TCEMG - Curso de Pós-Graduação em

1. TCEMG - Curso de Pós-Graduação em Direito Público: Controle de Contas, Transparência e Responsabilidade Disciplina: Execução, Relatório e Monitoramento em Auditoria Operacional AULA 04 • Instrutor: HENRIQUE HERMES GOMES DE MORAIS • Auditor Fiscal da Receita Estadual • Superintendente de Auditorias e Tomadas de Contas Especiais • Controladoria Geral do Estado de Minas Gerais • henrique.morais@controladoriageral.mg.gov.br • Fevereiro/2013

2. RELATÓRIO DE AUDITORIA O Relatório de Auditoria é o documento produzido pela equipe a ser encaminhado ao gestor do programa, para ciência das ocorrências detectadas e correspondentes recomendações. É o instrumento em que se demonstram os resultados de modo a possibilitar a tomada de decisão ou providências cabíveis por parte das autoridades competentes. Daí a preocupação constante com a qualidade e a segurança das informações nele inseridas, sob pena de perda da credibilidade e confiança do auditado.

3. Ordem de Apresentação das Informações no Relatório • A padronização não deve ser vista como algo estático, pois os padrões de qualidade na produção de relatórios podem se alterar com o tempo, até mesmo para garantir que os documentos técnicos produzidos mantenham-se atualizados e compatíveis com o nível tecnológico vigente. • O Relatório de Auditoria deve destacar os pontos-chave do trabalho realizado de forma clara e convincente, favorecendo a tomada de decisão e a melhoria do processo e do ambiente de controle da organização auditada.

4. Estrutura do Relatório de Auditoria • Sumário • Enumeração sequencial das principais divisões, seções e outras partes do Relatório na mesma ordem em que a matéria se apresenta, oferecendo ao leitor uma visão geral do seu conteúdo e facilitando a localização de assuntos. • Deve demonstrar que as informações estão logicamente encadeadas, com cada capítulo podendo ser visto isoladamente, mas formando, no seu conjunto, um todo integrado, mencionando, também, os adendos ao relatório (glossário, referências bibliográficas, lista de siglas, ilustrações, apêndices, anexos e demais documentos ou informações necessárias à formulação dos argumentos e das conclusões do relatório).

5. Introdução • A introdução é a apresentação sucinta e objetiva do trabalho, fornecendo informações sobre: • objeto de auditoria: ações do Programa que foram selecionados para serem auditadas; • objetivos, escopo e estratégia metodológica da auditoria; • informações gerais sobre o programa situando-o nos instrumentos de planejamento e correlacionando-o com as áreas de prioridade governamental; • órgãos envolvidos na sua execução e no seu gerenciamento.

6. Ao informar o escopo da auditoria, a equipe deve: • mencionar a abrangência do trabalho: a relação entre o universo e as unidades auditadas, informando a técnica de amostragem utilizada e justificar a sua escolha; • explicar as estratégias metodológicas e os métodos de coleta e análise de dados empregados; • mencionar as limitações impostas ao trabalho de auditoria identificadas nas organizações associadas à confiabilidade ou à dificuldade na obtenção de dados; • mencionar os especialistas entrevistados, os locais visitados e o período abrangido pela auditoria;

7. Visão geral do Programa Auditado Breve histórico sobre o programa auditado situando-o no âmbito das prioridades governamentais, destacando sua criação, o objetivo do programa e informando quem é o gerente responsável e qual é o indicador de desempenho previsto para o programa. Mencionar como é o sistema de controle do programa: qual o público-alvo atendido; quais foram os requisitos necessários para o enquadramento dos beneficiários no programa; e como foi o critério para a escolha dos municípios e para a seleção dos beneficiários a serem atendidos.

8. Aspectos orçamentários e físicos do programa Neste tópico, a equipe deverá elaborar um quadro comparativo entre a meta física e o valor orçamentário previstos e o que foi efetivamente realizado no programa, por ação. Fará também um demonstrativo dos recursos aplicados no programa, analisando o desempenho das ações objeto da auditoria.

9. Capítulos sobre os temas principais No Relatório de Auditoria, cada questão de auditoria descrita na Matriz de Planejamento receberá um capítulo específico, onde serão desenvolvidos temas sobre as questões e seus respectivos achados. Os capítulos devem estar ordenados de forma a facilitar a leitura e compreensão dos temas abordados. O excesso de informação ou detalhe deve ser evitado, procurando-se manter um equilíbrio entre a concisão e a clareza. É imprescindível que se faça distinção entre fatos e opiniões.

10. A análise deverá abordar: • as causas de baixos desempenhos identificados; • os achados de auditoria devem estar sustentados por evidências; • apresentação de “Boas práticas”;

11. Recomendações de auditoria Com base nos achados de auditoria, a equipe deve formular recomendações para a melhoria do desempenho do programa. As recomendações devem ser exequíveis e apresentadas com clareza e concisão. As recomendações visam à melhoria do desempenho do programa e podem abranger diversos aspectos, tais como:

12. revisão da concepção do programa; • alteração de procedimentos operacionais; • capacitação de recursos humanos; • confecção de manuais; • integração com ações de outros programas; • definição da participação de estados e municípios na implementação do programa; • criação de ação de desenvolvimento e fortalecimento institucional; • estabelecimento de critérios objetivos para alocação de recursos; • aprimoramento de atos normativos; • melhoria de controles; • elaboração de indicadores de desempenho.

13. Conclusão Visão global e sintética dos aspectos tratados em cada capítulo, de maneira a se obter um quadro geral compreensível dos principais achados e das recomendações cabíveis, destacando os possíveis benefícios esperados e, sempre que possível, quantificá-los em termos de melhoria no desempenho do objeto auditado. É recomendável que a equipe adote uma abordagem positiva, reconhecendo as dificuldades enfrentadas pelo gestor e destacando as iniciativas importantes por ele empreendidas para melhorar o desempenho e superar as deficiências apontadas.

14. Anexos e Apêndices Muitas vezes, é necessário que o detalhamento necessário ao entendimento e sustentação dos argumentos expostos seja apresentado à parte, a título de anexo ou apêndice, pois sua inserção no texto principal poderia prejudicar o fluxo da exposição, exemplo: ANEXO A – Lei de Diretrizes e Bases. Os apêndices são textos ou documentos elaborados pelo autor do trabalho que servem de comprovação de sua argumentação, como por exemplo questionário aplicado e roteiro de entrevistas, exemplo: APÊNDICE A – Questionário aplicado aos alunos.

15. Sumário Executivo • O Sumário Executivo é um breve resumo dos elementos-chave do relatório que propicia ao leitor uma visão dos principais achados ou problemas identificados e recomendações, constando: • introdução; • o que foi avaliado pela Auditoria; • por que foi avaliado; • os principais achados de auditoria, resumidos, por tópicos; • o que pode ser feito para melhorar o desempenho do Programa.

16. Encaminhamento do Relatório de Auditoria ao Gestor do Programa • Concluído o relatório deve-se agendar a data de sua entrega e apresentação aos gestores responsáveis pela execução do programa/ação auditados, os quais serão informados da necessidade de se manifestarem quanto às recomendações apresentadas. • Deverá também ser encaminhada cópia do relatório para outras autoridades e entidades envolvidas no programa.

17. Finalização do Trabalho • A finalização do trabalho de auditoria compreende: • confronto final entre o trabalho realizado e o planejado; • revisão final do conteúdo e ordenação sequencial dos papéis de trabalho; • referenciação adequada dos documentos e papéis de trabalho; • arquivamento dos papéis de trabalho e do relatório final de auditoria devidamente assinado e referenciado; • encaminhamento do relatório final de auditoria para o gestor e autoridades competentes.

18. Apresentação do Relatório de Auditoria ao Gestor do Programa • A equipe responsável pelo trabalho fará uma apresentação consistindo em um resumo dos elementos-chave do Relatório de Auditoria, demonstrando: • “Por que o programa foi avaliado”; • “O que foi avaliado”; • “Municípios visitados”; • “Critérios de definição de amostra”; • “Principais constatações”. • (Recomenda-se a utilização de gráficos e fotos)

19. O Gestor do Programa deverá apresentar manifestação sobre o Relatório de Auditoria contemplando: • medidas adotadas visando à implementação das recomendações; • justificativa pela não implementação das recomendações; • solicitação de prorrogação do prazo previsto para implementação. • Os comentários apresentados pelo gestor acerca da situação das recomendações serão analisados pela equipe de auditoria e registrados em papéis de trabalho, para utilização na fase de monitoramento do programa auditado.

20. MONITORAMENTO DO PROGRAMA AUDITADO • O acompanhamento do programa auditado é medida indispensável para se verificar se as recomendações estão sendo efetivamente implementadas. • De nada adianta se produzir relatórios se não haver o acompanhamento da solução dos problemas apontados e a implementação das recomendações sugeridas no Relatório de Auditoria. • A fase de monitoramento deve ser realizada em sintonia com os gestores responsáveis e visa maximizar a probabilidade de adoção das recomendações e verificar a sua adequação. Além disso, permite a retroalimentação do sistema, na medida em que fornece aos gestores as informações de que necessitam para verificar se as ações que vêm adotando têm contribuído para o alcance dos resultados desejados.

21. A objetividade dos procedimentos recomendados permite ao gestor manifestar-se com mais exatidão quanto aos estágios da implementação e facilita o trabalho de monitoramento; • O Mapa de Acompanhamento permitirá ao gestor do programa que informe a posição de implementação de cada recomendação e apresente seus comentários; • Sempre que necessário, nova versão do Mapa de Acompanhamento será solicitada ao Gestor para atualização da posição de implementação das recomendações a fim de subsidiar a elaboração do Relatório de Avaliação de Impacto.

22. Notas: (1) A situação “Em implementação” deverá ser escolhida caso as providências para implementar a recomendação ainda estejam em curso e tenha sido acordado novo prazo para a conclusão da implementação. (2) A situação “Excluída/Não se aplica” refere-se à recomendação que, por motivos supervenientes, não mais se aplica à situação.

23. Avaliação do Impacto das Recomendações Implementadas no Programa • Completados doze meses (CGE) da entrega do Relatório de Auditoria ao gestor, será iniciado o trabalho de certificação da implementação das recomendações e de avaliação de seu impacto no programa, por meio do Mapa de Acompanhamento. • Deverão ser observados os seguintes procedimentos antes de elaborar o Relatório de Impacto:

24. Reunião inicial - manter contato com o auditado, antes de completar doze meses da entrega do Relatório de Auditoria, para agendar reunião em que será exposto o trabalho a ser realizado; • Solicitação da última versão do Mapa de Acompanhamento preenchido pelo gestor para a avaliação da implementação das recomendações e, se for o caso, agendar nova reunião para os esclarecimentos que se fizerem necessários.

25. Algumas questões que podem ser dirigidas ao gestor: • Quais foram as principais melhorias de desempenho decorrentes da implementação das recomendações? • Quais medidas serão implementadas nos próximos doze meses para incremento na qualidade do programa ou na melhoria da gestão do órgão auditado? • Quais são os maiores obstáculos ou dificuldades para implementar as recomendações propostas? • Que contribuição as instituições fiscalizadoras ou avaliadoras podem oferecer para a melhoria de desempenho do programa ou órgão auditado?

26. Procedimentos para a Avaliação do Impacto das Recomendações Implementadas no Programa • Cronograma - elaborar um cronograma das atividades a serem desenvolvidas pela equipe de auditoria, pelos responsáveis e executores, definindo-se a data limite de cumprimento de cada uma delas. • Análise do Mapa de Acompanhamento - A equipe de auditoria responsável por aferir a efetividade das recomendações deve conhecer cada ponto levantado no Relatório de Auditoria, bem como as recomendações informadas como implementadas na última versão do Mapa de Acompanhamento, para definição do escopo do trabalho de avaliação do impacto que referidas recomendações provocaram junto aos beneficiários do programa.

27. Revisão de legislação e documentos - verificar a compatibilidade entre a legislação vigente e a constante em papéis de trabalho que deram suporte ao Relatório de Auditoria e, se for o caso, requererá ao gestor quaisquer documentos que considerar pertinentes à realização do trabalho; Questionários e entrevistas - no intuito de verificar o efetivo cumprimento das recomendações, a equipe de auditoria deverá elaborar questionários e entrevistas específicos a serem aplicados às pessoas selecionadas nos trabalhos de campo.

28. Definição de localidade e execução do teste-piloto - validar e ajustar as tarefas e instrumentos de coleta de dados propostos. Trabalhos de campo - verificação in loco do cumprimento das recomendações propostas constantes em Relatório de Auditoria. A logística a ser empregada nesta etapa deve ser a mesma da execução dos trabalhos de campo da auditoria. (É interessante aplicar os questionários desenvolvidos para o monitoramento nos municípios em que foi feita a auditoria para aferir se houve a efetiva implementação das recomendações, bem como avaliar a evolução do programa no intervalo entre a auditoria e o monitoramento).

29. Consolidação dos dados - proceder à consolidação das entrevistas e dos questionários aplicados após o retorno dos trabalhos de campo, a fim de conhecer o resultado da pesquisa realizada. Sempre que possível, os valores apurados, a forma de mensuração e os resultados decorrentes da implementação das recomendações propostas devem ser validados pelo gestor. Possíveis divergências devem ser registradas no relatório.

30. Elaboração do Relatório de Impacto • O Relatório de Impacto tem por objetivo demonstrar, de forma analítica, os benefícios efetivos decorrentes da implementação das recomendações constantes do Relatório de Auditoria e deverá conter: • Introdução - onde se expõem os antecedentes do trabalho e as características da auditoria, tais como: decisão que determinou a realização da auditoria, objetivos da auditoria, principais constatações constantes do primeiro relatório, atividades desenvolvidas durante o monitoramento. • Aspectos orçamentários e financeiros - Análise da execução financeira e orçamentária do programa ao longo da realização da auditoria e da avaliação de seu impacto, visando a estabelecer uma relação entre o desempenho do programa, os recursos orçamentários disponíveis e a execução financeira efetiva.

31. Monitoramento e avaliação - deve abranger os objetivos e o escopo do monitoramento, ressaltando a quantidade de itens recomendados e enviados ao gerente para esclarecimentos acerca da implementação, bem como a metodologia utilizada na execução do trabalho. Análise de implementação das recomendações – a partir das respostas do gestor sobre a implementação das recomendações, manifestadas por meio do Mapa de Acompanhamento, e das visitas de campo e entrevistas realizadas, a equipe de auditoria deve apresentar neste tópico uma análise de cada ponto objeto de monitoramento, comentando o grau de implementação das recomendações tanto do ponto de vista do gestor quanto da equipe de auditoria, bem como o impacto decorrente da implementação ou não das recomendações.

32. Conclusão - deverá conter um resumo das conclusões obtidas durante o trabalho, ressaltando o impacto causado no programa decorrente da implementação das recomendações. Para a classificação da situação (status) de implementação das recomendações, utilizam-se as seguintes categorias: Implementada: Situação em que os objetivos almejados foram alcançados. Não implementada: Situação em que as medidas adotadas tenham sido insuficientes para sua implementação e para a qual não tenha sido acordado novo prazo. Em implementação: Situação em que as medidas adotadas, ainda em curso, tenham sido insuficientes para o alcance dos objetivos, porém tenha sido acordado novo prazo para implementação. Excluída/Não se aplica: Situação em que a recomendação, por motivos supervenientes, não mais se aplica à situação.

33. Na conclusão sugere-se a apresentação de um quadro-resumo de forma a evidenciar, em termos percentuais, a situação de implementação das recomendações. O percentual de implementação das recomendações evidenciará o grau de comprometimento do gestor quanto às recomendações do relatório.

34. Entrega e Apresentação do Relatório de Impacto • Por ocasião da entrega do Relatório de Impacto, a equipe de auditoria fará, sempre que possível, uma apresentação da avaliação realizada sobre a posição informada pelo gestor quanto à implementação das recomendações e do seu impacto no programa auditado, contemplando os seguintes tópicos: • O que foi avaliado; • Municípios visitados; • Critérios de definição de amostra; • Constatações que geraram recomendações no Relatório de Auditoria; • Comparativo entre recomendação sugerida versus situação encontrada; • Conclusão.

35. Após a apresentação e a entrega do Relatório de Impacto será comunicado ao gestor do programa que as informações relativas às recomendações ainda não implementadas, no todo ou em parte, e cujo prazo de implementação tenha sido prorrogado, poderão ser encaminhadas posteriormente para análise e acompanhamento pela equipe de auditoria. Com base nessas informações, a equipe de auditoria poderá alterar o status da recomendação informada no Relatório de Impacto, e o encaminhará à direção superior para as devidas providências.

36. Relatórios de Auditoria • RELATÓRIO DE AVALIAÇÃO DO PROGRAMA “Fome Zero – Um Leite pela Vida” • RELATÓRIO DE AVALIAÇÃO DO PROGRAMA “Programa Poupança Jovem”

37. Processo de Auditoria em Programas Governamentais • Matriz de Risco (critérios de seleção) • Relevância: programas sinalizados como prioritários pelo governo, no PMDI (Redes de Desenvolvimento Integrado), no PPAG (Programas Estruturadores, Programas Associados e Programas Especiais) e na LDO (ações do governo em programas estratégicos que tendem a assegurar o alcance dos objetivos propostos) • Risco (suscetibilidade de ocorrência de irregularidades, tais como: execução descentralizada, multiplicidade de gestores, etc.) • Materialidade (volume do aporte de recursos) Seleção do Tema • Conveniência de realizar o trabalho de auditoria • a importância e relevância do tema; • o tempo de existência e a execução física e financeira do programa; • a existência ou o comportamento de indicadores de desempenho; • a disponibilidade e confiabilidade de dados. Estudo de Viabilidade • Definição das Questões de Auditoria • entrevistas abertas com o gestor do Programa; • identificação de stakeholders; • análise SWOT; • verificação de riscos; • mapa de processos; • mapa de produtos; • análise RECI; • construção de indicadores de desempenho. • MATRIZ DE PLANEJAMENTO • Questões de Auditoria • Fontes de informações; • Estratégicas metodológicas; • Métodos de coleta de dados; • Métodos de análise de dados; • Limitações; • O que a análise permitirá dizer Planejamento • Confirmação do problema de auditoria e se as questões de auditoria foram declaradas adequadamente; • Considerações dos especialistas da área sobre as fontes de informações e sobre as estratégias propostas para a coleta e análise de dados. 1º Painel de Referência

38. EXECUÇÃO: aplicar os procedimentos definidos na Matriz de Planejamento por Questão de Auditoria Estratégias Metodológicas (Métodos de Investigação) • estudo de caso (situação específica e complexa); • pesquisa (obtenção de informações); • delineamento experimental e quase-experimental (relação de causa-efeito ou o impacto); • delineamentos não experimentais (não determina o nexo causal, avalia o antes e o depois). Métodos de Coleta de Dados • entrevistas; • questionários; • observação direta; • dados secundários. • tratamento estatístico (comportamento dos dados); • análise de conteúdo (interpretação dos dados sistematizados); • triangulação (usar diferentes métodos para validar as conclusões); • representações gráficas; • análise de séries temporais; • avaliação das metas de desempenho (indicadores de desempenho e mapa de produtos); Métodos de Análise de Dados • Especificar as limitações inerentes à estratégia metodológica adotada, às características das informações que se pretende coletar e às condições operacionais de realização dos trabalhos. Limitações • esclarecer precisamente quais conclusões ou resultados pretende-se alcançar com a estratégia metodológica adotada. O que a análise vai permitir dizer

39. MATRIZ DE ACHADOS (cada questão de auditoria deve ser analisada segundo os quatro elementos que consubstanciam as conclusões ou achados de auditoria: critério, condição, causa e efeito) Boas Práticas Achados Principais Causas Questão de Auditoria Análises e evidên-cias Efeitos Recomendações Benefícios Esperados Documento produzido pela equipe a ser encaminhado ao gestor do programa, para ciência das ocorrências detectadas e correspondentes recomendações. Relatório de Auditoria Sumário Intro-dução Aspectos físicos e orçamentários Recomen-dações Conclusão Anexos e Apêndi-ces Visão Geral do programa Capítulos sobre os temas principais Gestor do Programa Medida indispensável para se verificar se as recomendações estão sendo efetivamente implementadas. Monitoramento do Programa Auditado Manifestação do Gestor do Programa Mapa de Acompanha-mento Avaliação do Impacto das Recomendações Implementadas Relatório de Impacto das Recomendações Implementadas