NavisionLink Dynamics NAV Integration

1. NavisionLinkDynamics NAVIntegration

2. Zentrales Dokumentenmanagement AxaptaBelege GescannteDokumente Workflow Zentrales Managementmit einem DMS Office, CADDokumente E-Mails

3. Archivierung aller Ausgangsbelege • Erzeugung von TIF Dokumenten mittels TiffExtender • Zusammenführung mit Hintergrund-Imageabhängig vom Dokumententyp bzw. erste oder Folge-Seite • Archivierung abhängig vom Dokumententyp • Doppeldruckkontrolle • Automatische Versionierung in Windream

4. Archivierung aller externen Belege • Barcode Druck für Eingangsrechungen • Externes Scannen von Belegen – Übermittlung an Server • Barcode Erkennung/Indexierung bei der Archivierung • Prüfung, ob alle ER eingelangt sind • Verknüpfung von Standarddokumenten in Windream

5. Ablauf für Eingangsrechnungen Frühes Scannen • Aufbringen von Barcodes - Scannen mit der Eingangspost • Dokumente können nicht verloren gehen • Weiterleitung elektronisch/manuell • Periodische Aktivität – Erfassung der Rechnung in Navision • Basis für den Einsatz von Workflowsystemen Spätes Scannen • Papier bis zum Arbeitsplatz • Erfassung aufgrund der Papiervorlage • Ausdruck einer Barcode-Etikette • Scannen – Indexierung durch Datenübernahme Doppeltes Scannen • Frühes Scannen – Weiterleitung des Papiers – manuelle Notizen • Nochmaliges Scannen am Ende des Prozesses, doppelte Ablage/Ersatz

6. Belegarchivierung über Standardmodul Automatische Archivierung beim Belegdruck.

7. Externe Belege archivieren Automatische Archivierung in Windream

8. Suche und Anzeige der Dokumente im Beleg Direkte Beleganzeige bzw. Belegliste aus Attain

9. Suche in Navigate und Anzeige der Dokumente Volle Integration in Navision Suche und Anzeige z.B. direkt in Navigate eingebunden

10. Suche und Anzeige der Dokumente im DMS Windream Suche mitallen Standardfunktionen Verwendung von Windream Suchprofilen möglich • Alle Funktionen zur Verfügung: • mit E-Mail versenden • Abzeichnen • Workflow starten • ....

11. Erfassung externer Belege und Barcodedruck Scannen der Belege Indexdaten aus Navision Barcode-Erkennung beim Scannen oder im Archivierungsmodul Automatischer TIFF Druck mit TiffExtender(belegtypabhängig) Übergabe der Indexdaten an das Archivierungsmodul Suche und Anzeige innerhalb Dynamics NAV und Windream Automatische Archivierung von Belegen Archivierungsmodul: Indexverarbeitung Barcodeerkennung Import Versionierung

12. Digitale Signatur • Rechtsgeschäfte sind mit einer eigenhändigen Unterschrift zu versehen oder durch Zeugen nachzuweisen • „Eine sichere el. Unterschrift erfüllt das rechtliche Erfordernis einer eigenhändigen Unterschrift, insb. der Schriftlichkeit iSd § 886 ABGB, sofern durch Gesetz oder Parteienvereinbarung nichts anderes bestimmt ist.“ • Die elektronische Signatur ist KEINE digitalisierte Unterschrift, sondern eine Analogie zur eigenhändigen Unterschrift. • Mit Hilfe der elektronischen Unterschrift können die Integrität der übertragenen Informationen und die IDENTITÄT des Senders überprüft werden.

13. Digitale Signatur im Rechnungswesen • Gültige Formate: TIF, ASCII, PDF (kein Winword etc.) • Der Rechnungsempfänger muss zustimmen. (etwa als AGB-Bestandteil) • Rechnung MUSS mit einer fortgeschrittenen oder qualifizierten (in Dtld. Vorschrift) versehen sein • Empfänger muss die Signatur prüfen (Prüfsoftware?) • Empfänger muss die Rechnung mit der Signatur aufbewahren • Fax hat ab 1. Jänner 2007 keine Gültigkeit mehr • Rechnungen per E-Mail ohne Signatur berechtigen NICHT zum Vorsteuerabzug! • Signatur kann automatisch erzeugt werden (NavisionLink, PDFCold, etc.)

14. Digitale Signatur im Rechnungswesen • Einfache Signatur • sind dem Schlüsselinhaber zugeordnet; auf Arbeitsplätzen gespeichert • keine rechtliche Sicherheit • Fortgeschrittene Signatur • sind dem Schlüsselinhaber zugeordnet und zum Zeitpunkt der Erstellung als Zertifikat auf einer Signaturkarte gespeichert oder Arbeitsplätzen gespeichert. • keine rechtliche Sicherheit, für Rechnungsaustausch in Österreich tauglich • Qualifizierte Signatur • ist eine elektronische Bescheinigung (Signatur-Karte), mit der der Signaturprüfschlüssel einer Person zugeordnet ist und die Identität dieser Person bestätigt wird. Eine rechtsverbindliche Unterschrift ist möglich. • Signatur nur mit PIN Code

15. Digitale Signatur mit JobExtender (NavisionLink) @ @ @ JobExtender Signieren Archivieren Senden @ Signatur Signatur Signieren von Rechnungen • Windream Signature für manuelles signieren • Signieren ausgehender Rechnungen • Läuft im Hintergrund, automatische Signatur • Archivierung der Rechnung inkl. Signatur in Windream • Versand der signierten Rechnung an den Kunden

16. Workflow zur Rechnungsprüfung Eberhard Bau AG • Größte Tiefbaugesellschaft in der Schweiz • Eingangsrechnungserfassung, -kontrolle, Archivierung • Verteilte Standorte • Mitarbeiter (Bauleiter) sehr viel auf Baustellen • Keine Kontrolle über Rechnungen • Finanzplanung schwierig (große Summen im Umlauf) • Verspätete Zahlungen

17. Vorsortierung undScannen der ER • Rechnungen (TIF) • Workflowdaten • Workflow/Mandant • Rollenauflösung • ... • Daten aus Navision: • Mandaten • Kreditoren • Kostenstellen • Kostenart • Sachkonten • Mengeneinheiten • Banken Verarbeitung durch FreeForm Erkennung Startmodul Rechnungen (TIF) Indexdaten Datenfiles mit Rechnungsdaten Gescannte Rechnungen (TIF) Übergabe der Buchungsdaten Workflow Integration in Navision

18. Rechnungsprüfung durch Sachbearbeiter

19. Rechnungsprüfung durch Sachbearbeiter

20. Kontrollfunktionen

21. Kontrollfunktionen

22. Erfolgreiche Lösung mit Windream & Keyflow Eberhard Bau AG • Eingangsrechnungsdurchlauf reduziert von 15 auf 4 Tage • Kontrolle der offenen, nicht kontrollierten Rechnungen • Schnelle Kommunikation über Standorte hinweg