Ett oberoende perspektiv!

1. Ett oberoende perspektiv!

2. Analys- och strategirådgivning.Beslutsstöd vid IT-investeringaroch outsourcing. Projektstöd

3. Ca 40 minuter om • Trender • Digitalt ritningsarkiv eller Dokumenthanteringssystem • Från idé till leverantör !

4. Trender • Digitalt ritningsarkiv eller Dokumenthanteringssystem • Från idé till leverantör !

5. TrenderIT relaterad • Teknologianpassning • 1980 – Systemen måste anpassas till oss • 1990 – Vi kan tänka oss kompromissa • 2000 – Vi anpassar oss till standardsystemen • Fokusering på verksamhetsnytta • Göra rätt från början, kunskap • Toleransnivån har ändrats för IT investeringar • Outsourcing • Kärnverksamheten • Leverantörer eller partnerskapsavtal

6. TrenderDokumenthantering • Styrning av dokument • Vart i processen finns informationen • Workflow eller Process mngt • Tillgänglighet • Rätt info vid rätt tillfälle, utan dröjsmål • WEB Content management

7. Trender • Dokumenthanteringssystem och digitala arkiv • Från idé till leverantör !

8. Dokumenthantering i praktiken 5.Kopiering 4.Besluta 6.Distribuera beslut 7.Arkivering 3.Behandla ansökan 1.Ansöka om bygglov 2.Registrera ansökan

9. Processbeskrivning med informationsflöde Ritningar etc. Sak no C4 Status:Behandlad 3.Behandla Ansökan Sak no C4 Status:Godkänd 4.Besluta Blankett Status:Mall 5.Kopiering 5.Arkivering

10. DokumenthanteringssystemProcess och innehållshantering Process/ Workflow View/ Edit Data index Process db Data filer

11. DokumenthanteringssystemFunktioner • Datafångstmodul (scan, fax, camera, CAD, indexing) • Hantering av innehåll (Content services) • Sökverktyg • Konverteringsmöjligheter (rendition services) • WEB server • Styrning av arbetsprocesser (Process manager) • Konfigurering av roller och åtkomstregler • Administrationsverktyg (backup, övervakning mm)

12. Digitalt ritningsarkivdel av dokumenthanteringssystem Befintliga Processer Process (styrning) • Användbar • Information • Lokalt • Globalt • Säker • Standard • Snabb • Senaste Befintlig info Content (innehåll) index files Digitalt ritningsarkiv

13. Digitalt ritningsarkiv Print/plot Digitalt Arkiv I N D E X D I S T R CAD Frisläppa (arkivera) Konvertera (rendition) server Revidering CAD arkiv klient I N D E X SCAN

14. Digitalt ritningsarkivCentralt arkiv, exempel från industriföretag Fyll i best. sedel E-post N N Finns bildkort Finns film Finns ritning Besök Fyll i best. sedel Sök i digitalt arkiv Telefon J J J Styckl.hantering db Från konstruktion Sök i bildkortsarkiv Sök i filmarkiv J Pappers kopia Plot/Vik Scan Scan N Kvalitetskontroll Kvalitetskontroll Distribuera Indexera (auto?) indexera Spara i da

15. Digitalt ritningsarkiv View/Edit/ Copy/Print View/Copy/Print Arkiv funktion Data index Data filer

16. Digitalt ritningsarkiv 5.Arkivering • En punktlösning • Gör arkiverad information tillgänglig för återanvändning • Enklare (robust) säkerhet • Ställer stora krav på effektiv datafångst • Integration mot plotterlösningar för volym • Distributionscentral

17. Infrastruktur Skapa information Omvandla information CAD klient Nätverk, TCP/IP (LAN) Lagra/göra tillgänglig information Använda information Lan klient Wan klient Internet Web/Windows/? brandvägg DA klient Cad server Content Server WEB Server

18. Digitalt ritningsarkiv eller dokumenthanteringssystem? • En strategisk fråga • Visionen styr • Befintlig infrastruktur, systemmiljö • IT strategi

19. Trender • Digitalt arkiv eller dokumenthanteringssystem • Från idé till leverantör !

20. Från idé till leverantör • Om man inte vet vart man är på väg, leder alla vägar dit! • Analys och intuition, en bra kombination!

21. Från idé till leverantörEtt angreppssätt Nuläget Införa Process Upphandla Strategi Koncept Utvärdera Tid

22. Från idé till leverantörAnalysera nuläget • Lämplighetsanalys • Är vi redo för detta NULAGE • Nulägesanalys • Vilka krav och behov finns • Problemområden • Vad är status just nu • Produktanalys • Produktvariation, struktur, policy • Processanalys • Arbetsflöden • Informationsbärare

23. Från idé till leverantörProcessanalys/utveckling Huvudprocess (main process) Utv Konc Projekt Konstr Tillv Mont Rita Delprocess (sub process) Godk. Aktiviteter Arkiv Arbetsflöde (workflow) Arbetsmoment Info ut Info in

24. Från idé till leverantörStrategisk planering (taktik!) • Visionsformulering • Målformulering • Förankring av vision och mål • Genomförandeplan • Hur uppnår vi våra mål • Tidsramar • Resurser (nyckelpersoner, budget etc.) • Informationsplan • ..

25. Från idé till leverantörKonceptutveckling (egna skisser, idéer) • Skiss över tänkt arbetsflöde • Se exempel • Systemkoncept (övergripande) • Infrastruktur • Systemarkitektur • Kravspecifikation inför upphandling • Behov, krav, önskemål, möjligheter • Användarperspektiv, verksamhetsperspektiv • Ekonomi (investeringar, finansieringsform, driftskostnader)

26. Från idé till leverantörUtvärdering • Leverantörsutvärdering • Er framtida partner • Systemutvärdering • Jämför kravspecifikation • Öppenhet inför konceptförändringar • Systemutv. • Exempel(kundanpassad) • Kostnader • Att äga under tex. 3 år • Alla kostnader skall med

27. Från idé till leverantörUtvärdering • Stegvis utvärdering STEG 1 STEG 2 Krav 1 Krav 2 E Kravspecifikation A B C D F G Krav 3 Leverantörer A-G Enbart A,B,C uppfyller minstekrav

28. Från idé till leverantörKonceptet utvecklas i utvärderingsfasen Nuläget Införa Process Upphandla Strategi Koncept Utvärdera Tid

29. Från idé till leverantörUpphandling • Minst två godtagbara leverantörer i ”final” • Val av metoder gör att man står starkare inför leverantörer • Leverantörer måste ges möjlighet att göra ett bra arbete • Var öppen för förändringar • Var beredd att kompromissa på teknikens villkor • Genom analys och dialog växer din intuition för rätt val. Lita till den!

30. Från idé till leverantörInföra lösningen enligt plan (implementera!) • Bra förarbete och planering gör att införandet går smidigt!

31. Lycka till med ert val !