Point d’étape BFC et nouvelle réglementation

1. Point d’étapeBFC et nouvelle réglementation Avril 2007

2. Pointage XLAB (reporting BFC) • Les évolutions 2007 de BFC incluent bien le volet des restitutions. • Ce chantier va débuter début avril avec plusieurs axes prioritaires qui concernent: • - un travail de mise en meilleure visibilité des mouvements en erreur ou rejetés vers le laboratoire, • - le reporting budget, • - le reporting compta, • - le reporting à destination du labo (l'idée est de reproduire un équivalent de l'ex historique labo) • Le projet devrait avancer relativement vite sur ces thèmes dans les toutes prochaines semaines.

3. Budget: Pointage XLAB (en attendant d’avoir mieux): • Mise en place des crédits: • Paye • Dotation SE • Dotation RP • Historique Xlab • Virement de crédits • Facturation interne

4. Frais de mission • Le web: qui en a fait la pub au sein de son labo? • Réglementation: lire la note sur le site • Gestion de l’avance et accueil de personnalités étrangères • Carte affaire • FRAM

5. Le web

6. La réglementation

7. Les questions les plus fréquentes • Les concours • Les avances • Expert étranger, accueil de personnalité étrangère: personnes étrangères à l’administration • Marché hébergement et marché transport

8. Avance pour un agent CNRS: Précisions données par Agnès: 15 jours avant 75% d’un forfait et mél à votre gestionnaire de la DR Accueil d’une personnalité étrangère à l’administration: Mesure d’optimisation à expliquer Gestion des avances

9. Accueil d’une personnalité étrangère à l’administration

10. Accueil d’une personnalité étrangère à l’administration

11. Accueil d’une personnalité étrangère à l’administration

12. Accueil d’une personnalité étrangère à l’administration

13. Carte affaire • Rappel envoyé aux titulaires avec copie aux gestionnaires du labo et à la DR (quelques petits abus: achat en ligne de transport, achat en ligne de produits, envoyer des sommes d’argent à l’étranger, retraits d’espèces trop important etc…) • Message: • Dans le cadre du contrôle des achats par la carte affaire, je viens de procéder à des vérifications concernant son utilisation. J’ai pu constater des achats de titres de transports aériens effectués au cours du mois de janvier avec votre carte affaire.  Je vous rappelle que la carte affaire est strictement réservée aux dépenses suivantes: • ·       Les dépenses liées aux missions: les frais d’hébergement, de restauration et les dépenses annexes autorisées par la réglementation nécessaires à la réalisation de la mission (autoroute, transports urbains, frais de documentation scientifique sur le lieu de mission….) La carte affaire ne doit pas être utilisée pour régler vos billets d’avion ou de train qui doivent être pris directement en charge par le marché de transport FRAM. Ce marché vous permet d’avoir un accès direct à AMADEUS afin de choisir la compagnie la moins disante. Par ailleurs, vous avez la possibilité de pouvoir louer des véhicules et de réserver des hôtels. A titre exceptionnel la carte affaire peut être utilisée pour régler des vols intérieurs sur votre lieu de mission.·       Les frais de repas et de réception professionnels·       Les autres frais remboursable par le CNRS qui ne peuvent pas être pris directement en charge par l’Agent Comptable Secondaire: certains frais d’inscription à des colloques, soumissions d’articlesLes achats de fournitures et de matériels doivent obligatoirement être réglés sur facture par l’Agent Comptable Secondaire.Compte tenu du démarrage je considère qu’il s’agit d’une méconnaissance de la réglementation et vous invite à ne plus opérer de tels achats même s’ils sont à rembourser par un autre partenaire.Je reste à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.Très cordialementPour l'Agent Comptable SecondaireB. MARTYSandra PITTAVINO

14. Inscription colloque Paiement de droits d'inscription par Internet par carte bancaire sans attendre le retour de mission • Conditions: • s'assurer qu'il n'y a pas d'autres moyens car il vaut mieux faire payer le CNRS plutôt que d'avoir à faire avancer les fonds par le missionnaire • Présenter une demande de remboursement au comptant avec à l'appui  la facture et/ou du reçu de paiement électronique qui est fourni par l'organisateur du colloque. Les actes du colloques devront être fourni avec les états de frais (permettant de vérifier le nombre de repas), • Remboursement des frais de mission au retour de la mission: • Afin d'éviter le double paiement des frais d'inscription, plus aucune demande de remboursement de droits d’inscription ne sera remboursé sur état de frais. • Ainsi, le remboursement des droits d’inscription se fera uniquement par demande de remboursement d’achats au comptant à compter de la semaine prochaine.

15. FRAM Carte logée: achat de « low cost »: • Pour réserver un vol « low cost », vous devez dans un premier temps sélectionner votre voyage sur les vols Air France puis cliquer « continuer ». • Sur la page "Résultat de la recherche" les vols « low cost » s'affichent dans le cadre recherche web. (attendre quelques secondes que le nombre de vol se stabilise) • Ensuite cliquer sur le cadre "recherche web" les vols « low cost » s'affichent et vous pouvez les sélectionner.   • Vous trouverez le tutoriel « low cost » ainsi que l'ensemble des plaquettes et tutoriels détaillant la procédure de réservation en ligne dans l'intranet du site des « achats pour la science » : http://www.sg.cnrs.fr/achats/agence/enligne.htm (identifiant : science2295 ; mot de passe: @chat2295).Cliquez sur Guide d'utilisation (à droite de l'écran) puis sur "Pour accéder au guide d'utilisation"

16. FRAM Carte logée: achat de « low cost »: • Mél envoyé en janvier 2007 à votre DU : • Pouvoir commander un billet auprès d’une compagnie aérienne à bas coût, dite low cost (LCC), est une demande récurrente des personnels. Pour cette raison, les LCC ont été intégrées au marché national « MISSIONS CNRS » (liste non exhaustive) : • EasyJet, Ryanair, Germanwings, Sky Europe, Virgin Express, Wizzair, Air Berlin, Aer Lingus, Aer Arann, Air Wales, AlpiEagles, Basiq Air, Bmibaby, Dba, Evolania, Flybe, Flyme, FlyNordic, Germania Express, Hapag Lloyd Express, Helvetic, Jet 2, Meridiana Spa, Monarch, Noreweigan Air Shuttle, Snowflake, Sterling, Skyways, Snalskjutsen, VLM, Volare. • Cependant les LCC n’offrent pas les mêmes services que les compagnies aériennes traditionnelles notamment lors de réservations en ligne. Il n’est pas possible d’effectuer une pré-réservation : tout demande de titre de transport auprès d’une compagnie aérienne à bas coût est, dès l’origine, considérée par cette compagnie comme une commande ferme avec les restrictions que vous connaissez : pas de changement de date possible, pas de remboursement en cas d’annulation. C’est la raison pour laquelle une commande en ligne auprès d’une LCC est sécurisée par un code : SI vous ne le retrouvez pas , le DU devra le demander au référent marché transport de la DR. Aussi, ce code devra être inséré lors d’une réservation en lignepréalablement au processus de validation qui demeure indispensable. • Il vous appartient de communiquer ce code à toute personne de votre laboratoire que vous autoriserez à commander on-line des billets aériens auprès des LCC

17. FACTURES • Nomenclature des codes famille – Nomenclature des comptes comptables • Nomenclature des pièces justificatives • Traitement des factures FRAM- le traitement des ROP • Carte achat

18. Le guide nomenclature, compta référentiel des pièces justificatives • On va vous le faire parvenir par mél • Gros intérêt car c’est le lien entre tout

19. Code famille et comptes comptables • Un langage de « sourd » entre DR et labo et labo et DR • Le labo vérifie sa commande en fonction du code famille et la DR vérifie le compte comptable: c’est la même chose, il y a une table de correspondance • Comment se parler ?: • Mauvais code famille = mauvais suivi du seuil de 90000 euros • Mauvais comptes = pas de certification des comptes du CNRS

20. Code famille et comptes comptables • Instruction donnée aux gestionnaires de la DR: • Au moins pour le démarrage avoir un contrôle sur la comptabilisation au niveau de 3 à 4 chiffres du numéro de compte et pour des montants importants. Ne faites donc pas des rejets trop durs c'est à dire respecter ces critères du moins pour la période des 2 à 3 mois qui suivent • Pour les cas où il ne savent pas, voir Michel ou moi ou Frédéric

21. Les comptesde classe 6 Achats de fournitures: Achats non stockés de matières et fournitures Frais accessoires d’achats Documentation Prestation de service: • Loyers • Charges locatives et de copropriété • Entretien et réparation • Études et recherches • Personnel extérieur à l’établissement • Rémunérations d’intermédiaires • Publicité, publication, relations publiques • Transport de biens et transport collectif de personnel • Prime d’assurance • Frais postaux et frais de communications • Services bancaires et assimilés • Autres

22. Les comptes, classe 6 • Déplacements, missions, réceptions • Colloques • Formation • Impôts et taxes et versements assimilés • Autres charges de gestion courantes • Annulation de recettes • Charges financières • Charges exceptionnelles

23. Les comptes classe 2 • Inventions • Logiciels • Autres immobilisations incorporelles • Terrains • Bâtiments • Matériels • Amortissement, Dépréciations, Provisions

24. Pièces justificatives • La nomenclature des pièces justificatives de la dépense: • Un peu trop complet (vise tous les cas possibles, même la paye) • Permet de comprendre le raisonnement ordonnateur - comptable • Il dit ce que l’on garde en labo

25. Traitement des factures FRAM L’essentiel: • Aspect commercial: relation DR avec FRAM • Aspect ROP (relevé des opérations): • Nécessité de reporter dans l’outils FRAM, les références du BC XLAB • Faire un engagement spécifique (pas de service fait) • Ne pas oublier les frais

26. Carte Achat Phase terminale de la réforme des procédures de gestion?

27. CARTE ACHATNiveau 1Niveau 3 DR20 va expérimenter en juin le niveau 1

28. Périmètre d’utilisation des différentes cartes (logée, affaire, achat) Ce seuil peut être dépassé si marché formalisé prévoyant ce mode de règlement Objectifs : impacter le moins possible le budget personnel de l’agent, simplifier le traitement des factures, progresser et améliorer la gestion Au quotidien Avant la mission Pendant la mission CARTE ACHAT CARTE AFFAIRES CARTE LOGÉEcarte virtuelle Niveau 3< 4.000 € Hôtel, restaurant, taxi, véhicule de location, achat de petits matériels ou de documentation sur le lieu de mission, frais de réception Niveau 1< 2.000 € Titres de transport Paiement de l’agence de voyages (marché national) achat de proximité (menues dépenses), paiement WEB (inscription aux colloques) achat auprès de fournisseurs référencés 1/3 des factures de mission 10% des factures totales (mission et autres)  réduction du nombre d’avances sur mission 9.000 avances en 2005 Une base éligible estimée à 80% des factures pour 40% des montants Titres de transport (notamment vols intérieurs à l’étranger)Hôtels, véhicules de location Frais de réception, petits matériels et documentation, inscription aux colloques Frais de ré

29. Objectifs du niveau I • Faciliter les achats que l’on ne sait pas faire aujourd’hui sans un débours du missionnaire : achat en ligne (WEB ) - principalement : frais d’inscription aux colloques • le cas échéant, autres achats qui ne peuvent se faire que sur le WEB : achats de documentation ou de logiciel notamment à l’étranger • La limite: le service fait doit être respecté alors qu’avec l’achat niveau 3, cette limite n’a plus de raison d’être Niveau 1 : achats ponctuels de faible montant Niveau 3 : achats récurrents de faible montant

30. Objectif du niveau 1 • Faciliter les achats de proximité : menues dépenses  pour à terme, conduire à : • supprimer les avances pour menues dépenses • Réduire, voire supprimer les régies d’avances

31. Chiffres niveau I (estimation à partir des données 2005) • Menues dépenses (avances pour menues dépenses et régies d’avances) • 5.500 factures • 730.000 € • Achat WEB (inscription aux colloques, frais de réception, logiciel, documentation) • 35.000 factures (dont 10.000 inscriptions aux colloques) • 11.000.000 € (dont 4.200.00 € pour les colloques) Eligibles au niveau I :  40.000 factures (6% des factures)  12.000.000 € (1,5% du budget, hors frais de personnel )

32. La carte de niveau I est placée sous la responsabilité du directeur d’unité Carte attribuée au DU et/ou au gestionnaire de laboratoire qui auront la maîtrise : • de la saisie d’une commande prévisionnelle • de la réception et de la conservation des factures? • de la gestion du relevé d’opérations (ROP) transmis par l’opérateur bancaire : • Visualisation des opérations enregistrées • Enrichissement du ROP des informations indispensables pour traitement dans BFC (n° commande XLAB, montant TVA etc)

33. Rôle du service financier et comptable • Intégration mensuelle, via une interface, dans BFC du relevé d’opérations (qui aura été enrichi des informations indispensables) • Paiement de l’ensemble des opérations à un fournisseur unique : le prestataire bancaire, émetteur de la carte achat • Contrôle a posteriori des opérations « carte achat » dans le cadre du CMOD, sur la base d’un échantillon de factures