Version A 2013-06-18

1. Beskrivning av uppdatering av utfall och budget i Nekksus Version A2013-06-18

2. Principskiss integration av transaktioner från Horisonten till Nekksus Varje natt – samtliga transaktioner som bokförts och som inte skickats under dagen. Alla konton, koddelar och underkoder. Varje vardag 12:00 – samtliga transaktioner som direktajourhållits från morgonen fram till 12:00. Varje natt – alla tillkommande transaktioner sedan föregående inläsning och Alla konton, koddelar och underkoder. Varje dag – alla tillkommande transaktioner sedan föregående inläsning.

3. Uppdatering av utfall i Nekksus • Inläsning varje natt • Överföringen mellan Horisonten och Nekksus sker alltid via IDP’n, som är en databas som fungerar som en mellanlagringsstation mellan källsystemen till Nekksus (Horisonten och Kompass) och Nekksus. Överföringen innebär alltså att Horisonten lägger ut transaktionerna till IDP’n varje natt och Nekksus läser in transaktionerna från IDP’n varje natt. • Natt till tisdag, onsdag, torsdag, fredag och lördag läses de utfallstransaktioner som skapats under dagen i Horisonten över till Nekksus. Det gäller alla ajourhållna poster (både direktajourhållda och nattajourhållda). • Direkt ajourhållna poster uppdateras även natt till söndag och måndag. Däremot finns det inte några nattajourhållda poster att läsa över till IDP’n (och sedan till Nekksus) eftersom det inte går några ordinarie Horisontenjobb natt till söndag och natt till måndag. • Vid starten av Nekksus lästes samtliga transaktioner (från 2011 och framåt) in från IDP’n vid varje natt men från 2013 sker inläsningen istället genom sk. inkrementell inläsning. Detta innebär att endast transaktioner som lagts in i IDP sedan senaste inläsningen, tas med. Eftersom det då är en mycket mindre mängd data som hämtas in vid varje tillfälle har tiden för att uppdatera Nekksus kunnat minskas. Denna form för inläsning är en förutsättning för extrauppdateringar på dagtid skall kunna göras utan att prestandan i Nekksus påverkas av inläsningen. • Horisonten lägger också ut alla konton, koddelsvärden och underkoder till IDP varje natt och Nekksus hämtar in dessa tillsammans med transaktionerna. Här tas alltid en komplett bild över all aktuell masterdata ut från Horisonten och in i Nekksus varje natt. Det finns ingen funktion för att endast ta med förändringar.

4. Uppdatering av utfall i Nekksus - fortsättning Inläsning under dagtid • För att kunna uppdatera Nekksus även på dagtid måste Horisonten lägga ut transaktionerna till IDP’n oftare än en gång per natt. En funktion har under våren utvecklats som, när den aktiveras, gör att Horisonten lägger ut alla direktajourhållna poster i Horisonten fram till denna tidpunkt, till IDP’n. Nekksus kan sedan omgående hämta in dessa från IDP’n.. • I Horisonten finns en tidplan som innebär att denna aktivitet startas i Horisonten varje dag klockan 12.00. När ”jobbet” har gått klart i Horisonten är IDP’n uppdaterad med alla transaktioner som har direktajourhållits på vänteregistret innan klockan 12.00. • I Nekksus finns en inläsningsfunktion som hela tiden känner av om IDP-databasen innehåller några nya transaktioner. Om så är fallet läses dessa omedelbart in i Nekksus. • I normalfallet kommer dessa transaktioner att finnas i Nekksus varje dag senast 12.30 (om inget oväntat inträffar). • Under dagtid läses aldrig några konton, koddelsvärden eller underkoder över till IDP’n. Om en transaktion som läses in under dagen skulle innehålla något koddelsvärde som inte fanns i den föregående nattuppdateringen av masterdata kommer transaktionen att sakna uppgift om detta koddelsvärde fram tills nästa natt.

5. ”Publicering” av budget i Nekksus • Hur skapas budgeten i Nekksus? • I Nekksus skapas budgeten på högre nivå genom uppsummering av underliggande nivå - Budget på ansvarsnivå summeras upp till budget på förvaltningsnivå och sedan till budget för hela kommunen. Med en sådan teknik är det mycket viktigt att budgeten på varje nivå är korrekt och avstämd innan den blir klar att publicera för överliggande nivåer. Om inte kommer informationen även på högre nivåer att bli felaktig. • Budgeten redovisas alltid som jämförelse i resultaträkningen, som är den huvudsakliga rapporten för flertalet användare av Nekksus både lokalt och centralt. • Först när förvaltningen har godkänt sin budget kommer den att publiceras i resultaträkningen och det är först då som man på central nivå kan se förvaltningens budget. Innan förvaltningen godkänner sin budget skall man ha gjort avstämningar och kontroller av att budgeten innehåller information enligt de centrala riktlinjer som finns, t ex att alla interna mellanhavanden är noll. Fram till att budgeten är godkänd kan man se sin pågående budget i Budgetanalysrapporten. Denna rapport är endast till för förvaltningarna och används ej av SLK för att se en pågående process för staden på totalnivå. • När det gäller budgetjusteringar finns ingen godkännandeprocess på samma sätt som för den ursprungliga årsbudgeten. För att undvika att de justeringar som görs på förvaltningarna direkt summeras upp till budgeten för kommunen har istället en koppling till månaden gjorts så att de budgetjusteringar som görs under en månad ”godkänns” i samband med månadsskiftet. Det innebär också att varje förvaltning innan varje månadsskifte skall ha stämt av sina budgetjusteringar och att budgeten för förvaltningen fortfarande motsvarar de centrala kraven.

6. ”Publicering” av budget i Nekksus - fortsättning • Varför kan inte budgetjusteringar publiceras direkt i Resultaträkningen? • Då en budgetjustering matas in i rapporten ”Budgetjusteringar” och sparas finns ingen kontroll att den är i balans. Den som matar in justeringen kan ha gjort ett misstag eller kanske blivit avbruten i arbetet, ha fått felsignal vid inläsning från excel eller något liknande. Om någon då samtidigt använder resultaträkningen så kan budgetsiffrorna som visas vara helt fel. Det kan i värsta fall ge användaren en felaktig bild av budgeten och avvikelse mot budget. • Det kan heller inte garanteras att de centrala kraven som gäller är avstämda vid varje budgetjustering. Det skulle kunna betyda att t ex motpart IIII inte är noll på förvaltningen vilket på så sätt kan ”blåsa upp” resultatet. • Om en felaktig eller endast halvfärdig budgetjustering matats in och någon tittar i resultaträkningen på central nivå kommer budgeten för staden som helhet att visa felaktiga värden. Budgeten kommer att röra på sig hela tiden från lägsta till högsta nivå.

7. ”Publicering” av budget i Nekksus - sammanfattning • Resultaträkningen – visar senast godkända budget och prognos • I Nekksus finns en för staden gemensam resultaträkning. Denna rapport är tänkt att vara en gemensam källa för utfall, prognos och budget för staden. • I resultaträkningen ska användaren veta att det endast finns säkerställda/godkända värden. • Resultaträkningen finns endast ett värde för budget och för prognos. • Budgeten uppdateras med ny budgetversion den förste i varje efterkommande måna.d • För en användare som kör rapporten på förvaltningsnivå eller lägre kommer alltid den för förvaltningen senaste godkända prognosen att visas. För en användare som kör rapporten för staden som helhet kommer alltid den senast godkända obligatoriska prognosen att visas.. • Budgetanalysrapport- visar pågående och/eller godkänd budgetversion • För att kunna följa budgetens uppbyggnad finns rapporten ”Budgetanalys”. • I rapporten kan användaren för varje budgetversion (godkänd eller inte) följa de förändringar som sker av budgeten. • Så fort någon post i inmatningen sparas visas detta även i rapporten. • Analys kan göras på alla begrepp, perioder och olika mått på liknande sätt som i resultaträkningen. • Rapporten skall användas för att kontrollera att de justeringar som läggs in blir korrekt registrerade.