Møde med KU’s rådgivere 15. nov. 2011

1. Møde med KU’srådgivere15. nov. 2011

2. Dagsorden • Velkomst v/ Sven Bo Madsen • Gennemgang af elementer i rammeaftaler v/ SBM • Dialog om eventuelle forslag til forbedringer i processerne • Eventuelt • Afrunding

3. Rammeudbud / -aftaler Vedligeholdelse og mindre byggearbejder • Periode på 3-4 år • Alle aftaler er underskrevet i oktober 2009. • Aftaler er baseret på stor grad af gensidig tillid!Konkurrencen var ikke baseret på laveste pris, men i stedet på indhold.

4. Campus Service

5. Bygningsgruppen Campus Byggeri Campusbyggechef NØRRE Campus 369.500 m2 CITY Campus 246.000 m2 SØNDRE Campus 122.000 m2 FREDERIKSBERG Campus 187.000 m2 Campusteamleder: Lars Ole Lars Martin Einar Bo Melissa Anette P. KUA SUND NØRRE FÆLLED ØSTERVOLD INDREBY LIFETåstrupNødeboDjurslandHørsholm Drifts- område 4 Drifts- område 1 Drifts- område 2 Drifts- område 5 Drifts- område 3 Drifts- område 4 Ingeniør vedligehold: Ebbe (Sven Bo) Saqib ½ Annette N. ½ Annette N. Arkitekt vedligehold: Maja + Birgit Anette F. ½ Peter ½ Peter

6. Organisation og roller vedr. vedligeholdelse på KU Campus service CITY Campus service SØNDRE • Deltagelse i bygningssyn • Oplæg til vedligeh. planer • Krav til drifts- mæssige forhold • Lokal koordinering • Information af brugere Bygningsstyrelsen (tidl. UBST) Campus service SUND • Adm. af udv. bygningssyn • Planlægn. af udv. vedligeh. Campus service NORD del Øster Vold Campus Service Campus service NORD del Nørre Fælled • Adm. af bygningssyn • Vedligeh. planlægning • Kontakt til Bygningsstyrelsen • Udarb. af budget • Udarb. af samlede vedligeh. planer • Indgåelse af rådg. aftaler • Tilrettelæggelse og godk. af projekter og projekt- ændringer • Økonomistyring og regnskab Campus service Frederiksberg Rådgivere • Ansvar for opgavens løsning og udførelse

7. Årscyklus Godk. budget Indv. bygn. syn udgives Planlægn. af indv. vedligeh. Planlægn. af udv. vedligeh. Udmelding af udv. vedligeh. Indv. bygn. syn Opstartmøder m. rådgivere Udarb. af budgetforslag Årlig redeg. om bygn. vedl. til KU’s ledelse Udv. bygn. syn

8. Prio. 3 - udvendig Prio. 2 - udvendig Prio. 1 - udvendig Prio. 3 -indvendig Prio. 2 -indvendig Prio. 1 -indvendig Bygningssyn, indvendigt Prio. 3 - udvendig Prio. 2 - udvendig Prio. 1 - udvendig Prio. 3 -indvendig Prio. 2 -indvendig Prio. 1 -indvendig

9. Midler til vedligeholdelse

10. KU:Rådgiver:- Fordeling af midler - Planlægn. af projekter i samarb. m. driftsomr.- Opstartmøder m. rådgivere - Overdraget projekter- Sende rekvisition på start- honorar *) - Forbereder projekter / skriver opstartnotater- Godkende opstartnotater / revidere rekvisition - Projektering og udbud - Indstilling- Godkendelse af indstilling / revidere rekvisition - Gennemføre projekt Indvendig vedligeholdelse - forløb *) Dette honorar er den første del af det samlede honorar for sagen baseret på den samlede entrepriseudgift

11. Bygningsstyrelsen:- Udmelde projekterKU:Rådgiver:- Planlægn. af projekter i samarb. m. driftsomr.- Opstartmøder m. rådgivere - Overdraget projekter - Fremsender underskrevet tillægsaftale Herefter som ved indvendig vedligeholdelse Udvendig vedligeholdelse - forløb

12. Finansieringskilder til vedligeholdelse på KU Midler til vedligeholdelse: 1. KU-bevilling 2. Bygningsstyrelsen-bevilling 3. Bygningsstyrelsen-indv.(Bygningsstyrelsen bidrag til lejers vedligeholdelse) Bygninger KU lejer af anden udlejer Bygninger KU ejer (donerede) Bygninger KU lejer af Bygningsstyrelsen Udvendig: Udlejer eller KU (afh. af lejekontrakt) Udvendig: Bygnings- styrelsen-bev. Udvendig: KU-bev. Indvendig: KU-bev. Bygnings- styrelsen-indv. Indvendig: KU-bev. Indvendig: KU-bev. Ca. 25.000m² Ca. 860.000m² Ca. 90.000m²

13. Økonomihåndtering Campus Plan & Byg Rådgiver Rekvisition Betalingsplan Godk. bet. plan Midler til ”KU-konto” Entreprenør fakturaer Rådgiver godkender og betaler entreprenørfakturaer Honorar fakturaer KU godkender og betaler honorarfakturaer

14. VFS Vedligeholdelses faktureringssystem

15. BVF Bygge- og vedlige holdelsesfakturering