Apvienotais tehniskais sekretariāts Gints.pipikis@latlit.eu

1. Latvijas–Lietuvas pārrobežu sadarbības programma 2007.–2013.gadamPRAKTISKAIS SEMINĀRS “Kā izstrādāt labu projekta iesniegumu?” • Projekta budžeta plānošana Apvienotais tehniskais sekretariāts Gints.pipikis@latlit.eu 19.janvāris, 2010.gads, Saldus 21.janvāris, 2010.gads, Līvāni

2. Saturs • Juridiskais ietvars, pamatprincipi • Vispārīgie nosacījumi • Budžeta līnijas • Neattiecināmās izmaksas • Ienākumi • Izmaksu dalīšana • Izmaiņas projekta budžetā • Izplatītākās kļūdas • Budžeta plānošana

3. Juridiskais ietvars • Programmas dokuments / Programme Document • Programmas rokasgrāmata / Programme Manual • Finansēšanas līgums / Subsidy Contract • ES un nacionālā normatīvie akti • Vadlīnijas pirmā līmeņa kontrolieriem / Guidelines for First Level Controllers (www.latlit.eu /How to implement /1 Level control) • Nacionālie noteikumi par attiecināmām izmaksām un citi normatīvie akti • (LR Ministru kabineta noteikumi Nr.89 no 27.01.2009) • (www.latlit.eu /How to implement /1 level control /Latvija /Vadlīnijas finanšu saņēmējiem (guidelines)) • Jāievēro stingrākie nosacījumi

4. Pamatprincipi • Pareiza finanšu vadība /Sound Financial Management • 2002.gada 25.jūnija EP regula 1605/2002 • Saimnieciskuma princips /efficiency prasa, lai resursi, ko iestādes lieto savas darbības veikšanai, būtu pieejami noteiktajā laikā, pienācīgā apjomā un kvalitātē un par labāko cenu • Lietderības princips /effectivenesssaistīts ar labāko attiecību starp izmantotajiem resursiem un sasniegto rezultātu • Efektivitātes princips /economyir saistīts ar konkrētu nosprausto mērķu un paredzēto rezultātu sasniegšanu • PR 9.2.1.

5. Vispārīgie nosacījumi • Interešu konflikta un korupcijas novēršana • Dubultās finansēšanas nepieļaušana • Projekta rezultātu īpašumtiesības • Sabiedriskais labums • Projekta mērķiem un rezultātiem jāsniedz sabiedriskais labums un jābūt brīvi pieejamiem • Projekta partneri nedrīkst nolīgt viens otru / Sub-Contracting Between PP • PR 9.2

6. Izmaksu attiecināmība • Izmaksas ir radušās VP vai PP un tās nebūtu radušās neīstenojot projektu • Izmaksas patiešām ir veiktas ( izmaksātas) • Izmaksas ir radušās brīdī, kad summa tiek pārskaitīta no Vadoša partnera( VP)/ Projekta partnera (PP) bankas konta • Izmaksu dalīšanas gadījumā izmaksas uzskatāmas par veiktām, kad ieviesējpartneris (Implementing PP) ir veicis maksājumu • Attiecināmās izmaksas, ir pierādāmas ar darba rezultātu (Īstenota vismaz daļēja piegāde ) • PR 9.2.7

7. Izmaksu attiecināmība (2) • Izmaksas ir tieši saistītas ar projektu • Izmaksas ir attiecinātas pareizajā budžeta līnijā un atbilstošajā darba pakā • Izmaksas ir iekļautas tajā pašā atskaišu perioda atskaitē, kurā izmaksas tika veiktas • Projekta izmaksas nepārsniedz apstiprināto projekta budžetu • Izmaksas, kas tiek attiecinātas BL4, BL6, BL7, BL8 ir norādītas Iesnieguma veidlapā un nepārsniedz noteikto apjomu • PR 9.2.7

8. Budžeta līnijas • BL1 Personāla izmaksas • BL2 Tiešie administratīvie izdevumi • BL3 Netiešie administratīvie izdevumi • BL4 Ārpakalpojumi • BL5 Ceļojumu un uzturēšanās izmaksas • BL6 Iekārtas un infrastruktūra • BL7 Ieguldījums natūrā • BL8 Projekta iesnieguma sagatavošanas izmaksas

9. BL1 Personāla izmaksas Ietver: Projekta vadītāja, grāmatveža, pētnieka, u.c.: • algu • nodokļus, sociālās iemaksas • veselības apdrošināšanu Izmaksas var tikt iekļautas tikai attiecībā uz personālu, kuru nodarbinājis projekta partneris, balstoties uz noslēgto darba līgumu Prasības: • jāpiemēro faktiskā algas likme • izmaksas pamato ar darba līgumiem, darba laika uzskaites tabelēm, rīkojumiem, darba aprakstiem u.c.

10. BL1 Personāla izmaksas (2) Nav attiecināmas: • Izmaksas, kas saistītas ar organizācijas darbinieku ikdienas darbu, kas tiktu veikts neatkarīgi no projekta • Izdevumi, kas samaksāti, balstoties uz uzņēmumu/pakalpojuma līgumiem, kā arī līdzīgiem līgumiem, kas balstīti uz civillikumu, nedrīkst tikt attiecināti šajā BL. Tiem jābūt ietvertiem BL4

11. BL1 Personāla izmaksas (3) Stundas likmes kalkulācija (www.vraa.gov.lv / 1 līmeņa kontrole / Latvijas-Lietuvas Programma / stundas likmes kalkulācija) • Pilna laika darbiniekam • Nepilna laika darbiniekam

12. BL2 Tiešie administratīvie izdevumi Administratīvās izmaksas, kuras var tikt pamatotas ar tiešiem rēķiniem, piemēram: • kancelejas preces • telekomunikāciju izdevumi • pasta izdevumi Administratīvajiem izdevumiem: • jābūt būtiskiem projekta īstenošanai un tie nerastos, ja netiktu īstenots projekts • jābūt tieši saistītām ar projektu Ja iespējams, tad biroja patēriņa preces, kuras nepieciešamas projekta īstenošanai, būtu vēlams iegādāties atsevišķi no citām biroja precēm

13. BL3 Netiešie administratīvie izdevumi (Overhead costs) „Netiešās administratīvās izmaksas” ir daļa no regulārajiem mēneša maksājumiem piemēram par īri, elektrību, apkuri, amortizācijas izmaksām un citām līdzīgām izmaksām, kas ir tieši saistītas ar projekta aktivitātēm un proporcionāli aprēķinātas saskaņā ar pamatotu un skaidru aprēķina metodi Parasti aprēķins ir balstīts uz: • darbinieku projektā nostrādāto darba laiku • projekta vajadzībām izmantoto biroja telpas lielumu Netiešās administratīvās izmaksas var būt līdz 5%no projekta kopējām izmaksām

14. BL3 Netiešie administratīvie izdevumi (2) • Aprīkojuma amortizācijas izmaksas, kurām ir tieša saikne ar projektu, ir attiecināmi izdevumi, nodrošinot, ka: • šī aprīkojuma iegādei netiek izmantots valsts vai EK finansējums • amortizācija ir aprēķināta saskaņā ar atbilstošiem grāmatvedības nosacījumiem un izmaksas attiecas tikai uz konkrētā projekta līdzfinansējuma periodu • Biroja mēbeļu, datoru un cita biroja aprīkojuma iegāde nevar tikt iekļauta šajā BL. Tai jābūt iekļautai BL6 • Ārpakalpojumu administrēšanas izmaksas jāiekļauj BL4

15. BL3 Netiešie administratīvie izdevumi (3)

16. BL4 Ārpakalpojumi Ārpakalpojumus sastāda izmaksas, kas veiktas, balstoties uz līgumiem ar ārējo pakalpojumu nodrošinātāju, ja: • darbs ir būtisks projektam • izmaksas ir samērīgas (saskaņā ar vidējām likmēm) • tiek nodrošināta atbilstība iepirkuma procedūrām • tiek nodrošināta pakalpojumu kvalitāte • Izmaksas ir attiecināmas tikai, ja tās ir detalizētas Iesnieguma veidlapā, BL4 • Gadījumā, ja kopējās investīciju tehniskās dokumentācijas sagatavošanas izmaksas šajā BL pārsniedz 50.000 EUR, projekta iesniedzējam jāiesniedz tehniski ekonomiskais pamatojums

17. BL5 Ceļojumu un uzturēšanās izmaksas • Ceļojumu un uzturēšanās izmaksas projekta partnera darbiniekiem • Attiecināmas tikai tad, ja tās ir būtiskas projekta efektīvai īstenošanai • Jāizmanto ekonomiskākais un piemērotākais transporta līdzekļa veids • Neskatoties uz projekta partnera juridisko statusu (NVO), dienas naudas apjoms, apmešanās izdevumi nevar pārsniegt normatīvajos aktos noteikto likmi valsts iestāžu darbiniekiem • Jāieplāno izdevumi ārpus programmas teritorijas

18. BL5 Ceļojumu un uzturēšanās izmaksas (2) • Ārējo ekspertu ceļojuma un uzturēšanās izmaksas jāiekļauj BL4 Izmaksas, kas nav attiecināmas: • ceļošana/ braucieni biznesa klasē, ja vien nav skaidri pierādīts, ka tā bija vienīgā iespēja/ ekonomiskākais veids • automašīnas un taksometra pakalpojumu lietošanas izmaksas laikā, kad ir pieejams sabiedriskais transports, ja vien tas netiek īpaši pamatots • ikdienas braucieni projekta personālam no mājām uz biroju

19. Budžeta līnijas Ceļojuma izmaksas: Ārējie eksperti Darbinieki Viesi Administrācijas izmaksas: Darbinieki Ārējie eksperti • BL1 Personnel • BL2 Direct Administration costs • BL3 Indirect Administration costs • BL4 External Services • BL5 Travel and Accommodation • BL6 Equipment and Infrastructure • BL7 In Kind costs • BL8 Preparation costs • BL1 Personnel • BL2 Direct Administration costs • BL3 Indirect Administration costs • BL4 External Services • BL5 Travel and Accommodation • BL6 Equipment and Infrastructure • BL7 In Kind costs • BL8 Preparation costs

20. BL6 Iekārtas un infrastruktūra Investīcijām jābūt publiski pieejamām, to piederība vai izmantošanas veids nedrīkst tikt mainīts 5 gadus pēc projekta noslēguma • jāievēro publiskā iepirkuma un publicitātes noteikumi • tiek nodrošināta saražoto/ izveidoto ieguvumu kvalitāte • izmaksas ir attiecināms tikai, ja tās ir detalizētas Iesnieguma veidlapā, BL6 • gadījumā, ja investīciju izmaksas šajā BL pārsniedz 50.000 EUR, projekta iesniedzējam jāiesniedz Tehniski ekonomiskais pamatojums • Rekomendācijas: Pamatot investīciju nepieciešamību Detalizēt investīcijas Aprakstīt investīciju pārrobežu ietekmi Aprakstīt investīciju ilgtspēju

21. BL6 Iekārtas un infrastruktūra (2) • Ja projektā plānots uzlabot vai izveidot infrastruktūru, attiecīgajam projekta partnerim jābūt zemes īpašniekam un/ vai tam jābūt zemes apbūves atļaujai • Ja projektā ir paredzēta celtniecības darbi kopā ar projekta pieteikuma veidlapu ATS jāiesniedz arī pilna tehniskās dokumentācijas pakas kopija • PP jāieplāno Iesnieguma veidlapā (BL4) izmaksas, kuras pieprasa normatīvie akti (piemēram – būvuzraugs, pieņemšana ekspluatācijā, autoratlīdzība), bet kas nav iekļautas būvniecības līgumā

22. BL7 Ieguldījums natūrā Var tikt attiecināts tikai neapmaksāts brīvprātīgais darbs (darbs, kuru persona veic pēc pašas vēlēšanās un nesaņem par to atalgojumu no jebkāda avota) • jābūt nepieciešamam projekta īstenošanai un balstītam uz rakstisku līgumu • apjomu nosaka balstoties uz minimālā valsts noteiktā mēneša/stundas neto algas likmi • Nedrīkst pārsniegt 15% no kopējā projekta partnera budžeta

23. BL8 Projekta iesnieguma sagatavošanas izmaksas Tikai tehniski ekonomiskā pamatojuma un tehniskās dokumentācijas sagatavošanas izmaksas • tehniskais projekts, • ietekmes uz vidi novērtējums, • tehnisko dokumentu un Iesnieguma veidlapas tulkošana • Izdevumi var tikt attiecināti, ja maksājumi ir veikti pēc 01.01.2007, bet ne agrāk kā 24 mēnešus pirms AUVK lēmuma pieņemšanas un ne vēlāk kā dienu pirms AUVK lēmuma pieņemšanas datuma • Maksimālā sagatavošanas izmaksu summa var būt līdz 5% no kopējā attiecināmā projekta budžeta, bet ne lielāka kā 50.000 EUR • Attiecas BL4 ”Ārpakalpojumi” nosacījumi

24. Neattiecināmās izmaksas • PVN, vai citi nodokļi un maksas, kas ir atgūstamas • Luksusa preces un pakalpojumi, naudas balvas • Izmaksas, kuras jau tiek segtas kāda Eiropas vai cita finanšu instrumenta ietvaros vai jau iekļautas citās BL • Personāla izmaksas, kas radušās veicot ar likumu noteiktus pienākumus, kas tiktu pildīti arī neīstenojot projektu • Politisku un reliģisku aktivitāšu izmaksas • Soda naudas, tiesas prāvu izmaksas, parādi • Izmaksu dalīšanas metode, VP aizturot maksājumus PP pēc maksājuma saņemšanas no Sertifikācijas Iestādes (SI) Pilnu neattiecināmo izmaksu sarakstu skatīt PR sadaļa 9.6

25. Task nr1

26. Task nr1

27. Ienākumi • Ja projekta laikā tiek gūti ienākumi, piemēram, nodrošinot pakalpojumus, iekasējot dalības maksas par konferencēm, grāmatu vai brošūru pārdošanas, to summa jāatskaita no attiecināmajām izmaksām • Visi ienākumi, kas radušies piecu gadu laikā pēc projekta noslēguma, jāatskaita no projekta attiecināmajām izmaksām pirms pēdējā maksājuma veikšanas

28. 10% & 20% noteikumi • 20% no kopējā attiecināmā Programmas finansējuma var tikt piešķirti projektu partneriem no Kauņas reģiona • Līdz 10% no Programmas budžeta var tikt izmantoti ārpus ES un Programmas darbības teritorijas

29. Izmaksu dalīšana • Izmaksu dalīšana projekta kontekstā nozīmē konkrētu izmaksu sadali starp projekta partneriem saskaņā ar caurskatāmām un taisnīgām metodēm: • Īstenotājpartneris / Implementing partner • Partneri, kas veic maksājumus / Paying partners • PR sadaļa 8.4 un Pirmā līmeņa kontroles vadlīnijas • Lai dalītās izmaksas tiktu uzskatītas par attiecināmām, īstenotājpartnerim savlaicīgi jānodrošina visi iesaistītie PP ar Pirmā līmeņa kontroliera (PLK) atzinumu par dalītām izmaksām (Validation of FLC on Cost sharing for Implementing Partner/ PLK vadlīnijas)

30. Saistību atcelšana • Gadījumā, ja Programma nespēs izpildīt saistības par finansējuma apgūšanu (Decommittment procedure)Vadošai iestādei (VI) ir tiesības samazināt projekta budžetu Projektiem, kuru Finanšu resursu apguves tempa nobīde ir lielāka par 20% INTERREG IIIB

31. Izmaiņas projekta ieviešanā Izmaiņu veidi: • Izmaiņas projekta budžetā • PP var pārnest finansējumu starp budžeta līnijām un/ vai darba pakām līdz 30% apmērā no kopējām attiecināmajām projekta izmaksām • Vairākumā gadījumu izmaiņas budžetā var tikt veiktas tikai vienu reizi projekta īstenošanas laikā • Projekta īstenošanas perioda pagarināšana (<6 mēnešiem) • Izmaiņas projekta aktivitātēs un ieguvumos • Projekta partneru maiņa Nebūtiskas izmaiņas / Deviations (izmaiņas kontaktinformācijā, neilga aktivitāšu atlikšana) tiek paziņotas ATS progresa atskaitē

32. Projekta sākuma datums VP nosūta parakstīti FL kopā ar partnerības līgumu un PP budžeta sadalījumu ATSī FL - finansēšanas līgums VP - vadošais partneris FL nošutīšana VP Nosacījumu izpilde Max 2 nedēļas Max 1 mēnesis pēc FS parakstīšanas Projekta sākuma datums 18. 2010

33. Atskaišu periodi 6 mēnešu atskaišu periodi: • 1 jūnijs – 31 decembris • 1 janvāris- 30 jūnijs Pirmais un pēdējais atskaites periods var būt garāks vai īsāks

34. Atskaitīšanās Projekta sākums 1 periods 2 periods 3 periods Partnera atskaite/Partner report <= 1 mēn. Apstiprināta partnera atskaite / Confirmation <= 10 darba dienas >= 10 darba dienas Progressa ziņojums / Progres report ATS pārbaude • ATS – Apvien. tehn. sekr. • PLK-Pirmā līm. kontrole • SI–Sertifikācijas iestāde PLK PLK SI 3 nedēļas VP PP PLK mēneši 0 15 6 9 Max 3 mēn Max 6 mēn

35. Kontrole • Pirmā līmeņa kontrole: 100% izdevumu pārbaude Pirmā līmeņa kontroles vadlīnijas (www.latlit.eu) • Otrā līmeņa kontrole: izvēles kārtībā • Citas pārbaudes: • EK audits • Eiropas Revīzijas palāta/ European Court of Auditors • ATS / Vadoša iestāde(VI) • Sertifikācijas iestāde (SI)

36. Izplatītākās kļūdas • Plānotās izmaksas nav precizētas, norādītas tikai kopējas summas • Nav pamatota plānoto izmaksu nepieciešamība, nav skaidrs kā plānotās investīcijas tiks izmantotas • Ja projekta budžeta sadalījums starp partneriem nav sabalansēts, VP ir jāsniedz pamatojums par šāda sadalījuma iemesliem • Nav ieplānotas pirmā līmeņa finanšu kontroles izmaksas LT partneriem (3-4% no PP budžeta) • Izmaksas, kas saistītas ar izdevumiem ārpus programmas teritorijas un Kauņas reģionā nav atzīmētas Iesnieguma veidlapā

37. Izplatītākās kļūdas (2) • Izmaksu apjoms Iesnieguma veidlapā nesakrīt ar tāmēm vai Tehniski ekonomisko pamatojumu • Tiek izmantots maksimāli pieļaujamais budžeta princips • Personāla izmaksas nav detalizētas (Iesnieguma veidlapa, Worksheet II) • Tehniskajā dokumentācija nav uzrādītas kopējās paredzamo darbu izmaksas • Projekta Iesnieguma veidlapa forma nesaskan ar Annex II, kas ir jāiesniedz kopā ar Finansēšanas līgumu

38. Budžeta plānošanas instrumenti

39. Budžeta plānošana Plānošana: • Aktivitātes un pirkumi • Darba paketes • Kopējās izmaksas Katrai izmaksai jābūt piesaistītai pie konkrēta: • Projekta partnera • Atskaites perioda • Darba paketes • Budžeta līnijas

40. Kontakti Latvijas–Lietuvas programma Apvienotais tehniskais sekretariāts Valsts reģionālās attīstības aģentūra Ausekļa iela 14–8 (5.stāvs) Rīga, LV–1010, Latvija LV tālr.: +371 6735 0622 LT tālr.:+370 6999 4692 Fakss: +371 6735 0623 E-pasts: info@latlit.eu www.latlit.eu