Yönetimin Evrimsel Gelişimi III

1. Yönetimin Evrimsel Gelişimi III Yrd. Doç. Dr. Özgür KÖKALAN

2. Yönetim ve Organizasyon Teorilerinin Gelişimi • Yönetim ve Organizasyon Teorileri 5 ana başlık altında incelenebilir: • Klasik Yaklaşım • Davranışsal Yaklaşım • Modern Yaklaşım (Sistem Yaklaşımı) • Değişim Adaptasyon • Modern Sonrası ve Çağdaş Kavramlar

3. Sistemler Yaklaşımı • "Sistemler Yaklaşımı" (SystemsApproach) olarak bilinen bu yeni düşünce tarzı biyolog VonBertalanffy'nin1920'lerde başlattığı "Genel Sistemler Teorisinden kaynak­lanmaktadır. • VonBertalanffy'nin 1972 tarihindeki ölümüne kadar işleme­yi sürdürdüğü Genel Sistemler Teorisi, her türlü sisteme uygulanabilecek genel ilke ve prensipleri bulmayı ve geliştirmeyi amaçlayan disiplinlerarasımatematiksel bir çalışma yapmayı amaçlamıştır. • Olayları (ve sistemleri) sadece bir açıdan, başka olaylarla ilişkisiz ve çevre şartlarından kopuk olarak incelemek yerine, her olayı belirli bir çer­çeve içinde, başka olaylarla ilişkili olarak incelemenin olayları anlama, tah­min etme ve kontrol etme açılarından daha etkin olduğu ileri sürülmüş­tür.

4. Sistemler Yaklaşımı veya Sistemler Teorisi tek başına yeni bir bilim­sel disiplin olmaktan çok, belirli olayların, durumların ve gelişmelerin in­celenmesinde kullanılan bir düşünce tarzı, bir bakış açısı, bir metot, bir yaklaşımdır.. • Böyle bir yaklaşımın amacı, yönetim olaylarının ve birim­lerinin birbirleri ile olan ilişkilerini ve bu ilişkilerin niteliğini incelemek, belirli bir birimdeki gelişmelerin diğer birimler üzerindeki etkilerini araş­tırmak; kısaca, yönetim olaylarını başka olaylarla ve dış çevre şartları ile ilişkili olarak incelemektir. • Böyle bir yaklaşım tarzı, yönetim faaliyet­lerinin temelini oluşturan koordinasyon için gerekli olan ve belirli yöne­tim olayları ile ilgili içsel ve dışsal (sistemin içinde ve dışında olan) fak­törleri gösteren bir çerçeve sağlar.

5. Sistem Nedir? • Bir sistem; • Belirli parçalardan (alt birimlerden, alt sistemlerden) oluşan, • Bu parçalar arasında belirli ilişkiler olan, • Bu parçaların aynı zamanda dış çevre ile ilişkisi olan, bir bütün olarak tanımlamak mümkündür. Birleşik ve bütünleşmiş (integrated) parçalardan oluşan herhangi bir yapı, olay veya faaliyet, kavram, bir sistem olarak ele alınabilir.

6. Belirli bir olaya (bütün'e) sistemler yaklaşımı açısından bakıldığında, esasında şu soruların cevabı araştırılmaktadır: • Bu sistemin önemli parçaları nelerdir? • Bu parçaları birbirine bağlayan ve birbirine uyumunu sağlayan baş­lıca süreçler nelerdir? • Sistemin gerçekleştirmek istediği amaçlar nelerdir? Yönetimde sistemler yaklaşımı denildiği zaman, yönetim olaylarını ve bu olayların cereyan ettiği birimleri birbirleri ile ilişkili bir şekilde ele alan yaklaşım anlaşılmaktadır. Başka bir deyişle sistemler yaklaşımı, organizas­yonu çeşitli parçalar, süreçler ve amaçlardan oluşan bir bütün olarak ele alır

7. Yönetimde Sistem Yaklaşımını Kullanmanın Yararı Nedir? • Klasik (Geleneksel) Yönetim Teorisinin "en iyi" anlayışı şeklindeki katılığı ve kapalılığından kurtulmak için gerekli ol­muştur. • Organizasyonlara esneklik sağlamış ve orga­nizasyonları daha kapsamlı bir şekilde incelemek mümkün olmuştur. • Neo - Klasik (Davranışsal) Yönetim Teorisinin bul­gularını daha etkin bir şekilde uygulamaya olanak sağlamıştır. • Yönetici görevini dar bir şekilde, sadece kendi fonksiyonu açısından yorumlamaktan kurtularak, kendi sisteminin bağlı olduğu diğer alt- sistemleri ve çevre koşullarını da dikkate almak zorunda kalmıştır. • Yöneticiye kendi sisteminin amaçlarını daha geniş bir sistemin amaçları ile ilişkilendirmek fırsatını vermiştir.

8. Yönetici, organizasyon yapısını alt - sistemlerin amaçları ile uyum­lu bir şekilde kurmak olanağına kavuşmuştur. • Yönetici, alt sistemleri değerlerken bu sistemlerin esas sisteme yaptıkları katkıyı belirleme olanağına kavuşmuştur. • Yöneticilerin dikkati belli bir alt - sistemin iç dinamiği yerine alt- sistemler arasındaki karşılıklı ilişkiye çekilmiştir. • Yöneticiler dış çevrenin işletme üzerindeki etkilerini daha rahat ve net değerleyebilme imkânına kavuşmuştur.

9. Sistemler Yaklaşımı İle İlgili Temel Kavramlar • Sistem ve Alt –sistemler; her sistem kendini oluşturan alt sistemlerden oluşur. Örneğin organizasyonda "Personel Yönetimi" veya daha geniş kapsamlı olarak "İnsan Kaynakları Yönetimi" bir sistem olarak ele alınırsa eleman seçme, yerleştirme, terfi, maaş ve üc­ret yönetimi, eğitim ve geliştirene, vs. ile ilgili personel yöneti­mi faaliyetleri birer alt - sistem olacaktır.

11. Kapalı ve Açık Sistemler; • Sistemler iki şekilde düşünülebilir: • a - Kapalı Sistem • b - Açık Sistem • Her sistem belirli bir ortamda (çevrede) faaliyet göstermektedir. Eğer sistem ile sistemin faaliyette bulunduğu çevre (dış çevre - environment) arasında enerji, bilgi ve materyal alışverişi varsa, bu tür sistemler açık sis­tem (opensystem) olarak adlandırılır. • Yok eğer sistem ile çevresi arasın­da bu tür bir ilişki yoksa sistem kapalı – sistemdir.

12. Açık sistemler sürekli olarak çevresinden input alır ve dinamik bir den­ge içinde faaliyetini sürdürür. Çevresinde meydana gelen değişmelere göre, iç bünyesinde değişiklikler yaparak dinamik dengeyi sürdürür. Bu nedenle işletmeler dinamik - uyumcu (adaptive) organizasyonlardır. • Oysa kapalı sistemlerde inputlar bir defa ve tam olarak belirlenir. Bu tür sis­temin çevresi ile alışverişi olmadığı için, sistem enerjisi tükeninceye kadar sürdürür. Pil ile çalışan bir saatin pilinin bitmesi veya cep telefonunun şar­jının bitmesi gibi...

13. Açık sistem - kapalı sistem kavramlarının bir diğer önemli yanı, siste­min çalışması ile ilgilidir. Kapalı sistemler, bünyelerinde mevcut olan entropinedeni ile bir süre sonra faaliyetlerini durdur­mak zorunda kalırlar. • Oysa açık sistemler, dinamik denge (dynamicequilibrium) veya dengeli durum (SteadyState) adı verilen bir şekilde faaliyet­lerini sürdürürler. Bunu sağlayan da, aşağıda değineceğimiz "negatif entropi" özelliğidir.

14. Çevre; Bütün sistemler belirli bir ortamda (çevre - environment) faaliyet gösterirler. Sistemin sınırları dışında kalan her şey dış çevreyi oluşturur. Kapalı sistemlerin çevreleri ile ilişkisi olmadığından, bu tür sistemler için çevrenin önemi azdır. Fakat açık sistemler için çevre son derece önemlidir. Çevre ile ilgili olarak pek çok faktör saymak mümkündür. Bu faktörlerin hepsi, belli bir sistemi aynı şekilde etkilemeyecektir. Bu çevresel faktörlerin bazılarının sistemin işleyişi üzerindeki etkilerinin çok ve kritik ol­masına karşın, bazıları hemen hemen hiç etkili olmayacaktır. Çevre faktörlerinden bu şekilde olanlarının oluşturduğu set (grup) ilgili çevre koşullan (relevantenvironment) olarak adlandırılır.

15. Sistemin Sınırları; Sistemin çevresi ile yakından ilgili bir diğer özellik sistemin sınırları (boundries) konusudur. Sınır, sistemin iç bünyesine ilişkin değişkenleri, sistemin dış çevresine ilişkin faktörlerden ayırır. Sınır, sistemin nerede başlayıp nerede bittiğini gösterir ve her sistemin bir sınırı vardır. • Bu anlamda sınır,sisteminkontrolü altında olan iç değişkenlerle sistemin kontrolü dışında olan dış çevreye ilişkin değişkenleri birbirinden ayırır. Kapalı sistemlerde sınırlar katı ve çevre ile alışverişe imkân vermediği halde, açık sistemlerde sınır çevre ile alışverişe (bilgi, enerji ve materyal akışına) müsaittir. Buradaki alışverişten maksat, sistemin içindeki değişkenlerin, dış çevredeki faktörler tarafından etkilenme derecesidir. Kapalı sistemlerde bu tür bir etkilenme azdır. Oysa açık sistemlerde, özellikle belirsizlik ve çevreden bilgi almanın zorunlu olduğu durumlarda sınırlar aşılabilir bir özellik gösterecektir.

16. Sınırsal birim rolü oynayan bu tür örgüt elemanlarının önemi büyüktür. Bu birimler sürekli olarak dış çevredeki değişmelerle karşı karşıyadırlar. Bu değişmeler bazen, sistemin içindeki diğer üniteler için tehlike arz edici ve onların amaçları ile çatışma (conflict) halinde olabilir. Bu nedenle, sınırsal birimler, bu gibi değişmelerden sistemin karar organlarını haberdar etmek durumundadırlar. Bunu yaparken bazen sistemin iç bünyesinde tanımlanan Otorite (yetki) anlayışının dışına çıkmak zorunda kalabilirler. Çünkü sistem içi yetki anlayışının, dış çevre açısından bir anlamı yoktur. Organizasyonlarda genellikle satış elemanları, çeşitli konularda dış çevre ile pazarlık yapanlar, işletme lehine ortam yaratmak (lobbying) faaliyetinde bulunanlar vs. sınırsal birim durumundadırlar.

17. Entropi ve Negatif Entropi (Negentropi); bütün sistemlerde entropi vardır. Yani sistemlerde, karışıklık, düzensizlik, bozulma, durgunluk ve sonunda tamamen durma yönünde bir eğilim vardır. • Sosyal, mekanik veya kavramsal bütün sistemler aşırı kullanım, aşınma, yıpranma ve yanlış faaliyet (malfunction) ile maluldür. Kapalı sistemlerde entropi kuvvetlidir ve belirli bir süre sonunda sistemi durduran en önemli faktördür. • Oysa açık sistemlerde (biyolojik ve sosyal sistemlerde) entropi durdurulabilir. Başka bir deyişle, açık sistemler çevrelerinden aldıkları bilgi, enerji ve materyal ile entropiyi durdurup, onun etkilerini negatif hale getirebilirler.

18. Değişkenler ve Parametreler; Bütün sistemlerde, sistemin yapısını ve işleyişini etkileyen faktörler vardır. Bu faktörlerden sistem sınırları içinde olanlar değişken (variable) olarak adlandırılır. Kapalı sistemler değişkenler tarafından etkilenir. Bu faktörler­den sistem sınırları dışında olanlar ise parametre olarak adlandırılır. Açık sistemler hem değişkenler hem parametreler tarafından etkilenir. • Dengeli Durum ve Dinamik Denge; Açık sistemlerin en önemli özelliklerinden biri dengeli durumlarını koruma­larıdır. Koşullarda bir de­ğişme olursa, açık sistem yeni bir düzeyde çevresi ile denge kurar.

19. İnput, Output ve Geri Besleme; Yukarıdaki açıklamalarda belirtildiği üzere, açık sistemlerde sürekli bir in­put (girdi), output (çıktı) ve geri besleme (dönüt - feedback) akışı vardır. Oysa kapalı sistemde inputlar bir defaya mahsus olmak üzere belirlenir. • İnput, sistemin belirli bir düzeyde faaliyet gösterebilmek için çevresin­den aldığı her şeydir. • Bu inputlar belirli bir teknolojik düzeydeki faaliyet­lerle (process, süreç), output haline (mal veya hizmet) çevrilir. Outputlar da tekrar sistemin dışındaki çevre faktörlerine verilir. • Geri besleme, yuka­rıdaki akışın normal ve kesintisiz olmasını sağlamak amacıyla output ve sü­reç safhalarından input safhasına doğru olan bir bilgi ve veri akışını ifade eder. Bu akış sistemin dengeli durumunu koruması açısından önemlidir. • Yani input - süreç - output - feedback akışı sayesinde açık sistemler hem dengeli duruma ulaşırlar, hem de çevresel değişmelere göre dina­mik bir denge gösterir.

20. Değişik İnput - Outputİlişkisi; Bu açık sistemlerin bir özelliğidir. Kapalı ve mekanik sistemlerde başlangıçta kullanılan input ile elde edilecek output arasında direkt bir sebep sonuç ilişkisi vardır. Oysa açık sistemlerde durum farklıdır. Açık sistemlerde aynı sonuçlar değişik inputlarla veya değişik süreçlerin kullanılması ile elde edilebilir. Dolayısıyla biyolojik ve sosyal sistemler çok çeşitli ve değişik inputlarve değişik süreçler kullanarak amaçlarını gerçekleştirebilirler.

21. Çeşitli Sistemler VeSistemlerin İncelenmesine İlişkin Yaklaşımlar • Mekanik - Biyolojik - Sosyal Sistemler; Mekanik (fiziksel) sistemler kapalı sistemlerdir. Bu sistemler entropi ile maluldür. Yani belirli bir süre sonunda entropi etkisi ile faaliyetlerini dur­dururlar. Biyolojik ve sosyal sistemler ise açık sistemlerdir. • Deterministikve ProbabilistikSistemler; Eğer bir sistem verilen talimat doğrultusunda faaliyetini sürdürüyorsa, outputönceden tahmin edilebiliyor ise ve bu outputta bir değişme beklenmiyorsa bu tür sistemler deterministik sistem olarak adlandırılır. Oysa probabilistiksistemlerde output değişir bir özellik gösterir.

22. Uyumcu - Öğrenen (adaptive - learning) Sistemler; Eğer bir sistem çevresi ile olan bilgi alışverişi sonucu, çevredeki değişme­lere göre kendi işleyişini değiştirip çevresi ile dengeyi koruyorsa uyumcu öğrenen sistemlerden söz edilir

23. Bir Sistem Olarak Organizasyon • Sistem görüş açısından bakıldığında, organizasyonlar, çevrelerinden çeşitli kaynakları (input) alan, bu kaynakları işleyerek mal veya hizmet haline getiren (süreç) ve bu mal - hizmetleri (output) ileride yeniden kaynak sağlamak üzere çevresine veren birimler açık sistemler olarak görünür. • Organizasyonlar sistemler yaklaşımı açısından incelendiğinde üç önemli özelliğe sahiptir; • Bütüncü Görüş (Holistic) Bakış • Organizasyon – Çevre İlişkisi • Bilgi Akışının Önemli Rolü

24. Bütüncü görüş (holism); Sistem yaklaşımında esas ağırlık "bütün" üzerindedir. Organizasyon artık çeşitli bölümlerin (departmanların) bir toplamı olarak değil, çevresi ile input-outputilişkisi olan açık sistem olarak ele alınır. • Organizasyon - çevre ilişkisi; Organizasyonun hangi çevresel faktörlerle ilişkili olduğu, bu ilişkinin etkilerinin olumlu olması için nasıl bir yol izlenmesi gerektiği, çevresel faktörlerin özelliklerine göre organizasyonun iç değişkenlerinin (formal yapı, yönetim tarzı, haber akışı vb. gibi) nasıl olması gerektiği gibi konular önem kazanmaktadır. Yani çevrenin özelliklerine göre, organizasyonların kendi iç bünyelerindeki değişkenleri değiştirerek çevre ile denge sağlamaları söz konusudur.

25. Bilgi akışının önemli rolü ;Açık sistem olarak bir organizasyonun başarısı, bilgi akışının düzenleme­sine yakından bağlıdır.