Praktični vodič kroz postupke nabave EU u kontekstu zemalja nečlanica – Practical Guide

1. Praktični vodič kroz postupke nabave EU u kontekstu zemalja nečlanica– Practical Guide toContract procedures for EC external actions

2. Ciljevi prezentacije Upoznati sudionike na prezentaciji sa: Sadržajem i kontekstom PRAG-a Upoznavanje sa osnovnim principima nabave kako ih definira PRAG Upoznavanje sa glavnim vrstama natječaja Upoznavanje sa glavnim tipovima ugovora Upoznavanje s obrascima

3. Sadržaj i kontekst PRAG-a • Practical Guide (PRAG) - Vodič Europske komisije kroz procedure i pravila za nabavu i ugovaranje, koji se primjenjuju na ugovore u sklopu pomoći EZ trećim zemljama. • Primjenjuje se i na projekte financirane iz pretpristupnih fondova, umjesto pravila o javnoj nabavi zemlje korisnice. • U primjeni od 01.01.2001 - Zadnja verzija prosinac 2008 • Namijenjen korisnicima proračuna Europske Komisije (EC general budget) i Europskog razvojnog fonda (European Development Fund)

4. Sadržaj i kontekst PRAG-a Sadržava: • Opća pravila nabave (Basic Rules) • Pravila nabave za ugovore o uslugama (Service Contracts) • Pravila nabave za ugovore o nabavi opreme (Supply Contracts) • Pravila nabave za ugovore o radovima (Works Contracts) • Pravila nabave za ugovore o bespovratnim sredstvima (Grants) • Opća pravila provedbe u slučaju sufinanciranja • Pravne tekstove (Legal Texts)

5. Opća pravila / Basic rules Modeli upravljanja: • Centralizirano upravljanje • Decentralizirano upravljanje • ex-ante – potrebno prethodno odobrenje Delegacije prije konačnosti odluke tijela zaduženog za postupak • ex-post – tijelo nadležno za provedbu postupka samostalno donosi odluke, EK zadržava pravo nadzora kroz nadzorna tijela – Računski sud EZ-a (Court of Auditors) i OLAF (European Anti-Fraud office) te vanjsku reviziju

6. Opća pravila /Basic rules (2) Pravo sudjelovanja na natječajima (Eligibility criteria): • Teritorijalni pristup (Nationality) • Temeljem porijekla (Rule of Origin) • Temeljem razloga za automatskim odbacivanjem ponuditelja(Grounds for exclusion) • Temeljem osnovnih pravila (Conflict of interest; Transparency; Proportionality; Equal treatment; Non-discrimination; No-retroactivity; Use of standard documents; Environmental aspects)

7. Opća pravila / Basic rules (3)VRSTE PROCEDURA 25.9.2014.

8. VRSTE PROCEDURA (1) • Otvoreni postupak (Open procedure) • Ograničeni postupak (Restricted procedure) • Natjecateljski dijalog (Competitive negotiated procedure) • Okvirni sporazum (Framework Contracts) • Jednostruki natječaj (Single tender)

9. OPEN PROCEDURE • Natječaj otvoren za sve – svi zainteresirani mogu predati ponudu • Osiguran maksimalni publicitet – natječaj objavljen u Official Journal, EuropeAid te u svim odgovarajućim medijima • International Open / Local open – razlika u visini iznosa i području obajve

10. RESTRICTED PROCEDURE • Na natječaj se mogu prijaviti svi zainteresirani no samo oni koji zadovoljavaju kriterije izbora (selection criteria) mogu predati ponudu • Unutar ove procedure imamo dva kruga izbora • Odabir 4 do 8 kandidata (Short list) • Odabir najpovoljnije ponude (Evaluation of Tender)

11. COMPETITIVE NEGOTIATED PROCEDURE • Unutar ove procedure ugovaračko tijelo poziva kandidate prema vlastitom izboru • Pozvani kandidati predaju ponude i bira se najpovoljnija • Ova procedura se koristi jako rijetko i samo u slučaju da procedura ugovaranja okvirnog sporazuma nije uspjela • Potrebno prethodno odobrenje ex-ante tijela (DEK)

12. FRAMEWORK CONTRACT • Svake četiri godine sklapa se novi okvirni sporazum s odabranim kandidatima na razini EK • Odabrani kandidati, koji su obvezani istom vrstom ugovora mogu se dalje ugovarati za pojedine specifične aktivnosti /ugovore • Ova procedura se temelji na pozivanju tri kandidata od ponuđenih unutar jedne “tematske” skupine

13. Pravila nabave za ugovore o uslugama / nabavi opreme / radovima / bespovratnim sredstvima • PRAG određuje osnovna pravila o: • Proceduri prijave na natječaj • Natječajnoj dokumentaciji • Sastavu Odbora za ocjenjivanje • Proceduri odabira najboljeg ponuđača

14. Pravila nabave za ugovore o uslugama / SERVICE CONTRACTS • Ugovori o uslugama – studije, konzultantske usluge • Fee-based i global-price • Procedura natječaja: • International restricted – preko 200.000 € • Framework contract/ Competitive Negotiated – od 10.000 do 199.999 € • Single tender – do 10.000 €

15. Pravila nabave za ugovore o uslugama – SERVICE CONTRACTS (2) • Natječajna dokumentacija – International Restricted: Tender Dossier • Instruction to Tenderers (upute natjecateljima) • Draft Contract (Odredbe Ugovora) • TERMS OF REFERENCE (Opis poslova) • Other information (ostale informacije) • Tender submission Form (Obrazac za prijavu na natječaja) • Natječajna dokumentacija – Framework Contract: • Request for services (Osnovne informacije) • Specific TERMS OF REFERENCE (Pojednostavljen Opis poslova)

16. Pravila nabave za ugovore o uslugama – SERVICE CONTRACTS (3) • Odbor za ocjenjivanje ponuđenih usluga– • sastoji se od tri člana sa pravom glasa iz korisničke institucije, predsjedatelja i tajnika (bez prava glasa) • Nominira se i jedna osoba kao zamjena • Članovi Odbora za ocjenjivanje trebaju biti osobe koje su upoznate s projektom, dobro poznaju engleski jezik i u mogućnosti su kvalificirano donositi odluke.

17. Pravila nabave za ugovore o uslugama – SERVICE CONTRACTS (4) • Ocjenjivanje (Evaluation) – • Administrativna provjera • Tehnička provjera • Financijska provjera • Odabire se “best value for money” – najbolja i najpovoljnija ponuda

18. Pravila nabave za ugovore o nabavi opreme SUPPLY CONTRACTS • Nabava opreme – nije nužno kupnja – uključuje i instalaciju, testiranje, obuku te održavanje • Procedura natječaja: • International Open Procedure – preko 150.000 € • Local Open Procedure – od 60.000 € do 150.000 € • Competitive Negotiated Procedure – ispod 60.000 € • Negotiated Procedure

19. Pravila nabave za ugovore o nabavi opreme SUPPLY CONTRACTS (2) • Natječajna dokumentacija – International Open: Tender Dossier • Instruction to Tenderers (upute natjecateljima) • Draft Contract (Odredbe Ugovora), Special Conditions i dodatci (Annexes) • TECHNICAL SPECIFICATIONS (Tehničke specifikacije) + Istraživanje tržišta • Further information (ostale informacije) • Tender Form for a Supply Contract (Obrazac za prijavu na natječaja)

20. Pravila nabave za ugovore o nabavi opreme SUPPLY CONTRACTS (3) • Odbor za ocjenjivanje ponuđenih usluga– • sastoji se od tri člana sa pravom glasa iz korisničke institucije, predsjedatelja i tajnika (bez prava glasa) • Nominira se i jedna osoba kao zamjena • Članovi Odbora za ocjenjivanje trebaju biti osobe koje su upoznate s projektom, dobro poznaju engleski jezik i u mogućnosti su kvalificirano donositi odluke.

21. Pravila nabave za ugovore o nabavi opreme SUPPLY CONTRACTS (4) • Ocjenjivanje (Evaluation) – • Otvaranje ponuda – javno • Administrativna provjera • Tehnička provjera • Financijska provjera • Odabire se najpovoljnija ponuda

22. Pravila nabave za ugovore o radovima WORKS CONTRACTS • Radovi – može uključivati samo izvedbu ili i izvedbu i izradu nacrta • Procedura natječaja: • International Open Procedure – preko 5.000.000 € • Local Open Procedure – od 300.000 € do 5.000.000 € • Competitive Negotiated Procedure – ispod 300.000 € • Negotiated Procedure

23. Pravila nabave za ugovore o radovima WORKS CONTRACTS(2) • Natječajna dokumentacija – International Open: Tender Dossier • Volume 1: Instruction to Tenderers (upute natjecateljima) • Volume 2: Draft Contract and conditions • Volume 3: Technical Specifications (Tehničke specifikacije) + Istraživanje tržišta • Volume 4: Model financial bid • Volume 5: Design documents and drawings

24. Pravila nabave za ugovore o radovima WORKS CONTRACTS (3) • Odbor za ocjenjivanje ponuđenih usluga– • sastoji se od pet članova sa pravom glasa iz korisničke institucije, predsjedatelja i tajnika (bez prava glasa) • Nominiraju se i dvije osobe kao zamjena • Članovi Odbora za ocjenjivanje trebaju biti osobe koje su upoznate s projektom, dobro poznaju engleski jezik i u mogućnosti su kvalificirano donositi odluke.

25. Pravila nabave za ugovore o radovima WORKS CONTRACTS (4) • Ocjenjivanje (Evaluation) – • Otvaranje ponuda – javno • Administrativna provjera • Tehnička provjera • Financijska provjera • Odabire se najpovoljnija ponuda

26. GRANT CONTRACTS (1) • Direktno financiranje neprofitneaktivnosti krajnjeg korisnika (npr: udruge, instituti, tijela lokalne samouprave, komore, turističke zajednice, mali i srednji poduzetnici, fakulteti...) • Projekt predložen od strane krajnjeg korisnika spada u njegove regularne aktivnosti • Krajnji korisnici sami razvijaju projektni prijedlog

27. GRANT CONTRACTS (2) • Krajnji korisnik gotovo uvijek sufinancira projekt • Promiču određenupolitiku iz pravne stečevine EZ i pridonosi općem interesu • Unutar 1 natječaja (grant sheme), zainteresirani mogu dostaviti projektni prijedlog za više projekata, no aplikant može potpisati samo 1 ugovor po shemi

28. GRANT CONTRACTS (3) • neprofitni karakter:nije dozvoljeno stjecanje profita • ne-kumulativnost: za određeni projekt, krajnji korisnik može primiti samo jednu potporu iz EU fondova (jedna potpora iz poziva, zabrana istovremenog duplog financiranja) • ne-retrokativnost: bespovratna sredstva pokrivaju troškove/aktivnosti nastale u provedbi ugovora • krajnji iznos potpore temeljen na zbroju troškova koji su zaista i nastali tijekom provedbe • razlikovanje inicijalnog (projekcija) i krajnjeg iznosa potpore

29. GRANT CONTRACTS (4) • Natječajna dokumentacija • Upute za prijavitelje (Guidelines for applicants) • Format za ponudu (Application Form) • Tablica za proračun (Budget) • Logička matrica (Log Frame) • Opći i Posebni uvjeti ugovora • Aneksi (procedure podugovaranje, žiro-račun, predlošci izvještaja, zahtjev za plaćanjem…)

30. GRANT CONTRACTS (5) • Odbor za ocjenjivanje projektnih prijedloga • sastoji se od tri člana sa pravom glasa iz korisničke institucije, predsjedatelja i tajnika (bez prava glasa) +neovisni procjenitelji (nisu članovi Odbora • Nominira se i jedna osoba kao zamjena • neovisni procjenitelji sa specifičnom ekspertizom, predlažu Odboru svoje ocjene, angažiraju se u slučaju velikog broja prijava • Članovi Odbora za ocjenjivanje trebaju biti osobe koje su upoznate s projektom, dobro poznaju engleski jezik i u mogućnosti su kvalificirano donositi odluke.

31. GRANT CONTRACTS (6) • Ocjenjivanje (Evaluation) - 4 koraka procesa • Otvaranje ponuda i administrativna prihvatljivost • Ocjenjivanje sažetka projektnog prijedloga (Concept note) • Ocjenjivanje aplikacija (Full application form) • Prihvatljivost aplikanta / partnera (Verification of eligibility) - Odabire se niz najbolje ocjenjenih projektni prijedloga do iscrpljivanja financijske alokacija za grant

32. HVALA NA PAŽNJI! PITANJA?