PROBLEM ÇÖZME YÖNTEM VE TEKNİKLERİ

1. PROBLEM ÇÖZME YÖNTEM VE TEKNİKLERİ

2. SUNUŞ İÇERİĞİ • Problem Nedir? • Kalite Çemberleri • Problem Çözme Basamakları • PUKÖ Yönetimi ve Araçları • Beyin Fırtınası • Sebep-Sonuç Diyagramı (Balık Kılçığı) • Etkinlik Analizi • Ağaç Diyagraı • İlgi Diyagramı • 5 N ve K Tekniği

3. PROBLEM • İnsanı rahatsız edici ve onun mutluluğunu bozucu durum, • Bireyin bir amaca ulaşmasını ve amaca yönelik çabalarının engellenmesi, • Cevabı mevcut bilgi birikimiyle bulunamayan ancak araştırma ve incelemelerle bulunabilecek bir durumdur.

4. ÖRGÜTSEL PROBLEM • Örgütün etkinliğini bozarak amacına ulaşmasını veya amaca yönelik çabalarının engellenmesi, • Bir üretim veya hizmet sürecinde bir sonraki müşteriyi yada kullanıcıyı hoşnut etmeyen her durumdur.

5. PROBLEMLERE DUYARLILIK Örgütte bir problemin varlığı, problemin fark edilmesiyle başlar. Asıl problem ise problemin yol açtığı rahatsızlıktan onu yaratanların değil, başkalarının etkilenmesidir. İnsanlar başkalarının yarattığı problemlere duyarlı iken kendi yarattıkları problemlere karşı duyarsızdırlar. Bazı yöneticiler karşılaştıkları problemleri çözmek yerine onu gizlemeye çalışırlar. Bunun temel nedeni;

6. Problemin getireceği yükün altında kalacakları korkusu, • Problemi çözemeyecekleri endişesi, • Problemin ortaya konması yönetimin kötü yanını ortaya koyacağı düşüncesidir. • Oysaki bir kurumda yaşanan problemler çözülmez ise; çalışanların motivasyonu kırılır, problemden yakınmalar sebebiyle iş yapmaya zaman kalmaz.

7. Problemin tespit edildiği her yerde bir gelişme fırsatı vardır. • Bu sebeple problemleri gizlemek yerine çözüm için harekete geçmek gereklidir. • Problem çözmede adımlar; • Problemi görmek, • Problemi çözmeye gereksinim duymak, • Bu gereksinimi kurum çapına yaymaktır.

8. PROBLEM ÇÖZME SÜRECİ • Problemin Farkına Varma ve Tanımlama • Problem İçin Çözümler Geliştirme • Problem İçin Çözüm Seçeneğini Belirleme • Eylemi Planlama ve Uygulama • Sonuçları Değerlendirme • Bitirme ve Yeniden Bilgi Toplama

9. KALİTE ÇEMBERLERİ • Kalite çemberi nedir? • Birlikte çalışarak ve periyodik toplantılar yaparak, belirlenen problemlerin kaynaklarını, nedenlerini araştıran, bulan, çözen ve üst kademe yönetimine sunan gönüllü çalışma grubudur. • KALİTE ÇEMBERLERİNİN AMAÇLARI NELERDİR? • Kalitenin geliştirilmesi • Verimin artırılması • Maliyetlerin düşürülmesi • İşlerin daha kısa sürede yapılması

10. PROBLEM ÇÖZME TEKNİKLERİ

11. TEKNİKLER PUKÖ Döngüsü Beyin Fırtınası 5N ve 1K Tekniği Sebep-sonuç (Balık Kılçığı) Diyagramı Etkinlik Analizi İlgi Diyagramı İlişki Diyagramı Pareto Analizi Ağaç Diyagramı Akış Diyagramı Kuvvet/Güç Alanı Analizi Nominal Grup Tekniği Altı Şapkalı Düşünme Tekniği Delphi Tekniği Histogramlar Dağılım Diyagramı İşletim Şemaları Kontrol Çizelgesi Kontrol Yaprakları Radar Diyagramı

12. Teknikler Size Hangi Konularda Yardımcı Olabilir Grubun problem çözme sürecinin aynı aşamalarda ilerlemesine yardımcı olur. Uzun konuşma ve dikkati bozucu davranışların engellenmesine yardımcı olur. Birbirinizi daha iyi anlamanıza yardımcı olur. Çalışmalarınız ve değerli fikirlerinizin bir arada toplanmasına yardımcı olur. Katılımcıları ortak fikirler üzerine odaklaştırılmasına yardımcı olur. Sorunların anlaşılabilirliğinin gerçekleşmesine yardımcı olur.

13. Teknikler Size Hangi Konularda Yardımcı Olmaz • Sorunları sizin yerinize çözmez. • Sorunları kolaylaştırmaz.

14. DİKKAT • Ciddiyet ile asık suratlılığı karıştırmayın • Eğlenin • Düşünün • Katılın • Katılımı isteyin • Değişik görüşleri bekleyin • Gelişim ve değişimi isteyin • Konuşma yerine fikir üretin Unutmayın, yaptığınız iş eğlenceli olmalı, bu nedenle bunu engelleyen olumsuzlukları ortadan kaldırmalısınız.

15. KALİTE GELİŞTİRME / PROBLEM ÇÖZME YÖNTEM VE TEKNİKLERİNİ SINIFLANDIRMA A-Fikir Üretme Teknikleri 1. Beyin Fırtınası 2. Altı Şapkalı Düşünme Tekniği 3. Kuvvet/Güç Alanı Analizi 4. Odak Grupları 5. Mülakat

16. KALİTE GELİŞTİRME / PROBLEM ÇÖZME YÖNTEM VE TEKNİKLERİNİ SINIFLANDIRMA B-Sürekli Geliştirme Teknikleri 1. PUKÖ Döngüsü 2. 5N -1K Tekniği

17. KALİTE GELİŞTİRME / PROBLEM ÇÖZME YÖNTEM VE TEKNİKLERİNİ SINIFLANDIRMA C- Problem Analiz Teknikleri 1. Akış Diyagramı 2. Sebep-Sonuç (Balık Kılçığı) Diyagramı 3. Pareto Analizi 4. Ağaç Diyagramı 5. İlgi/Yakınlık Diyagramı 6. Yoklama Kağıtları 7. Kuvvet/Güç Alanı Analizi

18. KALİTE GELİŞTİRME VE PROBLEM ÇÖZME YÖNTEM VE TEKNİKLERİNİ SINIFLANDIRMA D- Önerileri/Nedenleri Önceliklendirme Teknikleri • İlişki Diyagramı • Etkinlik Analizi

19. KALİTE GELİŞTİRME / PROBLEM ÇÖZME YÖNTEM VE TEKNİKLERİNİ SINIFLANDIRMA E- Karar Verme Teknikleri 1. Nominal Grup Tekniği 2. Çoklu Oylama Tekniği 3. Hedef Saptama (Benchmarking) Tekniği

20. KALİTE GELİŞTİRME / PROBLEM ÇÖZME YÖNTEM VE TEKNİKLERİNİ SINIFLANDIRMA F- Veri Toplama, Veri Analizi ve Değerlendirme Teknikleri 1. Anketler 2. Kontrol Tablosu (çetele) 3. Histogram 4. Pareto Diyagramı 5. Serpme Diyagramı 6. Hareket Çizelgesi 7. Kontrol Çizelgesi

21. ÖNLEM AL PLANLA Ö P K U KONTROL ET UYGULA 1-PUKÖ DÖNGÜSÜ

22. ÖNLEM AL PLANLA Ö P K U KONTROL ET UYGULA • Sonraki gelişim • planı için üretilen • yeni fikirler, • Standart hale • getirilecek • uygulamalar • Sınıfta aktif dinleme • İyi not tutma • Serbest çalışmaya • ve zamanı • Etkin öğretmen • kontrolü • Öğrenci ile ekip • çalışması • Planım ne derece • iyi işledi? • Öğrenme süreç ve • çıktılarını geliştirmek • için ne tür değişiklikler • yapabilirim? • Planın tüm • noktalarını • uygulama

23. PROBLEM ÇÖZME BASAMAKLARI Problemi tanımla Alternatifleri belirle Planla Karar Kriterleri belirle Verme Alternatifleri değerlendir Problem En iyi alternatifi Çözme belirle Kararı Uygula uygula Sonuçları Kontrol Et değerlendir Standartlaştır Önlem Al

24. PÇE’nin PUKÖ Döngüsünü Probleme Çözme Sürecinde Kullanması Okulun Hedef ve Öncelikleri Sürecin İyileştirilmesi Kararı 1. Adım Konunun belirlenmesi 2. Adım Hedeflerin Konması 7. Adım Standartlaştırma P Ö 3. Adım Faaliyetlerin Planlanması K U 4. Adım Hata nedenlerinin Analizi 6. Adım Sonucun Kontrolü-Uygunluğu 5. Adım Karşı tedbirlerin Alınması

25. PUKÖ YÖNETİMİ VE ARAÇLARI Yoklama kağıtları, Koşu şemaları, Histogramlar, Anketler Karar matrisi, Pareto şemaları, Çoklu oylama Beyin fırtınası, Yakınlık diyagramları, Sebep-sonuç diyagramı, Ağaç diyagramı, İlişki diyagramı, Odak grupları, Kuvvet alanı analizi 4.iyileştirme fırsatları üzerinde odaklaş Akış şemaları, Odak grupları 3. Ölç ve çözümle 2. Mevcut süreci tanımla 5. Temeldeki nedenleri belirle Beyin fırtınası, Odak grupları, Mülakat Beyin fırtınası, Karar matrisi, Ağaç diyagramı 1.Çıktıları, müşterileri ve beklentileri belirle 6. Çözümleri yarat ve en iyilerini seç PLANLA BAŞLA Beyin fırtınası, Kuvvet alanı analizi, Eylem planları, Ağaç diyagramı, . Akış şemaları 12. Takip et ve getirileri sürekli kıl 7. Deneme uygulamasını planla UYGULA Yoklama kağıtları, Koşu şemaları, Anketler, Histogramlar, Kontrol şemaları ÖNLEM AL KONTROL ET 11.Değişikliği standardize et 8. Denemeyi gerçekleştir 10. Önemli sonuçları belirle 9. Sonuçları değerlendir Yoklama kağıtları, Histogramlar Kuvvet alan analizi, Beyin fırtınası, Eylem planları, Ağaç diyagramı, Akış şemaları Pareto şemaları, Odak grupları, Kuvvet alanı analizi Yoklama kağıtları, Anketler, Odak grupları, Histogramlar, Koşu şemaları

26. BEYİN FIRTINASI • Bir fikir listesi oluşturmak amacıyla yapılır: -ortak sorunlar -toplanacak veriler -çözüm önerileri -uygulama önerileri -karşılaşılabilecek engeller

27. BEYİN FIRTINASI Uyulması Gereken Kurallar Takımın bütün üyeleri katılıma teşvik edilmeli Beyin fırtınası sırasında değil, seansın bitiminde tartışılmalı Kişiler birbirleri üzerinde yargı ve eleştiride bulunmamalı Bütün fikirler takım üyelerinin hepsinin görebileceği bir yere (flip-chart) yazılmalı ve daha sonra üzerinden geçilmeli

28. BEYİN FIRTINASIBeyin Fırtınası Adımları 1. Beyin fırtınasının konusu, tüm üyelere açık bir dille anlatılır. 2. Herkese düşünmek için bir iki dakika süre verilir. 3. Herkese düşüncesi sorulur. Kimse ve hiçbir düşünce atlanmaz. Açıklama esnasında tartışma ya da kritik yapılmaz. 4. Bir kişi açıklanan tüm fikirleri bir yere yazar.

29. ÇOKLU OYLAMA • Beyin fırtınası seansında ortaya çıkan fikirlerin en önemlilerini belirlemek için izlenilen bir yöntemdir. İzlenmesi Gereken Adımlar: 1. Bütün fikirleri içeren bir liste hazırlanır ve fikirler teker teker numaralandırılır. 2. Birbirine benzer fikirler, grubun da onayı ile birleştirilir. 3. Bu durumda tekrar numaralandırma yapılır. 4. Her üye bir kağıda, listedeki fikirlerin göreceli olarak daha önemli olduğunu düşündüğü üçte birini yazar.

30. ÇOKLU OYLAMA (Devam) 5. Üyeler seçimlerini tamamladıktan sonra, listedeki her fikir için oy kullanırlar. 6. Üye sayısı 5 veya daha az ise 1 ya da 2 oy almış fikirler listeden çıkarılır. Eğer üye sayısı 6 ile 15 arası ise, bu sayı 3’e, 15’ten fazla ise 4 oya çıkar. Bu durumda 4 ya da daha az oy almış fikirler listeden çıkarılır. 7. 3-6 arasındaki adımlar listede sadece birkaç fikir kalıncaya değin sürdürülür. Sonuç olarak en önemli madde (ya da maddeler) belirlenir.

31. NOMİNAL GRUP TEKNİĞİ İzlenmesi Gereken Adımlar: 1. Beyin fırtınasında olduğu gibi takım üyeleri fikirlerini maddeler halinde yazar ve bütün maddeler bir araya getirilerek bir liste oluşturulur. 2. Eğer listede 50’den fazla madde varsa, “çoklu oylama” tekniği ile bu sayı mümkün olduğunca azaltılır.

32. NOMİNAL GRUP TEKNİĞİ (Devam) 3. Her üyeye belli sayıda küçük kartlar dağıtılır. Eğer madde sayısı 20 ya da daha az ise 4’er kart, 20 ile 35 arası ise 6, 35 ile 50 arası ise 8’er kart dağıtılır. 4. Üyeler listeden en önemli buldukları maddeleri birer tane olmak üzere, kart üzerinde işaretler ve listeden ellerindeki kart sayısı kadar madde seçmek durumundadır.

33. NOMİNAL GRUP TEKNİĞİ (Devam) 3. Her üyeye belli sayıda küçük kartlar dağıtılır. Eğer madde sayısı 20 ya da daha az ise 4’er kart, 20 ile 35 arası ise 6, 35 ile 50 arası ise 8’er kart dağıtılır. 4. Üyeler listeden en önemli buldukları maddeleri birer tane olmak üzere, kart üzerinde işaretler ve listeden ellerindeki kart sayısı kadar madde seçmek durumundadır.

34. 4- SEBEP- SONUÇ (Balık Kılçığı) DİYAGRAMI

35. Problem çözümünde problemin sebeplerinin sistematik olarak analizi amacıyla kullanılan araçtır. Belirli bir problemin veya durumun olası nedenlerini belirlemek, ortaya çıkarmak için kullanılır. • Grubun problemin içeriğine odaklanmasını sağlar. • Problem hakkındaki grup bilgisinin ortaya çıkmasını sağlar.  • Detaylı bir sebep-sonuç diyagramı balık kılçığı şeklindedir, bu yüzden balık kılçığı diyagramı olarak da adlandırılır.  • Her sebep incelenirken, normlardan, yöntemlerden oluşabilecek sapmalar, değişiklikler düşünülmelidir.    DEVAMI

36. Sebep Sonuç Diyagramı Yoluyla • Problem çözme sürecinin daha düzenli hale getirilmesi • Problem hakkında bütün bilinenlerin ortaya konması, bilinenlerden bilinmeyenlere doğru sistematik bir yaklaşım. • Problemle doğrudan deneyimi olan kişilerin uzmanlığından yararlanma • MÜMKÜN OLABİLMEKTEDİR.

37. Sebep Sonuç Diyagramları • Eğiticidir. • Tartışmalarda yol gösterir, konunun dağılmasını önler. • Her türlü problemin analizi için kullanılabilir.

38. Sebep Sonuç Diyagramı Nasıl Çizilir? Adım-1- Sorun tespit edilir başlık olarak yazılır. Adım-2- Tespit edilecek muhtemel nedenler için temel gruplamalar belirlenir (İhtiyaca göre gruplar belirlenir, Grup başlıkları ve sayısı standart değildir) Düşük Spor Başarısı Var Malzeme Metot Eğiticiler Düşük Spor Başarısı Var Çevre İnsan

39. TEMEL KILÇIKLAR (ana nedenler) OLARAK Man Machine Medium Material Method Management Measurability =İnsan =Makine =Çevre/Ortam =Malzeme =Yöntem =Yönetim =Ölçülebilirlik 7M

40. ÖLÇÜLEBİLİRLİK MAKİNE İNSAN SONUÇ (SORUN) MALZEME YÖNETİM YÖNTEM ÇEVRE/ORTAM

41. Sebep Sonuç Diyagramı Nasıl Çizilir? (Devamı) Adım-3- Bütün üyeler beyin fırtınası oturumuna katılır, sırayla tüm üyelerin düşünceleri alınır. Eğiticiler Bilgisiz yetersiz eğitici Adım-4- Her üye düşüncesinin hangi temel gruba girdiğini belirtmelidir bir neden bazen başka bir nedenin dalı olarak eklenir. Eğiticiler Bilgisiz yetersiz eğitici Yeni eğitici

42. Sebep Sonuç Diyagramı Nasıl Çizilir? (Devamı) Daha sonra en önemli nedenleri tespit etmek için oylama yapılır, en fazla oyu alan nedenler daire içine alınır. Sorunun çözümüne öncelikle buradan başlanır ve kılçık yavaş yavaş kırılır. Tamamlanmış bir balık kılçığı aşağıdaki gibidir.

43. 8-ETKİNLİK ANALİZİ

44. ETKİNLİK ANALİZİ Soruna sebep olan unsurları ortadan kaldırmak için planlanan uygulamaların etkinliğini, uygulamalar gerçekleştirilmeden önce değerlendirmek ve hangi uygulamaların, hangi öncelik sırasında yapılacağına karar vermek için yapılmaktadır. DEVAMI

45. Etkinlik analizinde 4 etken dikkate alınmakta, ve her biri 0,1 ve 2 rakamları ile değerlendirilmektedir. ETKEN 012 A-Uygulama kolaylığı Zor Normal Kolay B-Uygulama süresi Uzun Normal Kısa C- Maliyet Fazla Normal Az D-Sorun üzerindeki etkisi Etkisi yok Etkili Çok- (İş güv.,Kalite,Verimlilik Etkili Maliyet azaltma, Diğer) Beklenen etki 5 veya daha büyük ise uygulamalar gerçekleştirilir.Uygulama önceliği beklenen etkinin büyüklüğü dikkate alınarak belirlenir.

46. PROBLEM TESPİTİ

47. OKULUMUZDA; • Öğrencilerin okumaya isteksiz oldukları, ders kitaplarının dışına çıkamadıkları, • Yapılan yazılı ve sözlü değerlendirmelerde ifade eksikliğinin olduğu, • Öğretmenlerin araştırma ödevleri konusunda belirli sınırlar içinde kaldıkları, • Öğrencilerin kaynak kullanımı becerilerinin eksik olduğu, • Kütüphanedeki kaynakların yetersiz olması nedeniyle öğrencilerin araştırmaya karşı isteksiz oldukları, • Öğrencilerin araştırma ödevlerini yaparken karşılaştıkları zorluklar, • Öğrencilerin kitap okuma konusundaki isteksizlikleri, • Öğrencilerin yazılı iletişim araçlarına ilgisizlikleri, TESPİT EDİLMİŞTİR.

48. STRATEJİLERİ BELİRLEME

49. PÇE ‘NİN STRATEJİLERİ Beyin fırtınası yöntemiyle sebep-sonuç diyagramı hazırlayarak problemi analiz etmek. İlişkiler diyagramı ve etkinlik analizi ile nedenleri önceliklendirmek. Ağaç diyagramı ile çözüm yollarını belirlemek. İşbirlikleri, anketler, gözlemler. Öğrenci başarılarını tarama. Uygulamaları takip etmek ve süreklilik kazandırmak.

50. PROBLEMİ ANALİZ ETME