Organizační změny a zvyšování efektivity Magistrátu města Karviné

1. Organizační změny a zvyšování efektivity Magistrátu města Karviné PhDr. Roman Nogol, MPA

2. Přípravná fáze I. • 2008 červen – ukončena funkční analýza s popisy procesů, 3 interní zam. (tajemník, zástupce +vedoucí OLZ) +1 externí poradce • Pojmenování jednotlivých procesů, aktivit, agend – logické setřídění • Přiřazení pracovních úvazků s navrhovanou redukcí • Přeskupení a přetřídění náplní činností odborů a oddělení • Identifikace duplicit a redundancí • Identifikace a kvantifikace úspor – během 3let odhadnuta úspora 40 mil Kč. • 2008 září – projednání závěrů ve vedení, rámcový souhlas, odklad realizace na období po kom. volbách 2010

3. Identifikace základních aktivit – závěry z roku 2008 Nově seskupené činnosti 7 logických celků: • Vnitřní chod úřadu • Ekonomika a rozpočet • Majetková správa • Rozvojové agendy • Občansko-správní agendy • Technicko-správní agendy • Sociální agendy

4. Přípravná fáze II. • 2010/2011 iniciace změny v novém vedení města • 2011 – start projektu ESF 53 – “Zvýšení kvality řízení Magistrátu Města Karviné“ • Zavedení Projektového řízení metodou BalancedScorecard (realizace leden-srpen 2012) • Změna organizační struktury (realizace k 1.1.2012) • Delegování odpovědnosti a motivace za efektivitu a snížení mzdových nákladů na vedoucí odborů (2012-2013) • V rámci Projektového řízení optimalizace řízení Magistrátu (2012-2013) – činnosti týmů K01-K08 • 5.4. 2011 – programové prohlášení rady závazek zvýšení efektivity MMK a snížení nákladů na veřejnou správu • 2011 květen - dopracování celého formalizovaného konceptu změny v nové podobě, Příprava změny v součinnosti s týmem projektu 53 – K 04 (3 ved. odborů, 3 ved. oddělení, 3 řadoví zam.) a s externím partnerem dlouhodobě spolupracujícím PhDr. Jiřím řebíčkem, fa Activconsult, s.r.o.

5. Definice cílů změny • základní cíl = naplnění vize MMK – Profesionalita, výkonnost a vstřícnost = spokojený klient, • zvýšení a zlepšení 4E (Economy - úspornost, Efficiency - výkonnost, Effectiveness – účinnost, Ethics - etika) přenastavením organizace procesů • dosažení konkrétních úspor v konkrétním čase jako důsledek naplňování cíle • Východiska a podklady: • projekt 53 • Funkční analýza procesů - koncepční návrh z roku 2008 • průběžné zprávy o rozvoji lidských zdrojů MMK s údaji sledovanými od r. 2003 • benchmarkingové údaje z účasti na BI 2004 • benchmarkingové údaje KÚ MSK – správní řízení, • kriteriální analýzy BSC, EFQM

6. Usnesení Rady města Karviné č 778 ze dne 28. června 2011 • Název: „Organizační změny v Magistrátu města Karviné za účelem racionalizace a zvýšení efektivnosti práce“ • RM s účinností od 1.1.2012: • zrušila 10 ze 14 odborů, 17 z 35 oddělení • zřídila 4 nové odbory a 8 nových oddělení • změnila název 4 již existujících oddělení • Poznámka: do doby realizace sociální „reformy“ (tj. do 31.3.3012 byly ponechány 2 sociální odbory – tj. samostatně odbor SPOD • Formulace v návaznosti na možné pracovněprávní spory, na převažující charakter nových či stejných činností a podobně, s jasným záměrem zamezit případné námitce účelovosti změny . Příprava ve spolupráci s Mgr. Chrástkovou , fa Aliaves,a.s.

7. uložila tajemníkovi MMK: • zpracovat nový Organizační řád MMK (prosinec 2011) • Vytvořit pracovní skupinu a realizovat všechna potřebná opatření k zajištění fungování MMK v podmínkách nové organizační struktury

8. Přípravná fáze III. červen – prosinec 2011 • Vytvoření prac. týmu pro realizaci změny: • primátor, • 1. náměstek primátora., • tajemník, • pověření zaměstnanci pro: legislativu,majetek, logistiku, lidské zdroje, ICT, procesy ( interní auditor) • Tajemník MMK vyhlásil a provedl výběrová řízení na pozice dle nové organizační struktury na 12 pozic (s použitím metody Assessment center a s externími spolupracovníky) • jmenování nových vedoucích odborů RM (září 2011) • jmenování nových vedoucích oddělení tajemníkem MMK (září – prosinec 2011) • Proces legislativních změn vnitřních předpisů • Návrh logistiky, dislokace a transferů

9. ukončení procesu změn pracovněprávních vztahů u všech zaměstnanců (změny druhů práce, prac. smluv, prac. náplní, ukončení prac. poměrů, jmenování vedoucích zaměstnanců aj.) • zajištění plynulého přechodu agend do nové struktury, včetně spisové rozluky • ukončení převodu kompetencí včetně předávacích protokolů • dopracování systému vnitřních předpisů v nové struktuře • ukončení změny ICT logistiky – zajištění plné funkčnosti všech agend na ICT platformách v nové struktuře • změna kontaktů, označení a další logistika, stěhování • průběžné PR změny pro veřejnost • organizace vlastního přechodu na novou strukturu, organizace konce roku

10. Nová organizační struktura k 1.1.2012 • Tajemník MMK • Odbor ekonomický (OE) • oddělení poplatků a pohledávek • oddělení rozpočtů • oddělení účtárny • Odbor majetkový (OM) • oddělení investiční • oddělení majetkoprávní • oddělení provozu a údržby majetku • oddělení veřejných prací • Odbor organizační (OO) • oddělení administrativní • oddělení informatiky • oddělení lidských zdrojů • oddělení právní a kontrolní • oddělení vnitřních služeb • Odbor rozvoje (OR) • oddělení marketingu • oddělení strategií a plánování • oddělení školství a organizací města • Odbor sociálně-právní ochrany dětí (OSPOD) • oddělení péče o děti • oddělení sociální prevence • Odbor sociálních věcí (OSV) • oddělení pomoci v hmotné nouzi 1 • oddělení pomoci v hmotné nouzi 2 • oddělení sociálních služeb • Odbor správní (OS) • oddělení dopravněsprávní • oddělení občanskosprávní • oddělení přestupkové • oddělení živnostenské • Odbor stavební a ekologie (OSE) • oddělení ekologie • oddělení stavebního úřadu • Interní auditor

11. Aktuální organizační struktura MMK • Tajemník MMK • Odbor ekonomický (OE) • oddělení poplatků a pohledávek • oddělení rozpočtů • oddělení účtárny • Odbor majetkový (OM) • oddělení majetkoprávní • oddělení provozu a údržby majetku • oddělení veřejných prací • Odbor organizační (OO) • kancelář primátora • oddělení informatiky • oddělení lidských zdrojů • oddělení právní a kontrolní • oddělení vnitřních služeb • Odbor rozvoje (OR) • oddělení marketingu a školství • oddělení strategií a plánování • Odbor sociální (Oso) • oddělení sociálně-právní ochrany dětí • oddělení sociálních věcí • Odbor správní (OS) • oddělení dopravněsprávní • oddělení občanskosprávní • oddělení přestupkové • oddělení živnostenské • Odbor stavební a životního prostředí (OSŽP) • oddělení stavebního úřadu • oddělení životního prostředí • Interní auditor

13. Fáze realizace změny • 1. etapa realizace změny – do 31.3.2012 – náběh fungování v nové struktuře (1. pracovní den – pondělí - úřední den 2.1.2012), vylaďování systému, optimalizace procesů, pokračování změny v sociálních odborech, souhrnná analýza výsledků změny – funkčnost přenastavení procesů • 2. etapa realizace změny – do 31.12.2012 – optimalizace počtu úvazků v nové struktuře, celkové meziroční snížení o více než 50 pracovních míst z toho převod na ÚP 20 úvazků (bez pracovněprávních sporů!, pouze 1 výpověď, ostatní dohodou) • 3. etapa realizace změny - do 31.12. 2013 – dosažení finálních parametrů – ukončení procesu změny, včetně přemístění na nová pracoviště (rekonstrukce objektu pro kontaktní agendy), evaluace a případná korekce změny

14. Principy změny • snížení počtu manažerských pozic: • tajemník • 7 vedoucích odborů (ze 14) • 21 vedoucích oddělení (z 35) • zvýšení počtu řízených zaměstanců 1 manažerem • ze 7 na 10 • zachování lidských zdrojů s výraznými a dlouhodobými investicemi do nich a jejich know-how • nová struktura se stejným počtem pracovních míst (tj. nabídka řadových pozic pro VO a Vodd. neúspěšných ve VŘ – 4 VO, 8 Vodd.) • akcent na manažerskou roli vedoucích odborů – 2/3 manažer, 1/3 odbornost • zjednodušení komunikace s UF – stabilní účast VO na PUF, změna systému porad • zjednodušený přenos informací

15. Principy změny • centralizace a koncentrace procesů – zejména správa a údržba majetku • odstranění duplicit a multiplicit- např. ekonomické činnosti, sekretariáty, • organizační diferenciace samostatné a přenesené působnosti • zachování vysoké kvality výkonu přenesené působnosti i samostatné působnosti • odstranění zbytných administrativních bariér zejména ve vztahu k vnějšímu klientovi, zejména ve správních řízeních • vnitřní časové úspory při vyřizování spisů – „koordinovaná stanoviska“ - ve vztahu k vnitřnímu klientovi • ekonomické úspory

16. Témata k případným korekcím • disproporce u oddělení provozu a údržby Odboru majetkového - 25 zaměstnanců • disproporce u oddělení vnitřních služeb Odboru organizačního - 24 zaměstnanců

17. Srovnání výsledků změn – ekonomické ukazatele • Vytvoření vlastního know-howke kvantifikaci nákladů na 1 zaměstnance a hodinu práce pro sledování účinnosti změn • Personální obligatorní náklady – spojené s existencí LZ • Platy, pojistné, sociální fond, pracovnělékařská péče, náhrady platů v době nemoci, cestovné, ošatné, vzdělávání • Provozní fakultativní náklady – spojené s pracovní aktivitou LZ • Ochranné pomůcky,knihy, tisk, spotř. materiál, DHM, PHM, poštovné, telekomunikace, SW, konzultační a poradenské služby, dohody • Provozní obligatorní náklady – bez vlivu pracovní aktivity LZ • Topení , TUV, elektřina, plyn, voda, opravy - IT, budovy, vozidla; služby - servis, úklid, ostraha, IT – tech. podpora, renovace, nájem budov,

18. Srovnávací kvantifikace nákladů MMK

20. Srovnání kvantifikace správních rozhodnutí dle metodiky KÚ MSK

21. Děkuji za pozornost PhDr. Roman Nogol, MPA