해도 괜찮다는 것을 기억하라

32. 도입부 도입부 포맷 주의환기 동기부여 주요 포인트소개 1. 2. 3. (자기소개) 질의.응답 시간 안내

33. 본론 주요 포인트 설명 주요 포인트를 설명하고 증명하고 요약하라 • 1. 설 명 • 주요 포인트를 논리적인 순서로 배치하라 • 비교 / 대조 • 연대순 • 문제 / 해결방안 • 원인 / 결과 • 필요한 정보만 포함시켜라 • 도입부에서 열거했던 포인트를 벗어나지 마라 • 간결한 대화체 문장을 사용하라 • 약하고 자신 없는 말투는 삼가하라 • “~ 인것 같다 “ • “~ 이었으면 좋겠다 “ 뭔소리를 하는지… 말하고자 하는 바가 뭐야???

34. 본론 증명의 방법 설명한 바를 증명함으로써 프리젠테이션의 설득력을 높여라 • 2. 증명의 방법 • 개인적인 사건 “ 이 시스템을 활용했을 때 귀사의 회의 시간은 반 이상 줄어들 것이다. 저는 저희 팀에 실제 이 시스템을 • 적용해 본 결과 ,주3회에 걸쳐 매번 1시간이 소요되던 회의 시간을 주 2회 각 20분으로 반이상 회의 시간을 • 줄일 수 있었습니다” • 전문가의 판정 • “ 정보화 사회에 대해 많은 연구와 공헌을 해오신 OO 연구소 홍길동 박사는 정보화에 과감한 재투자를 • 하지 않는 기업은 다가오는 2000년에는 그 생존을 보장받을 수 없다 라고 강력하게 주장하고 있다.” • 통계 자료 제시 • 유추 • 형상화

35. 본론 전환문의 계획 전환문을 계획해 두는 것이 중요하다. 그렇지 않으면 당신은 “음…”, “어…”, “다음은…”, “에…”같은 시간 채우기용 단어들을 사용하게 된다 • 3. 전환문의 계획 • 포인트를 반복하라 • 수사 의문문을 사용하라 • 접속 혹은 그런 신호가 되는 단어, 구를 사용하라 그러나, 결과적으로, 그래서, 따라서 등과 같은 단어들은 하나의 아이디어 혹은 생각이 종료되고 다른 것이 시작된다는 신호로서 사용된다 • 정보를 요약하라 (Small Tip) 전환문은 프리젠테이션의 여러 부분을 하나로 연결하며, 피와 살을 입혀서 프리젠테이션을 하나의 유기체로 만든다

36. 본론 본론 포맷 다음 포맷을 이용하여 하나의 포인트를 전개시켜 보시오 포인트 설명 포인트 증명 포인트를 요약하고 다음 포인트로 전환

37. 결론 끝맺음 결론 부분에서 단신은 마지막 인상을 주게 된다. 따라서 이 부분을 반드시 긍정적으로 끝맺어야 함 • 1. 주의점검 • 청중의 주의를 다시 한번 점검하라 • 동기부여문이나 주의 환기문을 그대로 사용할 수 있다 • 이 시점에서 주의점검을 하는 이유는 무엇일까? • 2. 주요 포인트 요약 • 마무리에 도움을 준다 • 청중으로 부터 질문을 유도해 내는데 도움을 준다 예) “이 세 단계는 1) 2) 3) 이었습니다” “ 오늘 우리는 을 검토해 보았다.” • 3. 질의.응답 시간 • 청중으로 부터 질문을 요청하라 • 질문에 답변하는 다섯 단계를 활용하라 • 4. 최종 마무리문 • 최종 마무리문을 통해서 당신의 청중이 행동을 하게끔 하라 • 강하고 인상 깊게 하라. 청중이 들을 수 있는 마지막 기회이다 • 완전한 문장으로 철저히 준비하라 !!

38. 결론 결론 부분 주의사항 • 새로운 정보를 언급하지 말라 • 부정적인 어조로 끝내지 말라 • “결론은”“요약하면”“이상으로” 과 같은 상투적인 문구로 끝내지 말라 • 자신감 없고 무력한 표현으로 마지막 인상을 주지 말라 • 마지막 문장 (최종 마무리문)을 읽지 말라 • 끝내기 전에 자료를 챙기지 말라 (Small Tip) 명심하라! 결론은 청중들에게 강한 인상을 심어줄 수 있는 마지막 찬스임을….

39. 결론 결론 포맷 주의점검 주요포인트 요약 1. 2. 3. 질의.응답 최종 마무리문

40. 프리젠테이션 포맷 견본 도입부 • 청중 : • 목표 기술문 :동안에, • 을 전달해서, • 청중이 하도록 하겠다. 도입부 주의환기 동기부여 주요포인트 소개 1. 2. 3. (자기소개) 질의.응답 시간 안내

41. 프리젠테이션 포맷 견본 본론 본론 포인트 1. 포인트 설명 포인트 증명 포인트를 요약하고 다음 포인트로 전환

42. 프리젠테이션 포맷 견본 본론 포인트 2. 포인트 설명 포인트 증명 포인트를 요약하고 다음 포인트로 전환

43. 프리젠테이션 포맷 견본 본론 포인트 3. 포인트 설명 포인트 증명 포인트를 요약하고 다음 포인트로 전환

44. 프리젠테이션 포맷 견본 결론 결론 주의점검 주요포인트 요약 1. 2. 3. 질의.응답 최종 마무리문

45. 시각 자료의 사용 목적 시각자료의 구성 프리젠테이션에서 시각 기자재 (Visual Aid)를 사용하는 이유와 그 목적은? 시각자료 활용의 성공 기법 • 청중의 입장에서 작성하라 • 문자 정보는 챠트화, 수치 정보는 그래프화하라 • 일치된 포맷으로 통일하라 • 제시되는 Data의 범위를 검사하라 (1도1사의 원칙) • Message의 효과적 표현을 위한 비주얼화 • 색상을 조화롭게 활용하라 • 적절한 분량을 고려하라

46. 이미지 • Personal Appearance 체크 리스트 (For Man) • 1. 양복은 잘 다려져 있는가? • 2. 양복의 색상이나 디자인이 너무 눈에 띄지 않는가? • 3. 양복의 단추는 잘 채워져 있는가? • 4. Y-Shirts의 색상이 너무 화려하거나 요란하지 않은가? • 5. Y-Shirts는 잘 다려져 있고 단추가 끝까지 채워져 있는가? • 6. 넥타이는 양복과 잘 조화를 이루고 있는가? • 7. 넥타이가 너무 화려하거나 눈에 띄지 않는가? • 8. 넥타이가 너무 길거나 짧게 매지지 않았는가? • 9. 여분의 넥타이는 준비하였는가? • 10. 바지는 잘 다려져 있는가? • 11. 바지의 무릎이 나와 있지 않은가? • 12. 구두가 정장에 잘 어울리며 잘 닦여져 있는가? • 13. 머리는 잘 손질되어 있는가? • 14. 면도는 깨끗하게 되었는가? • 15. 휴지나 손수건은 준비하였는가? • 16. 나의 복장은 청중을 고려하였는가? • 17. 나의 복장은 주제를 고려하였는가?

47. 이미지 • Personal Appearance 체크 리스트 (For Woman) • 1. 프리젠테이션에 적합한 단정한 복장인가? • 2. 지나치게 화려하거나 캐쥬얼하지 않는가? • 3. 지나치게 몸에 붙는 복장은 아닌가? • 4. 노출이 심한 복장은 아닌가? • 5. 레이스가 많은 옷이 아닌가? • 6. 장식이나 무늬가 지나치게 많은 복장이 아닌가? • 7. 화장이 너무 짙지 않은가? • 8. 향수 냄새가 과하지 않은가? • 9. 머리 손질은 잘 되어 있는가? • 10. 머리가 치렁치렁하여 산만하지 않은가? • 11. 액세서리가 지나치게 화려하거나 소리를 내지 않는가? • 12. 구두가 너무 높거나 또각 또각 소리가 크지 않은가? • 13. 여분의 스타킹을 준비하였는가? • 14. 휴지나 손수건을 준비하였는가? • 15. 나의 복장은 청중을 고려하였는가? • 16. 나의 복장은 주제을 고려하였는가? (Small Tip) 청중은 당신의 겉모습이 아니라, 당신의 아이디어를 기억하길 원한다

48. 비언어적 요소 • 커뮤니케이션 바람직한 것 하지 말아야 할 것 자 세 제스추어 움직임

49. 목소리 • 다음과 같은 목소리의 특징들이 프리젠테이션 전달에 영향을 미친다 • 목소리의 크기 • 말의 속도 • 발음 • 억양 • 잠시 멈춤

50. 시선 처리(Eye Contact) • 프리젠테이션 도중에 당신의 시선은 항상 청중에게 가있어야 한다 • 1:1로 시선 처리하라 • One Sentence , One Person의 법칙 ! • 첫시선은 어디에???? • 골고루 시선을 던져라 • 천정이나 바닥을 보지 마라 • 적절한 시선처리의 효과는……