Leverandørmarkedets holdninger til og arbeid med etisk handel: En undersøkelse blant 60 rammeavtale- leverandører til

1. Leverandørmarkedets holdninger til og arbeid med etisk handel: En undersøkelse blant 60 rammeavtale- leverandører til Bærum kommune Knut Arve Orten Lie Anskaffelsessjef

2. Agenda • Hvorfor en undersøkelse om leverandørmarkedets holdninger til og arbeid med etisk handel? • Gjennomføring av undersøkelsen • Funn fra undersøkelsen

3. Om Bærum kommune • Bærum kommune • Landets 5. største kommune med 110.000 innbyggere • Over 200 tjenestesteder med ca 11.300 ansatte (6.000 årsverk) • Sertifisert Fairtrade-kommune • Innkjøp på ca 2 mrd pr år, fordelt på ca. 5.000 leverandører • Hovedansvar for Anskaffelsesenheten • Lov om offentlig anskaffelser med forskrift • At varer og tjenester kjøpes profesjonelt og effektivt – og etisk forsvarlig • Enheten er ISO sertifisert på kvalitet 9001 og på miljø 14001 • 11 medarbeidere med bred kompetanse

4. Vedtatt og forankret en anskaffelsesstrategi (2008-2011) hvor ønsket videreutvikling er nedfelt: Innen 2011 skal Bærum kommune ta samfunnsansvar gjennom utøvelse av sin markedsmakt, enten i egen regi eller i samarbeid med andre offentlige virksomheter. Hvorfor spørreundersøkelse? • Samfunnsansvar: • Miljøhensyn (-og krav) i anskaffelsene • Etisk handel i hele verdikjeden • Reserverte kontrakter (arbeidsmarkedsbedrifter)

5. Definisjon av begrepet etisk handel: Etisk handel er definert som handel som fremmer og ivaretar menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø i leverandør-kjeden. Etiske krav beskriver minstestandarder for disse forholdene Design og utarbeidelse av spørsmålene i samarbeid med 5 MBA-studenter fra Handelshøyskolen BI og Initiativ for etisk handel Invitasjon om deltakelse sendt fra Anskaffelsessjefen i Bærum kommune til kontaktpersonen hos leverandørene Elektronisk skjema med muligheter for spørsmål og veiledning 4 ukers svarfrist, reminder 1 uke før frist Analyse av resultatene utført av MBA-studentene fra BI Tilbakemelding til respondentene utført av Anskaffelsesenheten Gjennomføring av undersøkelsen

6. Målgruppe for spørreundersøkelsen Målgruppen er valgt med bakgrunn i volum, relevans, risiko og symbolverdi for Bærum kommune. Vi spurte oss selv: i hvilke anskaffelser tror vi at vi skal stille etiske krav? Vi tok utgangspunkt i den gode matrisen på side 14 i Veileder for etiske krav i offentlige anskaffelser Vi endte opp med 60 leverandører i målgruppen som fakturerte Bærum kommune for ca. 212 mill. kr i 2008

7. Bransjer som besvarte • Apotek • Arbeidstøy og uniformer • Audiovisuelle produkter • Barnehageutstyr • Datamaskiner • Datarekvisita • Fritt skolemateriell • Hotelltjenester • Kjøkkenrekvisita • Kjøkkenutstyr • Kontorrekvisita • Kopimaskiner • Leker • Maling og rekvisita • Matvarer • Møbler • Oljeprodukter • Skolebøker • Papir og renholdsartikler • Tekniske hjelpemidler • Teleutstyr • Verktøy og jernvarer Svarprosent: 80% (48 av 60 leverandører)

8. Verdikjede: Produserer dere produktene dere selger til Bærum kommune, eller kjøper dere hele eller deler av underleverandører? Bildet gir en god beskrivelse av verdikjeden til Bærum kommune

9. Sentrale funn fra undersøkelsen • Holdninger til og forankring av etisk handel hos leverandørene • Leverandører som har vedtatt / ikke vedtatt etiske retningslinjer for innkjøp: Er det forskjell? • Bærum kommunes / innkjøpers muligheter for påvirkning og ønsket utvikling? • Hele undersøkelsen og tilhørende dokumenter kan lastes ned fra www.baerum.kommune.no

10. Sentrale funn 1) Holdning og forankring hos leverandørene Hvor viktig er etisk handel (som beskrevet i definisjonen) for din bedrift?

11. Er representant i styret involvert i oppfølging av etisk handel i deres bedrift?

12. Er etisk handel (som definert) beskrevet i strategidokumenter eller på annen måte definert som strategisk viktig i deres bedrift?

13. Har deres bedrift vedtatt etiske retningslinjer/krav for innkjøp?

14. Hvis dere har etiske retningslinjer/krav for innkjøp, gjelder de også for underleverandører?

15. Hvordan sikrer dere at etiske retningslinjer/krav blir fulgt opp av underleverandører? Svaralternativer: ___Etiske retningslinjer/krav er inkludert i kontrakten ___Ekstern (uavhengig) vurdering ___Annen vurdering (vennligst spesifiser)

16. Sentrale funn 2) Leverandører som har vedtatt / ikke vedtatt etiske retningslinjer for innkjøp: Er det forskjell?

17. Har deres bedrift etablert rutiner for opplæring i etisk handel i egen virksomhet? Viktig funn: Av de som har etiske retningslinjer, sier 70% at de har rutiner for opplæring Av de som ikke har etiske retningslinjer, sier 20 % at de har rutiner for opplæring

18. Har deres bedrift etablerte planer for korreksjon/forbedringer hvis brudd på etiske retningslinjer/krav blir oppdaget? Viktig funn: Av de som har etiske retningslinjer, sier 63 % at de har forbedringsplaner ved brudd Av de som ikke har etiske retningslinjer, sier 40 % at de har har forbedringsplaner ved brudd Ethical Trade at Bærum Kommune – First Supplier Survey Results

19. Sporbarhet i leverandørkjeden: Har dere lister over underleverandører som produserer produktene dere selger til Bærum kommune? Viktig funn: Av de som har etiske retningslinjer, sier 74% at de har en underleverandørliste Av de som ikke har etiske retningslinjer, sier 47 % at de har en underleverandørliste

20. Sentrale funn 3) Bærum kommunes / innkjøpers mulighet for påvirkning og ønsket utvikling Hvor viktig er Bærum kommune for dere som kunde?

21. Leverer deres bedrift til andre offentlige virksomheter?

22. Oppsummert - Funn fra undersøkelsen • Leverandørens holdninger til etisk handel • Vår observasjon: Svært positive holdninger, men kun halvparten av respondentene kan sies å ha god strategisk forankring • Hva gjøres konkret hos leverandørene? • Mye bruk av underleverandører, 36 % av leverandørene har ikke oversikt over underleverandører, og dermed heller ikke kontroll med arbeidsforholdene • Bærum kommunes/innkjøpers muligheter for påvirkning og ønsket utvikling • Bærum kommune er en viktig kunde, 93 % leverer også til andre offentlige kunder

23. Innspill til paneldebatten • Hva ønsker vi å bruke innkjøpsmakten til?