Základní registry ve veřejné správě – dopady na územní samosprávu

1. Základní registry ve veřejné správě – dopady na územní samosprávu Ing. Marek Němec Bc. Radim Šmehlík, DiS.

2. Přehled témat • Smysl a účel základních registrů • Dopad zákona o základních registrech na úřad a klienty • Základní postup implementace zákona č. 111/2009 Sb. • Registr práv a povinností • Praktická cvičení

3. Smysl a účel základních registrů • Poskytovat právně závazné referenční údaje • Propagovat změny provedené oprávněnými editory do celé VS • Bezpečné a transparentní poskytování údajů i z dalších informačních systémů VS • Zjednodušit ohlašovací povinnost • Sjednocení procesů VS

4. Přehled základních registrů • Registr obyvatel - ROB • obsahující základní údaje o občanech a cizincích s povolením k pobytu v ČR, jako jsou jméno a příjmení, datum a místo narození a úmrtí a státní občanství • Registr práv a povinností - RPP • obsahující referenční údaje o působnosti orgánů veřejné moci, mj. oprávnění k přístupu k jednotlivým údajům ve všech základních registrech, informace o změnách provedených v těchto údajích apod. Slouží jako garance bezpečné správy dat občanů a subjektů vedených v jednotlivých registrech • Registr osob - ROS • obsahující údaje o právnických osobách, podnikajících fyzických osobách, orgánech veřejné moci i o nekomerčních subjektech, jako jsou občanská sdružení a církve • Registr územní identifikace, adres a nemovitostí - RUIAN • spravující údaje o základních územních a správních prvcích

5. Referenční údaj • považován za správný a právně závazný, pokud není prokázán opak nebo nevznikne oprávněná pochybnost o správnosti • Veden o: • Fyzických osobách v Registru obyvatel (ROB) • Právnických osobách v Registru osob (ROS) • Územních prvcích v Registru územní identifikace, adres a nemovitostí (RÚIAN) • Orgánech veřejné moci a jejich rozhodnutích v Registru práv a povinností (RPP) • Přístup k referenčním údajům je možný pouze prostřednictvím: • Agendových informačních systémů (volání služeb vnějšího rozhraní ISZR) – musí být registrované v ISoISVS • CzechPOINT (na základě formuláře žádosti a odpovědi) • Datových schránek (na základě formuláře žádosti a odpovědi)

6. Orgán veřejné moci • Dle zákona o základních registrech (§ 2 písm. c) • Orgánem veřejné moci se rozumí státní orgán, územní samosprávný celek a fyzická, nebo právnická osoba, byla-li jí svěřena působnost v oblasti veřejné správy • Výklad: má IČ a DS (není legislativně podpořeno) • Zřizované organizace ???

7. Informační systém základních registrů • Jediné a referenční rozhraní pro přístup k základním registrům • Přes referenční rozhraní jsou poskytovány komplexní služby dle katalogu eGON služeb • Rozhraní je dostupné pomocí KIVS/CMS nebo internetu • Ověřuje oprávnění pro přístup do ZR a zaznamenává logy o využívání eGON služeb

8. Agenda • Dle zákona o základních registrech (§ 2 písm. d) • Souhrn činností spočívajících ve výkonu vymezeného okruhu vzájemně souvisejících činností v rámci působnosti OVM • Výklad: Agenda je vymezena konkrétním zákonem, který upravuje způsob výkonu konkrétního úseku veřejné správy • Neexistuje jednoznačné doporučení (rozdíly v rozsahu registrovaných agend v RPP)

9. Agendový IS • Dle zákona o základních registrech (§ 2 písm. e) • Agendový informační systém je informační systém veřejné správy, který slouží k výkonu agendy • Obecně: • Mění terminologii ISVS (ISVS x provozní IS) • Musí splňovat podmínky dané zákonem č. 365/2000 Sb. a vyhláškou č. 528/2006 Sb. • V případě, že chce OVM ke komunikaci se ZR použít AIS, musí být tento registrován v ISoISVS a následně musí být získán technologický certifikát

10. Základní architektura

11. Základní legislativní rámec • Zejména: • Zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech • Nařízení vlády č. 161/2011 Sb., o stanovení harmonogramu a technického způsobu provedení opatření podle § 64 až 68 zákona o základních registrech. • Ale také: • Zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy • Vyhláška č. 528/2006 Sb., o formě a technických náležitostech předávání údajů do IS, který obsahuje základní informace o dostupnosti a obsahu zpřístupněných IS VS • Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů • Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů • Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů.

12. Dopad ZR – hexagon VS

13. Dopad na občana • Nemusí dokladovat referenční údaje • Nemá vliv na povinnost identifikovat žadatele nebo předmět jeho podání • Klient má přehled, jaké referenční údaje jsou o něm vedeny a kdo je využívá • Automatické rozesílání změn vybraných referenčních údajů na soukromoprávní subjekty, které klient určí

14. Dopad na úřad - oznámení

15. Základní principy oznámení • Působnost stanovena jako povinnost – minimálně 1 úřední osoba • Působnost stanovena jako právo – může být 0 • Zohlednění zastupitelnosti • Příležitost zmapovat si výkon konkrétních činností uvnitř úřadu

16. Registr práv a povinností • slouží jako zdroj údajů pro ISZR při řízení přístupu uživatelů k údajům v jednotlivých registrech a AIS • popsány všechny agendy vykonávané VS na základě platných právních předpisů • O přístupech budou uchovávány údaje • zaznamenány údaje , kterými oprávněný úředník zapisoval nebo měnil referenční údaje

17. Veřejnoprávní smlouvy • umožňují přenos působnosti v oblasti státní správy mezi obcemi • netýká se působnosti, která je na základě zákona svěřena jen některým obcím, což je případ stavebních nebo matričních úřadů • k uzavření VPS mezi obcemi je třeba souhlasu krajského úřadu, mezi ORP je třeba souhlasu Ministerstva vnitra • působnost oznamuje OVM, i když vykonává jiné OVM

18. Editorská povinnost • Editor je zodpovědný za soulad referenčních údajů se zdrojovými dokumenty • Údaje jsou zapisovány prostřednictvím AIS • Zápis bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 3 pracovních dnů ode dne, kdy se o vzniku nebo o změně skutečnosti dozví • V případě pochybnosti editor označí referenční údaj jako nesprávný – má pouze informativní hodnotu

19. Uživatel referenčních údajů • Úřední osoba je povinna využívat údaje ze ZR při výkonu činnosti, aniž by ověřovala jejich správnost • Kontrola vůči ZR – počet a okamžik validace těchto údajů je věcí konkrétní úpravy procesního postupu každého z úřadů • Zjistí-li uživatel nesoulad referenčních údajů vedených v ZR se skutečným stavem, anebo pochybnost, uvědomí o tom neprodleně editora

20. Vzorový proces

21. Formuláře • centrální formuláře • upravené zákonem nebo vyhláškou • formuláře nejsou upraveny speciálním zákonem, ale jsou v režimu zákona č. 500/2004 Sb., musí dle § 37 odst. 3: • jméno a příjmení, datum narození, místo trvalého pobytu, popřípadě jinou adresu pro doručování podle § 19 odst. 3 správního řádu název nebo obchodní firmu, identifikační číslo osob nebo obdobný údaj, adresu sídla, popřípadě jinou adresu pro doručování. • ostatní formuláře • doplnit číslo elektronicky čitelného identifikačního dokladu (občanského průkazu, cestovního pasu, povolení k pobytu, vízového štítku a pobytového štítku) • klient může dobrovolně uvést jméno, příjmení, místo trvalého pobytu a datum narození (pro ztotožnění).

22. Komunikace se základními registry • Komunikovat mohou pouze REGISTROVANÉ agendové informační systémy • AIS komunikují prostřednictvím vnějšího rozhraní ISZR (webové služby) • Veškerou vzájemnou komunikaci mezi AIS a ZR zprostředkovává ISZR – ověřuje oprávnění AIS a role pro přístup k eGON službám ZR (tj. potřebuje informaci o OVM, AIS, agendě, činnostní roli) • záznamy (ISZR) o komunikaci na úrovni identifikace OVM

23. Registrace AIS do ISoISVS • v kompetenci správce AIS • neexistuje jednoznačný výklad, co je a co není AIS a jak jej členit • možné přístupy registrace jednotlivých AIS do ISoISVS : • agendový • aplikační • kombinace • doporučení registrovat AIS v souladu s aplikačním přístupem, tedy jako integrované informační systémy podporující výkon více agend (počet certifikátů, počet agend)

24. Připojení AIS k ZR • Jedná se o AIS editační? • Je OVM subjektem CMS/KIVS • Získání certifikátu pro komunikaci s ISZR • Připojení úředních osob k agendě (včetně zřízení uživatelských účtů) • Identity Management ve vlastní režii • Využití JIP pro správu rolí a přístupy monitorovat ve svém AIS • Správa rolí i uživatelů v JIP

25. Nutný update/upgrade AIS • Ztotožnění záznamů a zavedení AIFO • Úprava formulářů • Komunikace s ISZR • Zabránění neoprávněného přístupu k údajům vedeným v AIS a k referenčním údajům ze ZR • Vedení záznamů o přístupu k údajům obsaženým v ZR

26. Informační koncepce • Povinnost zpracovat informační koncepci dle zákona č. 365/2000 Sb. • Obsahuje seznam ISVS a jejich předpokládaný vývoj • Změna definice (rozšíření) pojmu ISVS o všechny AIS znamená aktualizaci informační koncepce (soulad s ISoISVS)

27. Využití centrálních AIS • Centrální AIS u agend, kde působíme v roli editora • Přiřazení úředních osob k podporovaným agendám • Ke každému ZR k dispozici minimálně 1 centrální AIS • ROB – IS evidence obyvatelstva (OP a CD) • ROS – IS živnostenský rejstřík, ROS-IAIS • RÚIAN – IS územních identifikací • RPP – AIS Působnostní

28. Alternativní nástroje k ZR • V případě, kdy OVM pro výkon své agendy nepoužívá žádný AIS, je možné provést ověření referenčních údajů či reklamovat chybný údaj v ZR: • formulářem v prostředí CzechPOINT@Office • uživatelé v JIP • komerční a kvalifikovaný certifikát uložený na externím nosiči (token, čipová karta) • formulářem prostřednictvím datové schránky • využitím „prohlížečky“ dat ze základních registrů (komerční).

29. Vnitřní předpisy • Minimálně upravit • Organizační řád • aktualizace v souladu s oznámenou působností tak, aby rozsah vykonávaných agend jednotlivými odbory/odděleními odpovídal stavu uvedenému v AIS RPP Působnostní • Pracovní náplně • uvést do souladu obsah pracovních náplní se skutečným stavem a údaji uvedenými v RPP • případně zpracovat samostatnou směrnici upravující komplexně změny vyvolané ZZR v rámci úřadu (např. pokynem starosty)

30. Náklady související se změnami • Nepřímé • Aktualizace a tvorba nových vnitřních předpisů • Přímé • Úprava současných lokálních AIS • Pořízení certifikátů

31. Shrnutí základních kroků • Oznámení o vykonávání působnosti (do 30 dní) • Zřízení přístupu k CzechPOINT@Office pro všechny pracovníky přistupující k referenčním údajům • Registrace AIS do ISoISVS • Jednání s dodavateli o úpravě AIS • Čištění dat dle postupů správců ZR (adresy, příspěvkové organizace, …) • Určení konkrétních zaměstnanců ke každé agendě a přiřazení příslušných oprávnění

32. Závěrem • Pokud nejsou alternativy, stále existuje ustanovení § 63 odst. 1 ZZR: • Pokud OVM nemá z technických důvodů dosud zaveden přístup k ZR, do doby, než bude tento přístup zaveden, se § 5 ZZR pro tento OVM nepoužije.

33. Důležité odkazy • http://www.szrcr.cz • Správa základních registrů – základní informace • http://spravadat.gov.cz • správa uživatelů, nastavení oprávnění do RPP • https://rpp-ais.egon.gov.cz/AISP/ • RPP AIS Působnostní – oznamování, … • Přihlašování certifikátem a jménem a heslem jako do CzechPOINTu • http://www.ruian.cz/ • informace k RÚIAN, ISÚI

34. Děkujeme za pozornost eGON centrum Moravská Třebová http://www.mtrebova.cz/egon-centrum-moravska-trebova Ing. Pavel Šafařík Ing. Mgr. Dana Buriánková Ing. Marek Němec Bc. Radim Šmehlík, Dis.