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Ministerio de Defensa Nacional Secretaría General Dirección de Finanzas

Ministerio de Defensa Nacional Secretaría General Dirección de Finanzas. MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Y LINEAMIENTOS CIERRE DE VIGENCIA E INICIO AÑO. AGENDA OBJETIVO GENERAL. OBJETIVOS ESPECIFICOS. MARCO LEGAL. MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS.

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  1. Ministerio de Defensa Nacional Secretaría General Dirección de Finanzas

  2. MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Y LINEAMIENTOS CIERRE DE VIGENCIA E INICIO AÑO

  3. AGENDA • OBJETIVO GENERAL. • OBJETIVOS ESPECIFICOS. • MARCO LEGAL. • MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS. • 5. FECHAS ESTABLECIDAS MINISTERIO HACIENDA Y CREDITO PUBLICO CIERRE VIGENCIA E INICIO AÑO. • 6. ASPECTOS A CONSIDERAR EN EL CIERRE DE VIGENCIA 2008. • 7.CRONOGRAMA ACTIVIDADES E INFORMES CIERRE VIGENCIA FISCAL E INICIO DE AÑO.

  4. OBJETIVO GENERAL DAR A CONOCER A LOS FUNCIONARIOS DE LAS UNIDADES EJECUTORAS EN LINEA CON EL SISTEMA SIIF NACIONAL, LA ACTUALIZACION REALIZADA AL MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS PARA EL CORRECTO REGISTRO, ANALISIS, EJECUCION Y CONTROL DE LOS RECURSOS APROPIADOS AL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL ASI COMO, LOS LINEAMIENTOS PARA EL CIERRE DE VIGENCIA E INICIO DE AÑO.

  5. OBJETIVOS ESPECIFICOS • Dar a conocer la estructura del Manual de Políticas y Procedimientos Financieros que determina el proceso financiero en el Ministerio de Defensa Nacional, a fin de tener unidad de criterio. • Fortalecer el sistema de Control Interno en el manejo de los recursos. • Crear conciencia en los funcionarios, acerca de la responsabilidad derivada del registro, ejecución, control y contabilización de los recursos. • Establecer el cronograma para el envío de la información por parte de las Unidades Ejecutoras a la Dirección de Finanzas y Entes de Control.

  6. MARCO LEGAL Constitución Política de Colombia. Ley 48 del 03 de Mar/93 “Por la cual se reglamenta el Servicio de Reclutamiento y Movilización”. Ley 80 del 28-Oct/93 “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública” y reglamentarios. Ley 87 del 29-Nov/93 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones” y reglamentarios. Ley 734 del 05-Feb/02 “Por la cual se expide el Código Disciplinario Unico”. Régimen de Contabilidad Pública.

  7. MARCO LEGAL Continuación Ley 819 del 09-Jul/03 “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones. Decreto 111 del 15-Ene/96 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto” y reglamentarios. Decreto 2789 del 31-Ago/04 “Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación”. Decreto de Liquidación del Presupuesto General de la Nación. Resolución No. 036 del 7-May/98 “Por la cual se determinan algunas normas y procedimientos sobre registros presupuestales, suministro de información y su sistematización del Presupuesto General de la Nación”.

  8. MARCO LEGAL Continuación Decreto 4730 DEL 28-Dic/05 “Por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto”. Decreto 1957 del 30-May/07 “Por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto y se dictan otras disposiciones en la materia”. Decreto 4318 del 30-Nov/06 “Por la cual se modifica el Decreto 2789 de 2004 que reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación. Decreto 1525 del 9 de mayo de 2008 “Por la cual se dictan normas relacionadas con la inversión de los recursos de las entidades estatales del orden nacional y territorial”. Régimen de Contabilidad Pública y demás normas legales vigentes en materia contable.

  9. PROCEDIMIENTOS QUE COMPONEN EL MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS

  10. MANUAL POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS • Procedimiento 1 “Ejecución Vigencia Actual Cadena Presupuestal Egresos”. • Procedimiento No. 2 “Cadena Presupuestal Ingresos”. • Procedimiento No. 3 “Programa Anual Mensualizado de Caja PAC”. • Procedimiento No. 4 “Cierre de Vigencia Fiscal”. • Procedimiento No. 5 “Vigencia Fiscal Siguiente”. • Procedimiento No. 6 “Solicitud y Registro del Compromiso asumido con cargo a Vigencias Futuras en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF-Nación”. • Procedimiento No. 7 “Apertura, Reembolso y Legalización de Cajas Menores Unidades en Línea con el Sistema SIIF-Nación”. • Procedimiento No. 8 “Apertura, Reembolso y Legalización de Cajas Menores Unidades Fuera de Línea”.

  11. MANUAL POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS • Procedimiento No. 9 “Cancelación Rezago Presupuestal”. • Procedimiento No. 10 “Cargue Deducciones Nóminas y Embargos Judiciales”. • Procedimiento No. 11 “Gastos Reservados”. • Procedimiento No. 12 “Gastos de Personal”. • Procedimiento No. 13 “Prestaciones Sociales”. • Procedimiento No. 14 “Crédito Externo”. • Procedimiento No. 15 “Comercio Internacional”. • Procedimiento No. 16 “Modificaciones Presupuestales”. • Procedimiento No. 17 “Sistema Norteamericano de Ventas Militares al Extranjero (FMS)”. • Procedimiento No. 18 “Cuota de Auditaje”.

  12. MANUAL POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Procedimiento No. 19 “Ejecución Partida Viáticos”. Procedimiento No. 20 “Mesadas Pensionales”. Procedimiento No. 21 “Títulos de Devolución de Impuestos (TIDIS). Procedimiento No. 22 “Creación Ordenadores del Gasto”. Procedimiento No. 23 “Cesión de Contratos Unidades en Línea con el SIIF-Nación”. Procedimiento No. 24 “Cesión de Pago (Derecho Económico) Unidades en Línea con el SIIF-Nación”. Procedimiento No. 25 “Servicios Públicos”.

  13. MANUAL POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Procedimiento No. 26 “Beneficiario Cuenta”. Procedimiento No. 27 “Contribución 5% en Contratos de Obra Pública”. Procedimiento No. 28 “Ejecución Cesantías Fondo Nacional del Ahorro”. Procedimiento No. 29 “Consignación a Cuentas de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional”. Procedimiento No. 30 “Anulación Cuentas por Cobrar Con Situación de Fondos (CSF). Procedimiento No. 31 “Anulación Cuentas por Cobrar Sin Situación de Fondos (SSF)”. Procedimiento No. 32 “Devoluciones Con Situación de Fondos”. Procedimiento No. 33 “Devoluciones Sin Situación de Fondos”. Procedimiento No. 34 “Devoluciones Unidades Fuera de Línea”.

  14. MANUAL POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Procedimiento No. 35 “Recaudo y Ejecución de Ingresos y Traslado de Recursos Sin Situación de Fondos (SSF)”. Procedimiento No. 36 “Modificaciones de PAC”. Procedimiento No. 37 “Intercambio Fechas de Pago”. Procedimiento No. 38 “Aplazamiento Plan de Pagos Reserva Presupuestal y Vigencia Actual”. Procedimiento No. 39 “Obligaciones no Pagadas en fechas anteriores a la del Sistema”. Procedimiento No. 40 “Deducciones”. Procedimiento No. 41 “Acreedores Varios”. Procedimiento No. 42 “Fondo de Defensa Nacional”. Procedimiento No. 43 “Provisión de Fondos a las Unidades Fuera de Línea a través de Ordenes de Pago OAT”.

  15. MANUAL POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Procedimiento No. 43 “Provisión de Fondos a las Unidades Fuera de Línea a través de Ordenes de Pago OAT”. Procedimiento No. 44 “Reintegros Con Situación de Fondos (CSF)”. Procedimiento No. 45 “Reintegro en Dólares Situados en Cuentas del Exterior CSF”. Procedimiento No. 46 “Reintegro Dólares Rendimientos Financieros Con Situación de Fondos”. Procedimiento No. 47 “Casos Especiales de Nómina”. Procedimiento No. 48 “Reintegro Dólares Tesorerías Principales Unidad Ejecutora Nivel Central y Regionales en Línea”. Procedimiento No. 49 “Reintegros Sin Situación de Fondos (SSF)”. Procedimiento No. 50 “Cuentas Bancarias”.

  16. MANUAL POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Procedimiento No. 51 “Administración de Usuarios y sus Restricciones en el Sistema SIIF”. Procedimiento No. 52 “Medidas Seguridad Sistema SIIF Nación”. Procedimiento No. 53 “Plan de Contingencia Sistema SIIF Nación entre Entidades, Unidades Ejecutoras (Nivel Central) o Regionales”. Procedimiento No. 54 “Soporte SIIF-Nación”. Procedimiento No. 55 “Acreedores Varios Pensiones”. Procedimiento No. 56 “Consulta Pago Proveedores SIIF-Nación”. Procedimiento No. 57 “Inversión Forzosa”. Procedimiento No. 58 “Apropiación Presupuestal”.

  17. ACTUALIZACIONES REALIZADAS A LOS PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Procedimiento 1 “Ejecución Vigencia Actual Cadena Presupuestal Egresos”. Se excluyó lo correspondiente apropiación presupuestal. Eliminación cuentas para los anticipos. Carpeta plan de pago el pendiente de obligar. Nit para gastos de nacionalización en los registros presupuestales. Procedimiento No. 2 “Cadena Presupuestal Ingresos”. La obligatoriedad de la inversión en títulos de tesorería clase B. Ajustes de orden contable. Procedimiento No. 3 “Programa Anual Mensualizado de Caja PAC”. Se incluyó modificación cupo movimiento. Procedimiento No. 6 “Solicitud y Registro del Compromiso asumido con cargo a Vigencias Futuras en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF-Nación”. Inclusión reporte listado de compromisos vigencias futuras.

  18. ACTUALIZACIONES REALIZADAS A LOS PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS • Procedimiento No. 7 “Apertura, Reembolso y Legalización de Cajas Menores Unidades en Línea con el Sistema SIIF-Nación”. • Modificación cuenta contable y carpeta plan de pagos. • Procedimiento No. 10 “Cargue Deducciones Nóminas y Embargos Judiciales”. • Identificar el Beneficiario a quien se le hacen deducciones y modificación cuenta contable. • Procedimiento No. 11 “Gastos Reservados”. • Indicación de erogaciones que se pueden atender por este rubro presupuestal. • Procedimiento No. 14 “Crédito Externo”. • Nit para gastos de nacionalización en los registros presupuestales. • Procedimiento No. 15 “Comercio Internacional”. • Nit para gastos de nacionalización en los registros presupuestales. • Procedimiento No. 16 “Modificaciones Presupuestales”. • Se actualizó rubros para ejecutar pasivos vigencias expiradas.

  19. ACTUALIZACIONES REALIZADAS A LOS PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Procedimiento No. 17 “Sistema Norteamericano de Ventas Militares al Extranjero (FMS)”. Se actualizó directiva transitoria Nº 18 del 26 de septiembre de 2008. Procedimiento Nº 18 Cuota de Auditaje Modificación Cuenta Bancaria y Entidad Financiera y registro contable. Procedimiento Nº 20 Mesadas Pensionales Está en cabeza de la Gestión General y realizó actualización registros contables. Procedimiento No. 25 “Servicios Públicos”. Inclusión cuentas bancarias de acueducto y alcantarillado de Bogotá. Actualización cuentas bancarias EPM Bogotá Telecomunicaciones. Se actualizó confirmación de deducciones incluyendo carpeta pagos por referencia. Se actualizó frente a la información que se debe remitir a Telefónica Telecom. No se debe adelantar pagos ACH a las empresas prestadoras del servicio. Se da claridad al número de referencia que se debe utilizar para Codensa. Puntos de control para no efectuar pagos en forma anticipada.

  20. ACTUALIZACIONES REALIZADAS A LOS PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Procedimiento Nº 26 “Beneficiario Cuenta”. Verificación del abono a cuenta Beneficiario Final y carpeta plan de pagos. Procedimiento No. 27 “Contribución 5% en Contratos de Obra Pública”. Se actualizó registros contable. Procedimiento No. 29 “Consignación a Cuentas de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional”. Se actualizó código de portafolio y cuenta contable. Procedimiento No. 30 “Anulación Cuentas por Cobrar Con Situación de Fondos (CSF). Se ajustó definición remisibilidad. Procedimiento No. 31 “Anulación Cuentas por Cobrar Sin Situación de Fondos (SSF)”. Se ajustó definición remisibilidad. Procedimiento No. 33 “Devoluciones Sin Situación de Fondos” Modificación cuenta contable.

  21. ACTUALIZACIONES REALIZADAS A LOS PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Procedimiento No. 35 “Recaudo y Ejecución de Ingresos y Traslado de Recursos Sin Situación de Fondos (SSF)”. Modificación cuenta contable. Procedimiento No. 36 “Modificaciones de PAC”. Nueva funcionalidad Planes de pagos del compromiso de los valores pendientes por obligar en cada una de las líneas. Procedimiento No. 38 “Aplazamiento Plan de Pagos Reserva Presupuestal y Vigencia Actual”. Aplazamiento de PAC durante siete primeros días hábiles del mes. Procedimiento No. 41 “ Acreedores Varios”. Se excluyó acreedores varios de pensiones. Procedimiento No. 42 “Fondo de Defensa Nacional”. Actualización recibo consignación y registros contables. .

  22. ACTUALIZACIONES REALIZADAS A LOS PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Procedimiento 44 “Reintegros Con Situación de Fondos”. Se actualizó registros contables, los valores objeto de reintegro a DGCPyTN se deben realizar por el valor neto. Procedimiento 46 “ Reintegros Dólares Rendimientos Financiaros”. Se actualizó nombre cuentas contables. Procedimiento 49 “Reintegros Sin Situación de Fondos” Se actualizó registros contables. los valores objeto de reintegro a las tesorerías se deben realizar por el valor neto. Procedimiento Nº 50 “Cuentas Bancarias”. Se elimino manejo cuentas corrientes conjuntas para anticipos.

  23. ACTUALIZACIONES REALIZADAS A LOS PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Procedimiento No. 53 “Plan de Contingencia Sistema SIIF Nación entre Entidades, Unidades Ejecutoras (Nivel Central) o Regionales”. Se incluyó formato uso terminal Minhacienda por fallas en comunicación en la Unidad Ejecutora. Procedimiento No. 54 “Soporte SIIF-Nación”. Se realizó actualización por horario del servicio Call Center y número telefónico. Procedimiento No. 55 “Acreedores Varios Pensiones”. Se dispone como nuevo procedimiento y pagar pensiones Gestión General. Procedimiento No. 56 “Consulta Pago Proveedores SIIF-Nación”. Actualizó número telefónico Call Center. Procedimiento Nº 59 “Devolución Impuesto a las ventas Escuelas de Formación SSF.

  24. FECHAS ESTABLECIDAS MINISTERIO DE HACIENDA CIERRE DE VIGENCIA E INICIO AÑO

  25. DIRECTIVA “POLITICAS CIERRE VIGENCIA E INICIO AÑO” • FECHAS ESTABLECIDAS. • LIMITE LEGALIZACIÓN DEFINITIVA CAJAS MENORE ANTES DEL 28 DE DICIEMBRE DE 2008. • ULTIMO DIA DE GIRO POR PARTE DE LA DGCPYTN 26 DE DICIEMBRE/08. • CIERRE CALENDARIO 31 DE DICIEMBRE A LAS 10 PM. • CIERRE DEFINITIVO DE INGRESOS Y EGRESOS ENERO 20 DE 2009. • PERIODO DE TRANSICION DEL 2 AL 20 DE ENERO DE 2009. • REINTEGROS DE RECURSOS SOBRANTES DEL PRESUPUESTO GENERAL DE LA NACIÓN ENTIDADES EN LÍNEA 15 DE ENERO DE 2009. • PLAZO DE REGISTRO DE COMPROMISOS DE VIGENCIAS FUTURAS ENTIDADES EN LÍNEA ENERO 19 DE 2009.

  26. DIRECTIVA “POLITICAS CIERRE VIGENCIA E INICIO AÑO” • FECHAS IMPORTANTES • PLAZO CARGA DE INFORMACION EJECUCION PRESUPUESTAL UNIDADES FUERA DE LINEA ENERO 08 DE 2009. • CONSTITUCIÓN DE RESERVAS Y CUENTAS POR PAGAR ENERO 20 DE 2009. • CIERRES CONTABLES PROVISIONALES POR UNIDAD EJECUTORA 22 DE ENERO AL 29 DE ENERO DE 2009. • INICIO CIERRES CONTABLES DEFINITIVOS 2 DE FEBRERO DE 2009. • FINALIZACIÓN CIERRES CONTABLES DEFINITIVOS 9 DE FEBRERO.

  27. “Aspectos Relevantes” • Las reservas presupuestales y cuentas por pagar constituidas en el año 2007 y ejecutadas en el año 2008, que al 26 de diciembre de 2008 no se hayan pagado expiran; por lo anterior las órdenes de pago presupuéstales de compromisos de reservas presupuéstales y de  obligaciones de cuentas por pagar, que al 26 de diciembre de 2008 no queden en estado pagado, el sistema las anula automáticamente, no permitiendo hacer su pago en el año 2009, por esto, se deben revisar todas las órdenes de pago antes de esta fecha para pagarlas o anularlas.

  28. “Aspectos Relevantes” • 2 Se recomienda aplazar o modificar, con suficiente antelación, los planes de pago de compromisos no pagados de la vigencia fiscal 2008 para el año 2009. • 3. Se debe gestionar los reintegros que tenga la entidad a 31 de diciembre para que sean aplicados en el PAC y contar con cifras más ajustadas. • Compromisos que tengan que realizar para la vigencia 2009 y el PAC se encuentre en varios meses, se recomienda gestionar con la Dirección de Finanzas para que lo agrupen en un sólo mes. • Las reservas presupuestales sólo aplicarán en casos excepcionales o fortuitos.

  29. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES E INFORMES CIERRE DE VIGENCIA FISCAL E INICIO AÑO

  30. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES E INFORMES CIERRE DE VIGENCIA FISCAL PRESUPUESTO

  31. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES E INFORMESCIERRE DE VIGENCIA FISCAL PRESUPUESTO

  32. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES E INFORMES CIERRE DE VIGENCIA FISCAL PRESUPUESTO

  33. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES E INFORMES CIERRE DE VIGENCIA FISCAL PRESUPUESTO

  34. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES E INFORMES CIERRE DE VIGENCIA FISCAL TESORERIA

  35. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES E INFORMES CIERRE DE VIGENCIA FISCAL TESORERIA

  36. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES E INFORMES CIERRE DE VIGENCIA FISCAL TESORERIA *ES IMPORTANTE TENER EN CUENTA, QUE LOS REINTEGROS QUE SE REALICEN EN EL MES DE DICIEMBRE/2008 Y QUE TIENEN QUE VER CON LAS CUENTAS POR PAGAR O RESERVAS PRESUPUESTALES A CONSTITUIR PARA LA VIGENCIA FISCAL 2008, DEBEN SER APLICADOS EN SU TOTALIDAD.

  37. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES E INFORMES CIERRE DE VIGENCIA FISCAL “CONTABILIDAD”

  38. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES E INFORMES CIERRE DE VIGENCIA FISCAL “CONTABILIDAD”

  39. Dirección de Finanzas Ministerio de Defensa Nacional “NUESTRO COMPROMISO ES PROCURAR LA EFICIENTE Y EFICAZ EJECUCIÓN DE LOS RECURSOS DEL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL“.

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